Démarrer avec le Terminal virtuel
| Prêt à encaisser des paiements à partir de votre ordinateur avec Square? Démarrer > |
Square Terminal virtuel vous permet de facturer rapidement ou de créer des paniers détaillés sans matériel supplémentaire, le tout à partir de votre ordinateur portable ou de bureau. Le Terminal virtuel est idéal pour la facturation à distance ou la prise en charge des paiements par carte par téléphone. Vous pouvez également connecter Square Terminal au Terminal virtuel pour créer une expérience transparente et sans fil de passage en caisse en personne.
Tarification
Il existe plusieurs façons d’accepter des paiements avec le Terminal virtuel :
| Type de paiement | Frais par transaction |
|---|---|
| Paiements par carte saisis manuellement | 3,4 % + 0,15 $ |
| Paiements par cartes enregistrées | 3,4 % + 0,15 $ |
| Paiements par carte glissée | 2,65 % |
| Saisir manuellement les cartes cadeaux physiques ou électroniques Square | 3,4 % + 0,15 $ |
| Paiements en personne lorsque vous connectez Square Terminal au Terminal virtuel | Frais fixes de 2.65% + 0,10 $ par carte Interac à puce et NIP ou passée |
| Enregistrer le paiement en espèces^ | - |
| Enregistrer le paiement en espèces^ | - |
| Liens de paiement par texto | 3,4 % + 0,15 $ |
^ Vous n’avez à payer aucuns frais pour accepter ces autres modes de paiement, car Square ne traite pas les fonds et fonctionne uniquement comme un outil administratif. Les fonds provenant de ces transactions vous sont directement remis par votre client et ne seront pas transférés par Square.
Remarque : Aucun matériel Square n’est nécessaire pour saisir manuellement les paiements ou accepter les paiements par carte enregistrée pour les transactions ponctuelles ou récurrentes à l’aide du Terminal virtuel. Square Terminal est nécessaire pour les paiements en personne par le biais du Terminal virtuel.
En savoir plus sur le fonctionnement des frais de traitement et des taux.
- Pour les paiements en personne, lorsque vous connectez Square Terminal au Terminal virtuel, votre client peut glisser la carte au tarif de 2,65 % ou passer ou insérer la carte au tarif de seulement 2,65 % + 0,10 $ par carte à puce INTERAC et NIP ou carte passée sur le lecteur.
Payez 3,4 % + 0,15 $ lorsque vous saisissez manuellement le numéro d’une carte de crédit ou de débit. Remarque : Le Terminal virtuel peut accepter les paiements par carte Interac à puce et NIP uniquement lorsqu’il est connecté à Square Terminal.
Accepter des paiements avec le Terminal virtuel
Pour saisir manuellement les paiements par carte, accepter la carte enregistrée ou les cartes cadeaux et enregistrer les transactions en espèces ou avec d’autres moyens de paiement :
À partir de page Aperçu de Terminal virtuel, sélectionnez Encaisser un paiement.
-
Sous « Détails de la transaction », cliquez sur le menu déroulant pour saisir un montant personnalisé ou sélectionner un article dans votre catalogue d’articles. Vous pouvez également faire votre choix dans la section « Fréquemment utilisé ».
Facultatif : Ajoutez un client nouveau ou existant à la vente ou une note facultative.
Le cas échéant, ajoutez une remise ou un pourboire.
Une fois que vous avez confirmé les détails de votre transaction, cliquez sur Suivant.
-
Sous « Détails du paiement », choisissez votre mode de paiement. Vous pouvez également Fractionner le paiement grâce à plusieurs modes de paiement.
Vérifiez les détails de la transaction, puis cliquez sur Facturer.
Après avoir vu « Paiement enregistré », vous pouvez imprimer ou envoyer un reçu numérique à votre client par courriel ou par texto.
Raccourcis clavier
Effectuez un passage en caisse encore plus rapide avec nos raccourcis clavier sur le Terminal virtuel.
Commencez à taper un montant ou entrez le nom à partir de votre catalogue d’articles. Ajoutez-le automatiquement à la vente en appuyant sur Entrée ou Retour.
Une fois que vous avez terminé de constituer votre panier, appuyez sur Entrée dans le champ "Ajouter un montant ou un article" pour passer à l’écran des détails du paiement.
Appuyez sur Onglet jusqu’à ce que vous atteignez le type de paiement, puis appuyez sur Entrée à deux reprises.
Modes de paiement supplémentaires
Vous pouvez fractionner une transaction en paiements multiples dans le Terminal virtuel, quel que soit le mode de paiement. Au moment de faire payer le client :
- Passez par le processus de passage en caisse à partir du Terminal virtuel.
- Ajoutez une note facultative à la vente et sélectionnez le point de vente du rapport. Cliquez sur Suivant.
- Cliquez sur Fractionner le paiement dans le coin supérieur droit.
- Saisissez le montant du premier paiement. Vous pouvez choisir entre Saisir manuellement la carte, Carte client dans le fichier, Saisir manuellement la carte cadeau, Enregistrer le paiement en espèces ou Enregistrer un autre paiement. Vous pouvez également connecter votre Square Terminal au Terminal virtuel pour des paiements sans contact en personne.
