Primeros pasos con la Terminal virtual
La Terminal virtual de Square te permite cobrar o crear carritos por artículos con rapidez; todo se hace desde un navegador web en tu computadora portátil o de escritorio. La Terminal virtual es ideal para la facturación remota o la aceptación de pagos con tarjeta por teléfono. También puedes conectar Square Terminal a la Terminal virtual para crear una experiencia de proceso de pago en persona optimizada e inalámbrica.
Nota: Es recomendable usar Terminal virtual con navegadores web compatibles, como Google Chrome, Safari, Firefox o Microsoft Edge.
Precios
| Tipo de pago | Comisión por transacción |
|---|---|
| Pagos con tarjetas ingresadas manualmente | 3.5% + 15¢ |
| Pagos con tarjeta guardada | 3.5% + 15¢ |
| Pagos con tarjeta deslizada | 2.6% + 10¢ |
| Ingreso manual de tarjetas de regalo Square electrónicas o físicas | 3.5% + 15¢ |
| Pagos en persona al conectar Square Terminal con la Terminal Virtual | 2.6% + 10¢ por transacción con tarjeta acercada, insertada o deslizada. Paga el 3.5% + 15 centavos al ingresar el número de una tarjeta de crédito o débito manualmente. |
| Registrar pago en efectivo* | - |
| Registrar pago en efectivo* | - |
| Enlaces de pago por mensaje de texto | Tarifas variables; los clientes pueden pagar con su cartera digital o con Afterpay. |
Acepta pagos con Terminal virtual
Para ingresar manualmente pagos con tarjeta, tarjetas guardadas o tarjetas de regalo, y registrar las transacciones en efectivo o mediante otras formas de pago, haz lo siguiente:
Desde Vista general de la Terminal virtual, selecciona Aceptar un pago.
Elige Cobro rápido o Venta detallada.
En “Detalles de la transacción”, ingresa un monto personalizado, busca en tu surtido de artículos, crea nuevos artículos o escanear un código de barras.
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Si corresponde, agrega los descuentos, los cobros por servicio o las propinas relevantes.
Opcional: también puedes agregar una nota para tu cliente con un límite de 500 caracteres.
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En “Detalles de pago”, elige tu forma de pago. También puedes seleccionar Pago dividido para aceptar varias formas de pago.
Opcional: también puedes agregar un cliente a la venta.
Revisa los detalles de la transacción y, luego, haz clic en Cobrar.
Cuando veas el mensaje “Pago registrado”, podrás enviar un recibo digital al cliente por correo electrónico o mensaje de texto. También podrás imprimir el recibo en una impresora conectada o en la impresora de Square Terminal si está conectada.
Puedes ver el historial de transacciones, enviar confirmaciones y procesar reembolsos desde Vista general de la Terminal virtual.
Configura un pago recurrente
En la página “Pago exitoso”, haz clic en Hacer de este un pago recurrente para cobrar este monto a tu cliente de forma regular y automática.
Crea un pedido abierto
Los pedidos abiertos se completan cuando el cliente recoge su pedido a la hora programada. El cliente puede pagarlo en persona, con una tarjeta guardada o mediante un enlace de pago.
Para crear un pedido abierto para recolección, haz lo siguiente:
Inicia sesión en tu Panel de Datos Square en línea y haz clic en Pedidos.
Haz clic en Crear pedido y agrega los detalles del pedido.
Haz clic en Agregar un cliente en Detalles del pago. Este es el cliente que realiza o paga el pedido y estará especificado de forma predeterminada como destinatario de la recolección.
En Detalles de cumplimiento, haz clic en Agregar recolección.
Ingresa el nombre, la fecha y la hora de recolección y haz clic en Listo. Puedes cambiar el nombre del destinatario de la recolección si es distinto del cliente que aparece en Detalles del pedido.
Haz clic en Crear pedido.
Edita un Pedido abierto o Acepta un pago
Puedes ver todos los pedidos abiertos en la sección Administrador de pedidos del Panel de Datos. Para editar un pedido o aceptar el pago, haz lo siguiente:
Haz clic en los tres puntos junto al estado del pedido y selecciona Ver detalles.
Desde allí, puedes hacer clic en los tres puntos para marcar el pedido como En proceso, Listo o Recogido.
