Usa Turnos Square con Nómina Square
Los suscriptores de Nómina Square tienen acceso a la versión gratis de Turnos Square, que incluye el registro de horas, la programación de turnos y el seguimiento de propinas. Además, los suscriptores de Nómina no están limitados a que solo cinco miembros del equipo usen las funciones gratuitas de Turnos Square; puedes agregar a todos los miembros del equipo que necesites.
Para obtener acceso a funciones avanzadas de administración de mano de obra, puedes suscribirte a Turnos Plus o subir de categoría desde la sección Turnos del Panel de Datos Square en línea. Si tienes una suscripción a Equipos Plus, Citas Plus, Tiendas Plus o Restaurantes Plus, tendrás acceso a las funciones de Turnos Plus como parte de tu suscripción.
Obtén más información sobre Precios y funciones de Turnos Square en nuestro Centro de Atención al Cliente.
Lee los consejos y las instrucciones a continuación para usar Turnos Square con el servicio de nómina en línea de Square.
Configuración de registros de horas
Paso 1: Activa el registro de horas en Nómina Square
Visita Equipo de nómina en la sección Nómina de tu Panel de Datos Square en línea.
Selecciona al miembro del equipo que deseas agregar al registro de horas.
Haz clic en Generar código de acceso al punto de venta.
Aparecerá un código de acceso de cuatro dígitos; anótalo y entrégaselo al miembro de tu equipo, quien lo usará para marcar su entrada y salida en la aplicación Mi Equipo Square o mediante la Aplicación Punto de venta Square.
Repite los pasos 4 y 5 para todos los miembros del equipo que usen registros de horas.
Una alternativa a los códigos de acceso individuales es la activación de carnets para el equipo a fin de agregar una capa de seguridad a tu cuenta. Puedes asociar carnets a miembros individuales del equipo para permitirles iniciar sesión y marcar la entrada y la salida en tu punto de venta, pero recuerda que los carnets no dan acceso al Panel de Datos Square en línea. Obtén más información sobre cómo comenzar con las en nuestro Centro de Atención al Cliente.
Paso 2: Activa el registro de horas en tu aplicación Punto de venta Square
Para usar esta función, necesitas contar con la versión más reciente de la aplicación en su dispositivo.
El registro de horas debería activarse automáticamente en tu cuenta después de que asignes un código de acceso a los miembros de tu equipo. Si no ves un reloj en la esquina inferior derecha cuando estás en la aplicación Punto de venta Square, sigue estos pasos:
En la aplicación Punto de venta Square, pulsa Ajustes > Seguimiento de horas.
Activa Seguimiento de horas.
Una vez activado, aparecerá un reloj en la esquina inferior derecha de la aplicación que indicará que se ha activado el seguimiento de horas. Los miembros de tu equipo pueden pulsar el reloj para marcar la entrada y la salida en la aplicación con sus códigos de acceso del paso 1.
Paso 3: Administra los ajustes de la aplicación Mi Equipo Square
La Aplicación Mi Equipo Square brinda a los miembros del equipo la capacidad de marcar la entrada y la salida sin tener que usar la aplicación Punto de venta Square. Para administrar su capacidad de crear registros de horas desde la aplicación Mi Equipo Square, haz lo siguiente:
Ve a Turnos > Ajustes > Marcar entrada/salida en tu Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Marcar entrada/salida.
Activa o desactiva Marcar entrada/salida desde la aplicación Mi Equipo.
Nota: Los miembros del equipo solo pueden hacer un seguimiento del tiempo a través de la aplicación Mi Equipo Square si está activado el acceso a la cuenta en línea en el Perfil de Equipo de nómina y la opción Marcar entrada y salida desde la aplicación Mi Equipo está activada en Turnos.
Con Turnos Square Plus, puedes marcar automáticamente la salida de los empleados al final de un turno programado.
Para activar la marcación de salida automática, sigue estos pasos:
Ve a Turnos > Ajustes> Marcar entrada/salida.
Activa Marcar salida automáticamente al final del turno.
Ingresa la cantidad de minutos antes de que se marque automáticamente la salida de un empleado después de su turno.
Selecciona si deseas aplicar esta opción a Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones.
Si lo prefieres, puedes configurar alertas de salidas automáticas desde Ajustes > Notificaciones y alertas. Allí, activa Marcación de salida automática.
Nota: Los turnos deben estar programados y publicados para poder activar la marcación de entrada/salida automática.
Visualización y edición del registro de horas
Ve a Turnos en tu Panel de Datos Square en línea para lograr las siguientes acciones:
Ver registros de horas abiertos
Cerrar registros de horas abiertos
Crear registros de horas
Eliminar registros de horas accidentales
Revisar registros de horas cerrados
Editar registros de horas cerrados
Preparar informes sobre las horas trabajadas
Ver registros de horas abiertos
Ingresa en Turnos en tu Panel de Datos Square en línea para ver los registros de horas de los miembros de tu equipo que han marcado la entrada, pero que aún no han marcado la salida. Los registros de horas abiertos tendrán un punto verde a la izquierda del nombre del miembro del equipo.
Para cerrar un registro de horas abierto, haz lo siguiente:
Selecciona el registro de horas del miembro del equipo que deseas cerrar.
Haz clic en Marcar salida.
Ingresa un horario de salida.
Haz clic en Guardar.
Crear un registro de horas
Si deseas crear un registro de horas para uno de los miembros de tu equipo, haz lo siguiente:
Desde el Panel de Datos Square en línea > Personal > Turnos > Mano de obra y propinas.
Haz clic en Agregar registro de turno.
