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Importación de propinas de Nómina Square

La importación de propinas automatiza el proceso de calcular las propinas e importarlas a la nómina.

Nómina Square permite importar propinas de tarjetas de crédito para los empleados con W-2. Las propinas pueden agruparse y dividirse o pueden pagarse directamente al empleado que las recibió.

Con Administración de equipos, también puedes solicitar a los miembros del equipo que declaren las propinas en efectivo cuando marcan salida o cambian de puesto en la App Mi Equipo o en tu punto de venta compartido. Este ajuste se puede activar desde la pestaña Turnos del Panel de Datos Square. Cuando proceses la nómina, podrás importar las propinas en efectivo directamente en la ejecución de pagos.

Elegibilidad para propinas

La elegibilidad para incluir a los miembros del equipo en el pozo de propinas se basa en los puestos de trabajo asignados, no por miembro del equipo individual. Puedes editar la elegibilidad de propina desde el perfil de un miembro del equipo en Equipo de nómina y las secciones Lista de Miembros del equipo de tu Panel de Datos Square en línea.

Cuando crees un nuevo trabajo, puedes activar la elegibilidad de la propina para todos los miembros del equipo con ese trabajo. Si la desactivas para un miembro del equipo con un trabajo específico, todos los miembros del equipo que tengan el mismo puesto de trabajo ya no serán elegibles para propinas cuando ejecutes la nómina.

Por ejemplo, tienes tres miembros del equipo con el puesto de trabajo de “Barista”. Si te diriges al perfil de un miembro del equipo y desmarcas Este trabajo puede obtener propinas dentro de la sección Compensación, entonces, se excluirán de obtener propinas todos los miembros del equipo con el puesto de trabajo de “Barista” cuando ejecutes la nómina.

Más información sobre cómo agregar empleados a Nómina Square.

Nota: Es posible que los empleados, administradores y supervisores no sean elegibles para participar en pozos de propinas por regulaciones de propina. Debes consultar los sitios web del gobierno local y federal y un abogado calificado que te ayude con el cumplimiento de tus obligaciones.

Método de distribución de propinas

Pozo de propinas por transacción

Cuando seleccionas Pozo de propinas por transacción como tu método de importación de propinas, las propinas de tarjetas de crédito se agrupan y se dividen entre todos los empleados elegibles que marcan entrada cuando ocurre la transacción de la propina en tu punto de venta. Si tienes más de una ubicación, las propinas también se dividirán por ubicación.

Por ejemplo, digamos que tienes seis empleados que marcaron entrada, pero solo cinco son elegibles para el pozo de propinas. Si un cliente da una propina de $10 en una transacción, cada uno de los cinco empleados elegibles recibirá $2 en su cheque de pago por esa transacción.

Nota: Esta función requiere el uso de Registro de horas Square y Square para el procesamiento de pagos.

Pagar propinas de forma directa

Cuando seleccionas Pagar propinas directamente como método de importación de propinas, las tarjetas de crédito se pagan directamente al empleado que las recolectó. Esta función requiere el uso de Administración de equipos.

Nota: Para usar este método de importación de propinas con Nómina Square, deberás asignar a los miembros del equipo una contraseña y asegurarte de que usen su contraseña para poder hacer seguimiento de las ventas individuales.

Pozo de propinas por horas trabajadas

Si seleccionas Pozo de propinas por horas trabajadas como método de importación de propinas, las propinas por transacción con tarjeta de crédito de las ventas se dividen entre todos los miembros del equipo elegibles en función del total de horas trabajadas. Puedes especificar si deseas dividir las propinas por día laboral de 24 horas o por semana laboral de 7 días. La división de propinas por día funciona mejor si deseas recompensar a los miembros del equipo que tal vez no interactúen con clientes durante el turno completo; la división de propinas por semana compensa la variabilidad de las propinas durante un período más largo.

Nota: Las pausas para las comidas y los descansos se incluyen en el cálculo de las horas trabajadas a efectos de dividir las propinas con este método.

Forma de pago de propina

Puedes configurar la forma de pago de propina de tu equipo en Cheque de pago o Efectivo:

  • Cheque de pago: incluye el monto de la propina en el salario neto total de tus empleados elegibles en su cheque de pago. Las propinas se gravarán como parte de sus ingresos del trabajo. Elige esta opción si deseas pagar las propinas mediante nómina. Cuando ejecutes la nómina, estas propinas aparecerán en la columna Propinas en el cheque de pago.

