Configurar las funciones de los empleados con Square para restaurantes

Con Gestión de equipos, podrás asignar permisos del equipo y consultar informes de actividad. Las funciones de Turnos de Square te permiten hacer un seguimiento de las horas del equipo y de los turnos programados, consultar informes del coste de la mano de obra y mucho más. Gestión de equipo y Turnos Square están disponibles en el Panel de control de Square y en el TPV de Square para restaurantes.

Consulta más información sobre empezar con Gestión de equipos y Turnos Square.

Nota: Tanto Equipos Plus como Turnos Plus están incluidos en el plan Plus de Square para restaurantes. Aquí puedes comparar las distintas funciones que ofrecen Planes Gratuito, Plus y Prémium de Square para restaurantes.

Crear un perfil de empleado desde el Panel de control en línea de Square

1. Inicia sesión en el Panel de control en línea de Square y haz clic en Personal > Equipo >Empleados.

2. Haz clic en + Empleado. También puedes pulsar Equipo en la aplicación TPV Square para crear un empleado.

3. Completa el Perfil del empleado. Introduce el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono del empleado. El ID del empleado es opcional, pero te recomendamos que lo introduzcas.

4. Haz clic en Siguiente.

Asignar puestos de trabajo y salarios

Desde la pantalla Puestos, podrás asignar puestos de trabajo y hacer un seguimiento del coste de la mano de obra. Si usas Square Shifts, también podrás ver el tiempo que se dedica a una o varias funciones laborales en tu negocio.

1. En la pantalla Puestos, introduce un puesto principal y un tipo de pago (por hora o sueldo). Nota: Si el puesto ya está creado, haz clic en Puesto principal para acceder al menú desplegable de puestos.

2. Según el tipo de pago que hayas seleccionado, introduce un nivel salarial por hora o un sueldo anual y horas semanales.

3. Si el empleado va a tener varios puestos, haz clic en Añadir otro puesto.

4. Haz clic en Siguiente.

Añadir permisos

En la pantalla Acceso, puedes asignar permisos a los empleados para que inicien sesión en la aplicación de Square y acepten pagos, registren su entrada o salida, o accedan al Panel de control en línea de Square.

1. Desde la pantalla Acceso, selecciona un Conjunto de permisos o haz clic en Añadir conjunto de permisos. Nota: Los permisos personalizados están disponibles en Abonados a Equipos Plus. Por el momento, solo se pueden crear nuevos conjuntos de permisos desde el Panel de control en línea de Square y no desde la aplicación.

2. Haz clic en Puntos de venta para seleccionar el punto de venta que quieras asignar al empleado. Si tienes varios puntos de venta y quieres proporcionarle permisos para todos, activa Asignar a todos los puntos de venta (actuales y futuros).

3. Crea una contraseña personal que el empleado utilizará para iniciar sesión y registrar las horas. Esta contraseña puede personalizarse o crearse de manera aleatoria con la opción Generar.

4. Haz clic en Guardar y revisar.

Nota: Guarda la contraseña y facilítasela al empleado. Cada empleado tendrá una contraseña única y, de esta manera, accederá a la aplicación de Square desde cualquier dispositivo que esté vinculado con tu punto de venta.

Si es pertinente, el empleado recibirá un correo electrónico para configurar sus datos de inicio de sesión para acceder al Panel de control en línea o a la aplicación TPV Square desde su dispositivo personal. Si utilizan Turnos Square, los empleados también tendrán la posibilidad de descargarse la Aplicación Square para equipos y registrar desde ella la entrada y salida, consultar los turnos que han trabajado, comprobar su salario semanal y visualizar o modificar su perfil de equipo. Podrán hacer todo esto desde sus dispositivos iPhone o Android sin ningún coste adicional.

Crear un empleado en la aplicación TPV Square

1. Desde el panel de navegación de la aplicación TPV Square, pulsa Equipo.

2. Pulsa + para ver la pantalla Crear empleado.

3. Introduce su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono.

4. Desde aquí, pulsa Puesto principal para asignar un puesto de trabajo al empleado o Crear puesto para asignarle uno nuevo.

5. Pulsa la flecha hacia atrás para volver a la pantalla Crear empleado e introduce la tarifa por hora del empleado. Nota: Este campo no es obligatorio para guardar la información de perfil del empleado.

6. Pulsa Conjunto de permisos para asignar un conjunto de permisos existente a un empleado. Nota: Cuando se crean, los permisos del equipo se asignan automáticamente a los empleados. Solo se puede crear y editar conjuntos de permisos nuevos en el Panel de control de Square.

