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Configurar perfiles de empleados con Square para restaurantes

Con Gestión de equipos, puedes asignar permisos de equipo y consultar informes de actividad del personal. Gracias a las funciones de Turnos Square, también puedes llevar un seguimiento de las horas que trabajan tus empleados, programar turnos o consultar informes del coste de la mano de obra, entre otras cosas. Gestión de equipos y Turnos Square están disponibles tanto en el Panel de control de Square como en Square para restaurantes.

Consulta más información sobre cómo empezar con Gestión de equipos y Turnos Square.

Nota: Equipos Plus y Turnos Square Plus están disponibles con el Square para restaurantes Plus. Compara todas las funciones de Planes Gratuito, Plus y Prémium de Square para restaurantes.

Crear un perfil de empleado desde el Panel de control de Square

  1. Inicia sesión en el Panel de control en línea y haz clic en Personal > Equipo >Empleados.

  2. Después, haz clic en + Empleado. También puedes pulsar Equipo en la aplicación TPV Square para crear un empleado.

  3. Rellena el perfil del empleado. Introduce su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono. El ID de empleado es opcional, pero te recomendamos rellenar también este campo. Nota: Deberás incluir una dirección de correo electrónico o un número de teléfono para enviar al empleado una invitación para configurar su cuenta. 

  4. Haz clic en Siguiente.

Asignar puestos de trabajo y salarios

Desde la pantalla Puestos, puedes asignar puestos de trabajo y salarios para hacer un seguimiento del coste de la mano de obra. Además, si usas Turnos Square, puedes consultar el tiempo que tus empleados dedican a una o varias funciones en tu negocio.

  1. En la pantalla Puestos, añade el puesto principal con el tipo de pago (por ejemplo, por horas o salario). Nota: Si el puesto ya existe, haz clic en Puesto principal para abrir un desplegable con los puestos disponibles.

  2. Según el tipo de pago que hayas seleccionado, introduce una tarifa por hora o el sueldo anual y las horas de trabajo semanales.

  3. Si el empleado tiene varios puestos, haz clic en Añadir otro puesto.

  4. Haz clic en Siguiente.

Añadir permisos

En la pantalla Acceso, puedes asignar permisos a los empleados para que inicien sesión en la aplicación de Square y acepten pagos, registren su entrada o salida, o bien accedan al Panel de control en línea de Square.

  1. En la pantalla Acceso, selecciona un conjuntode permisos o haz clic en Añadir conjunto de permisos. Nota: Los Abonados a Equipos Plus pueden crear permisos personalizados. Actualmente, solo se pueden crear conjuntos de permisos a través del Panel de control en línea de Square y no en la aplicación.

  2. Haz clic en Puntos de venta para elegir el punto de venta desde el que trabajará el empleado. Si tienes varios puntos de venta y quieres darle permisos para todos, activa la opción Asignar a todos los puntos de venta actuales y nuevos.

  3. Crea una contraseña personal para que el empleado pueda iniciar sesión y registrar sus horas de trabajo. Puedes personalizar la contraseña o bien crearla al azar con la opción Generar.

  4. Haz clic en Guardar y revisar.

Nota: Guarda esta contraseña y compártela con el empleado correspondiente. Cada empleado tendrá una contraseña exclusiva para acceder a la aplicación de Square desde cualquier dispositivo vinculado al punto de venta.

Si corresponde, este empleado recibirá una invitación por correo electrónico o SMS para crear sus propias credenciales con las que poder acceder al Panel de control en línea de Square o a la aplicación TPV Square en su dispositivo personal. Con Turnos Square, los empleados también tendrán la opción de descargar la Aplicación Square para equipos para registrar la entrada y la salida, y consultar sus horas trabajadas en turnos y su salario semanal, así como consultar y editar su perfil de equipo desde sus propios dispositivos Android o iPhone, sin ningún coste adicional.

Crear empleados en la aplicación TPV Square

  1. En el panel de navegación de la aplicación TPV Square, pulsa Equipo.

  2. Pulsa + para acceder a la pantalla Crear empleado.

  3. Introduce su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono.

  4. A continuación, pulsa Puesto principal para asignarle un puesto de trabajo que ya exista o Crearpuesto si hay que generarlo.

  5. Pulsa la flecha hacia atrás para volver a la pantalla Crear empleado e introduce su tarifa por hora. Nota: Este campo no es obligatorio para guardar la información del perfil del empleado.

  6. Toca Conjuntode permisos para asignarle uno al empleado. Nota: Al crear un empleado, se le asignarán automáticamente los permisos del equipo. Solo se pueden crear y editar conjuntos de permisos desde el Panel de control de Square.

  7. Pulsa Contraseñapersonal si quieres crear una y asignársela al empleado. Después, toca Listo. Nota: Se asignará una contraseña generada automáticamente a los nuevos empleados, pero podrás crear una personalizada desde esta sección.

  8. Pulsa Puntos de venta para seleccionar los puntos de venta del empleado. Si tienes varios puntos de venta y quieres darle permisos para todos, activa la opción Asignar a todos los puntos de venta actuales y nuevos. Nota: Cuando crees un empleado, aparecerá de forma predeterminada el punto de venta asociado a tu cuenta de TPV Square en la sección de puntos de venta.

