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Gérer les commandes en ligne avec Square pour détaillants

La Vente en ligne Square vous permet de créer un site Web professionnel pour présenter vos articles en ligne et accepter des paiements avec Square. Consacrez moins de temps à la configuration de votre boutique en ligne et concentrez vos efforts sur vos activités d’entreprise.

Démarrer

Si vous avez déjà un Abonnement à Square pour détaillants Gratuit ou Square pour détaillants Plus, vous pouvez commencer directement à partir de votre Tableau de bord Square en ligne :

  1. Accédez à Commerce électronique > En ligne dans votre online Square Dashboard.

  2. Cliquez sur Démarrer gratuitement.

À partir de là, vous aurez la possibilité d’importer vos articles et vos catégories pour commencer à créer votre site Vente en ligne Square. Vous pouvez également créer vos articles et vos catégories à partir de zéro.

Selon les types d’articles que vous vendez dans Vente en ligne Square, vous pouvez configurer différents modes de traitement pour différents types d’articles. Obtenez plus d’information sur chaque mode de traitement ci-dessous.

Remarque : Par défaut, le mode d’exécution pour tous les articles dans Vente en ligne Square sera l’expédition, à moins de le modifier dans les paramètres.

Gérez les commandes à partir de votre Tableau de bord

Après avoir configuré Square Online pour votre compte Square pour détaillants Gratuit et Square pour détaillants Plus , vous pourrez vendre des articles en ligne et gérer les commandes de vos clients directement à partir de l’onglet Commandes de votre Tableau de bord Square en ligne. Vous aurez également la possibilité de gérer vos commandes à partir de votre page Aperçu de Vente en ligne Square.

Remarque : Pour annuler une commande, vous devez accéder à page Aperçu de Vente en ligne Square ou à l’application Square pour détaillants.

Tableau de bord de gestion des commandes

Pour commencer à gérer vos commandes à partir de votre Tableau de bord Square en ligne :

  1. Accédez à Articles et commandes > Commandes dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sur cette page, la liste de vos commandes s’affichera. Vous pouvez utiliser les menus déroulants situés en haut de l’écran pour filtrer les commandes selon les options Actives, Finalisées, À venir ou Toutes les commandes, ainsi que par type d’exécution (p. ex., En bordure de trottoir, Livraison, Cueillette, Expédition, etc.). Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur une commande pour la traiter.

  3. À partir de l’écran Détail de la commande, cliquez sur Marquer comme en cours. L’état de la commande sera mis à jour pour indiquer En cours.

  4. Une fois la commande préparée, cliquez sur Marquer comme prête. À partir de là, les instructions varieront en fonction du type d’exécution de la commande. Pour les commandes pour cueillette finalisées, cliquez sur Marquer comme recueillie. Pour les commandes pour livraison finalisées, cliquez sur Marquer comme livrée. Pour les commandes à expédier finalisées, cliquez sur Marquer comme expédiée.

  5. Dans le cas d’une commande à expédier, veillez à sélectionner le transporteur et à inclure un numéro de suivi ou cliquez sur Ignorer le suivi > Enregistrer.

  6. Une fois la ou les commandes traitées, cliquez sur Afficher sur Vente en ligne Square pour afficher les détails de la commande à partir de votre page Aperçu de Vente en ligne Square.

Imprimer les bordereaux d’expédition

Vous pouvez imprimer un bordereau d’expédition pour vos commandes à expédier directement à partir du tableau de bord. Ces bordereaux comportent automatiquement les informations suivantes :

  • Le nom de votre entreprise, votre adresse, site Internet et numéro de téléphone.

  • Votre logo.

  • Le nom du client et son adresse d’expédition.

  • Le numéro et la date de la commande.

  • Le nom des articles compris dans la commande, ainsi que toute variante ou option les concernant.

