Comenzar con pedidos en Punto de venta Square
El Administrador de pedidos está disponible en la aplicación Punto de venta Square en Square Register, Square Terminal o en un teléfono o una tableta iPad, iPhone o Android compatible. Puedes ver la pestaña Pedidos para administrar los para recolección, pedidos en línea y en persona. Sigue esta guía para conocer los ajustes de la impresora y la configuración de los pedidos.
Antes de comenzar, descarga la versión más reciente de la aplicación PDV Square. Si usas Square Register, asegúrate de que este esté actualizado. El Administrador de pedidos está disponible en PDV 5.17 o versiones posteriores.
Obtén más información sobre cómo administrar los envíos desde el Panel de Datos Square.
Configura el Administrador de pedidos
Puedes crear pedidos para retirar en la tienda o para recolección en puerta. Debes desactivar todas las Opciones de servicio en el Panel de Datos Square en línea.
Abre la aplicación PDV Square y, luego, pulsa ≡ Más > Ajustes.
Pulsa Pedidos > Creación de pedidos.
Asegúrate de que la opción "Activar creación de pedidos en el proceso de pago" está activada.
Si estás usando Square Terminal, obtén más información sobre administrar pedidos en Square Terminal.
Funciones del Administrador de pedidos
El diseño de Pedidos te permite filtrar por estado de los pedidos (Activo, Recibido, Pendiente o Completado), tipo de cumplimiento, ubicación del pedido y fecha del pedido.
Puedes exportar los pedidos desde la página Vista general de pedidos en el Panel de Datos Square.
Para hacerlo, sigue estos pasos:
- En el Panel de Datos Square en línea, ve a Pedidos.
- Selecciona Exportar y, luego, Generar
Nota: Los filtros aplicados a tus pedidos también se aplicarán al archivo CSV que se exporte.
Recibirás una notificación en el Panel de Datos Square cuando el archivo de exportación esté listo para la descarga. También recibirás un correo electrónico con un enlace de descarga, que se envía a la dirección de correo electrónico asociada con tu cuenta de Square. Si no recibes el enlace de descarga en un lapso de 10 minutos, asegúrate de revisar la casilla de correo electrónico correcta y de ver la carpeta de correo no deseado.
Cada pedido tiene detalles de cumplimiento relevantes en la vista de pedidos Activos, incluidos el nombre del destinatario, el tipo de cumplimiento, la fecha de pedido, el número de pedido (si se proporciona) y el estado de cumplimiento (Nuevo, En curso, Listo, Completado).
Si usas el PDV Square en un dispositivo iOS, la lista de pedidos activos se verá así:
Si usas el PDV Square en un dispositivo Android, la lista de pedidos activos se verá así:
Puedes ver los pedidos nuevos de inmediato o elegir Ver más tarde para ignorar la notificación.
Nota: Las notificaciones no aparecerán cuando estés en la pantalla Proceso de pago aceptando una transacción. Las notificaciones solo aparecen en la aplicación PDV Square y no aparecerán con las notificaciones diarias del sistema.
Utiliza el filtro Completado para ver los pedidos completados, los cuales tienen un enlace a la información de transacción correspondiente para procesar reembolsos y enviar recibos.</dd> <dd> <p>Si usas el PDV Square en un dispositivo iOS, la lista de pedidos completados se verá así:</p> </dd> <dd>
</dd> <dt>Página Información del pedido</dt> <dd>La página Información de pedidos muestra información importante para el cumplimiento que incluye la fecha y hora e información del destinatario, el artículo de línea y el pago del pedido.</dd> <dd> <p>
</p> </dd> <dt>Modo ajetreado</dt> <dd>Puedes agregar temporalmente 15 minutos al tiempo de preparación de una ubicación durante los períodos ajetreados a fin de tener más tiempo para completar los pedidos activos y entrantes. Para hacerlo, sigue estos pasos:</dd> <dd> <ol> <li>Desde la barra de navegación, pulsa Pedidos. Si no ves esta opción, pulsa Más y selecciona Pedidos.</li> <li>Pulsa el ícono del reloj en la pantalla Administrador de pedidos para ver tus ajustes de Horarios de pedidos.</li> <li>En la sección “Tiempo de preparación”, activa Modo ajetreado.