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Importe órdenes de compra con Square para Tiendas

Con Square para Tiendas Plus, puede ahorrar tiempo al crear órdenes de compra si importa una versión en CSV o de Excel de la orden de compra a través del Panel de Datos Square en línea. Si importa su orden de compra directamente al Panel de Datos Square en línea, puede pasar menos tiempo agregando elementos de línea de la orden de compra manualmente y más tiempo administrando su negocio.

Primeros pasos

Antes de importar una orden de compra, recomendamos que descargue la plantilla de importación de Square. Para esto, haga clic en el enlace que aparece a continuación o visite la sección Artículos del Panel de Datos en línea.

Si bien recomendamos que descargue la plantilla de importación de Square para facilitar el proceso, también puede usar una plantilla de su elección, siempre y cuando sea un archivo CSV o de Excel. Si usa su propia plantilla, deberá asegurarse de seguir los pasos necesarios para hacer coincidir las columnas, que se incluyen en la sección Importar órdenes de compra a continuación.

Glosario

Una vez que descargue la plantilla, comience a completar la información a la que se hace referencia en los siguientes cuadros.

Line Item Value
Item Name Can include numbers, letters, or symbols. Maximum 128 characters.
Variation Name Can include numbers, letters, or symbols. Maximum 128 characters.
SKU Each variation should be assigned a unique SKU or GTIN.
GTIN Each variation should be assigned a unique SKU or GTIN.
Vendor Code Can include numbers, letters, or symbols. Maximum 500 characters.
Notes Can include numbers, letters, or symbols. Maximum 4000 characters.
Quantity Numeric. This is the quantity associated with each item received in the purchase order. Note: Fractional quantities are not supported at this time.
Unit Price Numeric. This is the price associated with units included in the purchase order.
Field Value
Vendor If provided, must be the exact case sensitive name of one of your active vendors.
Ship to If provided, must be the exact case sensitive name of one of your locations.
Expected on A date formatted as “mm/dd/yyyy” (or “yyyy/mm/dd” in Japan)
Notes Can include numbers, letters, or symbols. Maximum 4000 characters.

Importe órdenes de compra

Después de completar la plantilla, ya puede importar el archivo CSV o de Excel. Para hacerlo, siga estos pasos:

  1. Desde la pestaña Artículos de su Panel de Datos Square en línea, haga clic en Control de inventario y seleccione Órdenes de compra. Si está trabajando directamente desde una orden de compra nueva, también verá la opción Importar allí.

  2. Haga clic en Importar.

  3. Arrastre y suelte de archivo en la ventana emergente Importar orden de compra o haga clic en elegir desde computadora para cargar la plantilla directamente desde sus archivos. Nota: Si aún no completó la plantilla, haga clic en Descargar plantilla para comenzar.

  4. Haga clic en Importar.

  5. Seleccione el identificador del artículo apropiado al elegir el nombre del artículo, el SKU o el GTIN para ayudar a identificar fácilmente los artículos duplicados durante el proceso de importación. Nota: Square recomienda seleccionar el SKU o GTIN como el identificador de artículo apropiado para facilitar el proceso.

  6. Haga clic en Siguiente.

Nota: Todos los identificadores de artículos deben coincidir exactamente con un artículo o variación para que el proceso de importación se realice correctamente.

Si usa su propia plantilla, deberá realizar el proceso de coincidencia de columnas durante la primera parte del proceso de importación. Para hacerlo, siga estos pasos:

  1. Haga clic en el botón Importar para comenzar el proceso de importación y cargue su plantilla personalizada.

  2. Una vez cargada, verá la pantalla Hacer coincidir las columnas del documento. Desde allí, use los menús desplegables para confirmar que cada atributo de la orden de compra de Square coincide con la columna correcta de su archivo de importación.

  3. Haga clic en Siguiente para continuar con el proceso de importación.

El proceso de importación puede tomar hasta un minuto, pero suele tardar unos pocos segundos. Asegúrese de prestar atención a cualquier mensaje de error que aparezca durante la importación. Una vez que finalice, aparecerá la nueva orden de compra creada en la parte superior de la lista de órdenes de compra disponible en el Panel de Datos Square en línea.

También puede importar cualquier borrador de orden de compra existente asociado con su cuenta si exporta el borrador. Para hacerlo, haga clic en el ícono de tres puntos junto al borrador de orden de compra y seleccione Guardar como CSV.

Solución de problemas

Si se encuentra con dificultades y recibe un mensaje de error durante el proceso de importación, consulte el siguiente cuadro para buscar las definiciones de los errores y cómo resolverlos.

Error Message Example Troubleshooting Tip
This file appears to be empty. Add items to the purchase order import template and try importing again.
Your CSV contains more than 500 items, which is the maximum allowed for a purchase order. To import a purchase order with more than 500 items, you’ll need to create multiple purchase order import templates and upload them individually.
Field1, Field2, and Field3 are required fields. Enter the missing information into the appropriate fields to finish importing the purchase order.
We didn’t recognize some of the fields in your CSV. Review the order information to make sure everything is correct and try importing again.
Some of the items in this file have duplicate item identifiers. Each item must have a unique name, SKU, or GTIN. Update the duplicates and try again. Make sure all purchase order lines have a unique item identifier and try importing again.
We could not find some of the items from this file in your catalog. Add the items or variations to your item library, then try again. Make sure all items and variations included in the purchase order import already exist within your item library.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear variantes nuevas en artículos existentes cuando importo una nueva orden de compra?

No. La posibilidad de crear variaciones de articulo nuevas cuando importa una nueva orden de compra no está disponible por el momento. Todos los artículos y las variaciones incluidas en el archivo que importe deben estar actualmente en su surtido de artículos.

¿Puedo importar comisiones e impuestos en las órdenes de compra?

No. La posibilidad de importar comisiones e impuestos al importar una nueva orden de compra no está disponible por el momento.

¿Puedo elegir entre el nombre de artículo, el SKU y el GTIN como identificador de artículo?

Sí. Todos los compradores que usan la función de importación podrán usar los nombres de artículo, SKU o GTIN cuando importe órdenes de compra.