Quelles sont les obligations légales et sociales d’une société ?

Quelles sont les obligations légales pour une entreprise ?

En France, les obligations légales, ou obligations juridiques, sont essentiellement liées à la comptabilité et à la fiscalité.

Les obligations comptables

Toutes les entreprises doivent tenir une comptabilité annuelle, ou plus exactement par exercice fiscal (qui ne doit pas nécessairement correspondre à l’année calendaire). Seules les micro-entreprises et les auto-entreprises échappent à cette règle. Non-confidentielle, et donc potentiellement accessible à tous, cette comptabilité doit être tenue dans deux livres comptables, qui peuvent être aussi bien des registres papier que des documents électroniques :

• le livre-journal, qui contient tous les mouvements du patrimoine de la société.

• le grand livre, qui classe par ordre comptable tous les mouvements du livre-journal.

À propos des documents comptables, sachez que le livre d’inventaire, qui recensait tous les éléments de l’actif et du passif, n’est plus obligatoire depuis le 1er janvier 2016. Et que ces documents comptables, ainsi que toutes les pièces justificatives, doivent être conservés pendant 10 ans.

Les obligations fiscales

Chaque année, le représentant légal de la société doit déposer les comptes, c’est-à-dire qu’il doit communiquer ses comptes annuels (le bilan, le compte de résultat et les éventuelles annexes) au greffe du tribunal du commerce dont dépend son entreprise. Le greffe les publie ensuite au BODACC (Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales).

Les comptes doivent être accompagnés de certains documents, dont le procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle. Cette réunion, qui doit avoir lieu dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice, a pour objectif de :

• faire valider les comptes annuels : généralement préparés par un comptable ou expert-comptable, le bilan comptable, le compte de résultat et les éventuelles annexes doivent être approuvés par les associés, c’est-à-dire qu’ils doivent vérifier les documents et les approuver.

• affecter le résultat, ce qui revient à décider que faire des bénéfices ou des pertes à l’issue de l’exercice comptable. Les bénéfices peuvent être mis en réserve, reportés dans les comptes de l’exercice suivant (report à nouveau) ou distribués aux associés sous forme de dividendes.

• établir un rapport de gestion : bien que celui-ci ne soit plus obligatoire depuis 2018 pour les TPE et les PME, il reste recommandé afin d’analyser les résultats des comptes et de définir des objectifs pour l’exercice à venir. Les sociétés cotées en Bourse doivent, quant à elles, toujours le déposer au greffe du tribunal du commerce.

La tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire est donc obligatoire avant le dépôt des comptes. Et il ne faut pas confondre celle-ci avec l’Assemblée Générale Extraordinaire. Contrairement à l’AGO, l’AGE ne se tient qu’en cas d’un événement important qui nécessiterait une modification des statuts, notamment le changement de raison sociale, siège social, capital ou encore forme juridique.

Cette procédure de dépôt des comptes qui a un coût d’environ 50 euros peut être effectuée sur place, par voie postale ou en ligne. Et si elle est souvent réalisée par le représentant légal, le gérant, elle peut, sur accord de celui-ci, être réalisée par un cabinet comptable. En effet, le dépôt des comptes peut se faire par le biais d’une liasse fiscale pour répondre à la fois à l’obligation de déclaration de résultat (pour le calcul éventuel de l’impôt sur les sociétés) et à l’obligation de dépôt des comptes annuels.

À propos d’obligation fiscale, les comptes annuels permettent également au gérant ou dirigeant de savoir combien il doit déclarer pour son impôt sur le revenu.

Quelles sont les obligations sociales pour une entreprise ?

Outre la comptabilité et la fiscalité, la gestion d’une entreprise implique également le respect de différences obligations sociales.

Les obligations en tant qu’employeur

Si vous décidez d’employer un ou plusieurs salariés, vous devrez respecter les obligations légales suivantes :

• respecter les termes du contrat de travail conclu entre le salarié et l’entreprise.

