Mises à jour système

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Accueil>Encaisser des paiements

Première utilisation du Terminal virtuel

Le Terminal virtuel de Square vous offre la possibilité d’enregistrer les transactions par carte, en espèces et par d’autres moyens de paiement, le tout sur votre ordinateur. Il existe trois façons d’accepter les paiements par carte avec le Terminal virtuel :

  • les paiements saisis manuellement pour des frais de 2,5 % par transaction.

  • les paiements par carte enregistrée pour des frais de 2,5 % par transaction.

  • les paiements en personne où vous connecter Square Terminal au Terminal virtuel pour 1,65 % par transaction et par carte présentée, insérée ou glissée. Payez 2,5 % lorsque vous saisissez manuellement les données d’une carte de crédit ou de débit.

En savoir plus sur la façon de les frais de traitement et les taux fonctionnent.

Encaisser des paiements avec le Terminal virtuel

Pour commencer à encaisser des paiements avec Terminal virtuel, connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et sélectionnez Terminal virtuel. Cela vous permettra d’accéder au page Aperçu du Terminal virtuel.

Découvrez comment naviguer sur la page Aperçu de Terminal virtuel dans le Tableau de bord.

Saisir des paiements manuellement à partir d’un ordinateur

Pour saisir des paiements manuellement à partir d’un ordinateur, suivez les instructions ci-dessous :

  1. Depuis le page Aperçu du Terminal virtuel, sélectionnez Encaisser un paiement.

  2. Sélectionnez Encaissement rapide pour facturer un montant unique à votre client ou Détail de la vente pour ajouter un article, modificateur, réduction et taxes à la vente. Vous pouvez également appliquer des taxes, des réductions et des pourboires.

  3. Ajoutez une note facultative à la vente.

  4. Sous Mode de paiement, sélectionnez Saisir la carte manuellement.

  5. Entrez les détails de la carte fournis par votre client.

  6. Cliquez sur Débiter.

Accepter les espèces et les autres modes de paiement avec le Terminal virtuel

Pour conserver vos dossiers de paiement en un seul endroit, vous pouvez utiliser le Terminal virtuel suivre les paiements effectués en espèces et par d’autres modes de paiements comme les chèques.

Vous n’avez rien à payer pour accepter ces autres modes de paiement, car Square ne prend pas les fonds en charge et fonctionne uniquement comme un outil administratif. Les fonds provenant de ces transactions vous sont directement remis par votre client et ne seront pas virés par Square.

Pour accepter les espèces et les autres modes de paiement, suivez les instructions ci-dessous :

  1. Depuis le page Aperçu du Terminal virtuel, sélectionnez Encaisser un paiement.

  2. Sélectionnez Encaissement rapide pour facturer un montant unique à votre client ou Détail de la vente pour ajouter un article, modificateur et réduction à la vente.

  3. Ajoutez une note facultative à la vente.

  4. Sous Mode de paiement, sélectionnez Enregistrer un paiement en espèces ou Enregistrer un autre type de paiement.

  5. Cliquez sur Débiter.

  6. Une fois que Paiement effectué se sera affiché, vous serez prêt et pourrez imprimer le ticket de caisse ou l’envoyer à votre client par e-mail ou par SMS.

Remarque : Vous pouvez gérer les taxes dans la section Articles > Taxes de vente de la section Tableau de bord Square en ligne.

Accepter les cartes-cadeaux électroniques Square avec le Terminal virtuel

Pour accepter des cartes cadeaux électroniques avec Terminal virtuel, saisissez manuellement les informations de la carte cadeau électronique lorsque votre client est prêt à payer.

Si le solde d’une carte-cadeau électronique est insuffisant pour couvrir le montant d’une vente, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Fractionner une addition pour effectuer la vente.

Remarque : Après une transaction, le nouveau solde de la carte-cadeau électronique s’affiche sur l’écran du ticket ainsi que sur le ticket de votre client.

Accepter les paiements partagés avec le Terminal virtuel

Vous pouvez fractionner une transaction en paiements multiples dans le Terminal virtuel, quel que soit le mode de paiement. Au moment de faire payer le client avec Terminal virtuel :

  1. Indiquez le montant du paiement et toute remise applicable.

  2. Ajoutez une note facultative à la vente et sélectionnez un point de vente.

  3. Sous Paiement, cliquez sur Paiement fractionné.

  4. Saisissez le montant du premier paiement. Vous pouvez choisir entre carte saisie manuellement, carte cadeau saisie manuellement, enregistrer un paiement en espèces ou enregistrer un autre paiement.

  5. Saisissez les détails de la carte et touchez Facturer. Si le paiement a échoué, vous pouvez revoir les détails du paiement pour réessayer. 

  6. Cliquez sur Payer le solde restant pour continuer à traiter les modes de paiement supplémentaires jusqu’à ce que la totalité de la vente soit réglée. 

  7. Vous avez également la possibilité de modifier le fractionnement ou d’annuler un paiement effectué si vous devez modifier le montant ou le mode de paiement. Si vous annulez l’un des modes de paiement, assurez-vous de finaliser la vente sinon elle sera entièrement annulée. Pour annuler, cliquez sur Modifier le fractionnement.