- Vous avez également la possibilité d’annuler un paiement effectué si vous devez changer le montant ou le mode de paiement. Si vous annulez l’un des modes de paiement, assurez-vous de finaliser la vente, sinon elle sera entièrement annulée. Pour annuler, cliquez sur Rétablir le fractionnement dans le coin supérieur droit de la page.
- Si le paiement a échoué, vous pouvez revoir les détails du paiement pour réessayer.
- Continuez à traiter les montants des paiements fractionnés jusqu’à ce que la vente soit entièrement réalisée. Vous pouvez envoyer au client un reçu numérique par courriel ou par message texte pour la vente finalisée.
Remarque : Pour le moment, les paiements fractionnés ne prennent pas en charge les pourboires. Pour inclure un pourboire, ajoutez-le à votre panier en tant que montant personnalisé avant de sélectionner l’option « paiement fractionné ».
Simplifiez et automatisez vos paiements récurrents directement sur votre ordinateur avec Terminal virtuel. Économisez du temps, faites-vous payer plus rapidement, améliorez votre flux de trésorerie et favorisez de bonnes relations avec les clients simplement en programmant des paiements avec des montants personnalisés récurrents ou par article pour vos clients réguliers.
Pour encaisser des paiements récurrents à l’aide de Terminal virtuel, ajoutez un client avec une adresse courriel valide et une carte enregistrée. Les frais de traitement pour les paiements par carte sur fichier sont de 3,4 % + 0,15 $ par transaction. Apprenez-en davantage au sujet des meilleures pratiques pour l’encaissement des paiements en absence de la carte.
Remarque : La première facture d’une série de paiements récurrents sera traitée immédiatement dans Terminal virtuel. Toutes les factures subséquentes seront traitées par le biais de factures récurrentes que vous pouvez gérer à partir de votre Tableau de bord Square en ligne > Factures. Votre client recevra un reçu numérique pour cette opération et tous les frais récurrents ultérieurs.
Apprenez-en davantage sur la programmation de paiements récurrents avec Terminal virtuel.
Vous pouvez afficher et gérer vos paiements récurrents à tout moment à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Pour ce faire :
- Accédez à Factures.
- Cliquez sur Récurrente.
- Sélectionnez une série récurrente dans la liste pour l’afficher, la modifier ou l’annuler.
Apprenez-en davantage sur la programmation de paiements récurrents avec Terminal virtuel.
Terminal virtuel sur votre ordinateur portable ou de bureau peut se connecter sans fil à un ou à plusieurs Square Terminal à la fois pour les paiements sans contact en personne.
Apprenez-en davantage sur la façon de connecter Square Terminal au Terminal virtuel.
Envoyez un lien par message texte pour que votre client finalise le paiement en utilisant le passage en caisse de Vente en ligne Square.
Découvrez comment envoyer un lien de paiement par message texte en utilisant Square Terminal.
Configurer les paramètres de Terminal virtuel
La page Aperçu de Terminal virtuel affichera toutes les transactions que vous avez effectuées à un point de vente spécifique. Vous pouvez passer d’un point de vente à un autre en utilisant le menu déroulant du point de vente.
Pour filtrer vos transactions, utilisez le menu déroulant « Filtres d’activité » pour trouver facilement les transactions en fonction d’un intervalle de dates ou d’un type de transaction.
En sélectionnant l’une des transactions, vous pourrez en consulter les détails, et envoyer un reçu ou effectuer un remboursement.
Accédez à Paramètres > Passage en caisse à partir de la page Aperçu du Terminal virtuel pour configurer les types de transaction par défaut et activer ou désactiver les frais de service.
Vous pouvez personnaliser les types de modes de paiement que vous acceptez et les disposer dans l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’ils soient affichés. Les types de paiement que vous activez et désactivez se reflètent dans les détails du paiement dans le Terminal virtuel.
Vous pouvez choisir également l’option Accepter les pourboires, et ajouter vos montants de pourboire par défaut. Activez Montants de pourboire programmés pour que les frais inférieurs à 10 $ ajoutent des montants de pourboire en nombre entier et que les frais supérieurs à 10 $ ajoutent des montants de pourboire en pourcentage dans le processus de pourboires.
Lorsque vous avez terminé de modifier vos paramètres pour le Terminal virtuel, sélectionnez Enregistrer.
Lorsqu’un client effectue un achat auprès d’un commerçant Square, la transaction qui figurera sur son relevé bancaire comportera un descripteur d’identification. Par défaut, ces descripteurs commencent par SQ suivi du NOM_DE_L’ENTREPRISE.
Le Terminal virtuel dispose d’un champ d’identification du relevé bancaire qui permet de personnaliser ce descripteur pour chaque commande. Il suffit de saisir votre descripteur n’excédant pas 20 caractères lors du passage en caisse pour aider votre client à repérer facilement une transaction passée dans votre entreprise.
Si vous êtes intéressé par cette fonctionnalité, communiquez avec l’équipe Succès client Square afin que nous puissions l’activer sur votre compte.