• verser au salarié la rémunération prévue dans son contrat de travail.

• assurer la formation continue du salarié, de sorte qu’il puisse continuer à occuper son emploi et suivre son évolution (par exemple en s’adaptant aux nouvelles technologies).

• assurer la sécurité du salarié, ce qui consiste à préserver sa santé physique (en le formant et en l’informant comme en prévenant les risques) aussi bien que sa santé mentale. À cet effet, le Code du travail impose à toutes les entreprises ayant au moins un salarié, de disposer d’un Document Unique d’Évaluation des Risques professionnels. Celui-ci doit même être mis à jour chaque année, sauf pour les entreprises de moins de 11 employés, qui peuvent se contenter de mises à jour régulières.

• assurer l’évolution professionnelle du salarié : depuis mars 2014, le cadre législatif oblige l’employeur à réaliser un entretien d’évolution professionnelle tous les 2 ans et un récapitulatif plus vaste tous les 6 ans, pour lui proposer des formations ou d’éventuelles VAE (Validation des acquis de l’expérience).

Les obligations selon les effectifs de l’entreprise

Depuis 2018, la législation française définit 3 seuils selon lesquelles les obligations sociales et légales des entreprises changent : ils correspondent à des effectifs moyens de 11, 20 et 50 salariés.

• à partir de 11 salariés, les entreprises doivent élire des délégués du personnel, aujourd’hui qualifiés de représentants du Comité Social et Économique obligatoire pour les entreprises de plus de 20 salariés. Ces entreprises doivent également contribuer davantage à la formation continue (au taux de 1 % au lieu de 0,55 %), verser le forfait social sur les contributions patronales de prévoyance complémentaire et financer les transports en commun (versement transport). Enfin, si l’entreprise dispose d’apprentis, elle n’est plus entièrement exonérée du paiement de leurs cotisations sociales.

• à partir de 20 salariés, une entreprise doit se doter d’un règlement intérieur ainsi que d’un Comité Social et Économique qui fusionne les CE, DP et CHSCT. Elle est également obligée d’embaucher des travailleurs handicapés dans le cadre des mesures relatives à l’égalité professionnelle (dans une proportion de 6 % de l’effectif total), ainsi que de proposer un réfectoire si les employés le demandent. En ce qui concerne les rémunérations, elle doit verser 0,50 % de leur total au Fond National d’Aide au Logement (FNAL).

  Par ailleurs, dans le cadre de la sécurité au travail, notamment dans le secteur du BTP comme dans tous les ateliers où sont effectués des travaux potentiellement dangereux, il est indispensable de mettre en place un dispositif d’alerte, de disposer de matériel de premier secours ainsi que de personnel SST (Sauveteurs Secouristes du Travail). Ce sont les employés qui ont suivi une formation aux premiers secours. La formation SST, une obligation légale définie par l’article R4224-15 du Code du Travail, est d’une durée minimale de 14 heures, sur 2 jours, et elle est validée par un certificat valable 24 mois.

• à partir de 50 salariés, une entreprise doit, par le biais du Comité Social et Économique, organiser des négociations annuelles sur les conditions de travail (salaires, horaires, conditions de travail, etc.). Elle doit également instaurer la participation aux résultats et verser une prime de partage des profits lorsque les dirigeants perçoivent plus de dividendes que lors des deux exercices précédents.

En ce qui concerne les déclarations, l’entreprise doit transmettre la Déclaration Sociale Nominative (ou DSN) le 5 au lieu du 15. Et elle doit informer tous les mois la DARES (direction de l’Animation de la recherche, des Études et des Statistiques) des mouvements de personnel de l’entreprise.

Au quotidien, les consignes incendie doivent être clairement affichées dans les locaux et les mêmes consignes de sécurité s’appliquent. D’après l’Institut National de Recherche et de Sécurité ou INRS) 10 à 15 % des salariés devraient être des SST.

Enfin, en cas de projet de licenciement économique collectif, un plan de sauvegarde de l’emploi doit être mis en place.