Configurer les employés avec Square pour restaurants

Avec Gestion des employés, vous pouvez attribuer des autorisations communes et consulter les rapports d’activité de vos employés. Les fonctionnalités Périodes de travail Square vous permettent d’effectuer le suivi des heures de travail de vos employés, de planifier les périodes de travail, de consulter les rapports sur les coûts de main-d’œuvre et bien plus encore. La Gestion des employés et Périodes de travail Square sont tous deux disponibles à partir de Tableau de bord et de Solution PDV Square pour restaurants.

Découvrir comment démarrer avec Gestion des employés et en savoir plus sur la Périodes de travail Square.

Remarque : Gestion des employés Plus et Périodes de travail Plus font tous deux partie de la formule Square pour restaurants Plus. Passez en revue la comparaison complète des fonctionnalités de Formules Square pour restaurants Gratuit, Plus et Premium.

Créer un nouveau profil d’employé dans le Tableau de bord Square

1. Connectez-vous à votre tableau de bord de Square en ligne et cliquez sur Personnel > Gestion des employés >Employés.

2. Cliquez sur + Ajouter un employé. Vous pouvez aussi créer un employé dans l’application Solution PDV Square en appuyant sur Gestion des employés.

3. Remplissez le Profil de l’employé. Saisissez son nom, son adresse e-mail et son numéro de téléphone. L’identifiant employé est facultatif mais nous vous recommandons de le renseigner.

4. Cliquez sur Suivant.

Attribuer des postes et des salaires

Sur l’écran Postes, vous pouvez attribuer des postes et des salaires mais aussi effectuer le suivi de vos coûts de main d’œuvre et, si vous utilisez Square Shifts, consulter la durée passée sur une ou plusieurs tâches dans votre entreprise.

1. Sur l’écran Postes, renseignez un intitulé de poste principal et un type de rémunération (à l’heure ou salaire). Remarque : Si le poste existe déjà, cliquez sur Intitulé de poste principal pour accéder au menu déroulant des postes existants.

2. En fonction du type de rémunération choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.

3. Si l’employé travaille à plusieurs postes, cliquez sur Ajouter un autre poste.

4. Cliquez sur Suivant.

Ajouter des autorisations

Sur l’écran Accès, vous pouvez attribuer des autorisations par employé. Avec les autorisations, vous pouvez autoriser un employé à se connecter à l’application Square pour encaisser des paiements, enregistrer l’arrivée et le départ en utilisant l’application Square ou accéder au Tableau de bord Square.

1. Dans l’écran Accès, sélectionnez un ensemble d’Autorisations ou cliquez sur Ajouter un ensemble d’autorisations. Remarque : Les autorisations personnalisées sont disponibles pour abonnés à Gestion des employés Plus (payant). La création de nouveaux ensembles d’autorisations n’est disponible que via le Tableau de bord Square et ne peut pas être effectuée dans l’application pour le moment.

2. Cliquez sur Point de vente pour sélectionner le point de vente d’où votre employé travaillera. Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez autoriser l’employé à travailler sur chacun d’entre eux, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir.

3. Créez un code confidentiel personnel que l’employé utilisera pour se connecter et comptabiliser ses heures de travail. Vous pouvez personnaliser ce code ou le créer de manière aléatoire en sélectionnant Générer.

4. Cliquez sur Enregistrer et examiner.

Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre à votre employé. Chaque employé possède un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé à votre point de vente.

Le cas échéant, l’employé sera invité par e-mail à créer ses propres identifiants de connexion afin d’accéder au Tableau de bord Square en ligne et à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Si vous utilisez Périodes de travail Square, les employés peuvent également télécharger l’application Application Gestion des employés Square pour enregistrer leur arrivée et leur départ, consulter leurs heures travaillées via les périodes de travail, consulter leur fiche de paie de la semaine et consulter et modifier leur profil, tout cela depuis leur appareil iPhone ou Android, sans frais supplémentaires.

Créer un nouvel employé dans l’application Solution PDV Square

1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, appuyez sur Personnel.

2. Appuyez sur + pour ouvrir l’écran Créer un employé.

3. Saisissez le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé.

4. Ensuite, appuyez sur Intitulé de poste principal pour lui attribuer un poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouveau poste.

5. Appuyez sur la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un employé, puis saisissez son taux horaire. Remarque : Il n’est pas obligatoire de remplir ce champ pour enregistrer les informations du profil de votre employé.

6. Appuyez sur Ensemble d’autorisations pour accorder un ensemble d’autorisations existant à votre employé. Remarque : Les autorisations communes seront automatiquement attribuées aux employés lors de la création de leur profil. Pour le moment, vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations uniquement à partir du Tableau de bord Square.

