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Configurer vos employés avec Square pour restaurants

Avec Gestion des employés, vous pouvez attribuer des autorisations communes et consulter les rapports d’activité de vos employés. Les fonctionnalités de Périodes de travail Square vous permettent d’effectuer le suivi des heures de travail de vos employés, de planifier les périodes de travail, de consulter les rapports sur les coûts de main-d’œuvre et plus encore. Gestion des employés Square et Périodes de travail Square sont tous deux disponibles à partir de Tableau de bord Square et de Solution PDV Square pour restaurants.

En savoir plus sur démarrer avec Gestion des employés et Périodes de travail Square.

Remarque : Gestion des employés Square Plus et Périodes de travail Square Plus sont inclus avec la formule Square pour restaurants Plus. Consultez la comparaison complète des fonctionnalités entre Formules Square pour restaurants Gratuit, Plus et Premium.

Créer un nouveau profil d’employé dans le Tableau de bord Square

  1. Connectez-vous à votre tableau de bord de Square en ligne et cliquez sur Personnel > Employés >Employés.

  2. Cliquez sur Ajouter un employé. Vous pouvez aussi créer un employé dans l’application Solution PDV Square en appuyant sur Gestion des employés.

  3. Remplissez le profil de l’employé. Saisissez le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé. La saisie de l’identifiant de l’employé est facultative mais nous vous recommandons de le faire. Remarque : Une adresse e-mail ou un numéro de téléphone est requis pour envoyer une invitation à un employé afin qu’il configure son compte. 

  4. Cliquez sur Suivant.

Attribuer des postes et des salaires

Sur l’écran Postes, vous pouvez attribuer des intitulés de poste et des salaires pour effectuer le suivi des coûts de main d’œuvre et, si vous utilisez Périodes de travail Square, voir le temps que vos employés passent à effectuer une ou plusieurs tâches au sein de votre entreprise.

  1. Sur l’écran Postes, indiquez le poste principal et le type de paie (horaire ou salaire). Remarque : Si le poste existe déjà, cliquez sur Poste principal pour accéder à un menu déroulant des postes existants.

  2. En fonction du type de paie choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel ainsi que le nombre d’heures hebdomadaires.

  3. Si l’employé travaille à plusieurs postes, cliquez sur Ajouter un autre poste.

  4. Cliquez sur Suivant.

Ajouter des autorisations

Sur l’écran Accès, vous pouvez attribuer des autorisations à un employé. Avec les autorisations, vous pouvez autoriser un employé à se connecter à l’application Square pour encaisser des paiements, enregistrer l’arrivée et le départ en utilisant l’application Square ou accéder au Tableau de bord Square en ligne.

  1. À partir de l’écran Accès, sélectionnez un ensemble d’autorisations existant ou cliquez sur Ajouter un ensemble d’autorisations. Remarque : Les autorisations personnalisées sont disponibles pour les abonnés à Gestion des employés Plus (payant). Pour le moment, la création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne et ne peut pas être effectuée dans l’application.

  2. Cliquez sur Points de vente pour sélectionner le point de vente où votre employé travaillera. Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez autoriser l’employé à travailler dans chacun d’entre eux, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir.

  3. Créer un code confidentiel personnel que l’employé utilisera pour se connecter et suivre son temps de travail. Vous pouvez personnaliser ce code confidentiel ou en créer un automatiquement en cliquant sur Générer.

  4. Cliquez sur Enregistrer et vérifier.

Remarque : Veuillez conserver ce code confidentiel et le partager avec vos employés. Chaque employé se voit octroyé un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur n’importe quel appareil associé au point de vente de votre entreprise.

Le cas échéant, cet employé sera invité par e-mail à créer ses propres identifiants de connexion pour accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Si vous utilisez Périodes de travail Square, vos employés ont la possibilité de télécharger l’Application Gestion des employés Square pour enregistrer leurs arrivées et leurs départs, voir leurs heures travaillées et leurs périodes de travail, consulter leur salaire pour la semaine et voir/modifier leur profil d’employé, tout cela à partir de leur propre iPhone ou appareil Android, sans frais supplémentaires.

Créer un nouvel employé dans l’application Solution PDV Square

  1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, appuyez sur Employés.

  2. Appuyez sur + pour ouvrir l’écran Créer un employé.

  3. Saisissez le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé.

  4. Ensuite, appuyez sur Poste principal pour attribuer à l’employé un poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouveau poste.

  5. Appuyez sur la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un employé et saisissez le taux horaire de l’employé. Remarque : Ce champ n’est pas obligatoire pour enregistrer les informations de profil de votre employé.

  6. Appuyez sur Ensemble d’autorisations pour affecter votre employé à un ensemble d’autorisations existant. Remarque : Les employés se verront automatiquement assigner des autorisations communes lors de la création de leur profil. Vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations uniquement dans le Tableau de bord Square.

  7. Appuyez sur Code confidentielpersonnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé à l’employé, puis appuyez sur Terminé. Remarque : Un code confidentiel généré automatiquement sera attribué aux nouveaux employés, mais vous aurez la possibilité d’attribuer un code confidentiel personnalisé depuis cette section.

  8. Appuyez sur Point de vente pour sélectionner le(s) point(s) de vente de l’employé. Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez autoriser l’employé à travailler dans chacun d’entre eux, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir. Remarque : La section Point de vente sera par défaut le point de vente actuel associé à votre compte Solution PDV Square lors de la création du profil de l’employé.

  9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un employé, assurez-vous que toutes les informations sont exactes, puis appuyez sur Enregistrer.

