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Configurer les membres de votre équipe avec Square pour restaurants

Avec Gestion d’équipe, vous pouvez accorder des autorisations d’équipe et consulter les rapports sur l’activité de l’équipe. Les fonctionnalités de Quarts de travail Square vous permettent de suivre les heures de travail de votre équipe, d’examiner les rapports sur les coûts de la main-d’œuvre et plus encore. Les applications Gestion d’équipe Square et Quarts de travail Square sont accessibles à partir de votre Tableau de bord Square et de la Solution PDV Square pour restaurants.

En savoir plus sur la façon de démarrer avec Gestion d’équipe et Quarts de travail Square.

Remarque : Équipe Plus et Quarts de travail Plus font partie de l’abonnement à Square pour restaurants Plus. Consultez la comparaison complète des fonctionnalités entre les Abonnements Square pour restaurants Gratuit, Plus et Premium.

Créer un nouveau profil de membre de l’équipe à partir du Tableau de bord Square

  1. Accédez à votre tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Équipe >Membres de l’équipe.

  2. Cliquez sur + Membre de l’équipe. Vous pouvez également créer un membre d’équipe dans l’application Solution PDV Square en cliquant sur Équipe.

  3. numéro de téléphone. L’identifiant du membre de l’équipe est facultatif, mais nous vous recommandons de l’indiquer. Remarque : Une adresse courriel ou un numéro de téléphone est requis pour transmettre au membre de l’équipe une invitation à configurer son compte. 

  4. Cliquez sur Suivant.

Attribuer des intitulés de poste et des salaires

À l’écran Postes, vous pouvez attribuer des intitulés de poste et des salaires pour faire le suivi de vos coûts de main-d’œuvre et, si vous utilisez Quarts de travail Square, afficher le temps consacré à effectuer les tâches d’un ou plusieurs postes au sein de votre entreprise.

  1. À l’écran Poste, indiquez l’intitulé de poste principal et le type de rémunération (par exemple, à l’heure ou salaire). Remarque : Si le poste existe déjà, cliquez sur Intitulé de poste principal pour accéder à un menu déroulant des postes existants.

  2. En fonction du type de paie choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.

  3. Si l’employé occupera plusieurs postes, cliquez sur Ajouter un autre poste.

  4. Cliquez sur Suivant.

Ajouter des autorisations

À l’écran Accès, vous pouvez attribuer des autorisations au membre de l’équipe. Grâce aux autorisations, vous pouvez permettre à votre membre de l’équipe de se connecter à l’application Square pour accepter des paiements, de pointer son arrivée et son départ avec l’application Square ou d’accéder à votre Tableau de bord Square en ligne.

  1. À partir de l’écran Autorisations, sélectionnez un Ensembled’autorisations existants ou cliquez sur Ajouter un ensemble d’autorisations. Remarque : Des autorisations personnalisées sont offertes aux Abonnés payants Équipe Plus. La création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement accessible par le biais du Tableau de bord Square en ligne pour le moment et ne peut pas être effectuée dans l’application.

  2. Cliquez sur Points de vente pour sélectionner le point de vente auquel le membre de l’équipe sera affecté. Si vous utilisez plusieurs points de vente et souhaitez accorder au membre de l’équipe l’autorisation pour chacun d’eux, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir.

  3. Créez un code confidentiel que le membre de l’équipe utilisera pour se connecter et effectuer le suivi des heures travaillées. Vous pouvez personnaliser ce code confidentiel ou le créer de façon aléatoire en cliquant sur Générer.

  4. Cliquez sur Enregistrer et vérifier.

Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel pour vos dossiers et à le fournir à votre membre de l’équipe. Chaque code confidentiel est unique pour chaque membre de l’équipe; c’est ainsi qu’ils accéderont à l’application Square sur n’importe quel appareil apparié qu point de vente de votre entreprise.

Le cas échéant, ce membre de l’équipe sera invité par courriel ou par texto à créer son propre identifiant de connexion pour accéder au Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Si vous utilisez Quarts de travail Square, les membres de l’équipe auront également la possibilité de télécharger l’Application Équipe Square pour pointer à l’arrivée et au départ, de consulter les heures travaillées au moyen des fiches de présence, d’afficher une estimation de leur paie de la semaine et de voir et de modifier leur profil d’équipe, le tout à partir de leur propre iPhone ou appareil Android, sans frais supplémentaires.

Créer un membre d’équipe dans l’application Solution PDV Square.

