Démarrer avec le Terminal virtuel
| Prêt à accepter des paiements depuis votre ordinateur avec Square ? Démarrer > |
Le Terminal virtuel de Square vous permet d’accepter les paiements par carte ou d’enregistrer les transactions en espèces, par carte cadeau ou via un autre moyen de paiement, le tout sur votre ordinateur portable ou de bureau. Il existe plusieurs façons d’accepter les paiements uniques avec le Terminal virtuel :
| Type de paiement | Frais par transaction |
|---|---|
| Paiements par carte saisis manuellement | 2,50 % |
| Paiements par carte enregistrée | 2,50 % |
| Paiements en personne lorsque vous connectez Square Terminal avec Terminal Virtuel | Passez, insérez ou glissez une carte pour seulement 1,65 %. Payez 2,5 % lorsque vous saisissez manuellement le numéro d’une carte de crédit ou de débit. |
| Saisie manuelle de cartes Square physiques ou électroniques. | 2,2 % |
| Enregistrer le paiement en espèces* | - |
| Enregistrer un autre paiement* | - |
*Vous n’avez à payer aucuns frais pour accepter ces autres modes de paiement, car Square ne traite pas les fonds et fonctionne uniquement comme un outil administratif. Les fonds provenant de ces transactions vous sont directement remis par votre client et ne seront pas transférés par Square.
Pour accepter les paiements récurrents sur le Terminal virtuel, ajoutez un client avec une carte et une adresse e-mail valides enregistrées.
Remarque : aucun matériel Square n’est requis pour saisir manuellement les paiements ou accepter les paiements avec une carte enregistrée pour les transactions uniques ou récurrentes sur un Terminal virtuel. Vous devez disposer d’un Square Terminal pour les paiements en personne via le Terminal virtuel.
Découvrez plus en détail comment les frais de traitement et les tarifs fonctionnent.
Accepter des paiements avec le Terminal virtuel
Pour saisir manuellement les détails de la carte à l’aide d’un ordinateur portable ou de bureau :
- Sur la page Aperçu du Terminal virtuel, cliquez sur Encaisser un paiement.
- Sélectionnez Encaissement rapide pour facturer un montant personnalisé à votre client ou Vente par article pour ajouter un article, un modificateur, une remise et une taxe à la vente.
- Ajoutez une note facultative à la vente.
- En dessous de « Détails du paiement », sélectionnez Saisie manuelle de la carte.
- Entrez les détails de la carte fournis par votre client.
- Vérifiez les détails de la transaction, puis cliquez sur Facturer.
- Après avoir vu « Paiement enregistré », vous pouvez imprimer ou envoyer un reçu numérique à votre client par e-mail ou SMS.
Meilleures pratiques: Assurez-vous d’avoir une autorisation écrite de votre client avant de débiter manuellement sa carte de paiement. Conservez les formulaires d’autorisation dans vos dossiers et stockez-les en toute sécurité pour aider à prévenir les litiges de paiement.
Pour accepter les cartes cadeaux physiques ou électroniques de Square en utilisant le Terminal virtuel :
- Accédez à Encaisser un paiement.
- Saisissez les détails de la transaction.
- En dessous de « Détails du paiement », sélectionnez Saisie manuelle de la carte-cadeau.
Remarque : après une transaction, le nouveau solde de la carte cadeau s’affiche sur l’écran de reçu ainsi que sur le reçu de votre client.
Si le montant de la carte cadeau n’est pas suffisamment élevé, vous pouvez utiliser l’option Paiement partagé pour finaliser la vente.
Le Terminal virtuel sur votre ordinateur portable ou de bureau peut se connecter sans fil à un ou plusieurs Square Terminal à la fois pour effectuer des paiements sans contact en personne.
Découvrez comment connecter Square Terminal au Terminal virtuel.
Pour conserver vos dossiers de paiement en un seul endroit, vous pouvez utiliser le Terminal virtuel suivre les paiements effectués en espèces et par d’autres modes de paiements comme les chèques.
Vous n’avez à payer aucuns frais pour accepter ces autres modes de paiement, car Square ne traite pas les fonds et fonctionne uniquement comme un outil administratif. Les fonds provenant de ces transactions vous sont directement remis par votre client et ne seront pas transférés par Square.
Accepter les paiements en espèces ou autres :
- Accédez à Encaisser un paiement.
- Saisissez les détails de la transaction.
- En dessous de « Détails du paiement », sélectionnez Enregistrer le paiement en espèces ou Enregistrer un autre paiement.
- Après avoir vu « Paiement enregistré », vous pouvez imprimer ou envoyer un reçu numérique à votre client par e-mail ou par SMS.
Découvrez comment naviguer sur la page Aperçu du Terminal virtuel dans le Tableau de bord.
