Créer, importer, modifier et désactiver des fournisseurs
À propos de la gestion des fournisseurs
Avec Square pour détaillants ou Square pour restaurants Plus, vous pouvez créer, importer, modifier et désactiver votre liste de fournisseurs, mais aussi envoyer et recevoir des bons de commande depuis votre Tableau de bord Square.
Avant de commencer
La gestion des fournisseurs est uniquement disponible si vous disposez d’un abonnement à Square pour détaillants. Si vous n’avez pas d’abonnement, vous pouvez vous inscrire à un essai gratuit de 30 jours.
Lorsque vous ajoutez un code fournisseur à un article, vous pouvez procéder comme suit pour effectuer une recherche dans le catalogue d’articles par code fournisseur :
Barre de recherche : saisissez le code fournisseur dans la barre de recherche figurant en haut de votre catalogue d’articles.
Filtre de colonne : cliquez sur (+) pour ajouter des codes fournisseur aux colonnes du catalogue d’articles.
La gestion des fournisseurs vous permet de saisir à la fois les SKU et les codes fournisseur. Les SKU vous aident à effectuer des recherches et à constituer votre panier à partir de l’application Solution PDV Square pour détaillants, ainsi qu’à simplifier la réception de stock. L’ajout de SKU et de codes fournisseur des articles facilite la mise en correspondance des articles du catalogue et des codes que les fournisseurs utilisent pour identifier leurs produits. Si un code fournisseur comprend un code-barres, vous pouvez ajouter au stock les commandes reçues via l’application Solution PDV Square pour détaillants en scannant directement le code fournisseur.
Créer des fournisseurs
Configurez votre liste de fournisseurs pour faciliter le suivi de vos achats et la définition de vos coûts avec Square pour détaillants. Il existe différentes manières d’ajouter un fournisseur à votre compte.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Articles et services (ou Articles et cartes ou Articles et stock) > Articles > Fournisseurs.
- Cliquez sur Créer un fournisseur.
- Saisissez les informations relatives à votre fournisseur, puis cliquez sur Enregistrer.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Articles et services (ou sur Articles et cartes ou Articles et stock) et accédez à Articles > Catalogue d’articles.**
- Sélectionnez Créer un article.
- Cliquez sur Ajouter un fournisseur sous « Unités ».
- Sélectionnez un fournisseur existant ou ajoutez le nom du fournisseur, le coût et le code fournisseur pour l’article en question.
- Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez créer un nouveau fournisseur dès que vous établissez un bon de commande.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Articles et services (ou sur Articles et cartes ou Articles et stock) et accédez à Articles > Catalogue d’articles > Bons de commande.
- Cliquez sur Créer.
- Sélectionnez un fournisseur existant ou créez-en un.
- Renseignez les autres détails de la commande et des articles, puis cliquez sur Créer ou Enregistrer comme brouillon.
Modifier, filtrer et désactiver des fournisseurs
Vous pouvez ajouter rapidement et facilement un fournisseur par défaut à plusieurs articles en effectuant une importation en masse à partir d’un fichier Excel ou CSV depuis votre catalogue d’articles. Pour ce faire :
- Depuis le Tableau de bord Square, accédez à Articles et services (ou Articles et cartes ou Articles et stock) > Articles > Catalogue d’articles.
- Cliquez sur Actions > Exporter le catalogue. Si aucun stock n’existe pour le moment, vous pouvez sélectionner le modèle de téléchargement.
- Ouvrez le fichier « catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx » ou .csv enregistré sur votre ordinateur au moyen d’Excel (XLSX) ou d’un autre tableur.
- Ajoutez le fournisseur concerné pour chaque article dans la colonne « Nom du fournisseur par défaut ». Vous pouvez copier et coller le nom d’un fournisseur existant pour mettre à jour le fournisseur par défaut associé à une variante d’article, ou créer directement un fournisseur.
- Enregistrez le fichier Excel (XLSX) ou .csv modifié sur votre ordinateur.
- Retournez à votre catalogue d’articles.
- Cliquez sur Actions > Importer le catalogue.
- Glissez-déposez le fichier ou cliquez sur Parcourir les fichiers pour le sélectionner manuellement.
- Cliquez sur Suivant pour ajouter des articles ou mettre à jour des articles existants, ou sélectionnez Remplacer l’intégralité du catalogue d’articles pour supprimer tous les articles existants et les remplacer par les articles que vous téléchargez. Cliquez sur Suivant.
- Corrigez les colonnes de la page « Synchroniser les données », puis cliquez sur Suivant.
- Vérifiez vos modifications, puis cliquez sur Confirmer l’importation pour télécharger votre nouveau catalogue d’articles.
Si le nom du fournisseur est supprimé d’une cellule, le fournisseur associé à l’article sera supprimé.
Lorsque vous créez un bon de commande avec un fournisseur, les articles ajoutés à la commande sont automatiquement énumérés dans le catalogue d’articles du profil de fournisseur. Si vous souhaitez mettre à jour ou modifier le catalogue d’articles propre à un fournisseur :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Articles et services (ou Articles et cartes ou Articles et stock) > Articles > Fournisseurs.
- Cliquez sur le nom du fournisseur.
- Sélectionnez Catalogue d’articles en haut de son profil.
- À cet endroit, vous pouvez modifier le coût unitaire ou le code fournisseur pour chaque niveau de prix.
Lorsque vous filtrez votre catalogue d’articles par fournisseur, seuls les articles fournis par un fournisseur spécifique ou associés à ce dernier apparaissent :
- Depuis le Tableau de bord Square, accédez à Articles et services (ou Articles et cartes ou Articles et stock) > Articles > Catalogue d’articles.
- Cliquez sur le menu déroulant Tous les fournisseurs.
- Sélectionnez un fournisseur à filtrer.
Remarque : pour afficher les articles de votre catalogue sans fournisseur associé, sélectionnez Fournisseurs manquants.
La désactivation d’un fournisseur le supprimera de votre liste de destinataires lors de la création d’un bon de commande. En savoir plus sur la façon de gérer les bons de commande avec Square pour détaillants.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Articles et services (ou Articles et cartes ou Articles et stock) > Articles > Fournisseurs.
- À côté du fournisseur, cliquez sur •••, puis sur Désactiver. Vous pouvez également cliquer sur le profil du fournisseur, puis sur Désactiver le fournisseur.
- Cliquez à nouveau sur Désactiver le fournisseur pour confirmer.
Les fournisseurs inactifs ne seront ni disponibles lors de la création d’un bon de commande, ni lors de la gestion du coût unitaire des articles. Si vous décidez d’utiliser à nouveau ce fournisseur, vous pouvez toujours le réactiver.