  1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, touchez Équipe.

  2. Touchez le signe + pour ouvrir l’écran Créer un membre d’équipe.

  3. Saisissez le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe.

  4. Ensuite, touchez Emploi principal pour lui attribuer un intitulé de poste existant ou Créer un poste pour lui créer un nouvel intitulé de poste.

  5. Touchez la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un membre de l’équipe et saisissez le taux horaire du membre de l’équipe. Remarque : Il n’est pas nécessaire de remplir ce champ pour enregistrer les informations du profil du membre de l’équipe.

  6. Touchez Ensemble d’autorisations pour attribuer un ensemble d’autorisations existant au membre de votre équipe. Remarque : Les membres de l’équipe se verront automatiquement attribuer des autorisations d’équipe lors de la création de leur profil. Les options de création et de modification de nouveaux ensembles d’autorisations ne sont accessibles que dans le Tableau de bord Square.

  7. Touchez Code confidentielpersonnel si vous souhaitez créer un code confidentiel personnalisé et l’attribuer au membre de l’équipe, puis touchez Terminé. Remarque : Un code confidentiel généré automatiquement sera attribué aux nouveaux membres de l’équipe, mais vous avez également la possibilité d’attribuer un code confidentiel personnalisé dans cette section.

  8. Touchez Point de vente pour sélectionner le ou les points de vente auxquels sera affecté le membre de l’équipe. Si vous utilisez plusieurs points de vente et souhaitez accorder au membre d’équipe l’autorisation pour chacun d’eux, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir. Remarque : Lorsque vous créez le profil d’un membre de votre équipe, le point de vente attribué par défaut à son profil sera celui associé à votre compte de Solution PDV Square.

  9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un membred’équipe, assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, puis touchez Enregistrer.

Activer des badges pour votre équipe

Pour ajouter un niveau de sécurité supplémentaire pour votre entreprise et votre équipe, vous pouvez permettre aux membres de l’équipe de se connecter à votre point de vente en fonction des autorisations qui leur ont été attribuées, de pointer l’arrivée et le départ pour leurs quarts de travail ou d’effectuer des transactions en activant les badges des membres de l’équipe ainsi qu’un code confidentiel à quatre chiffres. Apprenez-en davantage sur la badges des membres de l’équipe.

Remarque : Les badges des membres de l’équipe font partie de Équipe Plus ou sont disponibles en tant qu’abonnement autonome; cependant, des badges physiques sont nécessaires. Les badges physiques peuvent être achetés auprès de notre équipe de vente. Vous pouvez communiquer avec votre gestionnaire de compte ou communiquer avec notre équipe des ventes pour commander des badges.

Intitulés de postes multiples

Si un membre de l’équipe de votre restaurant occupe plus d’un poste, vous pouvez faire le suivi de ses heures et de sa rémunération horaire séparément avec Quarts de travail Square. Par exemple, un des membres de votre équipe travaille comme serveur samedi et dimanche et comme barman mardi, jeudi et vendredi. Les intitulés de postes multiples permettent aux membres de votre équipe de sélectionner un rôle en particulier quand ils pointent leur arrivée dans l’application PDV pour restaurants au début de leur quart.

Multiple Job Titles

Pour configurer plusieurs intitulés de poste pour un membre de l’équipe :

  1. Accédez à Personnel > Équipe >Membres de l’équipe dans votre tableau de bord Square en ligne et sélectionnez un membre de l’équipe.

  2. Sous Rémunération, entrez un intitulé de poste et un salaire.

  3. Si le membre de l’équipe effectue plus d’une tâche, cliquez sur Ajouter un poste, puis saisissez l’intitulé du poste et le salaire.

  4. Enregistrer.

Une fois vos paramètres enregistrés, le ou les nouveaux intitulés de poste s’afficheront dans l’application Restaurants quand le membre de votre équipe pointera son arrivée.

Remarque : L’intitulé du poste d’un membre de l’équipe n’est pas associé à un ensemble particulier d’autorisations et n’est utilisé que pour associer les heures travaillées au poste approprié. Pour définir des autorisations et limiter l’accès des comptes, attribuez-leur un ensemble d’autorisations dans la section Autorisations de votre tableau de bord Square en ligne.

Renseignez-vous davantage au sujet des intitulés de poste et quarts de travail avec Square.

