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Utilizar el registro de horas con Nómina Square

Lea más abajo los consejos y las instrucciones para utilizar el registro de horas con el servicio de nómina en línea de Square.

Cómo configurar el registro de horas

Paso 1: Active el registro de horas en Nómina Square

  1. Visite Equipo de nómina en la sección Nómina de su Panel de Datos Square en línea.

  2. Seleccione el miembro del equipo que desea agregar al registro de horas.

  3. Haga clic en Generar código de punto de venta.

  4. Aparecerá un código de acceso de cuatro dígitos; anótelo y entrégueselo al miembro de su equipo, quien lo usará para marcar su entrada y salida en la App Mi Equipo Square o mediante la Aplicación Punto de venta Square..

  5. Repita los pasos 4 y 5 para todos los miembros del equipo que usen registros de horas.

Paso 2: Active el registro de horas en su aplicación Punto de venta Square

Para usar esta función, deberá versión más reciente de la aplicación en su dispositivo.

El registro de horas debería activarse automáticamente en su cuenta después de que asigna un código de acceso a los miembros de su equipo. Si no ve un reloj en la esquina inferior derecha cuando inicia sesión en la aplicación Square, siga estos pasos:

  1. En la aplicación Punto de venta Square, pulse Ajustes > Seguimiento de horas.

  2. Active la opción Seguimiento de horas.

Una vez activado, aparecerá un reloj en la esquina inferior derecha de la aplicación que indicará que se ha activado el seguimiento de horas. Los miembros de su equipo pueden pulsar el reloj para marcar entrada y salida en la aplicación usando sus códigos de acceso del paso 1.

Paso 3: Administre los ajustes para la app Mi Equipo Square

La Aplicación Mi Equipo Square brinda a los miembros del equipo la capacidad de marcar la entrada y la salida sin tener que usar la aplicación Punto de venta Square. Para administrar su capacidad de crear registros de horas desde la app Mi Equipo Square:

  1. Visite Turnos > Ajustes > Marcar entrada/salida en su Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Marcar entrada/salida.

  2. Active o desactive Marcar entrada/salida desde la app Mi Equipo.

Nota: Los miembros del equipo solo pueden hacer un seguimiento del tiempo a través de la aplicación Equipo Square si está activado el acceso a la cuenta en línea en el Perfil de Equipo de nómina y la opción Marcar entrada/salida desde la aplicación para miembros del equipo está activada en el registro de horas.

Cómo ver y editar registros de horas

Vaya a Turnos en su Panel de Datos Square en línea.

  • Ver registros de horas abiertos

  • Cerrar los registros de horas abiertos

  • Crear registros de horas

  • Eliminar registros de horas accidentales

  • Revisar registros de horas cerrados

  • Editar registros de horas cerrados

  • Ejecutar informes de horas trabajadas

Ver registros de horas abiertos

Ingrese en Turnos en su Panel de Datos Square en línea para ver los registros de horas de los miembros de su equipo que han marcado la entrada pero que aún no han marcado la salida. Los registros de horas abiertos tendrán un punto verde a la izquierda del nombre del miembro del equipo.

Para cerrar un registro de horas abierto:

  1. Seleccione el registro de horas del miembro del equipo que desea cerrar.

  2. Haga clic en Marcar salida.

  3. Ingrese un horario de salida.

  4. Haga clic en Guardar.

Crear un registro de horas

Para crear un registro de horas para uno de los miembros de su equipo:

  1. Vaya a Turnos en su Panel de Datos Square en línea.

  2. Haga clic en Agregar turno.

  3. Seleccione el miembro de su equipo e ingrese la fecha y horas trabajadas que correspondan.

  4. Haga clic en Guardar.

Eliminar registro de horas

Para eliminar un registro de horas para uno de los miembros de su equipo:

  1. Vaya a Turnos en su Panel de Datos Square en línea.

  2. Use el selector de fechas y el filtro de nombre para hallar el registro de horas que desea eliminar.

  3. Seleccione el registro de horas y haga clic en Eliminar registro de horas.

  4. Confirme Eliminar registro de horas.

Informe de registro de horas

La pestaña Costo de mano de obra en la sección Turnos de su Panel de Datos Square en línea muestra el nombre del miembro del equipo, la ubicación, las notas (cuando usa Equipos Plus) y las horas totales trabajadas para cada miembro del equipo que haya marcado la entrada y la salida durante el período seleccionado. Los errores en el registro de horas y las infracciones a sus reglas de descansos y horas extra se marcarán en rojo.

