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Importation de bons de commande avec Square pour détaillants

Avec Square pour détaillants Plus, vous pouvez accélérer la création de bons de commande en important une version CSV ou Excel du bon de commande par le biais du Tableau de bord Square en ligne. En important vos bons de commande directement dans le Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez passer moins de temps à ajouter manuellement des articles de bons de commande et plus de temps à gérer votre entreprise.

Démarrer

Avant d’importer un bon de commande, nous vous recommandons de télécharger le modèle d’importation de Square. Vous pouvez le faire en cliquant sur le lien ci-dessous, ou en vous rendant dans la section Articles de votre Tableau de bord en ligne.

Bien que nous vous recommandions de télécharger le modèle d’importation de Square pour faciliter le processus, vous pouvez également utiliser un modèle de votre choix, à condition qu’il s’agisse d’un fichier CSV ou Excel. Si vous utilisez votre propre modèle, vous devrez vous assurer de passer par les étapes de correspondance des colonnes énumérées dans la section Importer des bons de commande ci-dessous.

Glossaire

Une fois que vous avez téléchargé le modèle, commencez à remplir les informations référencées dans les tableaux ci-dessous.

Line Item Value
Item Name Can include numbers, letters, or symbols. Maximum 128 characters.
Variation Name Can include numbers, letters, or symbols. Maximum 128 characters.
SKU Each variation should be assigned a unique SKU or GTIN.
GTIN Each variation should be assigned a unique SKU or GTIN.
Vendor Code Can include numbers, letters, or symbols. Maximum 500 characters.
Notes Can include numbers, letters, or symbols. Maximum 4000 characters.
Quantity Numeric. This is the quantity associated with each item received in the purchase order. Note: Fractional quantities are not supported at this time.
Unit Price Numeric. This is the price associated with units included in the purchase order.
Field Value
Vendor If provided, must be the exact case sensitive name of one of your active vendors.
Ship to If provided, must be the exact case sensitive name of one of your locations.
Expected on A date formatted as “mm/dd/yyyy” (or “yyyy/mm/dd” in Japan)
Notes Can include numbers, letters, or symbols. Maximum 4000 characters.

Importation de bons de commande

Après avoir rempli le modèle, vous êtes prêt à importer le fichier CSV ou Excel. Pour ce faire :

  1. À partir de l’onglet Articles de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Gestion des stocks et sélectionnez Bons de commande. Si vous travaillez directement à partir d’un nouveau bon de commande, vous y verrez également l’option d’importation.

  2. Cliquez sur Importer.

  3. Glissez-déposez le fichier dans la fenêtre contextuelle Importation de bons de commande, ou cliquez sur sélectionnez-le à partir de votre ordinateur pour téléverser le modèle directement à partir de vos fichiers Remarque : Si vous n’avez pas rempli le modèle, cliquez sur Télécharger le modèle pour démarrer.

  4. Cliquez sur Importer.

  5. Sélectionnez l’identifiant d’article approprié en choisissant soit le nom de l’article, soit l’UGS, soit le GTIN pour aider à identifier facilement les articles en double pendant le processus d’importation. Remarque : Square recommande de sélectionner soit UGS soit GTIN comme identifiant d’article approprié pour faciliter l’utilisation.

  6. Cliquez sur Suivant.

Remarque : Tous les identifiants d’articles doivent correspondre exactement à un article ou à une variante pour que le processus d’importation soit réussi.

Si vous utilisez votre propre modèle, vous devrez passer par le processus de correspondance des colonnes pendant la première partie du processus d’importation. Pour ce faire :

  1. Cliquez sur le bouton Importer pour lancer le processus d’importation et téléverser votre modèle personnalisé.

  2. Une fois téléversé, vous verrez l’écran Faire correspondre les colonnes du document. À partir de là, utilisez les menus déroulants pour confirmer que chaque attribut du bon de commande Square correspond à la bonne colonne dans votre fichier d’importation.

  3. Cliquez sur Suivant pour poursuivre le processus d’importation.

Le processus d’importation peut prendre jusqu’à une minute, mais ne dure généralement que quelques secondes. Soyez attentif aux éventuels messages d’erreur qui apparaissent pendant l’importation. Une fois l’importation terminée, le bon de commande nouvellement créé apparaîtra en haut de la liste des bons de commande disponible dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Vous pouvez également importer les ébauches de bons de commande déjà associés à votre compte en exportant l’ébauche. Pour ce faire, cliquez sur l’icône à trois points à côté de l’ébauche du bon de commande et sélectionnez Enregistrer sous CSV.

Dépannage

Si vous éprouvez des difficultés et recevez un message d’erreur pendant le processus d’importation, consultez le tableau ci-dessous pour connaître les définitions des erreurs et la façon de les résoudre.

Error Message Example Troubleshooting Tip
This file appears to be empty. Add items to the purchase order import template and try importing again.
Your CSV contains more than 500 items, which is the maximum allowed for a purchase order. To import a purchase order with more than 500 items, you’ll need to create multiple purchase order import templates and upload them individually.
Field1, Field2, and Field3 are required fields. Enter the missing information into the appropriate fields to finish importing the purchase order.
We didn’t recognize some of the fields in your CSV. Review the order information to make sure everything is correct and try importing again.
Some of the items in this file have duplicate item identifiers. Each item must have a unique name, SKU, or GTIN. Update the duplicates and try again. Make sure all purchase order lines have a unique item identifier and try importing again.
We could not find some of the items from this file in your catalog. Add the items or variations to your item library, then try again. Make sure all items and variations included in the purchase order import already exist within your item library.

Questions fréquentes

Am I able to create new variations under existing items when importing a new purchase order?

No. The ability to create new item variations when importing a new purchase order is not available at this time. All items and variations included in your import must currently exist in your item library.

Can I import purchase order fees and taxes?

No. The ability to import fees and taxes when importing a new purchase order is not available at this time.

Can I choose between Item Name, SKU and GTIN as my item identifiers?

Yes. All sellers using the import feature will be able to use either Item Names, SKUs or GTINs when importing purchase orders.

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