Haz clic en Editar y pagar para procesar un pago o hacer cambios en el pedido. Nota: Las ediciones a los elementos de línea o detalles de recolección solo se pueden hacer antes del pago del pedido.
Atajos de teclado
Procesa pagos más rápido con los atajos de teclado incluidos en Terminal virtual.
Comienza por ingresar un monto o el nombre del surtido de artículos. Para agregarlo a la venta de manera automática, pulsa Intro.
Una vez que termines de crear el carrito, pulsa Intro desde el campo “Agregar un monto o artículo” para pasar a la pantalla de información del pago.
Pulsa la tecla Tabulación hasta que llegues al tipo de pago; luego, pulsa Intro dos veces.
Formas de pago adicionales
Para aceptar pagos con tarjeta deslizada mediante Square Reader para tarjetas de banda magnética, sigue estos pasos:
- En la Vista general de Terminal virtual, selecciona Aceptar un pago.
- Conecta tu Square Reader para tarjetas de banda magnética a la toma de auriculares de una computadora Apple o Chromebook con Safari o Google Chrome.
- En “Información de la transacción”, ingresa un monto personalizado, busca en tu surtido de artículos, crea artículos nuevos o escanea un código de barras, todo desde un solo lugar. Solo tienes que empezar a escribir.
- Continúa el flujo del proceso de pago.
- En “Detalles del pago”, selecciona Deslizar tarjeta.
- Desliza la tarjeta o haz clic en Cobrar y, luego, deslízala.
Cuando veas el mensaje Pago exitoso, ya habrás terminado y podrás imprimir o enviar el recibo digital a tu cliente por correo electrónico o mensaje de texto. Puedes revisar y confirmar que el pago se haya realizado con éxito en Transacciones en el Panel de Datos Square en línea.
Mira nuestro video de YouTube para obtener más información sobre cómo configurar tu Square Reader en Terminal virtual.
Puedes dividir una transacción en varios pagos de cualquier tipo en la Terminal virtual. Cuando cobres a un cliente, haz lo siguiente:
- Sigue el proceso de pago desde Terminal virtual.
- Continúa el flujo del proceso de pago.
- En “Detalles del pago”, haz clic en Dividir pago.
- Ingresa el importe del primer pago. Puedes seleccionar entre Tarjeta ingresada manualmente, Tarjeta de regalo ingresada manualmente, Registro de pago en efectivo o Registro de otro pago. Si deseas cobrar a una tarjeta guardada, asegúrate de agregar a un cliente a la venta. También puedes conectar Square Terminal con Terminal virtual para aceptar pagos en persona. Haz clic en Siguiente y procesa el resto del pago.
- También puedes editar el pago dividido o cancelar un pago realizado si tienes que cambiar el monto o la forma de pago. Si cancelas una de las formas de pago, asegúrate de completar la venta. De lo contrario, esta quedará totalmente anulada. Para cancelarla, haz clic en Restablecer pago dividido.
- Si ocurre un error en el pago, puedes revisar los detalles del pago para volver a intentarlo.
- Sigue procesando los montos del pago dividido hasta que se haya completado la venta total. Puedes enviar al cliente un recibo digital por correo electrónico o mensaje de texto por la venta completada.
Nota: Los pagos divididos no admiten propinas por el momento. Para incluir una propina en un pago dividido, agrégala a tu carrito como importe personalizado antes de seleccionar la opción “pago dividido”. Los pagos divididos no son compatibles con las transacciones de Afterpay.
Simplifica y automatiza tus pagos recurrentes desde tu computadora con Terminal virtual directamente. Ahorra tiempo, cobra puntualmente, potencia tu flujo de caja y mejora la relación con los clientes mediante la programación sencilla de ventas detalladas o importes personalizados recurrentes para tus clientes frecuentes.
Para aceptar pagos recurrentes con Terminal virtual, agrega al cliente una Tarjeta guardada y un correo electrónico válidos. La tarifa de procesamiento de los pagos con tarjeta guardada es del 3.5% + 15¢ por transacción.
