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Configurer les employés avec Square pour restaurants

Avec Gestion des employés, vous pouvez gérer les horaires de vos employés, contrôler les autorisations communes et accéder à des outils de production de rapports avancés.

Si vous n’êtes pas familier avec Gestion des employés, consultez notre guide de démarrage.

Remarque : gestion des employés fait désormais partie du plan Square pour restaurants Plus.

Créer un nouveau profil d’employé

  1. Dans la liste Personnel > Équipe > Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Créer un employé.

  2. Saisissez le nom de l’employé et ses renseignements personnels et cliquez sur Enregistrer.

  3. Sous Rémunération, indiquez si cet employé est exempté d’heures supplémentaires ou non. Ce choix est uniquement nécessaire si vous effectuez le suivi des périodes de travail avec Square. Attribuez ou créez un poste et entrez son salaire.

  4. Pour autoriser l’employé à se connecter à l’application Square afin d’accepter des paiements, d’enregistrer ses arrivées et ses départs depuis l’application Square et/ou d’accéder au Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Activer des autorisations, puis sélectionnez ou créez un ensemble d’autorisations à partir du menu déroulant.

    • Pour autoriser l’employé à se connecter à l’application Square et à enregistrer ses arrivées et ses départs à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code confidentiel personnalisé à 4 chiffres ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.

    • Si l’ensemble d’autorisations de l’employé lui permet d’accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse e-mail qu’il utilisera pour se connecter. Il recevra alors une invitation par e-mail lui demandant de créer un mot de passe pour son compte.

    • Si un employé est autorisé à accéder à l’application Square et au Tableau de bord Square en ligne, il a besoin d’un code confidentiel personnel et d’une adresse e-mail pour se connecter.

  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Le cas échéant, l’employé sera invité par e-mail à créer ses propres identifiants de connexion afin d’accéder au Tableau de bord Square en ligne et à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Les employés peuvent également télécharger l’application Gestion des employés Square pour enregistrer leur arrivée et leur départ, consulter leurs heures travaillées via les périodes de travail, consulter leur fiche de paie de la semaine, et consulter et modifier leur profil, tout cela depuis leur propre iPhone ou appareil Android, sans frais supplémentaires.

Intitulés de postes multiples

Si un employé de votre restaurant occupe plus d’un poste, vous pouvez suivre son temps de travail et sa rémunération horaire séparément. Par exemple, supposons qu’un de vos employés travaille comme serveur le samedi et le dimanche, et comme barman le mardi, jeudi et vendredi. La fonction de postes multiples lui permet de sélectionner un rôle spécifique lorsqu’il enregistre son arrivée dans l’application PDV pour les restaurants au début de sa période de travail.

Pour configurer plusieurs postes pour un employé :

  1. Accédez à Personnel > Équipe > Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne et sélectionnez un employé.

  2. Sous Rémunération, entrez un poste et un salaire.

  3. Si l’employé effectue plus d’une tâche, cliquez sur Ajouter un poste, puis entrez l’intitulé du poste et le salaire.

  4. Enregistrer.

Une fois vos paramètres enregistrés, le ou les postes s’affichent dans l’application Square Restaurants lorsque l’employé enregistre son arrivée.

Remarque : l’intitulé de poste d’un employé n’est associé à aucun ensemble d’autorisations en particulier. Il sert seulement à associer les heures travaillées au bon poste. Pour définir des autorisations et restreindre l’accès au compte, attribuez un ensemble d’autorisations à vos employés depuis la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne.

Ensembles d’autorisations communes

La création d’un groupe d’autorisations vous permet de personnaliser le niveau d’accès et de limiter les actions que les employés peuvent effectuer sur les Application Square pour restaurants et Tableau de bord Square en ligne .

Remarque :

  • Une fois l’ensemble d’autorisations personnalisé, chaque employé à qui cet ensemble a été attribué aura le même niveau d’accès.

  • Un mot de passe est requis pour se connecter à Square pour restaurants Gratuit et Square pour restaurants Plus.