  • Efectivo: registra el monto de la propina en el talón de pago de tu empleado y retiene los impuestos de las propinas ganadas, pero no incluye el monto de la propina en el total de su salario neto en su cheque de pago. Elige esta opción si pagas las propinas en efectivo fuera de la nómina. Cuando ejecutes la nómina, estas propinas aparecerán en la columna Propinas en efectivo.

Activa importación de propinas

Para activar la importación de propinas en tu cuenta de Nómina:

  1. Inicia sesión en la pestaña Ajustes de tu Panel de Datos de Nómina Square en línea.

  2. Activa Activar importación de propinas.

  3. Selecciona la Forma de pago.

  4. Confirma tu Método de distribución. La opción predeterminada es Distribuir propina directamente, pero puedes editarla cuando lo desees con un clic en Administrar.

  5. Si corresponde, activa Declarar propinas en efectivo para solicitar a tu equipo que registre las propinas en efectivo en la App Mi Equipo o en el punto de venta cuando marque salida o cambie de puesto.

  6. Haz clic en Guardar.

Asegúrate de tener establecido el método de distribución de propinas correcto en la sección Turnos del Panel de Datos Square en línea. Te recomendamos que establezcas una fecha de entrada en vigencia para asegurarte de que el método de distribución de propinas cambie al comienzo de tu período de pagos.

Para elegir el método de distribución de propinas, haz lo siguiente:

  1. Inicia sesión en Turnos en tu Panel de Datos Square en línea y haz clic en Ajustes > Propinas.

  2. Selecciona tu método de distribución de propinas, puedes elegir Propina directa,Pozo de propinas por transacción o Pozo de propinas por horas trabajadas. Nota: Si seleccionas el pozo de propinas por horas trabajadas, debes seleccionar que se incluyan las propinas de un período de día laboral de 24 horas o de un período de semana laboral de 7 días

  3. Selecciona aplicar tus ajustes a Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones y elige una fecha de vigencia. Nota: La fecha de vigencia puede ser hasta dos semanas en el pasado.

  4. Haz clic en Guardar.

Después de activar la importación de propinas, hacer la nómina como lo sueles hacer y haz clic en Importar horas y salarios. Si estás utilizando Importación de comisiones con Nómina Square, los salarios de la comisión de tu equipo se importarán en los pagos de nómina.

Después de importar los registros de horas y las propinas, puedes editar las horas y las propinas, pero asegúrate de revisar los montos en tu proceso de pago. Si necesitas realizar modificaciones, sigue estas instrucciones:

  1. Ve a Turnos para ver los registros de horas de tu equipo. Si editas algún registro de horas, las propinas se volverán a calcular y redistribuir automáticamente.

  2. Regresa a tu Panel de Datos de Nómina Square en línea y haz clic en Importar horas y salarios en tu cálculo de nómina para asegurarte de que veas los últimos montos reflejados en tu proceso de pago.

Ingreso manual de propina

También puedes ingresar manualmente las propinas de tus empleados cuando procesas la nómina. Haz clic en el ícono (+) a la derecha de Pago bruto y agregua los tipos de pago correspondientes.

  • Propinas en efectivo: monto ya pagado a tus empleados de propinas en efectivo. La declaración de propinas en efectivo asegura que las declaraciones y documentos fiscales sean correctos. Los impuestos del empleado se calcularán para estos montos y se retendrán del pago al empleado.

  • Propinas en el cheque de pago: el monto de propinas que quieras pagar a tu empleado en el período de pago. Esta cantidad será pagada a tu empleado a través de Nómina Square.

Métodos no admitidos

Actualmente, Nómina Square admite la importación de propinas mediante la agrupación o la división de propinas por transacción o el pago de propinas directamente al miembro del equipo que la recaudó. Si agrupas y divides la propina con otro método, también puedes ingresarla manualmente al procesar la nómina. Por el momento, Nómina Square no admite las siguientes funciones o métodos de importación de propinas:

Nota: Los empleadores que procesen la nómina mensual o quincenalmente no pueden agrupar propinas por horas trabajadas en una semana laboral.