Programación de turnos para miembros del equipo
Resumen
Sabemos que tener una visibilidad clara de tu calendario es crucial para tu semana laboral. Es por eso que Turnos Square, con la aplicación Equipo, tendrás acceso directo a tu calendario y podrás planificar tu semana de manera adecuada. Si tu empresa utiliza Turnos Square Plus, también recibirás recordatorios para marcar la entrada y la salida en tus turnos programados.
Glosario
Consulta la tabla a continuación para obtener más información sobre los términos más utilizados asociados a tu calendario.
| Término | Definición |
|---|---|
| Turno | El turno hace referencia al período que un miembro del equipo trabaja en un puesto. La programación de turnos incluye varios estados de turno, entre otros, turno programado, turno actual y turno completado. Es posible asignar a un miembro del equipo varios turnos en un día laboral. |
| Registro de horas | El registro de horas es el registro de un conjunto de turnos, generalmente asociados a un período de pago de tu negocio. Según la franja horaria que se esté viendo, un registro de horas puede incluir los turnos en curso y completados. |
| Día laboral | El día laboral es un período de 24 horas corridas en el que se desarrolla toda la actividad comercial. Para la mayoría de los negocios, el día estándar (de 12 a. m. a 12 a. m.) coincide con su día laboral. Para los negocios que están abiertos después de la medianoche, el comienzo del día laboral debe coincidir con el momento en que todos los miembros del equipo marcaron su salida para el día (por ejemplo, en los bares, el día laboral puede ir de 4 a. m. a 4 a. m. para registrar las pocas horas que están abiertos después de la medianoche). |
| Horas pagadas | Las horas pagadas hacen referencia a la cantidad total de horas trabajadas menos los descansos no pagados. Por ejemplo, si trabajas de 9 a. m. a 5 p. m. con un descanso para almorzar no pagado de 30 minutos, trabajaste un total de 7.5 horas pagadas. |
| Disponibilidad | La disponibilidad hace referencia a los días y horarios en que un miembro del equipo puede trabajar. En general, la disponibilidad es recurrente e independiente de las solicitudes de permisos por única vez. Por ejemplo, la disponibilidad de un miembro del equipo podría indicar que puede trabajar de 10 a. m. a 9 p. m., de lunes a viernes. |
| Tiempo de descanso | El tiempo de descanso hace referencia a un único momento en el que un miembro del equipo no está disponible. El tiempo de descanso no es un concepto recurrente, sino una vez específica en la que un miembro del equipo solicita permiso para no trabajar un solo día, un día parcial o una serie de días. |
| Puesto | El puesto hace referencia a la posición que tienes en un negocio. Los miembros del equipo pueden tener hasta 12 puestos, con un salario asignado a cada uno de ellos. Los salarios asociados estarán determinados por el puesto en el que registras la entrada. Por ejemplo, un miembro del equipo tiene los puestos “Cajero” y “Barman” y cobra $15 por el trabajo de “Cajero” y $17 por el trabajo de “Barman”. |
| Notificaciones | Las notificaciones hacen referencia a los mensajes activos que se envían mediante un método push desde la app Mi Equipo. Nota: Tu negocio debe utilizar Turnos Plus para recibir algunas notificaciones (p. ej., recordatorios de entrada, etc.). |
Cómo consultar tu calendario
Una vez que tu empleador crea y publica tu calendario, debes recibir un correo electrónico automatizado o una notificación Push de la app Mi Equipo con un enlace directo para ver tus próximos turnos de la semana. Para garantizar una visibilidad completa de los nuevos calendarios o cualquier actualización de un calendario existente, también querrás asegurarte de haber actualizado los ajustes de notificación en la app Equipo. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Desde la pestaña Inicio de la aplicación Mi equipo Square, pulsa Más.
Pulsa Ajustes de notificaciones.
Activa o desactiva las Notificaciones de la aplicación o las Notificaciones por correo electrónico en las secciones Calendario publicado y Calendario actualizado según tus preferencias personales.
Presiona Guardar cambios.
