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Inicio>Descripción general de Nómina y cómo comenzar

Utilizar el registro de horas con Nómina Square

Lee más abajo los consejos y las instrucciones para utilizar el registro de horas con el servicio de nómina en línea de Square.

Cómo configurar el registro de horas

Paso 1: Activa el registro de horas en Nómina Square

  1. Visita Equipo de nómina en la sección Nómina de tu Panel de Datos Square en línea.

  2. Selecciona el miembro del equipo que deseas agregar al registro de horas.

  3. Haz clic en Generar código de punto de venta.

  4. Aparecerá un código de acceso de cuatro dígitos; anótalo y entrégaselo al miembro de tu equipo, quien lo usará para marcar su entrada y salida en la App Mi Equipo Square o mediante la Aplicación Punto de venta Square.

  5. Repite los pasos 4 y 5 para todos los miembros del equipo que usen registros de horas.

Paso 2: Activa el registro de horas en tu aplicación Punto de venta Square

Para usar esta función, necesitas contar con la versión más reciente de la aplicación en su dispositivo.

El registro de horas debería activarse automáticamente en tu cuenta después de que asignas un código de acceso a los miembros de tu equipo. Si no ves un reloj en la esquina inferior derecha cuando inicias sesión en la aplicación Square, sigue estos pasos:

  1. En la aplicación Punto de venta Square, pulsa Ajustes > Seguimiento de horas.

  2. Activa Seguimiento de horas.

Una vez activado, aparecerá un reloj en la esquina inferior derecha de la aplicación que indicará que se ha activado el seguimiento de horas. Los miembros de tu equipo pueden pulsar el reloj para marcar la entrada y la salida en la aplicación usando sus códigos de acceso del paso 1.

Paso 3: Administra los ajustes de la aplicación Mi Equipo Square

La Aplicación Mi Equipo Square brinda a los miembros del equipo la capacidad de marcar la entrada y la salida sin tener que usar la aplicación Punto de venta Square. Para administrar su capacidad de crear registros de horas desde la aplicación Mi Equipo Square:

  1. Ve a Turnos > Ajustes > Marcar entrada/salida en su Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Marcar entrada/salida.

  2. Activa o desactiva Marcar entrada/salida desde la aplicación Mi Equipo.

Nota: Los miembros del equipo solo pueden hacer un seguimiento del tiempo a través de la aplicación Mi Equipo de Square si está activado el acceso a la cuenta en línea en el Perfil de Equipo de nómina y la opción Marcar entrada/salida desde la aplicación Mi equipo está activada en el registro de horas.

Cómo ver y editar registros de horas

Ve a Turnos en tu Panel de Datos Square en línea.

  • Ver registros de horas abiertos

  • Cerrar registros de horas abiertos

  • Crear registros de horas

  • Eliminar registros de horas accidentales

  • Revisar registros de horas cerrados

  • Editar registros de horas cerrados

  • Ejecutar informes de horas trabajadas

Ver registros de horas abiertos

Ingresa en Turnos en tu Panel de Datos Square en línea para ver los registros de horas de los miembros de tu equipo que han marcado la entrada pero que aún no han marcado la salida. Los registros de horas abiertos tendrán un punto verde a la izquierda del nombre del miembro del equipo.

Para cerrar un registro de horas abierto:

  1. Selecciona el registro de horas del miembro del equipo que deseas cerrar.

  2. Haz clic en Marcar salida.

  3. Ingresa un horario de salida.

  4. Haz clic en Guardar.

Crear un registro de horas

Si deseas crear un registro de horas para uno de los miembros de tu equipo, haz lo siguiente:

  1. Desde el Panel de Datos Square en línea > Personal > Turnos > Mano de obra y propinas.

  2. Haz clic en Agregar registro de turno.

  3. Selecciona al miembro del equipo, la ubicación y el puesto.

  4. Ingresa las fechas y horas trabajadas que correspondan.

  5. Haz clic en Guardar.

Eliminar registro de horas

Para eliminar un registro de horas para uno de los miembros de tu equipo:

  1. Ve a Turnos en tu Panel de Datos Square en línea.

  2. Usa el selector de fechas y el filtro de nombres para hallar el registro de horas que deseas eliminar.

  3. Selecciona el registro de horas y haz clic en Eliminar registro de horas.

  4. Confirma Eliminar registro de horas.

Informe de registro de horas

La pestaña Costo de mano de obra en la sección Turnos de su Panel de Datos Square en línea muestra el nombre del miembro del equipo, la ubicación, las notas (cuando usas Equipos Plus) y las horas totales trabajadas de cada miembro del equipo que haya marcado la entrada y la salida durante el período seleccionado. Los errores en el registro de horas y las infracciones a tus reglas de descansos y horas extra se marcarán en rojo.