</li> <li>Selecciona durante cuánto tiempo quieres configurar el modo ajetreado: 15 minutos, 30 minutos o 1 hora. Mientras este modo esté activado, se agregarán 15 minutos al tiempo de preparación de tu ubicación actual.</li> <li>Pulsa Guardar.</li> </ol> </dd> <dd> <p>Una vez activado, puedes ver el tiempo restante del Modo ajetreado en tu página de pedidos, donde también puedes seleccionar Salir del modo ajetreado para reanudar los tiempos de preparación regulares o Extender para extender la duración del modo ajetreado.</p> </dd> <dd>Nota: El Modo ajetreado también puede extenderse desde la página de ajustes de los plazos de los pedidos. Para hacerlo, selecciona Extender > Guardar.</dd> <dt>Pausa los pedidos en línea</dt> <dd>Pausa los pedidos en línea para preparar tus pedidos activos y próximos. Luego, reanuda los pedidos de Ventas en línea Square cuando estés listo. Para detener temporalmente los pedidos entrantes en línea desde el Punto de venta Square (versión 5.93 o posteriores), sigue estos pasos:</dd> <dd> <ol> <li>Desde la barra de navegación, pulsa Pedidos. Si no ves esta opción, pulsa Más y selecciona Pedidos.</li> <li>Pulsa el ícono del reloj en la pantalla Administrador de pedidos para ver tus ajustes de Horarios de pedidos.</li> <li>En la sección Pausar pedidos, selecciona Pausar en pedidos para recolección o entrega. Pulsa Guardar.</li> <li>Elige cuándo deseas volver a aceptar pedidos en línea y pulsa Guardar.</li> </ol> </dd> <dd> <p>Puedes ver el tiempo en pausa restante y volver a aceptar los pedidos en línea al instante desde la pestaña Pedidos.</p> </dd> </dl>
Envía mensajes a los clientes
Puedes enviar un correo electrónico o mensaje de texto a los clientes sobre sus pedidos desde la página Información de pedido. Selecciona un pedido y pulsa el número de teléfono o correo electrónico en la parte superior de la página Información de pedido para iniciar una conversación. Como alternativa, puedes seleccionar un pedido, abrir el menú de acciones ( . . . ) y seleccionar Enviar mensaje al comprador.
Nota: Con Mensajes Square, responde a los clientes por correo electrónico o mensaje de texto cuando te envíen un mensaje inicial, o bien, usa Mensajes Square Plus para iniciar nuevas conversaciones con tus clientes por correo electrónico o mensaje de texto.
Esta función es ideal para aclarar cuestiones sobre el pedido de un cliente o sobre cambios de último momento, como artículos sin existencias o sustituciones. Mensajes Square admite comunicaciones tanto por mensaje de texto como por correo electrónico y permite enviar fotografías.
Recibirás una notificación por correo electrónico cuando tu cliente responda. También puedes activar las notificaciones push desde el ícono Mensajes > Ajustes en el Panel de Datos. Obtén más información sobre Mensajes Square.
Nota: El personal solo podrá acceder a Mensajes Square si tiene el siguiente permiso activado: Otorgar acceso para ver y enviar mensajes a los clientes. Esto incluye el acceso a los datos de clientes y artículos para enviar mensajes. Obtén más información sobre cómo administrar los conjuntos de permisos personalizados de los empleados.
Ajustes de pedidos
Activa la creación de pedidos en el proceso de pago a fin de crear pedidos para ventas en la tienda o para recolección. Todas las opciones de servicio deben desactivarse en el Panel de Datos Square en línea.
Si usas un dispositivo iOS (como un iPad o iPhone), puedes recibir alertas de todos los pedidos nuevos en el dispositivo, incluso si la aplicación PDV Square está cerrada.
Nota: También deberás activar las notificaciones push en el sistema operativo iOS. Para hacerlo:
- En el dispositivo Apple, ve a Configuración > Notificaciones.
- Desplázate a la aplicación Square.
- Activa “Permitir notificaciones”. Puedes ir a los ajustes de Alertas en la aplicación PDV Square para obtener la vista previa de la notificación.
Nota: Si no ves la opción Alertas en la aplicación PDV Square, fuerza el cierre de la aplicación y vuelve a abrirla.
También puedes activar las notificaciones en puerta para los pedidos cuando llegue el cliente. En la aplicación PDV Square, ve a ≡ Más > Ajustes > Pedidos > Alertas y activa la opción “Permitir alertas en puerta”.