  • Les ensembles d’autorisations communes sont uniquement disponibles avec Square pour restaurants Plus. Comparer les fonctionnalités de Square pour restaurants et Square pour restaurants Plus.

  • Si vous utilisez Square pour restaurants Gratuit, vous pouvez soit créer un mot de passe « commun » général, soit appliquer l’ensemble d’« autorisations communes » à chaque profil d’employé.

Quelle est la différence entre un intitulé de poste et un ensemble d’autorisations?

Un poste désigne le titre d’un poste, ainsi que le salaire correspondant. Une fois les postes créés, les employés peuvent choisir leur poste lorsqu’ils enregistrent leur arrivée dans l’application Square pour restaurants au début de leur période de travail. Vous pouvez ainsi faire le suivi des différents coûts de main-d’œuvre à l’aide des fiches de présence Square.

L’attribution d’un ensemble d’autorisations déterminera votre autorisations des employés. Les employés peuvent avoir plusieurs salaires (et plusieurs intitulés de poste), mais un seul ensemble d’autorisations.

Créer des autorisations

  1. Accédez à Personnel > Employés > Autorisations dans votre Tableau de bord Square.

  2. Cliquez sur Créer un ensemble d’autorisations.

  3. Saisissez un nom pour cet ensemble d’autorisations, par exemple « serveur » ou « hôtesse ».

  4. Sélectionnez toutes les autorisations pertinentes pour chaque ensemble d’autorisations créé.

  5. Enregistrer.

N’oubliez pas que les autorisations affichées dans la liste ne s’appliquent pas toutes à Square pour restaurants, et que certains termes pourraient être légèrement différents. Par exemple, les « tickets ouverts » font référence aux « additions ».

Pour vous aider à déterminer quelles autorisations devraient être accordées aux employés, consultez ce tableau présentant les autorisations communes les plus couramment utilisées dans les restaurants.

Autorisation Responsable Barman Serveur Préposé au bar Caissier
Afficher toutes les transactions de ventes effectuées pour tous les employés OUI OUI OUI NON NON
Appliquer des remises et des gratuités limitées à une transaction OUI OUI OUI NON OUI
Annuler les transactions OUI OUI OUI NON OUI
Configurer les paramètres de passage en caisse OUI NON NON NON NON
Supprimer ou annuler des articles enregistrés dans les tickets ouverts OUI OUI OUI NON NON
Articles - Pour tous les points de vente OUI NON NON NON NON
Rajuster manuellement les taxes lors d’une transaction OUI NON NON NON NON
Afficher les tiroirs-caisses OUI NON NON NON NON
Configurer les paramètres de sécurité de l’appareil OUI NON NON NON NON
Émettre des remboursements OUI OUI OUI NON OUI
Afficher tous les tickets ouverts pour l’ensemble des employés OUI OUI NON NON NON
Rouvrir les tickets fermés* OUI OUI OUI NON OUI
Plein accès aux factures OUI NON NON NON NON
Consulter, modifier, créer et supprimer les données du répertoire de clients OUI NON NON NON NON
Régler toutes les transactions en attente de pourboire OUI NON NON NON NON
Ajouter et supprimer les cartes enregistrées du client OUI OUI OUI NON OUI
Affichage du montant escompté en caisse OUI OUI NON NON NON
Consulter tous les rapports de ventes et de transactions dans le Tableau de bord OUI OUI OUI NON OUI
  • Lorsque l’autorisation Réouverture des additions closes est activée, les employés peuvent rouvrir les tickets qui leur appartiennent. Pour permettre à un employé de rouvrir des tickets appartenant à d’autres employés, activez l’autorisation Affichage de tous les tickets ouverts pour l’ensemble des employés.

Périodes de travail

Une fois que vous aurez configuré vos employés et leurs ensembles d’autorisations, vous pourrez faire le suivi des heures travaillées en utilisant la gestion des périodes de travail de Square. Découvrez plus en détail comment démarrer avec les périodes de travail Square.