Haz clic en Exportar costo de mano de obra para descargar este informe como un archivo CSV.

Ver historial de turnos

Para editar los detalles del turno de un miembro del equipo:

  1. Ve a Turnos en tu Panel de Datos Square en línea.

  2. Usa el selector de fechas y el filtro de nombres para hallar el registro de horas que deseas editar.

  3. Realiza los cambios necesarios.

  4. Haz clic en Guardar.

Importa el registro de horas a Nómina Square

Para importar las horas de los miembros de tu equipo a Nómina Square:

  1. Ve a la página Vista general de Nómina > Pagar a empleados o Pagar a contratistas.

  2. Haz clic en Importar horas y salarios. Todas las Horas normales, Horas extra y Doble tiempo de tu equipo se completarán con la cantidad de horas trabajadas de cada miembro del equipo. Nota: Si activaste Importación de propinas, Seguimiento de comisiones, o bien, si solicitaste que tu equipo declare las propinas en efectivo cuando marcan salida o cambian de puesto, las propinas y comisiones del personal también se importarán a tu procesamiento de nómina.

Nota: Las horas del registro de horas solo pueden importarse después de que finalice el período de pago. Espera hasta a que el período de pago haya terminado para importar las horas a Nómina Square.

Cálculos de horas extra

Pago por horas extra y doble tiempo

Cuando importas registros de horas a Nómina Square, el pago de las horas extra y del doble tiempo de los empleados con W-2 se calcula según las normas de ajustes del descanso que configuraste en tu Panel de Datos Square en línea, a 1.5 o 2 veces la tarifa por hora base de pago. Otras compensaciones, incluidos los bonos y las comisiones, no se incluyen automáticamente en los cálculos de las horas extra. Si tu empleado no exento (por hora) gana este tipo de compensaciones, es posible que debas ajustar manualmente su pago para cumplir con las leyes salariales estatales y federales. Debes consultar los sitios web de los gobiernos locales y federales o consultar con un asesor calificado para obtener ayuda para cumplir con las obligaciones sobre los cálculos de las horas extra.

Nómina Square no calcula las horas extra para los pagos de los contratistas con formulario 1099.

  • Empleados con un solo trabajo y una tarifa por hora: la tarifa por horas extra del empleado se calcula como una vez y media (1.5x) su tarifa por hora base. La tarifa por doble tiempo se calcula como el doble (2x) de su tarifa por hora base.

  • Empleados con varios trabajos y tarifas por hora: las tarifas por horas extra y doble tiempo se calculan como 1.5 y 2 veces el promedio ponderado de la tarifa por hora base trabajada, respectivamente. Si un miembro del equipo trabajó horas extra o doble tiempo durante varias semanas de trabajo en el período de pago, Nómina Square calculará el pago de estas horas extra y doble tiempo por semana de trabajo para calcular la tarifa promedio ponderada de horas extra y doble tiempo del período de pago. Si las horas se editan después de importar los registros de horas, las horas extra y el doble tiempo no se calcularán por semana laboral y se calcularán durante el período de pago. Obtén más información sobre cómo pagar a los empleados varias tarifas.

Ajustes de horas extra y doble tiempo

Si usas el Registro de horas Square, puedes configurar los ajustes de las horas extra y el doble tiempo en cualquier momento desde la sección ajustes del descanso de tu Panel de Datos Square en línea. Obtén más información sobre Turnos Square.

Cómo ajustar los salarios y las tarifas de horas extra y doble tiempo

Solo los salarios por hora base se incluyen en los cálculos de horas extra. Otras formas de compensación, como las comisiones y las bonificaciones, no se incluyen automáticamente. Si tu empleado no exento (por hora) gana estos tipos de compensaciones, es posible que tengas que ajustar su pago manualmente en esta tabla para cumplir con las leyes salariales federales y estatales.

Siempre puedes editar los cálculos de horas extra y doble tiempo importados/automatizados siguiendo los pasos a continuación.

  • Empleados con un solo trabajo y una tarifa por hora: las tarifas por horas extra y doble tiempo se calculan solo según su tarifa por hora base.

    • Si debes ajustar la tarifa por hora base de un empleado, puedes editarla desde la ejecución de nómina misma o desde el perfil del empleado.

    • Si debes ajustar los salarios por horas extra o doble tiempo (no la tarifa por hora base de un empleado), puedes calcular manualmente el aumento necesario y agregar el importe en la columna Adicional.

  • Empleados con varios trabajos y tarifas por hora: puedes anular las tarifas por horas extra y doble tiempo de cada empleado de manera individual haciendo clic en Editar debajo de la columna Tarifa para ese miembro del equipo.

Más información sobre: Nómina