  8. Continuez à traiter les montants des paiements fractionnés jusqu’à ce que la totalité de la vente soit finalisée. Vous pouvez envoyer au client un ticket électronique par e-mail pour la vente finalisée.

Remarque : À l’heure actuelle, la fonction Ajouter un pourboire ne peut pas être utilisée avec le fractionnement des paiements.

Enregistrer les informations sur le client avec le Terminal virtuel

Les fonctionnalités Répertoire client et Carte enregistrée de Square permettent d’enregistrer et de facturer plus facilement les clients existants à partir de votre Tableau de bord Square.

Lorsque vous acceptez un paiement en utilisant le Terminal virtuel, vous aurez la possibilité d’enregistrer le nom du client et sa carte de paiement dans son profil dans votre Répertoire client en vue de prochains paiements. Vous pouvez également enregistrer en toute sécurité la carte d’un client dans un fichier depuis votre Répertoire client.

En savoir plus sur gestion des autorisations des membres d’équipe.

Ajouter un client à une vente

Pour ajouter un client à une vente :

  1. Encaissez un paiement avec le Terminal virtuel en suivant les étapes décrites ci-dessus.

  2. Une fois la transaction terminée, accédez à l’onglet Transactions de votre Tableau de bord Square en ligne.

  3. Touchez les trois points et sélectionnez Ajouter un client pour rechercher un client existant ou créer un nouveau client.

  4. Cliquez sur Ajouter un client pour enregistrer.

Ce paiement figurera dans le profil du client.

Enregistrer la carte de paiement d’un client

Pour enregistrer la carte d’un client après un paiement :

  1. Encaissez un paiement avec le Terminal virtuel en suivant les étapes décrites ci-dessus.

  2. Une fois l’opération terminée, accédez à Répertoire client dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  3. Recherchez ou créez un nouveau client en touchant les trois points à côté de Carte enregistrée > Ajouter une carte.

  4. Entrez son nom complet tel qu’il apparaît sur la carte de paiement et son adresse courriel.

  5. Saisissez le numéro de la carte et les détails requis, notamment la date d’expiration et le code de sécurité (CVV).

  6. Cliquez sur Télécharger le formulaire d’autorisation > puis imprimez, remplissez et demandez à votre client de signer l’autorisation. Gardez-la aussi longtemps que vous conservez les données de sa carte de crédit.

La carte de ce client sera désormais enregistrée dans son profil dans votre Customer Directory.

Facturer une carte enregistrée

  1. À partir de page Aperçu du Terminal virtuel, sélectionnez Encaisser un paiement.

  2. Indiquez le montant du paiement et les éventuelles remises ou notes.

  3. Sélectionnez le client > la carte de paiement enregistrée devrait alors s’afficher comme mode de paiement.

  4. Confirmez les 4 derniers chiffres de la carte avec le client pour vous assurer que celle-ci est toujours valide.

  5. Cliquez sur Facturer.

Accorder à un employé l’accès à Terminal virtuel

Vous pouvez configurer vos paramètres Gestion des employés pour accorder l’accès au terminal virtuel. Avant de pouvoir commencer, vous devez créer au moins un membre d’équipe.

Les employés qui souhaitent enregistrer les renseignements sur le client et facturer une carte enregistrée à l’aide de Terminal virtuel doivent disposer des autorisations suivantes pour leur ensemble d’autorisations :

  • Consulter, modifier, créer et supprimer les données du répertoire de clients

  • Ajouter et supprimer les cartes enregistrées du client

  • Utiliser le Terminal virtuel

Pour accorder à un employé l’accès à Terminal virtuel :

  1. Consultez la section Équipe, puis Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez l’ensemble d’autorisations attribué à cet employé.

  3. Cochez Utiliser le terminal virtuel. Le cas échéant, cochez Ajouter et supprimer les cartes enregistrées du client et Consulter, modifier, créer et supprimer les données du répertoire de clients pour permettre à cet employé d’enregistrer et de facturer les cartes enregistrées au moyen du Terminal virtuel.

  4. Cliquez sur Continuer et sélectionnez les points d’accès avec lesquels l’employé pourra utiliser son ensemble d’autorisations.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les modifications apportées aux autorisations d’un ensemble d’autorisations s’appliquent à tous les employés auxquels cet ensemble d’autorisations est attribué. Apprenez-en davantage au sujet de gestion des ensembles d’autorisations et des autorisations.

Une fois que vous avez autorisé l’accès de votre employé à Terminal virtuel, celui-ci reçoit un e-mail avec des instructions concernant la configuration de son compte. Les employés ne pourront voir que les éléments du compte pour lesquels vous avez autorisé l’accès.

Remarque : Les autorisations sont uniquement accessibles à partir du Gestion des employés de Square.

Frais

Les frais pour les transactions traitées manuellement via le terminal virtuel sont de 2,5% par transaction. Les mêmes frais s’appliquent aux paiements par Terminal Virtuel acceptés à l’aide d’une carte enregistrée.

Les frais pour les paiements en personne lorsque vous connecter Square Terminal au Terminal virtuel pour 1,65 % par transaction par paiement sans contact ou par puce et code PIN. Payez 2,5% lorsque vous saisissez manuellement un numéro de carte.

Renseignez-vous au sujet de frais de traitement de Square.