Ensembles d’autorisations de l’équipe

La création d’un ensemble d’autorisations vous permet de personnaliser le niveau d’accès et de limiter les actions que les membres de votre équipe peuvent entreprendre à la fois dans l’Application Square pour restaurants et dans le tableau de bord Square en ligne.

Remarque :

  • Une fois l’ensemble d’autorisations personnalisé, chaque membre de l’équipe à qui cet ensemble a été attribué aura le même niveau d’accès.

  • Un mot de passe est requis pour se connecter à Square pour restaurants Gratuit et Square pour restaurants Plus.

  • Les ensembles d’autorisations personnalisés sont uniquement disponibles avec Square pour restaurants Plus. Compare Square for Restaurants and Restaurants Plus features.

  • Si vous utilisez Square pour restaurants Gratuit, vous pouvez soit créer un code confidentiel général « d’équipe », soit appliquer l’ensemble des « autorisations d’équipe » à chaque profil d’employé.

Quelle est la différence entre un intitulé de poste et un ensemble d’autorisations?

Un intitulé de poste renvoie au nom d’un poste avec le salaire correspondant. Une fois que vous avez créé un intitulé de poste, les membres de l’équipe peuvent choisir leur intitulé de poste au début de leur quart de travail lorsqu’ils pointent à partir de l’application PDV Square pour restaurants, ce qui vous permet de faire le suivi de plusieurs coûts de main-d’œuvre à l’aide de l’application Quarts de travail Square.

L’attribution d’un ensemble d’autorisations déterminera votre autorisations des membres de l’équipe. Les membres de l’équipe peuvent avoir des salaires multiples (selon l’intitulé du poste), mais un seul ensemble d’autorisations.

Créer des autorisations

Set Permission Groups
  1. Accédez à Personnel >Équipe > Autorisations dans votre Tableau de bord Square.

  2. Cliquez sur un ensemble d’autorisations existant ou sur Ajouter un ensemble d’autorisations pour créer un nouvel ensemble à partir d’un point de départ en fonction du niveau d’accès prévu.

  3. Sélectionnez un niveau d’accès, puis cliquez sur Suivant.

  4. Saisissez un nom pour cet ensemble d’autorisations, par exemple « Serveur » ou « Hôtesse ».

  5. Sélectionnez toutes les autorisations pertinentes pour chaque ensemble d’autorisations créé.

  6. Enregistrer.

N’oubliez pas que les autorisations affichées dans la liste ne concernent pas toutes Square pour restaurants, et certains termes pourraient être légèrement différents. Par exemple, « tickets en attente » se rapporte aux « additions ».

Pour vous aider à déterminer quelles autorisations devraient être accordées aux membres de votre équipe, consultez ce tableau présentant les autorisations d’équipe les plus couramment utilisées dans les restaurants.

Autorisations Gestionnaire Barman Serveur Préposé au bar/assistant barman Caissier
Afficher toutes les transactions de ventes effectuées pour tous les membres de l’équipe ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Appliquer des remises et des gratuités limitées à une transaction ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ ACTIVÉ
Annuler les transactions ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ ACTIVÉ
Configurer les paramètres de passage en caisse ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Supprimer ou annuler des articles enregistrés dans Additions en attente ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Articles – Pour tous les points de vente ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Rajuster manuellement les taxes lors d’une transaction ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Afficher les tiroirs-caisses ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Configurer les paramètres de sécurité de l’appareil ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Émettre des remboursements ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ ACTIVÉ
Afficher toutes les additions en attente pour tous les membres de l’équipe ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Rouvrir les additions fermées* ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ ACTIVÉ
Plein accès aux factures ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Consulter, modifier, créer et supprimer les données du Répertoire de clients ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Finaliser toutes les transactions en attente de pourboire ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Ajouter et supprimer les cartes enregistrées du client ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ ACTIVÉ
Mettre à jour l’état de fidélisation du client ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Transférer des fonds en utilisant le transfert instantané ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Afficher le montant escompté dans le tiroir-caisse ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ DÉSACTIVÉ
Consulter tous les rapports de ventes et de transactions dans le Tableau de bord ACTIVÉ ACTIVÉ ACTIVÉ DÉSACTIVÉ ACTIVÉ
  • Lorsque l’option Rouvrir les additions fermées est activée, les membres de l’équipe peuvent rouvrir les additions qui leur appartiennent. Pour permettre à un membre de l’équipe de rouvrir des additions appartenant à d’autres membres de l’équipe, activez l’option Voir tous les tickets ouverts pour tous les membres de l’équipe.

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