Pour imprimer un bordereau d’expédition :

  1. Accédez à Articles et commandes > Commandes dans votre online Dashboard.

  2. Cliquez sur une nouvelle commande en expédition pour en consulter les détails.

  3. Dans le menu Actions, choisissez « Imprimer un bordereau d’expédition ».

  4. Le bordereau d’expédition s’ouvre dans une nouvelle fenêtre de navigateur où vous pouvez l’imprimer ou l’enregistrer au format PDF.

Pour les commandes créées avec Vente en ligne Square, vous pouvez également choisir les articles à inclure sur le bordereau d’expédition si vous n’envoyez qu’une partie de la commande. Les bordereaux d’autres commandes doivent comporter tous les articles.

Actions groupées pour les commandes

À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez apporter des modifications sur plusieurs commandes à la fois pour vous assurer que vos commandes sont exactes et à jour. Pour ce faire :

  1. Accédez à Articles et commandes > Commandes dans votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Cliquez sur Modifier les commandes et sélectionnez chaque commande que vous souhaitez modifier.

  3. Cliquez sur Marquer comme terminé pour les commandes qui ont été finalisées.

  4. Pour l’expédition, vous serez invité à fournir un numéro de suivi et le nom du transporteur pour chaque commande; appuyez sur Enregistrer. Cliquez sur Ignorer si vous ne souhaitez pas fournir ces renseignements.

  5. Cliquez sur Modification terminée une fois que vous avez fini de mettre à jour vos commandes.

Une fois vos commandes mises à jour, vous verrez la colonne État qui sera mise à jour en conséquence.

Gérez les commandes à partir de l’application Square pour détaillants

Vous pouvez également accepter et gérer vos Square Online orders directement à partir de Square pour détaillants Gratuit et Square pour détaillants Plus .

Manage Orders from the Retail App

Pour commencer à gérer les commandes à partir de l’application Square pour détaillants :

  1. Touchez les trois lignes horizontales pour afficher le menu principal et sélectionnez Commandes. La liste de vos commandes s’affichera et indiquera le temps écoulé depuis qu’elles ont été passées.

  2. Touchez une commande pour afficher l’écran Détail de la commande, puis touchez Marquer comme en cours. L’état de la commande sera mis à jour pour indiquer En cours.

  3. Une fois la commande préparée, appuyez sur Marquer comme prête. À partir de là, les instructions varieront en fonction du type d’exécution de la commande. Pour les commandes pour cueillette finalisées, appuyez sur Marquer comme recueillie. Pour les commandes pour livraison finalisées, appuyez sur Marquer comme livrée. Pour les commandes à expédier finalisées, appuyez sur Marquer comme expédiée.

  4. Dans le cas d’une commande à expédier, veillez à sélectionner le transporteur et à inclure un numéro de suivi ou cliquez sur Ignorer le suivi > Enregistrer.

  5. Une fois que la ou les commandes ont été préparées, touchez l’icône en forme de flèche au bas de votre écran pour afficher les détails de la transaction. Étant donné que les factures sont émises aux clients dès la fin du processus de passage en caisse dans Vente en ligne Square, les détails de la transaction correspondront donc au moment où les clients ont passé leur commande initiale.

Créer des commandes à partir de l’application Square pour détaillants

Outre la gestion et l’acceptation des commandes dans l’application, vous pouvez afficher, traiter et annuler des commandes en ligne directement à partir de Square pour détaillants pour iOS.

Créer des commandes

Pour commencer à créer des commandes à partir de l’application Square pour détaillants :

  1. Sélectionnez un ou plusieurs articles à Ajouter au panier.

  2. Touchez Créer une commande.

  3. Touchez Ajouter un client et sélectionnez un client existant ou créez un nouveau client.

  4. Choisissez parmi une variété de modes de traitement, notamment la Cueillette et l’Expédition. Remarque : Si vous sélectionnez Cueillette, assurez-vous d’inclure une date et une heure estimées pour la cueillette. Si vous sélectionnez Expédition, assurez-vous d’indiquer l’adresse d’expédition appropriée et d’appliquer des frais d’expédition, le cas échéant.