Te sugerimos que te comuniques con tu empleador directamente si tienes alguna pregunta o duda sobre tu calendario. Ellos podrán hacer los cambios necesarios que puedan surgir.
Nota: La visibilidad de otros miembros del equipo se basa en la configuración de usuario de cada individuo. Esto se puede configurar en Ajustes en la sección Turnos > Calendario de la aplicación Equipo.
Administra tu calendario
Debes indicarle a tu empleador tu disponibilidad para trabajar para que sepa lo que puede esperar. Si bien tu empleador o cualquier miembro del equipo con permisos de acceso completo podrá actualizar tu disponibilidad usando el Panel de Datos Square en línea, también puedes actualizar tu propia disponibilidad en cualquier momento usando la aplicación Mi equipo Square. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Desde la pestaña Inicio de la aplicación Mi equipo Square, pulsa Más.
Pulsa Disponibilidad.
Pulsa el día de la semana que deseas editar para abrir la pantalla Agregar disponibilidad y realizar los cambios necesarios.
Pulsa Guardar cambios para volver a la sección Disponibilidad y repite para los días restantes que deben actualizarse.
Nota: Los miembros del equipo sin permisos de acceso completo podrán actualizar su disponibilidad cuando usen la app Mi Equipo Square. Sin embargo, por el momento, no pueden actualizar su disponibilidad a través del Panel de Datos Square en línea.
Turnos abiertos
Tu empleador también puede optar por utilizar turnos abiertos, lo que te permitirá elegir turnos que otros miembros del equipo aún no han tomado. Los turnos abiertos se pueden ver fácilmente desde la aplicación Mi equipo y le aparecerán a cualquier miembro del equipo que no esté programado actualmente para ese período de tiempo en particular y que pueda trabajar en ese puesto. Para comenzar, haz lo siguiente:
Inicia sesión en la aplicación Mi equipo Square y pulsa Turnos > Calendario.
Usa el selector de fechas para elegir el período adecuado según el calendario.
Busca un turno abierto marcado en azul > púlsalo para abrir la pantalla Detalles del turno.
Pulsa Solicitar turno.
Una vez que solicites un turno abierto, tu empleador recibirá una notificación en su Panel de Datos Square en línea. Tendrá que Rechazar o Aprobar la solicitud del turno, y el miembro del equipo recibirá una notificación push en la aplicación Mi equipo que confirmará la acción que se tomó.
Intercambiar turnos
Si cambias tu disponibilidad o simplemente prefieres otro turno, también tendrás la opción de intercambiar turnos con otros miembros del equipo. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Inicia sesión en la aplicación Mi equipo Square y pulsa Turnos > Calendario.
Usa el selector de fechas para elegir el período adecuado según el calendario.
Pulsa el turno en cuestión para abrir la pantalla Detalles del turno.
Pulsa Cambiar turno.
De la lista de turnos disponibles, selecciona el turno que más te convenga y pulsa Solicitar cambio.
El miembro del equipo que tiene el turno que se quiere intercambiar recibirá un correo electrónico o una notificación automática de la aplicación Mi equipo Square (en función de las notificaciones que tenga configuradas). De ese modo, se le comunicará que otro miembro del equipo quiere intercambiar un turno y tendrá la opción de aceptar o rechazar la solicitud. Una vez que el miembro del equipo haya tomado medidas, se notificará al propietario o gerente de la cuenta y se le pedirá que la acepte o la rechace. Nota: Siempre debes asumir que estás trabajando en tu turno original hasta que el propietario o gerente de la cuenta lo apruebe.
Solicitudes de tiempo libre
Además de intercambiar turnos, puedes solicitar tiempo libre directamente desde la aplicación Mi equipo Square para cualquier calendario no publicado si tu empleador está suscrito a Turnos Square Plus. Una vez que hayas enviado una solicitud, tu empleador recibirá una notificación por correo electrónico, así como una notificación en su Panel de Datos Square en línea. Desde aquí, puede aprobar o rechazar la solicitud y tú recibirás una alerta con su decisión. Para comenzar, haz lo siguiente:
Inicia sesión en la aplicación Mi equipo y pulsa Más.
