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Programación de turnos para miembros del equipo

Descripción general

Sabemos que tener una visibilidad clara de las operaciones diarias y los costos de mano de obra es una parte fundamental de la administración de un negocio. Por esa razón, con la Administración de equipos y Equipos Plus Programación de turnos de Square y la app Mi Equipo, puedes acceder a tu calendario directamente y planificar tu semana de forma adecuada. Si tu negocio usa Equipos Plus, también recibirás recordatorios para marcar la entrada y la salida de tus turnos programados.

Glosario

Revisa la tabla a continuación para obtener más información sobre los términos más utilizados asociados a tu calendario.

Término Definición
Turno Un turno se refiere al período que un miembro del equipo trabaja en un puesto. La programación de turnos incluye varios estados de turno, entre otros, turno programado, turno actual y turno completado. Es posible asignar a un miembro del equipo varios turnos en un día laboral.
Registro de horas Un registro de horas es el registro de un conjunto de turnos, generalmente asociados a un período de pago de su negocio. Según la franja horaria que se esté viendo, un registro de horas puede incluir los turnos en curso y completados.
Día laboral Un día laboral es un período de 24 horas corridas en el que se desarrolla toda la actividad comercial. Para la mayoría de los negocios, el día estándar (12 a. m. a 12 a. m.) coincide con su día laboral. Para los negocios que están abiertos después de la medianoche, el comienzo del día laboral debe coincidir con el momento del día en el que todos los miembros del equipo marcaron su salida (por ejemplo, en los bares, el día laboral puede ir de 4 a. m. a 4 a. m. para registrar las pocas horas que están abiertos después de la medianoche).
Horas pagadas Las horas pagadas hacen referencia a la cantidad total de horas trabajadas menos los descansos no pagados. Por ejemplo, si trabaja de 9 a. m. a 5 p. m. con un descanso para almorzar no pagado de 30 minutos, trabajó un total de 7.5 horas pagadas.
Disponibilidad La disponibilidad hace referencia a los días y horarios que un miembro del equipo puede trabajar. En general, la disponibilidad es recurrente y es independiente de las solicitudes de permisos por única vez. Por ejemplo, la disponibilidad de un miembro del equipo podría indicar que puede trabajar de 10 a. m. a 9 p. m., de lunes a viernes.
Tiempo de descanso El tiempo de descanso hace referencia a un único momento en el que un miembro del equipo no está disponible. El tiempo de descanso no es un concepto recurrente, sino una vez específica en la que un miembro del equipo solicita permiso para no trabajar un solo día o una serie de días.
Puesto El puesto hace referencia a la posición que usted tiene en un negocio. Los miembros del equipo pueden tener hasta 12 puestos, con un salario asignado a cada uno de ellos. Los salarios asociados estarán determinados por el puesto en el que usted registra la entrada. Por ejemplo, un miembro del equipo tiene los puestos “Cajero” y “Barman”, y cobra $15 por el trabajo de “Cajero” y $17 por el trabajo de “Barman”.
Notificaciones Las notificaciones hacen referencia a los mensajes activos que se envían mediante un método push desde la app Mi Equipo. Nota: Su negocio debe utilizar Equipos Plus para recibir algunas notificaciones (p. ej., recordatorios de entrada, etc.).

Revisa tu calendario

Una vez que tu empleador crea y publica tu calendario, debes recibir un correo electrónico automatizado o una notificación Push de la app Mi Equipo con un enlace directo para ver tus próximos turnos de la semana. Para garantizar una visibilidad completa de los nuevos cronogramas o cualquier actualización de un cronograma existente, también querrás asegurarte de haber actualizado los ajustes de notificación en la app Mi Equipo. Para hacerlo:

  1. Desde la página Inicio de la app Mi Equipo Square, pulsa Más.

  2. En la sección Configuraciones de trabajo, presiona Notificaciones.

  3. Activa o desactiva las Notificaciones de la aplicación o las Notificaciones por correo electrónico en las secciones Cronograma publicado y Cronograma actualizado según tus preferencias personales.