Haga clic en Exportar costo de mano de obra para descargar este informe como un archivo CSV.

Ver historial de turnos

Para editar los detalles del turno de un miembro del equipo:

  1. Vaya a Turnos en su Panel de Datos Square en línea.

  2. Use el selector de fechas y el filtro de nombre para hallar el registro de horas que desea editar.

  3. Realice los cambios necesarios.

  4. Haga clic en Guardar.

Importe el registro de horas a Nómina Square

Para importar las horas de los miembros de su equipo a Nómina Square:

  1. Vaya a la página Vista general de Nómina > Pagar a empleados o Pagar a contratistas.

  2. Haga clic en Importar horas y salarios. Todas las Horas normales, Horas extra y Doble tiempo de su equipo se completarán con la cantidad de horas trabajadas por cada miembro del equipo. Nota: Si tiene Importación de propinas o Seguimiento de comisiones activados, las comisiones y las propinas de los miembros de su equipo también se importarán en su ejecución de nómina.

Nota: Las horas del registro de horas pueden importarse solo después de que finalice el período de pago. Espere hasta que el período de pago haya terminado para importar las horas a Nómina Square.

Cálculos de las horas extra

Pago por horas extra y doble tiempo

Cuando importa registros de horas a Nómina Square, el pago de las horas extra y del doble tiempo de los empleados W-2 se calcula según las normas de ajustes del descanso que configuró en su Panel de Datos Square en línea, en 1.5 o 2 veces la tarifa por hora base de pago. Otras compensaciones, incluidos los bonos y las comisiones, no se incluyen automáticamente en los cálculos de las horas extra. Si su empleado (por hora) no exento gana este tipo de compensaciones, es posible que deba ajustar manualmente su pago para cumplir con las leyes salariales estatales y federales. Debe consultar los sitios web de los gobiernos locales y federales o consultar con un asesor calificado para obtener ayuda para cumplir con las obligaciones sobre los cálculos de las horas extra.

Nómina Square no calcula las horas extra para los pagos de los contratistas 1099.

  • Empleados con un solo trabajo y una tarifa por hora: la tarifa por horas extra del empleado se calcula como una vez y media (1.5x) su tarifa por hora base. La tarifa por doble tiempo se calcula como el doble (2x) de su tarifa por hora base.

  • Empleados con varios trabajos y tarifas por hora: las tarifas por horas extra y doble tiempo se calculan como 1.5 y 2 veces el promedio ponderado de la tarifa por hora base trabajada, respectivamente. Si un miembro del equipo trabajó horas extra o doble tiempo durante varias semanas de trabajo en el período de pago, Nómina Square calculará el pago de estas horas extra y doble tiempo por semana de trabajo para calcular la tarifa promedio ponderada de horas extra y doble tiempo del período de pago. Si las horas se editan después de importar los registros de horas, las horas extra y el doble tiempo no se calcularán por semana laboral y se calcularán durante el período de pago. Obtenga más información sobre cómo pagar a los empleados varias tarifas.

Ajustes de horas extra y doble tiempo

Si usa Registro de horas Square, puede configurar los ajustes de las horas extra y doble tiempo en cualquier momento desde la sección ajustes del descanso de su Panel de Datos Square en línea. Obtenga más información sobre Turnos Square.

Cómo ajustar los salarios y las tarifas de horas extra y doble tiempo

Solo los salarios por hora base se incluyen en los cálculos de horas extra. Otras formas de compensación, como las comisiones y las bonificaciones, no se incluyen automáticamente. Si su empleado (por hora) no exento gana estos tipos de compensaciones, es posible que tenga que ajustar su pago manualmente en esta tabla para cumplir con las leyes salariales federales y estatales.

Siempre puede editar los cálculos de horas extra y doble tiempo importados/automatizados siguiendo los pasos a continuación.

  • Empleados con un solo trabajo y una tarifa por hora: las tarifas por horas extra y doble tiempo se calculan solo según su tarifa por hora base.

    • Si debe ajustar la tarifa por hora base de un empleado, puede editarla desde la ejecución de nómina misma o desde el perfil del empleado.

    • Si debe ajustar los salarios por horas extra o doble tiempo (no la tarifa por hora base de un empleado), puede calcular manualmente el aumento necesario y agregar el importe desde la columna Adicional.

  • Empleados con varios trabajos y tarifas por hora: puede anular las tarifas por horas extra y doble tiempo de cada empleado de manera individual haciendo clic en Editar debajo de la columna Tarifa para ese miembro del equipo.

Más información sobre: Nómina