Nota: El primer cobro de una serie de pagos recurrentes se realizará de inmediato en Terminal Virtual. Todos los cobros siguientes se realizarán mediante facturas recurrentes que puedes administrar desde la sección Facturas del Panel de Datos Square en línea. El cliente recibirá un recibo digital por este cobro y por todos los cobros recurrentes posteriores.
Obtén más información sobre cómo configurar pagos recurrentes con Terminal virtual.
Puedes ver y administrar tus pagos recurrentes en cualquier momento desde tu Panel de Datos Square en línea. Para ello, haz lo siguiente:
- Ve a Facturas.
- Haz clic en Recurrente.
- Selecciona una serie de pagos recurrentes de la lista para verla, editarla o cancelarla.
Obtén más información sobre cómo configurar pagos recurrentes con Terminal virtual.
En tu computadora de escritorio o portátil, puedes conectar Terminal virtual de forma inalámbrica a una Square Terminal o varios dispositivos de Square Terminal a la vez para aceptar pagos sin contacto en persona.
Obtén más información sobre cómo conectar Square Terminal a Terminal Virtual.
Envía un enlace por mensaje de texto para que tu cliente complete el proceso de pago usando el Proceso de pago en línea de Square o Afterpay.
Obtén información sobre cómo enviar un enlace de pago por mensaje de texto con Square Terminal.
Completa la configuración de Terminal virtual
La Vista general de Terminal virtual te mostrará todas las transacciones que realizaste en una ubicación específica. Puedes cambiar de ubicación con el menú desplegable de ubicaciones.
Para filtrar las transacciones, usa el menú desplegable “Filtrar actividad” para encontrar transacciones fácilmente según un rango de fechas o el tipo de transacción.
Si seleccionas una transacción específica, podrás ver más detalles, así como enviar el recibo o emitir un reembolso.
Ve a Ajustes > Proceso de pago en la Vista general de la Terminal virtual para configurar los tipos de transacciones predeterminados y activar o desactivar los cobros por servicio.
Puedes personalizar los tipos de formas de pago que aceptas y ordenarlos de la manera que quieras que se muestren. Los tipos de pago que activas y desactivas se verán reflejados en los detalles del pago en la Terminal virtual.
También puedes elegir Aceptar propinas y agregar importes de propina predeterminados. Activa Montos de propina inteligente a fin de que los cobros inferiores a $10 agreguen un número entero como monto de propina y que los cobros superiores a $10 agreguen montos de propina porcentuales al flujo de propinas.
Después de cambiar los ajustes de la Terminal virtual, selecciona Guardar.
Cuando un cliente hace una compra a un vendedor de Square, la transacción se verá en su estado de facturación con un descriptor de identificación. De manera predeterminada, estos descriptores comienzan con SQ y siguen con el NOMBRE_DEL_NEGOCIO.
La Terminal virtual tiene un campo de Identificación en el estado de cuenta que permite personalizar este descriptor por pedido. Simplemente, ingresa tu descriptor de 20 caracteres durante el proceso de pago para ayudar a tus clientes a identificar fácilmente una operación que hayan hecho en tu negocio.
Si te interesa esta función, comunícate con Éxito de Clientes de Square para que podamos activarla en tu cuenta.
Para crear cobros por servicio para los pagos con la Terminal virtual, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Cuenta y configuración en el Panel de Datos Square en línea.
- Haz clic en Información del negocio > Cobros por servicio y selecciona Crear un cobro por servicio para ingresar información del cobro por servicio:
- Ingresa el nombre para el cobro por servicio (p. ej., tarifa de embalaje)
- Ingresa un porcentaje o un monto
- Selecciona si se cobrarán impuestos a los cobros por servicio
- Elige las ubicaciones donde se aplicará este cobro por servicio, haz clic en Guardar y selecciona Agregar.
Para agregar a la venta el cobro por servicio que creaste, sigue estos pasos:
- En el Panel de Datos Square en línea, selecciona Terminal virtual > Aceptar un pago. Si no ves Terminal virtual, selecciona Pagos > Terminal virtual > Aceptar un pago.
- Elige si quieres cobrar una venta detallada o procesar un cobro rápido. En “Detalles de la transacción”, elige los artículos comprados o ingresa manualmente el monto que deseas cobrar. Nota: Puedes editar los impuestos que se cobrarán por cada artículo al hacer clic en el nombre del artículo.
