Configurer les membres de votre équipe avec Square pour restaurants

Avec Gestion d’équipe, vous pouvez attribuer des autorisations d’équipe et consulter les rapports d’activité de l’équipe. Les fonctionnalités Quarts de travail Square vous permettent de faire un suivi des heures de travail de votre équipe, de programmer les quarts de travail, de consulter les rapports du coût de la main-d’œuvre, et plus encore. Gestion d’équipe et Quarts de travail Square sont tous deux disponibles à partir du Tableau de bord Square et Square PDV pour restaurants.

En savoir plus sur démarrer avec Gestion d’équipeet Quarts de travail Square.

Remarque : Équipe Plus et Quarts de travail Plus sont tous deux inclus dans le l’abonnement Square pour restaurants Plus. Passez en revue la comparaison complète des fonctionnalités entre Abonnements Square pour restaurants Gratuit, Plus et Premium.

Créer un nouveau profil de membre de l’équipe à partir du Tableau de bord Square

1. Connectez-vous à votre tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Équipe >Membres d’équipe.

2. Cliquez sur + Membre d’équipe. Vous pouvez également créer un membre de l’équipe dans l’application Solution PDV Square en touchant Équipe.

3. Remplissez le profil du membre de l’équipe. Saisissez le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe. Le numéro d’identification du membre de l’équipe est facultatif, mais nous vous recommandons de l’ajouter.

4. Cliquez sur Suivant.

Attribuer des intitulés de poste et des salaires

À l’écran Postes, vous pouvez ajouter des intitulés de poste et des salaires pour faire le suivi de votre coût de main-d’œuvre et, si vous utilisez Square Shifts, affichez le temps pris pour effectuer une ou plusieurs fonctions d’un poste dans votre entreprise.

1. À l’écran Postes, ajoutez un intitulé de poste principal et un type de paie (horaire ou salaire). Remarque : Si le poste existe déjà, cliquez sur Intitulé de poste principal pour accéder à un menu déroulant de postes existants.

2. En fonction du type de paie choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.

3. Si l’employé aura plusieurs postes, cliquez sur Ajouter un autre poste.

4. Cliquez sur Suivant.

Ajouter des autorisations

À l’écran Accès, vous pouvez attribuer des autorisations au membre de l’équipe. Grâce aux autorisations, vous pouvez permettre à votre membre de l’équipe de se connecter à l’application Square pour accepter des paiements, pointer son arrivée et son départ avec l’application Square ou d’accéder à votre Tableau de bord Square en ligne.

1. À partir de l’écran Accès, sélectionnez un Ensembled’autorisations ou cliquez sur Ajouter un ensemble d’autorisations. Remarque : Les autorisations personnalisées sont disponibles pour les Abonnés payants Équipe Plus. Pour le moment, la création de nouveaux ensembles d’autorisations n’est possible que par le Tableau de bord Square en ligne et ne peut pas être effectuée dans l’application.

2. Cliquez sur Points de vente pour sélectionner le point de vente dans lequel le membre d’équipe travaillera. Si vous utilisez plusieurs points de vente et souhaitez accorder au membre d’équipe l’autorisation pour chacun d’eux, activez l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir.

3. Créez un code confidentiel personnel que le membre de l’équipe utilisera pour se connecter et faire le suivi de ses heures. Vous pouvez personnaliser ce code confidentiel ou le créer de manière aléatoire en cliquant sur Générer.

4. Cliquez sur Enregistrer et passer en revue.

Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers et à le transmettre au membre de l’équipe. Chaque membre de votre équipe possède un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur tout appareil associé au point de vente de votre entreprise.

Le cas échéant, ce membre de l’équipe sera invité par courriel à créer ses propres identifiants de connexion afin d’accéder au Tableau de bord Square en ligne et à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Si vous utilisez Quarts de travail Square, les membres de l’équipe pourront également télécharger l’Application Équipe Square pour pointer à l’arrivée et au départ, consulter leur temps de travail par quarts de travail, afficher leur paie de la semaine et consulter et modifier leur profil d’équipe, tout cela à partir de leur propre iPhone ou appareil Android, sans frais supplémentaires.

Créer un membre d’équipe dans l’application Solution PDV Square

1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, touchez Équipe.

2. Touchez + pour ouvrir l’écran Créer un membre d’équipe.

3. Saisissez le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe.

4. Ensuite, touchez Intitulé de poste principal pour lui attribuer un intitulé de poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouvel intitulé de poste.

5. Touchez la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un membre d’équipe et saisissez le taux horaire de ce membre de l’équipe. Remarque : Il n’est pas obligatoire de remplir ce champ pour finaliser la création du profil d’un membre de votre équipe.

6. Touchez Ensembled’autorisations pour attribuer un ensemble d’autorisations existant à ce membre de l’équipe. Remarque : Les autorisations de l’équipe seront automatiquement attribuées aux membres de l’équipe lors de la création de leur profil. Vous ne pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations qu’à partir du Tableau de bord Square.

7. Touchez Code confidentielpersonnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé au membre de l’équipe, puis touchez Terminé. Remarque : Un code confidentiel sera généré automatiquement à chaque nouveau membre de l’équipe, mais vous aurez la possibilité de créer un code confidentiel personnalisé à partir de cette section.

8. Touchez Point de vente pour sélectionner le ou les points de vente de ce membre de l’équipe. Si vous avez plusieurs points de vente que vous souhaitez lui attribuer des autorisations pour tous les points de vente, activez l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir. Remarque : Lorsque vous créez un ou des membres de votre équipe, le point de vente attribué par défaut à leur profil sera celui associé à votre compte de Solution PDV Square.

