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Utilizar el registro de horas con Nómina Square

Lea más abajo los consejos y las instrucciones para utilizar el registro de horas con el servicio de nómina en línea de Square.

Cómo configurar el registro de horas

Paso 1: Active el registro de horas en Nómina Square

  1. Vaya a Equipo de Nómina en la sección Nómina del Panel de Datos Square en línea.
  2. Seleccione el miembro del equipo que desea agregar al registro de horas.
  3. Haga clic en Generar código de acceso de punto de venta.
  4. Aparecerá un código de acceso de cuatro dígitos; anótelo y entrégueselo al miembro de su equipo, quien lo usará para marcar su entrada y salida en la app Mi Equipo Square o mediante la aplicación Punto de venta Square.
  5. Repita los pasos 4 y 5 para todos los miembros del equipo que usen registros de horas.

Paso 2: Active el registro de horas en su aplicación Punto de venta Square

Para usar esta función, necesita contar con la versión más reciente de la aplicación en su dispositivo.

El registro de horas debería activarse automáticamente en su cuenta después de que asigna un código de acceso a los miembros de su equipo. Si no ve un reloj en la esquina inferior derecha cuando está en la aplicación Punto de venta Square, siga estos pasos:

  1. Desde la aplicación Punto de venta Square, presione Ajustes > Administración de equipos.
  2. Active Seguimiento de horas desde Punto de venta.

Una vez activado, aparecerá un reloj en la esquina inferior derecha de la aplicación que indicará que se ha activado el seguimiento de horas. Los miembros de su equipo pueden pulsar el reloj para marcar la entrada y la salida en la aplicación usando sus códigos de acceso del paso 1.

Paso 3: Administre los ajustes para la app Mi Equipo Square

La app Mi Equipo Square brinda a los miembros del equipo la capacidad de marcar la entrada y la salida sin tener que usar la aplicación Punto de venta Square. Para administrar su capacidad de crear registros de horas desde la app Mi Equipo Square:

  1. Vaya a la sección Registros de horas en su Panel de Datos Square en línea > Ajustes > app Mi Equipo.
  2. Active o desactive Marcar entrada y salida desde la app Mi Equipo.

Nota: Los miembros del equipo solo pueden hacer seguimiento del tiempo a través de la aplicación Equipo de Square si está activado el acceso a la cuenta en línea en el perfil del equipo de nómina y la opción Marcar entrada y salida desde la aplicación para miembros del equipo está activada en el registro de horas.

Cómo ver y editar registros de horas

Consulte el Registro de horas de su Panel de Datos Square en línea para:

  • Ver los registros de horas abiertos
  • Cerrar los registros de horas abiertos
  • Crear registros de horas
  • Eliminar registros de horas accidentales
  • Revisar registros de horas cerrados
  • Editar registros de horas cerrados
  • Ejecutar informes de horas trabajadas

Ver registros de horas abiertos

Ingrese en Registro de horas en su Panel de Datos Square en línea para ver los registros de horas de los miembros de su equipo que han marcado la entrada pero que aún no han marcado la salida. Los registros de horas abiertos tendrán un punto verde a la izquierda del nombre del miembro del equipo.

Para cerrar un registro de horas abierto:

  1. Seleccione el registro de horas del miembro del equipo que desea cerrar.
  2. Haga clic en Marcar salida.
  3. Ingrese un horario de salida.
  4. Haga clic en Guardar.

Crear un registro de horas

Para crear un registro de horas para uno de los miembros de su equipo:

  1. Consulte el Registro de horas en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Haga clic en Agregar turno.
  3. Seleccione el miembro de su equipo e ingrese la fecha y horas trabajadas que correspondan.
  4. Haga clic en Guardar.

Eliminar registro de horas

Para eliminar un registro de horas para uno de los miembros de su equipo:

  1. Consulte el Registro de horas en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Use el selector de fechas y el filtro de nombre para hallar el registro de horas que desea eliminar.
  3. Seleccione el registro de horas y haga clic en Eliminar registro de horas.
  4. Confirmar Eliminar registro de horas.

Informe de registro de horas

La pestaña Costo de mano de obra en la sección Registro de horas de su Panel de Datos Square en línea muestra el nombre del miembro del equipo, la ubicación, las notas (cuando usa Equipo Plus) y las horas totales trabajadas para cada miembro del equipo que haya marcado la entrada y la salida durante el período seleccionado. Los errores en el registro de horas y las infracciones a sus reglas de horas extra y de descansos se marcarán en rojo.

Haga clic en Exportar costo de mano de obra para descargar este informe como archivo CSV.

Ver historial de turnos

Consulte el Registro de horas en su Panel de Datos Square en línea para revisar y editar los turnos de los miembros de su equipo.

Para editar los detalles del turno de un miembro del equipo:

  1. Consulte el Registro de horas en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Use el selector de fechas y el filtro de nombre para hallar el registro de horas que desea editar.
  3. Realice los cambios necesarios.
  4. Haga clic en Guardar.

Importe el registro de horas a Nómina Square

Para importar las horas de los miembros de su equipo a Nómina Square:

  1. Vaya a la página Descripción general de Nómina > Pagar a empleados o Pagar a contratistas.
  2. Haga clic en Importar registro de horas en la esquina superior derecha de la pantalla. Aparecerán las opciones Horas normales, Horas extra y Doble paga con el número de horas trabajadas de cada miembro de su equipo. Nota: Si usa Square para aceptar pagos y habilitó la Importación de propinas, haga clic en Importar registro de horas y propinas para importar las horas y propinas de los miembros de su equipo.

Nota: Las horas del registro de horas pueden importarse solo después de que finalice el período de pago. Espere hasta que el período de pago haya terminado para importar las horas a Nómina Square.

Cálculos de las horas extras

Cuando importa el registro de horas a Nómina Square, las horas extras y doble paga se calculan automáticamente para cada empelado W-2 según las normativas de su estado. Nota: Por el momento, los cálculos de horas extra solo se realizan para los empleados W-2 y no se aplicarán a las horas de los contratistas con formulario 1099.

Por ejemplo, los empleados W-2 de California reciben un pago de horas extras cuando trabajan más de 8 horas en un día, 40 horas en una semana o siete días consecutivos en una semana laboral. Además, reciben un pago doble cuando trabajan más de 12 horas en un día.

Si utiliza el seguimiento de descansos, los descansos pagados contarán en los cálculos de tiempo extra, no así los descansos no pagados.

Los empleados W-2 en todas las otras jurisdicciones que actualmente son aceptadas por Nómina Square, reciben pago de horas extras solo cuando trabajan más de 40 horas en una semana, de acuerdo con la Ley de normas razonables de trabajo (FLSA).

Nota: Los cálculos de horas extras presuponen que su día de trabajo termina a medianoche y que su semana de trabajo comienza el mismo día que su periodo de pago. Si le paga a los empleados dos veces al mes, su semana de trabajo comienza el domingo.

Más información sobre: Nómina

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