7. Pulsa Contraseña personal si quieres crear y asignar una contraseña personalizada al empleado y pulsa Listo. Nota: Se asignará una contraseña generada automáticamente a los nuevos empleados, pero también puedes asignar una contraseña personalizada desde esta sección.

8. Pulsa Punto de venta para seleccionar los puntos de venta para el empleado. Si utilizas varios puntos de venta y quieres proporcionarle permisos para todos, pulsa Asignar a todos los puntos de venta (actuales y futuros). Nota: La sección Punto de venta se configurará por defecto en el punto de venta actual que esté asociado a la cuenta de TPV Square que se haya usado para crear los empleados.

9. Tras volver a la pantalla Crear empleado y verificar que toda la información sea correcta, pulsa Guardar.

Varios puestos

Si un empleado ejerce más de un puesto en tu restaurante, puedes hacer el seguimiento de sus horas y sueldos correspondientes por separado a través de Turnos Square. Por ejemplo, pongamos que una persona trabaja sirviendo mesas los sábados y los domingos, pero está en la barra los martes, jueves y viernes. Si configuras esta opción y le asignas ambos puestos, el empleado podrá seleccionar el puesto que registre al principio de su turno desde la aplicación TPV Square para restaurantes.

Sigue estos pasos para añadir múltiples puestos de trabajo a un mismo empleado:

1. Accede a Personal > Equipos; Empleados en tu Panel de control en línea de Square y selecciona a un empleado.

2. En el apartado Remuneración, añade el nombre del puesto y el salario correspondiente.

3. Si desempeña más de un cargo, haz clic en Añadir puesto y, luego, introduce el nombre del puesto y el salario.

4. Selecciona Guardar.

Cuando hayas guardado la configuración, los nuevos puestos aparecerán en la aplicación Square para restaurantes cuando el empleado empiece su turno.

Nota: El puesto de trabajo de un empleado no está asociado con ningún conjunto de permisos en particular y solo se utiliza para asociar las horas trabajadas con el puesto correspondiente. Para configurar permisos y limitar el acceso a la cuenta, asígnales un conjunto de permisos desde la sección correspondiente del Panel de control en línea de Square.

Consulta más información sobre cómo configurar los puestos y turnos con Square.

Conjuntos de permisos para el equipo

Crear un conjunto de permisos te permite personalizar el acceso que tienen los distintos empleados y limitar las acciones que pueden llevar a cabo tanto desde Square para restaurantes como en el Panel de control en línea.

Nota:

• Cada empleado que asignes a un conjunto de permisos tendrá el mismo nivel de acceso.

• Se requiere un código de acceso para iniciar sesión en los planes Gratuito y Plus de Square para restaurantes.

• Los conjuntos de permisos de equipo solo se incluyen en el plan Plus. Compara las funciones de Square para restaurantes y Restaurantes Plus.

• Si utilizas el plan Gratuito, crea una contraseña general para tu equipo o aplica el conjunto «Permisos del equipo» a los perfiles de cada empleado.

¿Cuál es la diferencia entre un puesto y un conjunto de permisos?

Un puesto hace referencia al nombre de un cargo con un salario correspondiente. Cuando crees un puesto, los empleados podrán seleccionarlo al principio del turno cuando registren su entrada en la aplicación Square para restaurantes. De este modo, podrás usar Turnos de Square para llevar un seguimiento de los costes de la mano de obra.

Un conjunto de permisos determina los permisos que tienen los empleados. Estos pueden tener asignados varios cargos con salarios distintos y un único conjunto de permisos.

Crear permisos

1. Accede a Personal > Equipo > Permisos en Panel de control de Square.

2. Haz clic en Crear conjunto de permisos.

3. Introduce un nombre para el conjunto de permisos, como «Camarero» o «Barra».

4. Elige los permisos correspondientes para cada conjunto de permisos que crees.

5. Pulsa Guardar.

Nota: No todos los permisos que se muestran en la lista se pueden aplicar desde Square para restaurantes y parte del texto puede cambiar ligeramente en la lista de permisos. Por ejemplo, «pedidos abiertos» puede referirse a «cuentas».

Si necesitas ayuda para configurar los permisos para tus empleados, consulta esta tabla en la que hemos recopilado los que se usan habitualmente en los restaurantes.

• Cuando la opción Volver a abrir cuentas cerradas está activada, los empleados pueden volver a abrir los pedidos de los cuales se han estado encargando. Para permitir a un empleado volver a abrir pedidos de otros empleados, activa Ver los pedidos abiertos para todos los empleados.