Accepter les paiements partagés avec le Terminal virtuel
Vous pouvez fractionner une transaction en paiements multiples dans le Terminal virtuel, quel que soit le mode de paiement. Au moment d’encaisser le client avec le Terminal virtuel :
Indiquez le montant du paiement et toute réduction applicable.
Ajoutez une remarque à la vente (facultatif) et sélectionnez un point de vente.
Sous Paiement, cliquez sur Paiement fractionné.
Saisissez le montant du premier paiement. Vous pouvez sélectionner l’une des méthodes de paiement suivantes : Saisir la carte manuellement, Saisir la carte cadeau manuellement, Enregistrer le paiement en espèces ou Enregistrer un autre paiement. Vous pouvez également connecter le Square Terminal au Terminal virtuel pour les paiements en personne sans contact.
Saisissez les détails de la carte et appuyez sur Facturer. Si le paiement a échoué, vous pouvez revoir les détails du paiement et réessayer.
Cliquez sur Payer le solde restant pour continuer à traiter les modes de paiement supplémentaires jusqu’à ce que la totalité de la vente soit réglée.
Vous avez également la possibilité de modifier le fractionnement ou d’annuler un paiement effectué si vous avez besoin de modifier le montant ou le mode de paiement. Si vous annulez l’un des modes de paiement, assurez-vous de finaliser la vente afin qu’elle ne soit pas entièrement annulée. Pour annuler, cliquez sur Modifier le fractionnement.
Continuez à traiter les montants des paiements fractionnés jusqu’à ce que la totalité de la vente soit finalisée. Vous pouvez envoyer au client un reçu électronique par e-mail pour la vente finalisée.
Remarque : à l’heure actuelle, la fonctionnalité Ajouter un pourboire ne peut pas être utilisée dans le cadre des paiements partagés.
Personnalisez le n° de transaction sur les relevés de vos clients
Lorsqu’un client procède à un achat auprès d’un vendeur Square, la transaction apparaît dans son relevé de facture avec un descripteur d’identification. Par défaut, ces descripteurs commencent par les lettres SQ et sont suivis de la mention NOM_ENTREPRISE.
Le terminal virtuel dispose d’un champ Identification du relevé qui permet de personnaliser le descripteur sur la base d’une commande. Entrez simplement votre descripteur de 20 caractères lors de l’encaissement afin que votre client puisse retrouver une ancienne transaction effectuée auprès de votre entreprise.
Si cette fonctionnalité vous intéresse, nous contacter pour que nous puissions l’activer sur votre compte.
Enregistrer les informations sur le client avec le Terminal virtuel
Les fonctionnalités Répertoire client et Carte enregistrée de Square permettent d’enregistrer et de facturer plus facilement les clients existants à partir de votre Tableau de bord Square.
Lorsque vous acceptez un paiement en utilisant le Terminal virtuel, vous avez la possibilité d’enregistrer le nom du client et sa carte de paiement dans son profil depuis votre Répertoire de clients en vue de prochains paiements. Vous pouvez également enregistrer en toute sécurité la carte d’un client dans un fichier depuis votre Répertoire client.
L’ajout de clients à votre répertoire de clients vous permet de vous appuyer sur l’historique des transactions, les cartes de crédit enregistrées et bien plus encore. Pour ajouter un client à une vente :
- Encaissez un paiement avec le Terminal virtuel en suivant les étapes décrites ci-dessus.
- Cliquez sur Ajouter un client (facultatif).
- Créez un nouveau client ou sélectionnez un profil existant dans votre répertoire de clients.
Alternativement :
- Localisez le paiement dans l’onglet Transactions de votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur •••, puis sur Ajouter un client.
- Recherchez ou créez un nouveau client, puis cliquez sur Ajouter un client. Ce paiement sera inclus dans le profil de répertoire du client.
Pour enregistrer la carte d’un client avant un paiement par Terminal virtuel :
- Accédez à Répertoire des clients depuis votre Tableau de bord Square en ligne.
- Rechercher ou créer un client.
- Cliquez sur le nouveau client.
- Dans le panneau latéral, cliquez sur ••• à côté de « Carte enregistrée », puis sur Ajouter une carte de crédit ou de débit.
- Saisissez le nom du titulaire de la carte tel qu’il figure sur la carte de paiement, le numéro de la carte, l’expiration de la carte (MM/AA) et le CVV, ainsi que l’adresse e-mail du client.
- Cliquez sur Télécharger le formulaire pour l’imprimer. Envoyez-le à votre client pour qu’il le remplisse et le signe pour une autorisation écrite. Conservez le formulaire signé dans vos dossiers aussi longtemps que vous stockez les données de leur carte de paiement.
- Cliquez sur Confirmer. À ce stade, la carte de ce client sera enregistrée dans son profil dans votre Répertoire de clients.
Vous pouvez également stocker la carte d’un client dans un fichier en utilisant votre application Solution PDV Square.
- À partir de la page Aperçu de Terminal virtuel, sélectionnez Encaisser un paiement.