  5. Touchez Terminé > Facturer.

Les clients pourront également demander des mises à jour sur l’état de la commande une fois qu’elle aura été facturée. Pour démarrer :

  1. Après le paiement, les clients verront l’écran Reçu, où ils pourront sélectionner Courriel, Texto, Imprimer, ou Pas de reçu et saisir leurs informations pour l’émission du reçu. Le reçu sert de preuve de paiement et peut être utilisé pour d’éventuels retours ou échanges.

  2. Après la sélection du reçu, les clients verront apparaître un écran de notification de commande, où ils pourront choisir de recevoir des mises à jour par courriel ou par texto au fur et à mesure que leur commande progresse dans le processus d’exécution.

  3. Touchez Terminé.

Remarque : Si votre client préfère ne pas recevoir de mises à jour concernant sa commande, sélectionnez Non merci sur l’écran d’acceptation de la notification de commande.

N’oubliez pas, les taxes pré-appliquées aux articles n’incluront pas de taxe locale pour les articles expédiés hors de votre région. Si une taxe n’est pas déjà appliquée aux articles sélectionnés, vous serez invité à ajouter une taxe personnalisée ou une taxe existante. Les taxes personnalisées auront un nom automatisé en fonction de l’adresse de livraison du client.

Imprimer automatiquement des commandes

Pour activer l’impression automatique des commandes Square pour détaillants créées en personne et en ligne :

  1. À partir de l’application Square pour détaillants, touchez les trois lignes horizontales et sélectionnez Paramètres > Matériel > Imprimantes.

  2. Sélectionnez les types d’utilisations sous Utiliser cette imprimante pour.

  3. Si une commande nécessite une préparation ou une personnalisation immédiate pour votre client en magasin, activez l’option Bons de commande en magasin pour activer l’impression automatique.

  4. Si une commande nécessite la livraison ou la cueillette et sera traitée pour un client à un autre moment, activez l’option Bons de commande avec traitement pour activer l’impression automatique.

  5. Sélectionnez les catégories d’articles que vous préférez imprimer et sélectionnez d’autres options telles que Un seul article par bon de commande ou Bons de commande compacts, le cas échéant.

  6. Touchez Enregistrer.

Une fois la fonction activée, les nouvelles commandes seront automatiquement imprimées à partir de votre appareil d’impression pris en charge. Toute nouvelle commande sera également mise en évidence en vert dans la section Commandes de votre Tableau de bord Square en ligne et dans votre application Square pour détaillants afin de la différencier des commandes existantes.

Apprenez-en davantage au sujet de printing order tickets avec Square pour détaillants.

Validation de l’adresse

Pour les commandes expédiées, l’adresse du client doit être exacte pour que les transporteurs acceptent les commandes. Lorsque vous saisissez les informations d’expédition des clients, vous verrez une alerte si l’adresse doit être mise à jour. Touchez Vérifier et Square vérifiera cette adresse dans notre base de données en recommandant des changements si nécessaire. Si un écran Confirmer l’adresse d’expédition s’affiche, choisissez l’adresse qui correspond le mieux aux informations fournies par le client et touchez Terminé. Si vous préférez continuer avec l’adresse originale et ne pas la vérifier comme livrable, touchez simplement Ignorer.

Modifier l’adresse d’expédition

Une fois qu’un client a passé une commande, il peut arriver qu’il demande à modifier l’adresse d’expédition avant que la commande ne soit expédiée. Vous pouvez mettre à jour ces détails de la commande sans avoir à l’annuler et à en créer une nouvelle.

Pour démarrer :

  1. À partir de votre Gestionnaire des commandes, ouvrez le menu principal et touchez Commandes > Actives. Pour des résultats plus ciblés, triez par commande ou par date d’exécution.

  2. Touchez la commande avec l’adresse d’expédition que vous souhaitez modifier.

  3. Sélectionnez Modifier l’adresse > Vérifier pour compléter cette étape.

Remarque : La modification de l’adresse d’expédition est offerte avec Square pour détaillants Gratuit et Square pour détaillants Plus.

Consultez les réponses aux questions fréquentes au sujet de edit the shipping address of an order.