Intitulés de postes multiples

Si un employé de votre restaurant occupe plus d’un poste, vous pouvez suivre son temps de travail et sa rémunération horaire séparément avec Périodes de travail Square. Par exemple, supposons qu’un de vos employés travaille comme serveur le samedi et le dimanche, et comme barman le mardi, jeudi et vendredi. La fonction de postes multiples lui permet de sélectionner un rôle spécifique lorsqu’il enregistre son arrivée dans l’application PDV Square pour restaurants au début de sa période de travail.

Pour configurer plusieurs postes pour un employé :

  1. Accédez à Personnel > Employés >Employés dans votre tableau de bord de Square en ligne et sélectionnez un employé.

  2. Dans Rémunération, saisissez un poste et un salaire.

  3. Si l’employé occupe plus d’un poste, cliquez sur Ajouter un poste, puis saisissez l’intitulé du poste et le salaire.

  4. Enregistrer.

Une fois vos paramètres enregistrés, le ou les postes s’affichent dans l’application Square Restaurants lorsque l’employé enregistre son arrivée.

Remarque : L’intitulé de poste d’un employé n’est associé à aucun ensemble d’autorisations en particulier. Il sert seulement à associer les heures travaillées au bon poste. Pour définir des autorisations et restreindre l’accès au compte, attribuez un ensemble d’autorisations à vos employés depuis la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne.

Ensembles d’autorisations communes

La création d’un ensemble d’autorisations vous permet de personnaliser le niveau d’accès et de limiter les actions que les employés peuvent effectuer sur l’Application Square pour restaurants et le tableau de bord de Square en ligne.

Remarque :

  • Une fois l’ensemble d’autorisations personnalisé, chaque employé à qui cet ensemble a été attribué aura le même niveau d’accès.

  • Un code confidentiel est requis pour se connecter à Square pour restaurants Gratuit et Square pour restaurants Plus.

  • Les ensembles d’autorisations personnalisés sont uniquement disponibles avec Square pour restaurants Plus. Comparer les fonctionnalités de Square pour restaurants et Square pour restaurants Plus.

  • Si vous utilisez Square pour restaurants Gratuit, vous pouvez soit créer un code confidentiel « commun » général, soit appliquer l’ensemble d’« autorisations communes » à chaque profil d’employé.

Quelle est la différence entre un intitulé de poste et un ensemble d’autorisations?

Un intitulé de poste désigne le titre d’un poste, ainsi que le salaire correspondant. Une fois le poste créé, les employés peuvent choisir leur poste lorsqu’ils enregistrent leur arrivée dans l’application Solution PDV Square pour restaurants au début de leur période de travail. Vous pouvez ainsi faire le suivi des différents coûts de main-d’œuvre à l’aide des fiches de présence Square.

L’attribution d’un ensemble d’autorisations définira votre Autorisations des membres de l’équipe. Les employés peuvent avoir plusieurs salaires (avec plusieurs postes) mais seulement un ensemble d’autorisations.

Créer des autorisations

  1. Accédez à Personnel > Employés > Autorisations dans votre Tableau de bord Square.

  2. Cliquez sur un ensemble d’autorisations existant ou sur Ajouter un ensemble d’autorisations pour créer un ensemble à partir d’un point de départ en fonction du niveau d’accès prévu.

  3. Sélectionnez un niveau d’accès, puis cliquez sur Suivant.

  4. Saisissez un nom pour cet ensemble d’autorisations, par exemple « serveur » ou « hôte».

  5. Sélectionnez toutes les autorisations pertinentes pour chaque ensemble d’autorisations créé.

  6. Enregistrer.

N’oubliez pas que les autorisations affichées dans la liste ne s’appliquent pas toutes à Square pour restaurants, et que certains termes pourraient être légèrement différents. Par exemple, les « tickets ouverts » font référence aux « additions ».

Pour vous aider à déterminer quelles autorisations devraient être accordées aux employés, consultez ce tableau présentant les autorisations communes les plus couramment utilisées dans les restaurants.

Autorisation Responsable Barman Serveur Préposé au bar Caissier
Afficher toutes les transactions de ventes effectuées pour tous les employés OUI OUI OUI NON NON
Appliquer des remises et des gratuités limitées à une transaction OUI OUI OUI NON OUI
Annuler les transactions OUI OUI OUI NON OUI
Configurer les paramètres de passage en caisse OUI NON NON NON NON
Supprimer ou annuler des articles enregistrés dans les tickets ouverts OUI OUI OUI NON NON
Articles - Pour tous les points de vente OUI NON NON NON NON
Ajuster manuellement les taxes lors d’une transaction OUI NON NON NON NON
Afficher les tiroirs-caisses OUI NON NON NON NON
Configurer les paramètres de sécurité de l’appareil OUI NON NON NON NON
Émettre des remboursements OUI OUI OUI NON OUI
Afficher tous les tickets ouverts pour l’ensemble des employés OUI OUI NON NON NON
Rouvrir les tickets fermés* OUI OUI OUI NON OUI
Accès intégral aux factures OUI NON NON NON NON
Affichage, modification, création et suppression de données dans le répertoire de clients OUI NON NON NON NON
Régler toutes les transactions en attente de pourboire OUI NON NON NON NON
Ajouter et supprimer des cartes enregistrées des clients OUI OUI OUI NON OUI
Affichage du montant escompté en caisse OUI OUI NON NON NON
Consulter tous les rapports de ventes et de transactions dans le Tableau de bord OUI OUI OUI NON OUI
  • Lorsque l’autorisation Réouverture des additions closes est activée, les employés peuvent rouvrir les tickets qui leur appartiennent. Pour permettre à un employé de rouvrir des tickets appartenant à d’autres employés, activez l’autorisation Affichage de tous les tickets ouverts pour l’ensemble des employés.

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