Agrupa artículos
Para personalizar los ajustes de la agrupación de artículos, sigue estos pasos:
En la aplicación Punto de venta Square, ve a Ajustes > Hardware > Ajustes de la impresora. Desplázate hacia abajo hasta Pedidos en persona. En Square KDS, ve al Panel de Datos Square y selecciona Dispositivos > Configuración de cocina.
Activa Combinar artículos idénticos. Los artículos con los mismos detalles se combinarán automáticamente en un elemento de línea.
Si activas Un solo artículo por pedido, este ajuste anula la agrupación de artículos y, automáticamente, imprime cada artículo en su propio pedido, sin agrupar.
Nota: La opción Combinar artículos idénticos está desactivada en las estaciones de impresión de manera predeterminada, pero se activará también de manera predeterminada para las nuevas estaciones de impresión que crees. Obtén más información sobre cómo agrupar artículos.
Cumplimiento de pedidos divididos
Puedes dividir los artículos de cada pedido a medida que están disponibles y administrar su cumplimiento por separado; para hacerlo, puedes marcarlos como Nuevo, En proceso, Listo, Completado, Enviado o Entregado.
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Nuevo | Este estado es para pedidos o artículos nuevos. |
| En curso | Estás preparando parte del pedido. Los artículos y pedidos están En curso antes de pasar a Listo o Completado. |
| Listo | Marca un artículo como Listo cuando parte del pedido esté disponible para recolección. |
| Finalizada | Se usa para pedidos para recolección. Marca un artículo como Completado cuando el cliente retire el artículo. |
| Enviado | Se usa para envíos. Marca un artículo como Enviado cuando hayas enviado los artículos al cliente. |
| Entregado | Se usa para entregas. Marca un artículo como Entregado cuando el cliente reciba el artículo. |
Para dividir un pedido manualmente:
Pulsa sobre un pedido para ver la pantalla Información de pedido.
Debajo de "Marcar como", selecciona los artículos para colocarlos en diferentes estados de cumplimiento. Puedes seleccionar múltiples artículos a la vez o editar el estado de cada artículo por separado.
Los artículos de un pedido se agrupan automáticamente según el estado de disponibilidad de cumplimiento. Si el cumplimiento de un pedido se divide, la Vista de la lista de pedidos muestra el estado de cumplimiento menos avanzado como el estado de cumplimiento de todo el pedido. Si se activa la opción Acciones rápidas, mostrará la próxima acción para el artículo menos avanzado en el pedido como la Acción rápida.
Configuración de la estación de impresión
Puedes crear estaciones de impresión para imprimir pedidos para todos los pedidos en línea y en persona. Esto garantizará que tú o los miembros del equipo puedan administrar y preparar los pedidos a medida que van llegando. Para configurar una estación de impresión, sigue estos pasos:
En la aplicación PDV Square, ve a ≡ Más > Ajustes > Hardware > Impresoras.
Crea una nueva estación de impresión o actualiza los ajustes de una estación de impresión existente.
Presiona Impresora y selecciona tu impresora.
Asegúrate de que la impresora y el dispositivo estén conectados a la misma red Wi-Fi. Para probar tu conexión, pulsa Impresión de prueba.
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Asegúrate de activar la opción Pedidos impresos en línea para las estaciones de impresión que quieres que impriman pedidos del Administrador de pedidos. También hay otras opciones:
Activa la opción Un solo artículo por pedido. Cuando esté activada, recibirás un nuevo pedido impreso para cada artículo.
Activa la opción Imprimir pedidos nuevos automáticamente para que los pedidos nuevos se impriman automáticamente apenas llegan.
Selecciona Categorías para imprimir si quieres que la estación de impresión solo imprima algunas categorías de artículos.
Pulsa Guardar.
Obtén más información sobre cómo configurar una estación de impresión en dispositivos iOS o Android.
Impresión automática
Puedes activar la funcionalidad de impresión automática de pedidos para asegurarte de que todos los pedidos nuevos se imprimirán automáticamente cuando lleguen. Sigue los pasos anteriores para activar la función Imprimir pedidos nuevos automáticamente. También verás el botón Imprimir en la página Información de pedido.
Nota: Si tienes la aplicación Punto de venta Square minimizada o el dispositivo está bloqueado, la impresión automática no funcionará. La aplicación Punto de venta Square debe estar abierta en la pantalla para que la impresión automática funcione.