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Créer des bons de commande avec Square pour détaillants

À qui s’adresse cet article ?
Cet article s’adresse aux propriétaires d’entreprise, ainsi qu’à leurs employés avec autorisations relatives aux stocks, qui souhaitent créer ou générer des bons de commande pour faire le suivi des fournisseurs et des stocks. Cette fonctionnalité est disponible avec Square pour détaillants Plus. Apprenez-en plus sur Personnel Square et les autorisations personnalisées.

À propos de la création de bons de commande

Avec un abonnement Square pour détaillants Plus, vous pouvez créer des bons de commande pour assurer l’approvisionnement de vos produits, faire le suivi des fournisseurs et recevoir des stocks. Pour en savoir plus, reportez-vous à la comparaison de l’application Solution PDV Square avec les fonctionnalités de Square pour détaillants Gratuit et Plus.

Avant de commencer

Il est possible d’ajouter jusqu’à 500 articles uniques à un seul bon de commande.

Une fois que vous avez créé un bon de commande pour un fournisseur existant, la variante de l’article sera associée à ce fournisseur et au coût d’achat chez ce fournisseur. Les articles associés à un fournisseur seront visibles sous l’Onglet Fournisseurs dans le catalogue d’articles.

Créer des bons de commande

Créer un nouveau bon de commande depuis votre Tableau de bord Square

  1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square et accédez à Articles > Gestion des stocks > Bons de commande.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Saisissez les détails du bon de commande, tels que le nom du fournisseur, l’adresse de livraison, la date prévue et les informations d’articles.
  4. Cliquez sur Créer ou Enregistrer comme brouillon.
  5. Vérifiez l’adresse e-mail de votre fournisseur et ajoutez une note facultative. Pour voir le bon de commande avant de l’envoyer, cliquez sur Aperçu de l’e-mail.
  6. Si vous souhaitez recevoir une copie du bon de commande, sélectionnez M’envoyer une copie, Enregistrer comme PDF ou Enregistrer comme CSV.
  7. Cliquez sur Envoyer ou Terminé.

Créer un nouveau bon de commande depuis l’application PDV Square pour détaillants

Vous pouvez créer, modifier et gérer des bons de commande directement depuis l’application PDV Square pour détaillants sur les appareils iOS et Square Register. Pour ce faire :

  1. Appuyez sur Stock dans le menu de navigation.
  2. Appuyez sur Bons de commande > Créer un bon de commande.
  3. Sélectionnez un fournisseur existant ou appuyez sur Créer un nouveau fournisseur. Appuyez sur Continuer.
  4. Utilisez la barre de recherche ou un lecteur de code-barres compatible, sélectionnez les articles à appliquer au bon de commande et appuyez sur Continuer. Vous pouvez voir seulement les articles associés au fournisseur actif en appuyant sur une option lors de la recherche en regard du filtre « Nom du fournisseur uniquement ».
  5. Ajoutez des quantités, un code fournisseur et un coût unitaire. Pour ajuster les informations, appuyez sur le champ correspondant. Appuyez sur Continuer.
  6. Vérifiez les détails du bon de commande.
  7. Ajoutez une date prévue, les taxes applicables et une note facultative.
  8. Appuyez sur Créer ou Enregistrer pour finaliser le brouillon plus tard.

Une fois le bon de commande créé, vous aurez la possibilité d’en envoyer une copie au fournisseur ou à vous-même. Vous pouvez également ajouter une note facultative.

Créer automatiquement un nouveau bon de commande en ligne

Les bons de commande automatiques vous renseignent sur les articles dont le stock pourrait bientôt être épuisé. De façon générale, Square prend des décisions basées sur quelques éléments d’information :

  • Le volume de stock actuel pour chaque article, ce qui comprend la quantité en stock et la quantité en commande
  • Une prévision des ventes de cet article
  • Une prévision du délai d’approvisionnement de cet article

Square vous proposera de commander à nouveau un article si, sur la base de ces éléments d’informations, une rupture de stock est prévue avant que d’autres articles ne vous soient livrés par votre fournisseur.

Par exemple, l’article « Jean slim taille XL » indique une quantité de six en stock et de six en commande. En nous basant sur les bons de commande passés, nous prévoyons que cet article vous sera livré dans sept jours si vous le commandez à votre fournisseur aujourd’hui. Nous prévoyons également que vous en vendrez deux par jour. Autrement dit, au cours des sept prochains jours, vous vendrez 14 unités. Mais vous en avez seulement 12 en stock et en commande. L’article figurera donc sur vos bons de commande automatiques.

Activer les bons de commandes automatiques

  1. Connectez-vous à votre tableau de bord de Square en ligne et accédez à Articles et commandes > Articles > Paramètres > Stock.

  2. Activez les bons de commande générés automatiquement en fonction des ventes et des données d’inventaire.

Une bannière des bons de commande automatiques s’affiche dans la section dédiée aux bons de commande du Tableau de bord une fois l’option activée dans les paramètres. Les articles doivent être associés à un fournisseur par défaut et disposer d’un historique des ventes pour être pris en compte par les bons de commande automatiques. Les bons de commande automatiques ne sont pas liés aux notifications de stock réduit.

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