Annuler des commandes

Vous pouvez annuler une commande entière ou certains articles d’une commande directement à partir de l’application Square pour détaillants Gratuit ou Square pour détaillants Plus.

Pour démarrer :

  1. Touchez les trois lignes horizontales pour faire apparaître le menu principal, touchez Commandes > Actives. Pour des résultats plus ciblés, triez par commande ou par date d’exécution.

  2. Touchez la commande que vous désirez annuler, puis sélectionnez Annuler les articles.

  3. Sélectionnez les articles à rembourser ou touchez Tout sélectionner > Suivant.

  4. Sélectionnez le motif de l’annulation :

    • Article(s) en rupture de stock

    • Demande d’annulation par le client* Autre

  5. Touchez Annuler la commande.

  6. Indiquez ensuite si le client sera remboursé ou si la commande sera annulée sans remboursement.

Notifications de l’état de commande à l’intention des clients

Vous pouvez envoyer automatiquement des mises à jour de l’état des commandes à vos clients par courriel et par message texte pour les commandes créées dans la Solution PDV Square pour détaillants sur iOS et Square Register.

Des états prédéfinis de mise à jour des commandes seront automatiquement envoyés à vos clients lorsque :

  • la commande est passée,

  • la commande est prête pour la cueillette,

  • la commande a été expédiée ou

  • la commande a été partiellement expédiée.

Vos clients peuvent accepter de recevoir ces mises à jour ou se désabonner en fonction de leurs préférences lorsqu’ils passent leur commande. Les clients peuvent également répondre aux notifications, et vous pourrez voir et répondre à la conversation dans Messages.

Commandes entre les points de vente

Avec Square pour détaillants, vous avez la possibilité d’exécuter des commandes avec des articles provenant de tous les points de vente. Cela signifie que si vous êtes en rupture de stock pour un article à un point de vente, vous pouvez facilement exécuter la commande à partir d’un autre point de vente pour éviter de perdre une vente. Lors de l’exécution de la commande pour l’expédition ou la cueillette, vous aurez une visibilité totale sur les stocks de vos autres points de vente afin de déterminer si vous êtes en mesure d’exécuter la commande. Une fois créée, la commande sera acheminée vers le point de vente sélectionné pour être exécutée et vous pourrez surveiller sa progression dans la section Commandes de votre Tableau de bord Square en ligne ou dans votre application Square pour détaillants.

Remarque : Les commandes entre les points de vente ne sont pour l’instant possibles qu’avec les appareils iOS et ne peuvent être effectuées qu’avec un abonnement à Square pour détaillants Plus.

Pour commencer à utiliser les commandes entre les points de vente :

  1. Sélectionnez un ou plusieurs articles à Ajouter au panier, puis touchez Créer une commande.

  2. À partir de l’écran Détails de la commande, appuyez sur Ajouter un client. Sélectionnez un client existant et appuyez sur Ajouter, ou appuyez sur Créer un client pour ajouter un nouveau client.

  3. Une fois que le nom du client est affiché à l’écran Détails de la commande, sélectionnez le type de commande en touchant Expédition ou Cueillette, puis touchez Suivant. Remarque : Si vous sélectionnez Cueillette, veillez à inclure une date et une heure de cueillette estimées. Si vous sélectionnez Expédition, veillez à inclure l’adresse d’expédition appropriée et à appliquer des frais d’expédition, le cas échéant.

  4. Sous Détails de l’expédition, appuyez sur le point de vente mis en surbrillance dans la section Exécuter à partir de.

  5. Appuyez sur Changer de point de vente, puis sélectionnez un point de vente ayant les articles en stock. À partir de là, vous pouvez également filtrer par distance, par produits en stock et ordre alphabétique pour l’expédition, et par produits en stock et ordre alphabétique pour la cueillette.