Pour créer des frais de service pour les paiements avec le Terminal virtuel :
- Accédez à Paramètres > Comptes et paramètres dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur Renseignements sur l’entreprise > Frais de service > Créer des frais de service pour saisir des renseignements sur les frais de service :
- Saisissez le nom pour vos frais de service (par ex., frais d’emballage)
- Saisissez un pourcentage ou un montant
- Indiquez si les frais de service seront taxables ou non
- Choisissez le ou les endroits où ces frais de service s’appliqueront, puis cliquez sur Enregistrer et sélectionnez Ajouter.
Pour ajouter les frais de service que vous venez de créer à la vente :
- Dans votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez Terminal virtuel > Encaisser un paiement. Si vous ne voyez pas le terminal virtuel, sélectionnez Paiements > Terminal virtuel > Encaisser un paiement.
- Indiquez si vous voulez facturer une vente par article ou accéder plutôt à une facturation rapide. Sous « Détails de la transaction », choisissez les articles achetés ou entrez manuellement le montant à facturer. Remarque : vous pouvez modifier les taxes à facturer pour chacun des articles en cliquant sur le nom de l’article.
- Sélectionnez Ajouter des frais de service.
- Sélectionnez les frais de service que vous venez de créer ou appuyez sur Créer des frais de service.
Important : assurez-vous d’aviser votre client des frais de service avant de poursuivre.
- Cliquez sur Ajouter pour ajouter les frais de service à la vente, puis entrez les détails du paiement, les informations sur le client et choisissez le mode de paiement.
Remarque : vous pouvez sélectionner Ajoutez des frais de service supplémentaires pour ajouter plusieurs frais de service à la vente et répéter le processus. - Cliquez sur Facturer pour facturer le montant total, y compris les taxes et les frais de service applicables. Les frais de service apparaîtront comme un article sur la facture du client et dans les détails de votre rapport.
Avis de non-responsabilité : les conseils fournis ici le sont uniquement à titre informatif et ne constituent pas un avis juridique, fiscal ou tout autre type de conseil professionnel. Si vous n’êtes pas sûr de vos obligations légales ou de l’endroit où trouver les renseignements appropriés à ce sujet, nous vous suggérons de consulter un professionnel.
Vous pouvez configurer vos paramètres de gestion d’équipe pour accorder l’accès au Terminal virtuel. Avant de commencer, vous devrez créer au moins un membre de l’équipe.
Les membres de l’équipe qui souhaitent enregistrer les renseignements sur le client et imputer les frais sur une carte enregistrée à l’aide de Terminal virtuel doivent disposer des autorisations suivantes pour leur ensemble d’autorisations :
- Consulter, modifier, créer et supprimer les données du répertoire de clients
- Ajouter et supprimer les cartes enregistrées du client
- Utiliser le Terminal virtuel
Pour accorder à un membre de l’équipe l’accès au Terminal virtuel :
- Accédez à Personnel > Équipe > puis Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez l’ensemble d’autorisations attribué à ce membre d’équipe.
- Cochez la case Utiliser le Terminal virtuel. Le cas échéant, cochez les cases Ajouter et supprimer les cartes enregistrées des clients et Consulter, modifier, créer et supprimer les données du répertoire de clients pour permettre à ce membre de l’équipe d’enregistrer des cartes et d’imputer les coûts aux cartes enregistrées à l’aide du Terminal virtuel.
- Cliquez sur Continuer et sélectionnez les points d’accès avec lesquels le membre de l’équipe pourra utiliser son ensemble d’autorisations.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Les modifications apportées aux autorisations d’un ensemble d’autorisations s’appliquent à tous les membres de l’équipe auxquels cet ensemble d’autorisations est attribué. Apprenez-en davantage au sujet de la gestion des ensembles d’autorisations et des autorisations.
Une fois que vous avez autorisé l’accès du membre de votre équipe au Terminal virtuel, ce dernier reçoit un courriel avec des instructions concernant la configuration de son compte. Les membres de l’équipe ne pourront voir que les éléments du compte auxquels vous avez autorisé l’accès.
Remarque : Les autorisations ne sont disponibles qu’à partir de la Gestion d’équipe de Square.
Branchez un lecteur de codes à barres USB compatible dans votre ordinateur, cliquez sur l’icône du lecteur de codes à barres pendant le passage en caisse et ajoutez facilement des articles dans votre panier.
Remarque : pour le moment, le Terminal virtuel ne prend pas en charge les lecteurs de codes à barres Bluetooth.
Enregistrer les informations sur le client avec Terminal virtuel
Les fonctionnalités Répertoire de clients et Cartes enregistrées de Square permettent d’enregistrer et de facturer plus facilement les clients existants à partir de votre Tableau de bord Square.
Lorsque vous acceptez un paiement avec Terminal virtuel, vous avez la possibilité d’enregistrer le nom du client et sa carte de paiement dans son profil dans votre système de gestion des paiements. Répertoire de clients pour les prochains paiements. Vous avez également la possibilité de stocker en toute sécurité la carte d’un client dans votre répertoire des clients.