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Configuration des membres de votre équipe avec Square pour restaurants

Grâce à Gestion d’équipe, vous pouvez gérer les fiches de présence des employés, contrôler les autorisations de l’équipe et accédez à des outils de préparation de rapports évolués.

Si vous n’êtes pas familier avec Gestion d’équipe, consultez notre guide de démarrage.

Créer un nouveau profil de membre de l’équipe

  1. Dans la liste Membres de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Créer un membre de l’équipe.

  2. Saisissez le nom du membre de l’équipe et ses renseignements personnels et cliquez sur Enregistrer.

  3. Sous Rémunération, indiquez si ce membre de l’équipe est admissible ou non aux heures supplémentaires rémunérées. Ce choix est seulement nécessaire si vous faites le suivi des fiches de présence avec Square. Attribuez ou créez un intitulé de poste et entrez le salaire.

  4. Pour autoriser le membre de votre équipe à se connecter à l’application Square pour accepter des paiements, pointer ses heures d’arrivée ou de départ à l’aide de l’application Square ou accéder au Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Activer des autorisations et sélectionnez ou créez un ensemble d’autorisations à partir du menu déroulant.

    • Pour autoriser le membre de votre équipe à se connecter à l’application Square et à pointer ses heures d’arrivée et de départ à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code confidentiel personnalisé à 4 chiffres ou cliquez sur Générer pour créer un code aléatoire.

    • Si l’ensemble d’autorisations du membre de votre équipe lui permet d’accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse courriel qu’il utilisera pour se connecter. Le membre de votre équipe recevra alors une invitation par courriel lui demandant de créer un mot de passe pour son compte.

    • Si un membre de l’équipe a obtenu un accès à l’application Square et au Tableau de bord Square en ligne, il aura besoin d’un code confidentiel et d’une adresse courriel pour se connecter.

  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Le cas échéant, ce membre de l’équipe sera invité par courriel à créer son propre identifiant de connexion pour accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel.

Intitulés de postes multiples

Si un membre d’équipe de votre restaurant occupe plus d’un poste, vous pouvez faire le suivi de ses heures et de sa rémunération horaire séparément. Par exemple, un des membres de votre équipe travaille comme serveur samedi et dimanche et comme barman le mardi, jeudi et vendredi. Les intitulés de postes multiples permettent aux membres de votre équipe de sélectionner un rôle en particulier quand ils pointent leur arrivée dans l’application PDV pour restaurants au début de leur quart.

Multiple Job Titles

Pour configurer plusieurs intitulés de poste pour un membre de l’équipe :

  1. Accédez à votre section Membres de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne et sélectionnez un membre de l’équipe.

  2. Sous Rémunération, entrez un intitulé de poste et un salaire.

  3. Si le membre de l’équipe effectue plus d’une tâche, cliquez sur Ajouter un poste, puis entrez l’intitulé du poste et le salaire.

  4. Enregistrer.

Une fois vos paramètres enregistrés, le ou les nouveaux intitulés de poste s’afficheront dans l’application Restaurants quand le membre de votre équipe pointera son arrivée.

Remarque : L’intitulé du poste d’un membre de l’équipe n’est pas associé à un ensemble d’autorisations en particulier; il sert seulement à associer les heures travaillées au bon poste. Pour régler les autorisations et restreindre l’accès au compte, attribuez un ensemble d’autorisations au membre de votre équipe à partir de la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne.

En savoir plus sur titres des postes et fiches de présence avec Square.

Ensembles d’autorisations de l’équipe

La création d’un groupe d’autorisations vous permet de personnaliser le niveau d’accès et de limiter les actions que les membres de votre équipe peuvent effectuer sur les ressources Application Square pour restaurants et Tableau de bord Square en ligne. Une fois que vous avez personnalisé un ensemble d’autorisations, chaque membre de l’équipe qui lui est assigné aura le même niveau d’accès.

Quelle est la différence entre un intitulé de poste et un ensemble d’autorisations?

Un intitulé de poste désigne le titre d’un poste, ainsi que le salaire correspondant. Une fois un intitulé de poste créé, les membres de l’équipe peuvent le choisir quand ils pointent leur arrivée dans l’application Square pour les restaurants au début de leur quart. Vous pouvez ainsi faire le suivi des différents coûts de main-d’œuvre à l’aide des Fiches de présence Square.

L’attribution d’un ensemble d’autorisations déterminera votre autorisations des membres d’équipe. Les membres de l’équipe peuvent avoir plusieurs salaires (et plusieurs intitulés de poste), mais un seul ensemble d’autorisations.

Créer des autorisations

Set Permission Groups
  1. Consultez la section Équipe, puis Autorisations de votre Tableau de bord Square.

  2. Cliquez sur Créer un ensemble d’autorisations.

  3. Saisissez un nom pour cet ensemble d’autorisations, par exemple « serveur » ou « hôtesse ».

  4. Sélectionnez toutes les autorisations pertinentes pour chaque ensemble d’autorisations créé.

  5. Enregistrer.

N’oubliez pas que les autorisations affichées dans la liste ne concernent pas toutes Square pour restaurants, et certains termes pourraient être légèrement différents. Par exemple, « tickets en attente » se rapporte aux « additions ».

Pour vous aider à déterminer quelles autorisations devraient être accordées aux membres de votre équipe, consultez ce tableau présentant les autorisations d’équipe les plus couramment utilisées dans les restaurants.

Autorisation Responsable Barman Serveur Préposé au bar Caissier
Afficher toutes les transactions de ventes effectuées pour tous les membres de l’équipe ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Appliquer des remises et des gratuités limitées à une transaction ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ ACTIVÉ
Annuler les transactions ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ ACTIVÉ
Configurer les paramètres de passage en caisse ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Supprimer ou annuler des articles enregistrés dans les tickets en attente ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Articles - Pour tous les points de vente ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Rajuster manuellement les taxes lors d’une transaction ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Afficher les tiroirs-caisses ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Configurer les paramètres de sécurité de l’appareil ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Émettre des remboursements ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ ACTIVÉ
Afficher tous les tickets ouverts pour tous les membres de l’équipe ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Rouvrir les tickets fermés* ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ ACTIVÉ
Plein accès aux factures ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Consulter, modifier, créer et supprimer les données du répertoire de clients ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Régler toutes les transactions en attente de pourboire ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Ajouter et supprimer les cartes enregistrées du client ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ ACTIVÉ
Mettre à jour le statut de fidélisation du client ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Transférer des fonds en utilisant le transfert instantané ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Afficher le montant escompté dans le tiroir-caisse ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Consulter tous les rapports de ventes et de transactions dans le Tableau de bord ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ ACTIVÉ
  • Quand l’autorisation Rouvrir les additions closes est activée, les membres de l’équipe peuvent rouvrir les tickets qui leur appartiennent. Pour permettre à un membre de l’équipe de rouvrir des tickets appartenant à d’autres membres de l’équipe, activez l’autorisation Afficher tous les tickets ouverts pour tous les membres de l’équipe.

Fiches de présence

Une fois que vous avez configuré les membres de votre équipe et les ensembles d’autorisations, vous pouvez suivre les heures travaillées en utilisant la fonctionnalité Gestion des fiches de présence de Square. En savoir plus sur démarrer avec les Fiches de présence Square.