Selecciona al miembro del equipo, la ubicación y el puesto.
Ingresa las fechas y las horas trabajadas que correspondan.
Haz clic en Guardar.
Eliminar un registro de horas
Para eliminar un registro de horas para uno de los miembros de tu equipo, haz lo siguiente:
Ve a Turnos en tu Panel de Datos Square en línea.
Usa el selector de fechas y el filtro de nombres para hallar el registro de horas que deseas eliminar.
Selecciona el registro de horas y haz clic en Eliminar registro de horas.
Confirma Eliminar registro de horas.
Informe sobre el registro de horas
La pestaña Mano de obra y propinas en la sección Turnos de tu Panel de Datos Square en línea muestra el nombre del miembro del equipo, la ubicación, las notas (si usas Turnos Square Plus) y el total de horas trabajadas de cada miembro del equipo que haya marcado la entrada y la salida durante el período seleccionado. Los errores en el registro de horas y las infracciones a tus reglas de descansos y horas extra se marcarán en rojo.
Haz clic en Exportar costo de mano de obra para descargar este informe como un archivo CSV.
Ver el historial de turnos
Para editar los detalles del turno de un miembro del equipo, haz lo siguiente:
Ve a Turnos en tu Panel de Datos Square en línea.
Usa el selector de fechas y el filtro de nombres para hallar el registro de horas que deseas editar.
Realiza los cambios necesarios.
Haz clic en Guardar.
Importación del registro de horas a Nómina Square
Para importar las horas de los miembros de tu equipo a Nómina Square, haz lo siguiente:
Ve a la página Vista general de Nómina > Pagar a empleados o Pagar a contratistas.
Haz clic en Importar horas y salarios. Todas las Horas normales, Horas extra y Doble tiempo de tu equipo se completarán con la cantidad de horas trabajadas de cada miembro del equipo. Nota: Si activaste Importación de propinas, Seguimiento de comisiones, o bien, si solicitaste que tu equipo declare las propinas en efectivo cuando marquen salida o cambien de puesto, las propinas y las comisiones del personal también se importarán a tu procesamiento de nómina.
Nota: Las horas del registro solo pueden importarse después de que finalice el período de pago. Espera hasta que el período de pago haya terminado para importar las horas a Nómina Square.
Cálculos de horas extra
Pago por horas extra y doble tiempo
Cuando importas registros de horas a Nómina Square, el pago de las horas extra y del doble tiempo de los empleados con W-2 se calcula según las normas de ajustes del descanso que configuraste en tu Panel de Datos Square en línea, a 1.5 o 2 veces la tarifa por hora base de pago. Otras compensaciones, incluidos las bonificaciones y las comisiones, no se incluyen automáticamente en los cálculos de las horas extra. Si tu empleado no exento (por hora) gana este tipo de compensaciones, es posible que debas ajustar manualmente su pago para cumplir las leyes salariales estatales y federales. Debes consultar los sitios web de los gobiernos locales y federales o consultar con un asesor calificado para obtener ayuda para cumplir las obligaciones en torno a los cálculos de las horas extra.
Nómina Square no calcula las horas extra para los pagos de los contratistas con formulario 1099.
Empleados con un solo trabajo y una tarifa por hora: la tarifa por horas extra del empleado se calcula como una vez y media (1.5) su tarifa por hora base. La tarifa por doble tiempo se calcula como el doble (2) de su tarifa por hora base.
Empleados con varios trabajos y tarifas por hora: las tarifas por horas extra y doble tiempo se calculan como 1.5 y 2 veces el promedio ponderado de la tarifa por hora base trabajada, respectivamente. Si un miembro del equipo trabajó horas extra o doble tiempo durante varias semanas de trabajo en el período de pago, Nómina Square calculará el pago de estas horas extra y doble tiempo por semana de trabajo para calcular la tarifa promedio ponderada de horas extra y doble tiempo del período de pago. Si las horas se editan después de importar los registros de horas, las horas extra y el doble tiempo no se calcularán por semana laboral y se calcularán durante el período de pago. Obtén más información sobre cómo pagar a los empleados varias tarifas.
Ajustes de horas extra y doble tiempo
Si usas Turnos Square, puedes configurar los ajustes de las horas extra y el doble tiempo en cualquier momento desde la sección de ajustes del descanso del Panel de Datos Square en línea. Obtén más información sobre Turnos Square.
Cómo ajustar los salarios y las tarifas de horas extra y doble tiempo
Solo los salarios por hora base se incluyen en los cálculos de horas extra. Otras formas de compensación, como las comisiones y las bonificaciones, no se incluyen automáticamente. Si tu empleado no exento (por hora) gana estos tipos de compensaciones, es posible que tengas que ajustar su pago manualmente para cumplir las leyes salariales federales y estatales.
Siempre puedes editar los cálculos de horas extra y doble tiempo importados o automatizados siguiendo los pasos a continuación.
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Empleados con un solo trabajo y una tarifa por hora: las tarifas por horas extra y doble tiempo se calculan solo según su tarifa por hora base.
Si debes ajustar la tarifa por hora base de un empleado, puedes editarla desde el procesamiento de nómina o desde el perfil del empleado.
Si debes ajustar los salarios por horas extra o doble tiempo (no la tarifa por hora base de un empleado), puedes calcular manualmente el aumento necesario y agregar el importe en la columna Adicional.
Empleados con varios trabajos y tarifas por hora: puedes anular las tarifas por horas extra y doble tiempo de cada empleado de manera individual haciendo clic en Editar debajo de la columna Tarifa para ese miembro del equipo.