  9. Después de volver a la pantalla Crearempleado y confirmar que toda la información es correcta, pulsa Guardar.

Empleados con más de un puesto

Si un empleado ejerce más de un puesto en tu restaurante, puedes hacer el seguimiento de sus horas y su retribución por separado. Por ejemplo, pongamos que una persona trabaja sirviendo mesas los sábados y los domingos, pero está en la barra los martes, jueves y viernes. Si configuras esta opción y le asignas ambos puestos, el empleado podrá elegir el puesto correspondiente al principio de su turno desde la aplicación Square para restaurantes.

Sigue estos pasos para añadir varios puestos a un mismo empleado:

  1. Ve a Personal > Equipo > Empleados en el Panel de control en línea de Square y selecciona un empleado.

  2. En el apartado Remuneración, añade el nombre del puesto y el salario correspondiente.

  3. Si desempeña más de un cargo, haz clic en Añadir puesto e introduce el nombre del puesto y el salario.

  4. Guarda los cambios.

Cuando hayas guardado la configuración, los nuevos puestos aparecerán en la aplicación Square para restaurantes cuando el empleado registre su entrada.

Nota: El puesto de un empleado no está asociado a ningún conjunto de permisos concreto y solo se usa para relacionar las horas trabajadas con el puesto en cuestión. Para definir sus permisos y limitar el acceso a la cuenta, asígnale un conjunto de permisos desde la sección Permisos del Panel de control en línea de Square.

Consulta más información sobre los puestos y turnos con Square.

Conjuntos de permisos del equipo

Crear un conjunto de permisos te permite personalizar el acceso que tienen los distintos empleados y limitar las acciones que pueden llevar a cabo tanto desde la aplicación Square para restaurantes como en el Panel de control en línea de Square.

Nota:

  • Todos los empleados a los que asignes un conjunto de permisos tendrán el mismo nivel de acceso.

  • Para iniciar sesión en los planes Gratuito y Plus de Square para restaurantes se necesita una contraseña.

  • Los conjuntos de permisos personalizados solo se incluyen en Square para restaurantes Plus. Compara las funciones de Square para restaurantes y Restaurantes Plus.

  • Si utilizas el plan Gratuito, crea una contraseña general para tu equipo o aplica el conjunto «Permisos del equipo» a los perfiles de cada empleado.

¿Cuál es la diferencia entre un puesto y un conjunto de permisos?

Un puesto es el nombre que recibe el trabajo del empleado con un salario determinado. Una vez que creas un puesto, los empleados pueden elegirlo al registrar su entrada en un turno desde la aplicación Square para restaurantes, lo cual te permite hacer un seguimiento del coste de la mano de obra con Turnos Square.

Al asignar un conjunto de permisos, determinas los permisos que tienen los empleados. Los empleados pueden tener varios salarios (en función de sus puestos), pero solo un conjunto de permisos.

Crear permisos

  1. En el Panel de control de Square, ve a Personal > Equipo > Permisos.

  2. Haz clic en un conjunto de permisos existente o en Añadir conjunto de permisos para crear uno nuevo desde un punto de partida en función del nivel de acceso previsto.

  3. Selecciona un nivel de acceso y haz clic en Siguiente.

  4. Introduce un nombre para el conjunto de permisos, como «Camarero» o «Barra».

  5. Elige los permisos correspondientes para cada conjunto de permisos que crees.

  6. Guarda los cambios.

Nota: No todos los permisos que se muestran en la lista se aplican a Square para restaurantes, y las opciones pueden variar ligeramente en la lista de permisos (por ejemplo, «pedidos abiertos» puede referirse a «cuentas»).

Si necesitas ayuda para configurar los permisos del equipo, consulta esta tabla en la que hemos recopilado los que se usan habitualmente en los restaurantes.

Permiso Gerente Barman Camarero/a Camarero/Camarero de apoyo Cajero/a
Ver todas las transacciones de venta completadas por todo el equipo ACTIVADO ACTIVADO ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Aplicar descuentos limitados y artículos gratuitos a una transacción ACTIVADO ACTIVADO ACTIVADO DESACTIVADO ACTIVADO
Cancelar transacciones ACTIVADO ACTIVADO ACTIVADO DESACTIVADO ACTIVADO
Configurar ajustes del proceso de pago ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Eliminar o anular artículos guardados en pedidos abiertos ACTIVADO ACTIVADO ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Artículos: todos los puntos de venta ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Ajustar manualmente los impuestos durante una transacción ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Ver las cajas de efectivo ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Configurar ajustes de seguridad del dispositivo ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Emitir reembolsos ACTIVADO ACTIVADO ACTIVADO DESACTIVADO ACTIVADO
Ver los pedidos abiertos de todos los empleados ACTIVADO ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Reabrir pedidos cerrados* ACTIVADO ACTIVADO ACTIVADO DESACTIVADO ACTIVADO
Acceso completo a las facturas ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Ver, editar, crear y eliminar datos del directorio de clientes ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Liquidar todas las transacciones con propina pendiente ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Añadir y eliminar tarjetas guardadas del cliente ACTIVADO ACTIVADO ACTIVADO DESACTIVADO ACTIVADO
Actualizar el estado de fidelización del cliente ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Transferir fondos mediante transferencias instantáneas ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Ver importe esperado en caja ACTIVADO ACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO DESACTIVADO
Ver todos los informes de ventas y transacciones en el Panel de control ACTIVADO ACTIVADO ACTIVADO DESACTIVADO ACTIVADO
  • Si activas la opción Reabrir cuentas cerradas, los empleados podrán reabrir sus cuentas. Para que un empleado pueda reabrir cuentas de otro empleado, activa la opción Ver los pedidos abiertos de todos los empleados.