  6. Touchez la flèche de retour pour revenir à l’écran Détails de la commande.

  7. Touchez Terminé, puis touchez Facturer.

Une fois que la commande a été exécutée au point de vente approprié, les niveaux de stock au point de vente où les articles ont été prélevés seront mis à jour en conséquence. La vente sera attribuée au point de vente où la commande a été créée (par exemple, les fonds traités seront inclus dans le prochain transfert de ce point de vente) pour la commande et les détails de la commande peuvent être consultés dans le rapport de ventes associé au point de vente en question.

Remarque : À l’heure actuelle, une commande entière doit être traitée à partir d’un seul point de vente avec un seul type de traitement. La possibilité de répartir le traitement dans plusieurs points de vente n’est pas offerte actuellement.

Envoyer des messages aux clients

Avec Messages Square pour Square pour détaillants, vous disposez d’un emplacement centralisé dans l’application et en ligne pour gérer les communications avec les clients qui ont passé une commande auprès de votre entreprise.

Pour créer un nouveau message :

  1. Sélectionnez l’icône des Messages à partir de votre Tableau de bord Square en ligne ou du menu de navigation dans l’application Square pour détaillants.

  2. Recherchez un client existant dans votre répertoire ou sélectionnez Créer un client. Remarque : Si aucun message n’est associé à votre compte, vous pourrez sélectionner l’option Nouveau message.

  3. Saisissez votre message dans la section intitulée Envoyer par message texte ou Envoyer par courriel. Si le numéro de téléphone et l’adresse courriel figurent dans le dossier du client, vous pouvez passer d’un canal à l’autre en touchant l’icône des trois points.

  4. Touchez la flèche bleue ou cliquez sur cette dernière pour envoyer votre message.

Vous pouvez également envoyer un message à un client à partir de la section Commandes. Cette fonctionnalité est idéale pour obtenir des précisions sur la commande de votre client ainsi que sur tout changement de dernière minute, comme les articles en rupture de stock ou les substitutions.

Pour envoyer un message à votre client concernant sa commande :

  1. Accéder à Commandes

  2. Sélectionner une commande et ouvrir le menu d’action ( . . . )

  3. Sélectionner Envoyer un message à l’acheteur

  4. Confirmez que vous avez le consentement de votre client pour communiquer avec lui.

  5. Saisissez votre message et cliquez sur Envoyer.

Pour consulter vos messages existants et répondre aux clients :

  1. Sélectionnez une conversation dans la section Messages de votre Tableau de bord Square en ligne ou de votre application Square pour détaillants.

  2. Passez en revue votre conversation ou saisissez un message dans la section intitulée Envoyer par message texte  ou Envoyer par courriel. La section sera par défaut le canal le plus récent utilisé par votre client. Si le numéro de téléphone et l’adresse courriel figurent dans le dossier du client, vous pouvez passer d’un canal à l’autre en touchant l’icône des trois points.

  3. Touchez la flèche bleue ou cliquez sur cette dernière pour envoyer votre message.

Paiements et rapports

Lorsqu’un client passe une commande sur votre site Vente en ligne Square, Square perçoit automatiquement le paiement avant que vous ne définissiez la commande comme étant finalisée. Vos clients recevront un courriel de confirmation à la fin du processus de paiement. Square n’émet pas automatiquement de reçu pour vos clients, mais vous pourrez remettre un reçu Square à partir de votre Tableau de bord Square à tout moment.

Tous les paiements traités par le biais de Vente en ligne Square seront répertoriés dans l’historique des paiements de votre Tableau de bord Square. Cet historique présente une ventilation détaillée des articles vendus en magasin et en ligne. Lisez cet article pour en savoir davantage sur la affichage et téléchargement de l’historique de vos paiements Square en ligne.

Si vous annulez un article ou une commande, votre client sera automatiquement remboursé. Les commandes annulées afficheront l’étiquette montant personnalisé et ne modifieront pas vos niveaux de stock pour les articles inclus.

En savoir plus sur comment traiter des remboursements avec Square.

Frais

En plus de votre Square for Retail subscription cost, vous paierez des frais de transaction de 2,9 % + 0,30 $ lorsque vos clients passeront une commande en ligne.

En savoir plus sur Square Online's paid-tier subscription pricing.

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