  4. Presiona Guardar cambios.

Te sugerimos que te comuniques con tu empleador directamente si tienes alguna pregunta o duda sobre tu calendario. Ellos podrán hacer los cambios necesarios que puedan surgir.

Shift Scheduling Schedule In-App

Nota: La visibilidad de otros miembros del equipo se basa en los ajustes de usuario de cada individuo. Estos solo se pueden configurar en Ajustes en la sección Calendario de la app Mi Equipo.

Administra tu cronograma

Querrás brindarle al empleador tu disponibilidad para definir expectativas adecuadas sobre cuándo estás disponible para trabajar. Si bien tu empleador o cualquier miembro del equipo con permisos de acceso completo podrá actualizar tu disponibilidad usando el Panel de Datos Square en línea, también puedes actualizar tu propia disponibilidad en cualquier momento usando la app Mi Equipo Square. Para hacerlo:

  1. Desde la página Inicio de la app Mi Equipo Square, pulsa Más.

  2. En la sección Configuraciones de trabajo, presiona Notificaciones.

  3. Presiona el día de la semana que deseas editar para abrir la pantalla Agregar disponibilidad y realizar los cambios necesarios.

  4. Presiona Guardar cambios para volver a la sección Disponibilidad y repite para los días restantes que deben actualizarse.

Nota: Los miembros del equipo sin permisos de acceso completo podrán actualizar su disponibilidad cuando usen la app Mi Equipo Square. Sin embargo, por el momento, no pueden actualizar su disponibilidad a través del Panel de Datos Square en línea.

Turnos abiertos

Tu empleador también puede optar por utilizar turnos abiertos, lo que te permitirá escoger turnos que aún no han sido cubiertos por otros miembros del equipo. Los turnos abiertos se pueden ver fácilmente desde la app Mi Equipo y le aparecerán a cualquier miembro del equipo que no esté programado actualmente para ese período de tiempo en particular, y que pueda trabajar en ese puesto. Para empezar:

  1. Inicia sesión en la app Mi Equipo > presiona Calendario.

  2. Utiliza el selector de fechas para elegir un período adecuado para el calendario.

  3. Busca un turno que se indica como Turno abierto en azul > presiona el turno en cuestión para abrir la pantalla Detalles del turno.

  4. Pulsa Solicitar turno.

Una vez que solicites un turno abierto, tu empleador recibirá una notificación en su Panel de Datos Square en línea. Se les pedirá que Rechacen o Aprueben la solicitud de turno, y tú recibirás una notificación Push de la app Mi Equipo confirmando si el cambio se llevó a cabo.

Cambiar turnos

Si cambias tu disponibilidad, o simplemente prefieres un turno diferente, también tendrás la opción de cambiar turnos con otros miembros del equipo. Para hacerlo:

  1. Inicia sesión en la app Mi Equipo > presiona Calendario.

  2. Utiliza el selector de fechas para elegir un período adecuado para el calendario.

  3. Presiona el turno en cuestión para abrir la pantalla Detalles del turno.

  4. Presiona Cambiar turno.

  5. De la lista de turnos disponibles, selecciona el turno que más te convenga y pulsa Solicitar cambio.

Desde aquí, el miembro del equipo cuyo turno se solicitó cambiar recibirá un correo electrónico o una notificación push de la app Mi Equipo (según los ajustes de notificación). Esto le alertará que otro miembro del equipo quiere cambiar su turno, lo que puede aceptar o rechazar. Una vez que el miembro del equipo haga el cambio, se notificará al propietario o al administrador de la cuenta y se le solicitará que lo acepte o lo rechace. Nota: Siempre debes asumir que trabajarás en tu turno original hasta que lo apruebe el propietario o administrador de la cuenta.

Solicitudes de permiso

Además de cambiar de turno, puedes solicitar permiso directamente desde la app Mi Equipo Square para los calendarios no publicados si tu empleador se suscribió a Equipos Plus. Una vez que hayas enviado una solicitud, tu empleador recibirá una notificación por correo electrónico, así como una notificación en su Panel de Datos Square en línea. Desde aquí, puede aprobar o rechazar la solicitud y tú recibirás una alerta con su decisión. Para comenzar:

  1. Inicia sesión en la app Mi Equipo y pulsa Más.

  2. Pulsa Permiso > Solicitar permiso.

  3. Utiliza el selector de fechas para elegir el período para el que deseas solicitar tiempo de descanso y agrega una nota en la sección Motivo.