Pulsa Tiempo libre > Solicitar tiempo libre.
Activa o desactiva Día completo según si la solicitud es para todo el día o un día parcial.
Utiliza el selector de fechas para elegir el período para el que deseas solicitar tiempo libre y agrega una nota en la sección Motivo.
Si solicitas un día libre parcial, asegúrate de seleccionar una Hora de inicio y una Hora de finalización para el período que solicitas.
Pulsa Solicitar tiempo libre.
Puedes supervisar tu solicitud, así como cancelar una solicitud pendiente o aprobada, si visitas la misma sección de la aplicación Mi equipo Square.
Nota: Solo puedes cancelar los calendarios no publicados. Si un calendario se publicó, no podrás enviar una solicitud de tiempo libre.
Preguntas frecuentes
Con Turnos Square Plus, una vez que se publique un calendario, puedes intercambiar turnos con otros miembros del equipo si no puedes trabajar por tu cuenta. Solo tienes que abrir la aplicación Mi equipo y pulsar Turnos > Calendario para consultar los turnos en cuestión. En Detalles del turno, pulsa Cambiar turno para consultar los turnos disponibles para el cambio y Solicitar cambio para enviar una notificación al miembro del equipo con el que te gustaría cambiar el turno. Si pueden acomodar tu solicitud, te enviaremos un calendario actualizado a través de tu método de notificación preferido una vez que se guarden las ediciones. Nota: El miembro del equipo con el que te gustaría intercambiar el turno debe aceptar la solicitud de cambio para que la operación se lleve a cabo.
Alternativamente, puedes solicitar que otro miembro del equipo cubra un turno. Puedes seguir los pasos descritos en este artículo para solicitar que se cubra tu turno, que se enviará a tu gerente para su aprobación. Recibirás notificaciones a través de la aplicación Mi equipo Square si tu solicitud de cobertura de turno ha sido aprobada, rechazada o si vence.
Sí, puedes hacerlo trabajando directamente con tu empleador o gerente para solicitar que publiquen el calendario nuevamente. Además, debes consultar los ajustes de Notificaciones en la aplicación Mi equipo para confirmar que puedes recibir las notificaciones push de la aplicación. También existe la posibilidad de que el correo electrónico del calendario se haya enviado a una dirección de correo electrónico desactualizada o a tu carpeta de correo no deseado. Te sugerimos que confirmes que la dirección de correo electrónico asociada a tu perfil de equipo esté actualizada y que revisaste tu bandeja de entrada. Nota: También deberías poder consultar cualquier calendario publicado en la aplicación Mi equipo.
Puedes actualizar tu disponibilidad en cualquier momento desde la sección Disponibilidad dentro de Más opciones en la aplicación Mi equipo Square. Si este cambio ocurre durante una semana laboral que ya está en progreso, recomendamos asociarte con tu empleador o gerente para informarles de cualquier cambio en tu disponibilidad. De esta manera, los turnos afectados se pueden llenar lo más rápido posible. Nota: Cada miembro del equipo tiene un máximo de cuatro bloques de disponibilidad.
Puedes editar el registro de horas asociado a cualquier turno anterior directamente en la aplicación Mi equipo Square mientras tu empleador esté suscrito a Turnos Square Plus.
Para editar tu registro de horas, sigue estos pasos:
- Abre la aplicación Mi equipo Square y pulsa Turnos > Registro de horas.
- Selecciona la franja horaria correspondiente y pulsa en el turno que deseas editar.
- Actualiza la información necesaria (p. ej.: puesto, hora de entrada, hora de salida, descansos, notas, etc.) y pulsa Solicitar cambios. Los administradores recibirán una notificación pidiéndoles que aprueben o rechacen la solicitud.
Nota: Hasta que tu gerente acepte o rechace tu solicitud, no podrás hacer otra solicitud de edición en el mismo turno; sin embargo, puedes incluir más de una edición (p. ej., cambiar el horario de entrada y agregar un descanso faltante) a un turno en una solicitud.