9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un membre d’équipe, assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, puis touchez Enregistrer.

Activer les badges pour votre équipe

Pour une couche de sécurité supplémentaire pour votre entreprise et votre équipe, vous pouvez permettre aux membres de l’équipe de se connecter à votre point de vente en fonction des autorisations qui leur ont été attribuées, de pointer l’arrivée et le départ pour leurs quarts de travail ou d’effectuer des transactions en activant les badges des membres de l’équipe ainsi qu’un code d’accès à quatre chiffres. Apprenez-en davantage sur ce qui suit : badges des membres de l’équipe.

Remarque : Les badges des membres de l’équipe font partie de Team Plus qui est inclus dans Square pour détaillants Plus ou offert par abonnement autonome; des badges physiques sont cependant requis. Vous pouvez les acheter par l’entremise de notre équipe des ventes. Vous pouvez communiquer avec votre gestionnaire de compte ou contact our Sales teampour commander des badges.

Intitulés de postes multiples

Si un membre de l’équipe de votre restaurant occupe plus d’un poste, vous pouvez faire le suivi de ses heures et de sa rémunération horaire séparément avec Quarts de travail Square. Par exemple, un des membres de votre équipe travaille comme serveur samedi et dimanche et comme barman mardi, jeudi et vendredi. Les intitulés de postes multiples permettent aux membres de votre équipe de sélectionner un rôle en particulier quand ils pointent leur arrivée dans l’application PDV pour restaurants au début de leur quart.

Pour configurer plusieurs intitulés de poste pour un membre de l’équipe :

1. Accédez à Personnel et Équipe >Membres de l’équipe dans votre tableau de bord Square en ligne et sélectionnez un membre de l’équipe.

2. Sous Rémunération, entrez un intitulé de poste et un salaire.

3. Si le membre de l’équipe effectue plus d’une tâche, cliquez sur Ajouter un poste, puis entrez l’intitulé du poste et le salaire.

4. Enregistrez.

Une fois vos paramètres enregistrés, le ou les nouveaux intitulés de poste s’afficheront dans l’application Restaurants quand le membre de votre équipe pointera son arrivée.

Remarque : L’intitulé du poste d’un membre de l’équipe n’est pas associé à un ensemble d’autorisations en particulier; il sert seulement à associer les heures travaillées au bon poste. Pour régler les autorisations et restreindre l’accès au compte, attribuez un ensemble d’autorisations au membre de votre équipe à partir de la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne.

Apprenez-en davantage sur les intitulés de poste et quarts de travail avec Square.

Ensembles d’autorisations de l’équipe

La création d’un ensemble d’autorisations vous permet de personnaliser le niveau d’accès et de limiter les actions que les membres de votre équipe peuvent effectuer sur les Application Square pour restaurants et Tableau de bord Square en ligne.

Remarque :

• Une fois l’ensemble d’autorisations personnalisé, chaque membre de l’équipe à qui cet ensemble a été attribué aura le même niveau d’accès.

• Un mot de passe est requis pour se connecter à Square pour restaurants Gratuit et Square pour restaurants Plus.

• Les ensembles d’autorisations de l’équipe sont seulement compris avec Square pour restaurants Plus. Compare Square for Restaurants and Restaurants Plus features

• Si vous utilisez Square pour restaurants Gratuit, vous pouvez soit créer un mot de passe général « d’équipe », soit appliquer l’ensemble des « autorisations d’équipe » à chaque profil d’employé.

Quelle est la différence entre un intitulé de poste et un ensemble d’autorisations?

Un intitulé de poste désigne le titre d’un poste ainsi que le salaire correspondant. Une fois un intitulé de poste créé, les membres de l’équipe peuvent le choisir quand ils pointent leur arrivée dans l’application Square pour restaurants au début de leur quart. Vous pouvez ainsi faire le suivi des différents coûts de main-d’œuvre à l’aide des Quarts de travail Square.

L’attribution d’un ensemble d’autorisations déterminera vos autorisations des membres de l’équipe. Les membres de l’équipe peuvent avoir plusieurs salaires (et plusieurs intitulés de poste), mais un seul ensemble d’autorisations.

Créer des autorisations

1. Consultez la section Personnel >Équipe, puis Autorisations de votre Tableau de bord Square.

2. Cliquez sur Créer un ensemble d’autorisations.

3. Saisissez un nom pour cet ensemble d’autorisations, par exemple « serveur » ou « hôtesse ».

4. Sélectionnez toutes les autorisations pertinentes pour chaque ensemble d’autorisations créé.

5. Enregistrez.

N’oubliez pas que les autorisations affichées dans la liste ne concernent pas toutes Square pour restaurants, et certains termes pourraient être légèrement différents. Par exemple, « tickets en attente » se rapporte aux « additions ».

Pour vous aider à déterminer quelles autorisations devraient être accordées aux membres de votre équipe, consultez ce tableau présentant les autorisations d’équipe les plus couramment utilisées dans les restaurants.

• Quand l’autorisation Rouvrir les additions fermées est activée, les membres de l’équipe peuvent rouvrir les tickets qui leur appartiennent. Pour permettre à un membre de l’équipe de rouvrir des tickets appartenant à d’autres membres de l’équipe, activez l’autorisation Afficher tous les tickets ouverts pour tous les membres de l’équipe..