7. Appuyez sur Code confidentielpersonnel pour créer un code confidentiel personnalisé pour l’employé, puis sélectionnez Terminé. Remarque : Un code confidentiel généré automatiquement est attribué à chaque nouvel employé, mais vous avez la possibilité de créer un code confidentiel personnalisé depuis cette section.

8. Appuyez sur Point de vente pour sélectionner le ou les points de vente pour l’employé. Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez autoriser l’employé à travailler sur tous, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir. Remarque : Lorsque vous créez un ou des employés, la section Point de vente est définie par défaut sur le point de vente actuel associé à votre compte Solution PDV Square.

9. Après être revenu sur l’écran Créer unemployé et avoir confirmé que toutes les informations sont correctes, appuyez sur Enregistrer.

Intitulés de postes multiples

Si un employé de votre restaurant occupe plus d’un poste, vous pouvez suivre son temps de travail et sa rémunération horaire séparément avec Périodes de travail Square. Par exemple, supposons qu’un de vos employés travaille comme serveur le samedi et le dimanche, et comme barman le mardi, jeudi et vendredi. La fonction de postes multiples lui permet de sélectionner un rôle spécifique lorsqu’il enregistre son arrivée dans l’application PDV Restaurants au début de sa période de travail.

Pour configurer plusieurs postes pour un employé :

1. Accédez à Personnel > Équipe > Employés dans votre tableau de bord de Square en ligne et sélectionnez un employé.

2. Sous Rémunération, entrez un poste et un salaire.

3. Si l’employé effectue plus d’une tâche, cliquez sur Ajouter un poste, puis entrez l’intitulé du poste et le salaire.

4. Enregistrer.

Une fois vos paramètres enregistrés, le ou les postes s’affichent dans l’application Square Restaurants lorsque l’employé enregistre son arrivée.

Remarque : l’intitulé de poste d’un employé n’est associé à aucun ensemble d’autorisations en particulier. Il sert seulement à associer les heures travaillées au bon poste. Pour définir des autorisations et restreindre l’accès au compte, attribuez un ensemble d’autorisations à vos employés depuis la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne.

Ensembles d’autorisations communes

La création d’un ensemble d’autorisations vous permet de personnaliser le niveau d’accès et de limiter les actions que les employés peuvent effectuer sur les application Square pour restaurants et Tableau de bord Square en ligne.

Remarque :

• Une fois l’ensemble d’autorisations personnalisé, chaque employé à qui cet ensemble a été attribué aura le même niveau d’accès.

• Un mot de passe est requis pour se connecter à Square pour restaurants Gratuit et Square pour restaurants Plus.

• Les ensembles d’autorisations communes sont uniquement disponibles avec Square pour restaurants Plus. Comparer les fonctionnalités de Square pour restaurants et Square pour restaurants Plus.

• Si vous utilisez Square pour restaurants Gratuit, vous pouvez soit créer un mot de passe « commun » général, soit appliquer l’ensemble d’« autorisations communes » à chaque profil d’employé.

Quelle est la différence entre un intitulé de poste et un ensemble d’autorisations?

Un poste désigne le titre d’un poste, ainsi que le salaire correspondant. Une fois les postes créés, les employés peuvent choisir leur poste lorsqu’ils enregistrent leur arrivée dans l’application Square pour restaurants au début de leur période de travail. Vous pouvez ainsi faire le suivi des différents coûts de main-d’œuvre à l’aide des fiches de présence Square.

L’attribution d’un ensemble d’autorisations déterminera votre autorisations des employés. Les employés peuvent avoir plusieurs salaires (et plusieurs intitulés de poste), mais un seul ensemble d’autorisations.

Créer des autorisations

1. Accédez à Personnel > Employés > Autorisations dans votre Tableau de bord Square.

2. Cliquez sur Créer un ensemble d’autorisations.

3. Saisissez un nom pour cet ensemble d’autorisations, par exemple « serveur » ou « hôtesse ».

4. Sélectionnez toutes les autorisations pertinentes pour chaque ensemble d’autorisations créé.

5. Enregistrer.

N’oubliez pas que les autorisations affichées dans la liste ne s’appliquent pas toutes à Square pour restaurants, et que certains termes pourraient être légèrement différents. Par exemple, les « tickets ouverts » font référence aux « additions ».

Pour vous aider à déterminer quelles autorisations devraient être accordées aux employés, consultez ce tableau présentant les autorisations communes les plus couramment utilisées dans les restaurants.

• Lorsque l’autorisation Réouverture des additions closes est activée, les employés peuvent rouvrir les tickets qui leur appartiennent. Pour permettre à un employé de rouvrir des tickets appartenant à d’autres employés, activez l’autorisation Affichage de tous les tickets ouverts pour l’ensemble des employés.