  4. Pulsa Solicitar permiso.

Puedes supervisar tu solicitud, así como cancelar una solicitud pendiente o aprobada, si visitas la misma sección de la app Mi Equipo Square.

Nota: Solo puedes cancelar los calendarios no publicados. Si un calendario se publicó, no podrás enviar una solicitud de tiempo de descanso.

Preguntas frecuentes

¿Puedo intercambiar un turno con otro miembro del equipo si no estoy disponible para trabajar por mi cuenta?

Con Equipos Plus, una vez que publique un calendario, puede intercambiar su turno con otros miembros del equipo si no puede trabajar por su cuenta. Simplemente abra la app Mi Equipo y pulse Calendario para ver los turnos en cuestión. En Detalles del turno, pulse Cambiar turno para ver los turnos disponibles para el cambio y Solicitar cambio para enviar una notificación al miembro del equipo con el que le gustaría cambiar el turno. Si pueden dar lugar a su solicitud, se le enviará un cronograma actualizado a través de su método de notificación preferido una vez que se guarden las ediciones. Nota: El miembro del equipo cuyo turno le gustaría intercambiar debe aceptar la solicitud de cambio para que este se lleve a cabo.

Nunca recibí mi calendario. ¿Puedo solicitarlo otra vez?

Sí, puede hacerlo trabajando con su empleador o gerente directamente para solicitar que publiquen el calendario nuevamente. Además, debe consultar los ajustes de Notificaciones en la app Mi Equipo para confirmar que puede recibir las notificaciones push de la aplicación. También existe la posibilidad de que el correo electrónico del calendario se haya enviado a una dirección de correo electrónico desactualizada o a su carpeta de correo no deseado. Le sugerimos que confirme que la dirección de correo electrónico asociada a su perfil del equipo esté actualizada y que revise su bandeja de entrada. Nota: También debería poder ver cualquier calendario publicado en la app Mi Equipo.

Mi disponibilidad se modificó a último momento. ¿Cómo la actualizo?

Puede actualizar su disponibilidad en cualquier momento mediante la sección Disponibilidad dentro de Más opciones en la app Mi Equipo Square. Si este cambio ocurre durante una semana laboral que ya está en progreso, recomendamos asociarse con su empleador o gerente para informarles de cualquier cambio en su disponibilidad. De esta manera, los turnos afectados se pueden cubrir lo más rápido posible. Nota: Cada miembro del equipo tiene permitido hasta cuatro bloques de disponibilidad.

Necesito editar el registro de horas de uno de mis turnos anteriores. ¿Puedo hacerlo?

Puede editar el registro de horas asociado a cualquier turno anterior directamente desde la app Mi Equipo Square mientras su empleador esté suscrito a Equipos Plus.

Para editar su registro de horas:

  1. Abra la app Mi Equipo Square y pulse Registro de horas.
  2. Seleccione la franja horaria correspondiente y pulse en el turno que desea editar.
  3. Actualice la información necesaria (p. ej., Puesto, Horario de entrada, Horario de salida, Descansos, Notas, etc.) y pulse Solicitar cambios. Los administradores recibirán una notificación que les pregunta si aprueban o rechazan la solicitud.

Nota: Hasta que su administrador acepte o rechace su solicitud, no podrá hacer otra solicitud de edición en el mismo turno; sin embargo, puede incluir más de una edición (p. ej., cambiar el horario de entrada y agregar un descanso faltante) a un turno en una solicitud.

¿Mi empleador tendrá la opción de distribuir propinas entre otros miembros del equipo y yo?

Sí. Con Equipos Plus, su empleador puede usar el pozo de propinas para dividir de forma pareja todas las propinas de tarjetas de crédito entre todos los miembros del equipo elegibles que hayan marcado entrada.