- Selecciona Agregar cobro por servicio.
- Elige el cobro por servicio que creaste o Crear cobro por servicio.
Importante: Asegúrate de informar a los clientes sobre los cobros por servicio antes de continuar.
- Haz clic en Agregar para agregar el cobro por servicio a la venta. Luego, ingresa los detalles de pago, agrega la información del cliente y elige la forma de pago. Nota: Puedes seleccionar Agregar un cobro por servicio adicional para agregar más de un cobro por servicio a la venta y repetir el proceso.
- Haz clic en Cobrar para cobrar el monto total, incluidos los impuestos y los cobros por servicio aplicables. El cobro por servicio aparecerá como un elemento en la factura y el recibo del cliente y en los detalles de tu informe.
Exención de responsabilidad: Esta guía es para propósitos generales y no constituye asesoramiento legal, impositivo ni de ningún otro tipo. Si tienes dudas sobre tus obligaciones legales o dónde encontrar la información relevante, te sugerimos que consultes con un profesional.
Puedes configurar tus ajustes de Administración de equipos para otorgar acceso a la Terminal virtual. Antes de comenzar, deberás crear a al menos un miembro del equipo.
Los miembros del equipo que deseen guardar la información de los clientes y cobrar a una tarjeta guardada a través de la Terminal virtual deben tener los siguientes permisos activados para su conjunto de permisos:
- Ver, editar, crear y eliminar datos del directorio de clientes
- Agregar y eliminar tarjetas guardadas del cliente
- Usar la Terminal virtual
Para dar acceso a un miembro del equipo a la Terminal virtual, debes hacer lo siguiente:
- Ve a Personal > Equipo > Permisos en el Panel de Datos Square en línea.
- Selecciona el conjunto de permisos al que está asignado el miembro del equipo.
- Marca Usar la Terminal virtual. Si corresponde, marca Agregar y eliminar tarjetas guardadas del cliente y Ver, editar, crear y eliminar datos del directorio de clientes para permitir que el miembro del equipo guarde y cobre a las tarjetas guardadas que usan la Terminal virtual.
- Haz clic en Continuar > selecciona en qué puntos de acceso el miembro del equipo puede usar su conjunto de permisos.
- Haz clic en Guardar.
Nota: Los cambios que hagas en los conjuntos de permisos se aplicarán a todos los miembros del equipo asignados a ese conjunto de permisos. Obtén más información sobre cómo administrar los permisos y los conjuntos de permisos.
Después de darle acceso a un miembro del equipo a la Terminal virtual, recibirá un correo electrónico con instrucciones para configurar su cuenta. El miembro del equipo podrá ver solo los elementos de la cuenta a los que le hayas dado acceso.
Nota: Los permisos solo están disponibles mediante la Administración de equipos de Square.
Conecta un escáner de códigos de barras que funciona con USB compatible a la computadora, haz clic en el ícono del escáner de códigos de barras durante el proceso de pago y agrega artículos al carrito fácilmente.
Nota: Actualmente, los escáneres de códigos de barras que funcionan con Bluetooth no son compatibles con la Terminal virtual.
Acepta pagos con Square Charge for Desktop
Nunca vuelvas a perderte de una venta con Square Charge for Desktop, una aplicación gratis que te permite procesar pagos digitales de manera sencilla y rápida sin necesidad de abrir un navegador web.
Nota: Por el momento, Square Charge solo está disponible para vendedores de Square y usuarios de Apple Mac que ejecuten la versión 10.11 (El Capitan) o una más reciente.
Obtén más información sobre Square Charge for Desktop, incluida la información sobre cómo aceptar un pago o cómo usar los atajos de teclado para agilizar aún más el procesamiento de pagos.
Guarda la información del cliente a través de Terminal virtual
Las funciones Directorio de clientes y Tarjetas guardadas de Square hacen que sea más fácil guardar los clientes que regresan y cobrarles a través del Panel de Datos Square en línea.
Cuando aceptas un pago mediante Terminal virtual, se te da la opción de guardar la tarjeta y el nombre del cliente en su perfil a través del Directorio de clientes para los próximos pagos. También puedes guardar de forma segura la tarjeta de un cliente en su Directorio de clientes.