- Saisissez les détails de la transaction.
- Ajoutez un client existant. « Carte de paiement enregistrée » devrait maintenant apparaître comme mode de paiement.
- Confirmez les 4 derniers chiffres de la carte avec le client pour vous assurer que sa carte est toujours valide.
- Cliquez sur Débiter.
Paiements récurrents avec le Terminal virtuel
Simplifiez et automatisez vos paiements récurrents directement depuis votre ordinateur avec le Terminal virtuel. Gagnez du temps, recevez vos paiements plus rapidement, améliorez votre flux de trésorerie et améliorez vos relations avec les clients simplement en programmant des paiements récurrents avec encaissement rapide ou des ventes détaillées pour vos clients réguliers.
La seule condition pour programmer votre premier paiement récurrent est d’ajouter ou de facturer la Carte enregistrée d’un client. Les frais de traitement d’une carte enregistrée sont de 2,5 % par transaction.
Pour programmer des paiements récurrents depuis la page Aperçu du Terminal virtuel :
- Cliquez sur Encaisser un paiement.
- Cliquez sur Facturation rapidepour facturer un montant personnalisé, ou Détail de la vente pour ajouter un article, un modificateur, une remise et une taxe à la vente.
- Ajoutez une note facultative à la transaction.
- Ajouter un client avec une adresse e-mail valide et une carte enregistrée pour configurer un paiement récurrent.
- Cliquez sur Rendre ce paiement récurrent
- Sélectionnez un intervalle quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel et ajoutez une unité, p. ex., toutes les deux semaines ou tous les trois mois.
- Choisissez si la série récurrente doit prendre fin à une certaine date ou après un certain nombre de paiements ou être permanente.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Vérifiez les détails du paiement récurrent, puis cliquez sur Encaisser pour confirmer.
Remarque : La première facture d’une série de paiements récurrents sera traitée immédiatement dans Terminal virtuel. Toutes les factures subséquentes seront traitées par le biais de factures récurrentes que vous pouvez gérer à partir du Tableau de bord, puis de Factures.
Votre client recevra un reçu électronique pour cette opération et pour tous les frais récurrents ultérieurs.
Vous pouvez consulter et gérer vos paiements récurrents à tout moment à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Pour ce faire :
- Accédez à Factures.
- Cliquez sur Récurrent.
- Sélectionnez une série récurrente dans la liste pour l’afficher, la modifier ou l’annuler.
Découvrez plus en détail comment planifier des paiements récurrents avec le terminal virtuel.
Autoriser un employé à utiliser le Terminal virtuel
Vous pouvez configurer vos paramètres de Gestion des employés pour accorder l’accès au Terminal virtuel. Avant de commencer, vous devez créer au moins un employé.
Les employés qui souhaitent enregistrer les informations d’un client et facturer une carte enregistrée à l’aide du Terminal virtuel doivent disposer des autorisations suivantes dans leur ensemble d’autorisations :
Affichage, modification, création et suppression de données dans le répertoire de clients
Ajout et suppression des cartes enregistrées des clients
Utilisation du Terminal virtuel
Pour accorder à un employé l’accès au Terminal virtuel :
Accédez à PersonnelÉquipe et Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez l’ensemble d’autorisations attribué à l’employé.
Cochez la case Utiliser le Terminal virtuel. Le cas échéant, cochez les cases Ajout et suppression des cartes enregistrées des clients et Affichage, modification, création et suppression de données dans le répertoire de clients pour permettre à l’employé d’enregistrer et de facturer les cartes enregistrées au moyen du Terminal virtuel.
Cliquez sur Continuer et sélectionnez les points d’accès dans lesquels l’employé pourra utiliser son ensemble d’autorisations.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : les modifications apportées aux autorisations d’un ensemble d’autorisations s’appliquent à tous les employés auxquels cet ensemble d’autorisations est attribué. Apprenez-en plus sur la gestion des ensembles d’autorisations et des autorisations.
Une fois que vous avez autorisé l’accès de votre employé au Terminal virtuel, celui-ci reçoit un e-mail avec des instructions concernant la configuration de son compte. Les employés ne pourront voir que les éléments du compte dont vous avez autorisé l’accès.
Remarque : les autorisations sont uniquement accessibles à partir de Gestion des employés de Square.
Frais
Les frais liés aux transactions traitées manuellement via le Terminal virtuel sont de 2,5% par transaction. Les mêmes frais s’appliquent aux paiements effectués via le Terminal Virtuel à l’aide d’une carte enregistrée.
Vous pouvez connecter le Square Terminal au Terminal virtuel pour accepter des paiements en personne. Dans ce cas, les frais sont de 1,65 % par transaction pour les paiements sans contact, par carte glissée ou avec saisie manuelle du code. Vous payez 2,5 % lorsque vous saisissez manuellement un numéro de carte.
Apprenez-en plus sur les frais de traitement de Square.