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Importar órdenes de compra con Square para Tiendas

¿A quiénes se dirige este artículo?
Este artículo esta pensado para propietarios de negocios y sus miembros del equipo con permisos personalizados que quieran importar órdenes de compra directamente desde un archivo CSV o Excel guardado localmente al Panel de Datos Square en línea. Esta función está disponible con el plan Square para Tiendas Plus. Obtén más información sobre Personal Square y permisos personalizados.

Acerca de la importación de órdenes de compra

Con Square para Tiendas Plus, puedes ahorrar tiempo al crear órdenes de compra si importas una versión en CSV o de Excel de la orden de compra a través del Panel de Datos Square en línea. Si importas tu orden de compra directamente al Panel de Datos Square en línea, puedes pasar menos tiempo agregando artículos de línea de la orden de compra manualmente y más tiempo administrando tu negocio.

Antes de comenzar

Antes de importar una orden de compra, recomendamos que descargues Plantilla de importación de Square para Tiendas. También puedes descargarlo desde la sección Artículos del Panel de Datos Square.

Aunque recomendamos descargar la plantilla de importación de Square para facilitar el proceso, también puedes utilizar una plantilla de tu elección, siempre que sea un archivo CSV o Excel. Si usas tu propia plantilla, deberás asegurarte de seguir los pasos necesarios para hacer coincidir las columnas, que se incluyen a continuación.

Completa la plantilla de importación

Una vez que descargues la plantilla, comienza a completar la información:

  • Nombre del artículo: puede incluir números, letras o símbolos, con un máximo 128 caracteres.

  • Nombre de la variante: puede incluir números, letras o símbolos, con un máximo 128 caracteres.

  • SKU o GTIN: cada variante debe tener un SKU o GTIN exclusivo.

  • Código de proveedor: puede incluir números, letras o símbolos, con un máximo 500 caracteres.

  • Notas: puede incluir números, letras o símbolos, con un máximo 4000 caracteres.

  • Cantidad: es numérica, y se trata de la cantidad asociada con cada artículo recibido en la orden de compra. Nota: No se admiten cantidades fraccionarias por ahora.

  • Costo por unidad: es numérica, y se trata del costo asociado con las unidades incluidas en la orden de compra.

Campo Valor
Proveedor Si se proporcionó, debe ser el nombre exacto, con las mismas mayúsculas y minúsculas, de tus proveedores activos.
Enviar a Si se proporcionó, debe ser el nombre exacto de la sucursal, con las mismas mayúsculas y minúsculas.
Se espera el Una fecha con formato “mm/dd/aaaa” (o “aaaa/mm/dd” en Japón)
Notas Puede incluir números, letras o símbolos. Máximo 4000 caracteres.

Importar órdenes de compra

Uso de la plantilla de importación de Square para Tiendas

Después de completar la plantilla, ya puedes importar el archivo CSV o de Excel. Para hacerlo, sigue estos pasos:

  1. En el Panel de Datos Square en línea, ve a Artículos y pedidos > Artículos > Control de inventario > Órdenes de compra.
  2. Haz clic en Importar.
  3. Arrastra y suelta el archivo en la ventana emergente Importar orden de compra o haz clic en Elegir desde su computadora para subir la plantilla directamente desde tus archivos. Haz clic en Siguiente.
  4. Elige el identificador de artículo que corresponda (nombre, SKU, GTIN) para que sea más fácil identificar los que se hayan duplicado durante la importación. Se recomienda elegir SKU o GTIN para facilitar el proceso.
  5. Haz clic en Siguiente.

Todos los identificadores de artículos deben coincidir exactamente con un artículo o variante para que el proceso de importación se realice correctamente.

Cómo usar tu propia plantilla

Si usas tu propia plantilla, deberás realizar el proceso de coincidencia de columnas durante la primera parte del proceso de importación. Para hacerlo, sigue estos pasos:

  1. En el Panel de Datos Square en línea, ve a Artículos y pedidos > Artículos > Control de inventario > Órdenes de compra.
  2. Haz clic en el botón Importar para comenzar el proceso de importación y carga tu plantilla personalizada. Una vez cargada, verás la pantalla Hacer coincidir las columnas del documento.
  3. Usa los menús desplegables para confirmar que cada atributo de la orden de compra de Square coincide con la columna correcta de tu archivo de importación.
  4. Haz clic en Siguiente para continuar con el proceso de importación.

El proceso de importación puede demorar hasta un minuto, pero generalmente solo dura unos segundos. Supervisa los mensajes de error que puedan aparecer durante la importación. Una vez que finalice la importación, aparecerá la nueva orden de compra creada en la parte superior de la lista de órdenes de compra disponible en el Panel de Datos Square en línea.

También puedes importar cualquier borrador de orden de compra existente asociado con tu cuenta si exportas el borrador. Para hacerlo, haz clic en (•••) junto al borrador de la orden de compra y selecciona Guardar como CSV.

Solucionar problemas y resolver mensajes de error

Si te encuentras con dificultades y recibes un mensaje de error durante el proceso de importación, consulta el siguiente cuadro para buscar las definiciones de los errores y cómo resolverlos.

Ejemplo de mensaje de error Consejo para la solución de problemas
Este archivo parece estar vacío. Agrega artículos a la plantilla de importación de la orden de compra y vuelve a importarla.
Su CSV contiene más de 500 artículos, el máximo permitido para una orden de compra. Para importar una orden de compra con más de 500 artículos, deberás crear varias plantillas de importación y cargarlas individualmente.
Campo1, Campo2 y Campo3 son campos obligatorios. Ingresa la información faltante en los campos correspondientes para terminar de importar la orden de compra.
No se reconocieron algunos de los campos en el CSV. Revisa la información del pedido para asegurar que todo sea correcto e intenta importarlo nuevamente.
Algunos de los artículos de este archivo tienen identificadores de estar duplicados. Cada artículo debe tener un nombre, SKU o GTIN único. Actualiza los duplicados e intenta de nuevo. Asegúrate de que todas las líneas de la orden de compra tengan un identificador de artículo único e impórtalos de nuevo.
No pudimos encontrar algunos de los artículos del archivo en tu catálogo. Agrega los artículos o variantes al surtido de artículos y vuelve a intentarlo. Verifica que todos los artículos y variantes incluidos en la importación de la orden de compra ya existan en tu surtido de artículos.

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