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Utilizar el registro de horas con Nómina Square

Lea más abajo los consejos y las instrucciones para utilizar el registro de horas con el servicio de nómina en línea de Square.

Cómo configurar el registro de horas

Paso 1: Active el registro de horas en Nómina Square

  1. Vaya a Equipo en la sección Nómina de su Panel de Datos Square en línea.
  2. Seleccione el miembro de equipo que desea agregar al registro de horas.
  3. Haga clic en Generar código de acceso de punto de venta.
  4. Aparecerá un código de acceso de cuatro dígitos; anótelo y entrégueselo a su empleado. Dicho empleado usará este código de acceso para registrar su hora de entrada y salida en su cuenta en la aplicación Punto de venta Square. Los códigos de acceso se generan automáticamente y por el momento no se pueden personalizar.
  5. Repita el paso 4 y 5 para todos los miembros de equipo que usan registros de horas.

Paso 2: Active el registro de horas en su aplicación Punto de venta Square

Para usar esta función, necesita contar con la versión más reciente de la aplicación en su dispositivo.

El registro de horas debería activarse automáticamente en su cuenta después de que asigne un código de acceso a su(s) empleado(s). Si no ve un reloj en la esquina inferior derecha cuando inicia sesión en la aplicación de Square, siga estos pasos:

  1. Desde la aplicación Punto de venta Square, presione Ajustes > Gestión de empleados.
  2. Active Seguimiento de horas desde Punto de venta.

Una vez activado, aparecerá un reloj en la esquina inferior derecha de la aplicación que indicará que se ha activado el seguimiento de horas del empleado. Sus empleados pueden pulsar el reloj para marcar la entrada y salida en la aplicación usando sus códigos de acceso individuales del paso 1.

Paso 3: Administre los ajustes para la aplicación Equipo de Square

La aplicación Equipo de Square les brinda a los empleados y contratistas la capacidad de marcar la entrada y salida sin tener que usar la aplicación Punto de venta Square. Para administrar su capacidad de crear registros de horas desde la aplicación Equipo de Square:

  1. Vaya a la pestaña Ajustes de la aplicación para empleados en la sección Registro de horas del Panel de Datos Square en línea.
  2. Active o desactive Marcar entrada y salida desde la aplicación para empleados.

Nota: Los miembros del equipo solo pueden hacer seguimiento del tiempo a través de la aplicación Equipo de Square si está activado el acceso a la cuenta en línea en el perfil del equipo de nómina y la opción Marcar entrada y salida desde la aplicación para empleados está activada en el registro de horas.

Cómo ver y editar el registro de horas

Consulte el Registro de horas de su Panel de Datos Square en línea para:

  • Ver los registros de horas abiertos
  • Cerrar los registros de horas abiertos
  • Crear registros de horas
  • Eliminar registros de horas accidentales
  • Revisar registros de horas cerrados
  • Editar registros de horas cerrados
  • Ejecutar informes de horas trabajadas

Ver registros de horas abiertos

Ingrese a Registros de horas en su Panel de Datos Square en línea para ver los registros de horas de sus empleados que han marcado la entrada pero que aún no han marcado la salida. Los registros de horas abiertos tendrán un punto verde a la izquierda del nombre del empleado.

Para cerrar un registro de horas abierto:

  1. Seleccione el registro de horas del empleado que desea cerrar.
  2. Haga clic en Marcar salida.
  3. Ingrese un horario de salida.
  4. Haga clic en Guardar.

Crear un registro de horas

Para crear un nuevo registro de horas para uno de sus empleados:

  1. Consulte el Registro de horas en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Haga clic en Crear registro de horas.
  3. Seleccione su empleado e ingrese la fecha y horas trabajadas que correspondan.
  4. Haga clic en Guardar.

Eliminar registro de horas

Para eliminar un registro de horas para uno de sus empleados:

  1. Consulte el Registro de horas en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Use el selector de fechas y el filtro de empleados para hallar el registro de horas que desea eliminar.
  3. Seleccione el registro de horas y haga clic en Eliminar registro de horas.
  4. Confirmar Eliminar registro de horas.

Informe de registro de horas

La pestaña Costo de mano de obra en la sección Registros de horas de su Panel de Datos Square en línea muestra el nombre del empleado, la ubicación y las horas totales trabajadas por cada empleado que ha marcado su entrada y salida durante el periodo seleccionado.

Haga clic en Exportar costo de mano de obra para descargar este informe como archivo CSV.

Ver historial de turnos

Consulte el Registro de horas en su Panel de Datos Square en línea para revisar y editar los turnos de sus empleados.

Para editar los detalles de turno de un empleado:

  1. Consulte el Registro de horas en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Use el selector de fechas y el filtro de empleados para hallar el registro de horas que desea editar.
  3. Realice los cambios necesarios.
  4. Haga clic en Guardar.

Importe el registro de horas a Nómina Square

Para importar las horas de su empleado a Nómina Square:

  1. Consulte Hacer la nómina en la sección Nómina de su Panel de Datos Square en línea.
  2. Haga clic en Importar registro de horas en la esquina superior derecha de la pantalla. Aparecerán las opciones Horas normales, Horas extras y Doble paga con el número de horas trabajadas de cada empleado. Nota: Si usa Square para aceptar pagos y ha habilitado la Importación de propinas, haga clic en Importar registro de horas y propinas para importar las horas y propinas de su empleado.

Nota: Las horas del registro de horas pueden importarse solo después de que finalice el periodo de pago. Espere hasta que el periodo de pago haya terminado para importar las horas a Nómina Square.

Cálculos de las horas extras

Cuando importa el registro de horas a Nómina Square, las horas extras y doble paga se calculan automáticamente para cada empleado según las normativas de su estado.

Por ejemplo, los empleados de California reciben un pago de horas extras cuando trabajan más de 8 horas en un día, 40 horas en una semana o siete días consecutivos en una semana laboral. Además, reciben un pago doble cuando trabajan más de 12 horas en un día.

Si utiliza seguimiento de descanso de empleados, los descansos pagados contarán en los cálculos de tiempo extra, no así los descansos no pagados.

Los empleados en todas las otras jurisdicciones que actualmente son aceptadas por Nómina Square reciben el pago de horas extras solo cuando trabajan más de 40 horas en una semana, de acuerdo con la Ley de normas razonables de trabajo (FLSA).

Nota: Los cálculos de horas extras presuponen que su día de trabajo termina a medianoche y que su semana de trabajo comienza el mismo día que su periodo de pago. Si le paga a los empleados dos veces al mes, su semana de trabajo comienza el domingo.

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