Aceptar pagos con Terminal virtual de Square
Acerca de Terminal virtual
Con Terminal virtual de Square, puedes cobrar a tus clientes desde el navegador web de tu ordenador. Por eso, es ideal para facturar a distancia o aceptar pagos con tarjeta por teléfono.
Antes de empezar
Para usar Terminal virtual de Square, debes iniciar sesión en el Panel de control.
Además, necesitas un navegador web compatible en tu ordenador, como Google Chrome, Apple Safari, Mozilla Firefox o Microsoft Edge.
Para ciertas transacciones de mayor valor, la normativa fiscal española exige que las empresas recopilen los datos de los clientes antes de completar la venta y emitan una factura completa en lugar de un recibo estándar (factura simplificada).
Una vez que lo hayas hecho VERI*FACTU, Square te pedirá automáticamente que ingreses los datos fiscales de tu cliente para cualquier transacción superior a € 3,000 (IVA incluido) para la mayoría de las categorías comerciales, o € 400 (IVA incluido) para actividades específicas como joyas, arte, antigüedades, ventas de vehículos o servicios profesionales. Más información disponible aquí.
Este formulario recopila información como el nombre completo o el nombre de la empresa de tu cliente, el número de identificación fiscal (NIF/CIF o identificación equivalente para no residentes) y la dirección.
Al finalizar la compra, la factura impresa incluirá estos datos junto con un código QR que confirmará que la transacción ha sido notificada y verificada por la AEAT, lo que garantiza que tu negocio sigue cumpliendo plenamente con la legislación fiscal española.
Aceptar pagos con Terminal virtual
Puedes crear y liquidar una sola venta o transacción con Terminal virtual. Para ello, sigue estos pasos:
Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o a Pagos) > Terminal virtual.
Selecciona Aceptar un pago (o Vista general > Aceptar un pago).
Selecciona Cobro rápido para cobrar un importe personalizado o Venta por artículo para añadir un artículo nuevo o que ya tengas a la venta, o bien escanea un código de barras.
Añade los descuentos, costes del servicio, propinas y notas que correspondan.
En Detalles del pago, puedes añadir un cliente a la transacción y elegir el método de pago que usará.
Revisa los detalles de la transacción y haz clic en Cobrar.
Una vez que el pago se registre, puedes enviar un recibo digital a tu cliente por correo electrónico o SMS. También tienes la opción de imprimir el recibo desde la impresora que tengas conectada o desde la de Square Terminal, si utilizas este dispositivo.
Además de aceptar pagos manuales, puedes hacer lo siguiente:
Aceptar pagos divididos: cobra los importes correspondientes hasta que se complete toda la venta.
Enviar un enlace de pago por SMS: así tus clientes podrán pagar desde su dispositivo móvil.
Utilizar los pagos recurrentes con Terminal virtual
Para poder programar pagos recurrentes, deberás añadir la Tarjeta guardada del cliente en cuestión. El primer cobro del grupo recurrente se realizará inmediatamente en Terminal virtual de Square. Todos los cargos posteriores se realizarán a través de facturas recurrentes de Square que podrás gestionar desde la sección Facturas del Panel de control de Square.
- Inicia sesión en el Panel de control de Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Terminal virtual.
- Selecciona Aceptar un pago (o Vista general > Aceptar un pago).
- Selecciona Cobro rápido para cobrar un importe personalizado o Venta por artículo para añadir un artículo nuevo o que ya tengas a la venta, o bien escanea un código de barras.
- Si quieres, puedes añadir un descuento, un impuesto, un coste del servicio, una propina o una nota.
- Haz clic en Añadir cliente y selecciona un cliente que tenga una tarjeta guardada.
- Haz clic en Convertir en pago recurrente.
- Selecciona un intervalo diario, semanal, mensual o anual.
- Selecciona si quieres que el grupo recurrente termine en una fecha específica, después de un número determinado de pagos o que sea permanente.
- Por último, haz clic en Guardar.
- Revisa la información del pago recurrente y haz clic en Cobrar para confirmarla.
Tu cliente obtendrá un recibo digital por este y todos los cobros recurrentes posteriores.
Podrás gestionar los pagos recurrentes desde el Panel de control o las aplicaciones TPV Square y Facturas Square. Si editas los artículos, modificadores, descuentos o impuestos, todos los cambios que hagas aparecerán reflejados en los posteriores pagos recurrentes del grupo. Para ello, sigue estos pasos:
- Desde el Panel de control de Square: Ve a la sección Facturas y haz clic en Grupos recurrentes.
- Desde TPV Square: Ve a la sección Facturas de la aplicación y usa los filtros para consultar tus grupos recurrentes.
- Desde la aplicación Facturas Square: Ve a la sección Facturas de la aplicación y usa los filtros para consultar tus grupos recurrentes.
Aceptar pagos por un importe cero con Terminal virtual
Puede haber casos en los que necesites aceptar un pago de 0 €, por ejemplo, cuando cobras a tus clientes fuera del sistema de Square o con un cupón.
Nota: Los recibos no se generan automáticamente con las transacciones de 0 €. Si quieres consultarlos y enviárselos a tus clientes, tendrás que hacer clic en la transacción recién registrada en Terminal virtual.
- Introduce 0,00 € como importe de pago.
- Selecciona Registrar pago en efectivo o Registrar otro pago.
- Haz clic en Cobrar.
- Introduce el importe del pago o selecciona un artículo de tu colección para añadirlo a la venta en curso.
- En Detalles de la transacción, haz clic en Añadir descuento y aplica un descuento del 100 %.
- Haz clic en Añadir para mostrar el total de 0,00 €.
- Selecciona Registrar pago en efectivo o Registrar otro pago.
- Haz clic en Cobrar.