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Créer, importer, modifier et désactiver des fournisseurs

À qui s’adresse cet article ?
  • Les vendeurs qui disposent d’autorisations générales relatives à la gestion des articles et du stock. Définissez les autorisations dans le Tableau de bord Square.
  • Abonnés à Square pour détaillants Plus ou Premium.
  • À propos de la gestion des fournisseurs

    Avec Square pour détaillants ou Square pour restaurants Plus, vous pouvez créer, importer, modifier et désactiver votre liste de fournisseurs, mais aussi envoyer et recevoir des bons de commande depuis votre Tableau de bord Square.

    Avant de commencer

    La gestion des fournisseurs est uniquement disponible si vous disposez d’un abonnement à Square pour détaillants. Si vous n’avez pas d’abonnement, vous pouvez vous inscrire à un essai gratuit de 30 jours.

    Lorsque vous ajoutez un code fournisseur à un article, vous pouvez procéder comme suit pour effectuer une recherche dans le catalogue d’articles par code fournisseur :

    • Barre de recherche : saisissez le code fournisseur dans la barre de recherche figurant en haut de votre catalogue d’articles.

    • Filtre de colonne : cliquez sur (+) pour ajouter des codes fournisseur aux colonnes du catalogue d’articles.

    La gestion des fournisseurs vous permet de saisir à la fois les SKU et les codes fournisseur. Les SKU vous aident à effectuer des recherches et à constituer votre panier à partir de l’application Solution PDV Square pour détaillants, ainsi qu’à simplifier la réception de stock. L’ajout de SKU et de codes fournisseur des articles facilite la mise en correspondance des articles du catalogue et des codes que les fournisseurs utilisent pour identifier leurs produits. Si un code fournisseur comprend un code-barres, vous pouvez ajouter au stock les commandes reçues via l’application Solution PDV Square pour détaillants en scannant directement le code fournisseur.

    Créer des fournisseurs

    Configurez votre liste de fournisseurs pour faciliter le suivi de vos achats et la définition de vos coûts avec Square pour détaillants. Il existe différentes manières d’ajouter un fournisseur à votre compte.

    Option 1 : gestion des stocks

    1. Connectez-vous au Tableau de bord Square, puis accédez à Articles et commandes > Articles > Gestion des stocks > Fournisseurs.
    2. Cliquez sur Créer un fournisseur.
    3. Saisissez les informations relatives à votre fournisseur, puis cliquez sur Enregistrer.

    Option 2 : création de l’article

    1. Connectez-vous au Tableau de bord Square, puis accédez à Articles et commandes > Articles > Catalogue d’articles
    2. Sélectionnez Créer un article.
    3. Cliquez sur Ajouter un fournisseur sous « Unités ».
    4. Sélectionnez un fournisseur existant ou ajoutez le nom du fournisseur, le coût et le code fournisseur pour l’article en question.
    5. Cliquez sur Enregistrer.

    Option 3 : bons de commande

    Vous pouvez créer un fournisseur dès que vous faites un bon de commande.

    1. Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Articles et commandes > Articles > Gestion des stocks > Bons de commande.
    2. Cliquez sur Créer.
    3. Sélectionnez un fournisseur existant ou créez-en un.
    4. Renseignez les autres détails de la commande et des articles, puis cliquez sur Créer ou Enregistrer comme brouillon.

    Modifier, filtrer et désactiver des fournisseurs

    Importer en masse des fournisseurs

    Vous pouvez ajouter rapidement et facilement un fournisseur par défaut à plusieurs articles en effectuant une importation en masse à partir d’un fichier Excel ou CSV depuis votre catalogue d’articles. Pour ce faire :

    1. À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Articles et commandes > Articles > Catalogue d’articles.
    2. Cliquez sur Actions > Exporter le catalogue. Si aucun stock n’existe pour le moment, vous pouvez sélectionner le modèle de téléchargement.
    3. Ouvrez le fichier catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx ou .csv enregistré sur votre ordinateur au moyen d’Excel (XLSX) ou d’un autre tableur.
    4. Ajoutez le fournisseur concerné pour chaque article dans la colonne Nom du fournisseur par défaut. Vous pouvez copier et coller le nom d’un fournisseur existant pour actualiser le fournisseur par défaut associé à une variante d’article, ou créer directement un nouveau fournisseur.
    5. Enregistrez le fichier Excel (XLSX) ou .csv modifié sur votre ordinateur.
    6. Retournez à votre catalogue d’articles.
    7. Cliquez sur Actions > Importer le catalogue.
    8. Glissez-déposez le fichier ou cliquez sur Parcourir les fichiers pour le sélectionner manuellement.
    9. Cliquez sur Suivant pour ajouter des articles ou mettre à jour des articles existants, ou sélectionnez Remplacer l’intégralité du catalogue d’articles pour supprimer tous les articles existants et les remplacer par les articles que vous téléchargez. Cliquez sur Suivant.
    10. Corrigez les colonnes de la page Synchroniser les données, puis cliquez sur Suivant.
    11. Vérifiez vos modifications, puis cliquez sur Confirmer l’importation pour télécharger votre nouveau catalogue d’articles.

    Si le nom du fournisseur est supprimé d’une cellule, le fournisseur associé à l’article sera supprimé.

    Modifier le catalogue d’articles d’un fournisseur en particulier

    Lorsque vous créez un bon de commande avec un fournisseur, les articles ajoutés à la commande sont automatiquement énumérés dans le Catalogue d’articles du profil de fournisseur. Si vous souhaitez mettre à jour ou modifier le catalogue d’articles propre au fournisseur :

    1. À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Gestion des stocks > Fournisseur.
    2. Cliquez sur le nom du fournisseur.
    3. Sélectionnez Catalogue d’articles en haut de son profil.
    4. À cet endroit, vous pouvez modifier le coût unitaire ou le code fournisseur pour chaque niveau de prix.

    Filtrer par fournisseur

    Lorsque vous filtrez votre catalogue d’articles par fournisseur, seuls les articles fournis par un fournisseur spécifique ou associés à ce dernier apparaissent :

    1. À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Articles et commandes > Articles > Catalogue d’articles.
    2. Cliquez sur le menu déroulant Tous les fournisseurs.
    3. Sélectionnez un fournisseur à filtrer.

    Remarque : pour afficher les articles de votre catalogue sans fournisseur associé, sélectionnez Fournisseurs manquants.

    Désactiver un fournisseur

    La désactivation d’un fournisseur le supprimera de votre liste de destinataires lors de la création d’un bon de commande. Apprenez-en plus sur la façon de gérer les bons de commande avec Square pour détaillants.

    1. À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Articles et commandes > Articles > Gestion des stocks > Fournisseurs.
    2. À côté du fournisseur, cliquez sur •••, puis cliquez sur Désactiver. Vous pouvez également cliquer sur le profil du fournisseur, puis sur Désactiver le fournisseur.
    3. Cliquez à nouveau sur Désactiver le fournisseur pour confirmer.

    Les fournisseurs inactifs ne seront ni disponibles lors de la création d’un bon de commande, ni lors de la gestion du coût unitaire des articles. Si vous décidez d’utiliser à nouveau ce fournisseur, vous pouvez toujours le réactiver.

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