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Gérer les bons de commande avec Square pour détaillants

Avec Square pour détaillants, vous pouvez facilement créer des bons de commande pour faire des réserves de produits, suivre des fournisseurs et recevoir des stocks. Remarque : les bons de commande ne sont pas disponibles avec Square pour détaillants Gratuit.

Créer un nouveau bon de commande

Créer un bon de commande en ligne

  1. Depuis votre tableau de bord Square en ligne, accédez à Article > Gestion des stocks > Bons de commande > cliquez sur Créer un bon de commande.

  2. Saisissez les détails du bon de commande > cliquez sur Créer ou sur Enregistrer comme brouillon. Rappelez-vous que vous ne pouvez pas ajouter plus de 500 articles différents à un même bon de commande.

  3. Vérifiez l’adresse e-mail de votre fournisseur et ajoutez une note (facultatif).

  4. Si vous souhaitez recevoir une copie du bon de commande, sélectionnez M’envoyer une copie, Enregistrer sous PDF ou Enregistrer sous CSV.

Après avoir créé un bon de commande pour un fournisseur existant, la variante de l’article sera associée à ce fournisseur et au coût d’achat auprès de ce fournisseur. Les articles associés à un fournisseur seront visibles dans l’onglet Catalogue d’articles du profil du fournisseur.

Remarque : pour voir le bon de commande avant de l’envoyer, cliquez sur Aperçu de l’e-mail.

Créer un bon de commande dans l’application

  1. À partir de la barre de navigation, appuyez sur Stocks. Remarque : si vous utilisez Square pour détaillants sur iPhone, appuyez sur l’icône de liste pour afficher vos stocks.

  2. Appuyez sur Bons de commande et sélectionnez Créer un bon de commande.

  3. Sélectionnez un fournisseur existant ou appuyez sur Créer un nouveau fournisseur pour ajouter un fournisseur avec lequel vous travaillez pour la première fois. Puis, sélectionnez Continuer.

  4. Utilisez la barre de recherche ou un lecteur de code-barres compatible pour sélectionner les articles à appliquer au bon de commande, puis appuyez sur Continuer.

  5. Ajoutez davantage de détails au bon de commande, comme le coût unitaire et la quantité, puis appuyez sur Continuer pour vérifier votre bon de commande.

  6. À partir de l’écran Vérifier la commande, vérifiez que toute l’information est correcte et sélectionnez Enregistrer pour continuer à travailler sur le bon de commande ultérieurement, ou Créer pour finaliser le bon de commande.

  7. À partir de l’écran Envoyer une copie du bon de commande, vous pouvez envoyer une copie du bon de commande à vous-même et au fournisseur, ainsi que laisser des commentaires relatifs au bon de commande. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Terminé.

Générer automatiquement un nouveau bon de commande en ligne

  1. Consultez la section Prévision des stocks de votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Sélectionnez les articles ou les variantes en question pour compléter l’écran Créer un bon de commande.

  3. Vérifiez que toutes les informations applicables sont correctes.

  4. Appuyez sur Enregistrer le brouillon pour enregistrer le bon de commande pour plus tard ou sur Créer pour créer le bon de commande.

En haut de la section Bons de commande de votre Tableau de bord Square en ligne, vous verrez peut-être une bannière indiquant que vous serez bientôt en rupture de stock de certains articles. À partir de cette bannière, vous aurez la possibilité de Créer des bons de commande automatiquement, qui vous incitera à générer automatiquement des bons de commande pour les articles suggérés mentionnés sur la bannière.

Importer un bon de commande

Avec Square pour détaillants Plus, vous pouvez gagner du temps lors de la création de bons de commande en important un fichier CSV ou une version Excel du bon de commande via le Tableau de bord Square en ligne.

Avant d’importer un bon de commande, nous vous recommandons de télécharger le modèle pour l’import de Square. Pour ce faire, cliquez sur le lien ci-dessous ou consultez la section Articles de votre Tableau de bord en ligne.

Nous vous recommandons de télécharger le modèle d’importation de Square pour faciliter le processus, mais vous pouvez également choisir d’utiliser votre propre modèle, du moment qu’il est au format CSV ou Excel.

Après avoir rempli le modèle, vous pourrez importer le fichier CSV ou Excel. Pour ce faire :

  1. À partir de l’onglet Articles de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Gestion des stocks et sélectionnez Bons de commande. Si vous travaillez directement à partir d’un nouveau bon de commande, vous verrez également l’option Importer.

  2. Cliquez sur Importer.

  3. Faites glisser le fichier et déposez-le dans la fenêtre contextuelle Importer des bons de commande, ou cliquez sur sélectionnez-le depuis votre ordinateur pour télécharger le modèle directement depuis vos fichiers. Remarque : si vous n’avez pas rempli le modèle, cliquez sur Télécharger le modèle pour démarrer.

  4. Cliquez sur Importer.

  5. Sélectionnez l’identifiant d’article approprié en choisissant le nom de l’article, le SKU ou le GTIN pour permettre d’identifier facilement les doublons d’articles lors du processus d’importation. Remarque : Square recommande de sélectionner soit le SKU soit le GTIN comme identifiant d’article approprié pour simplifier le processus.

  6. Cliquez sur Suivant.

Remarque : tous les identifiants d’article doivent correspondre exactement à un article ou à une variante pour que le processus d’importation soit réussi.

Si vous utilisez votre propre modèle, vous devrez faire correspondre les colonnes pendant la première partie du processus d’importation. Pour ce faire :

  1. Cliquez sur le bouton Importer pour commencer le processus d’importation et télécharger votre modèle personnalisé.

  2. Une fois ce dernier téléchargé, vous verrez l’écran Faire correspondre les colonnes du document. À partir de là, utilisez les menus déroulants pour confirmer que chaque attribut de bon de commande Square correspond à la bonne colonne dans votre fichier d’importation.

  3. Cliquez sur Suivant pour continuer le processus d’importation.

Le processus d’importation peut prendre jusqu’à une minute, mais ne dure généralement que quelques secondes. Vérifiez qu’aucun message d’erreur ne s’affiche pendant l’importation. Une fois l’importation terminée, le bon de commande qui vient d’être créé apparaîtra en haut de la liste des bons de commande disponible dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Vous pouvez également importer des brouillons de bons de commande existants déjà associés à votre compte en les exportant. Pour ce faire, cliquez sur l’icône à trois points située à côté du brouillon du bon de commande et sélectionnez Enregistrer sous CSV.

Modifier un bon de commande existant

Modifier un bon de commande en ligne

  1. Accédez à Articles et commandes > Articles > Gestion des stocks > Bons de commande > cliquez sur le bon de commande que vous voulez modifier.

  2. Cliquez sur Modifier la commande > mettez à jour les détails de la commande.

Remarque : la modification d’un bon de commande ne génère pas automatiquement un nouvel e-mail destiné à votre fournisseur. Pour vous assurer qu’il reçoive les détails de la commande mise à jour :

  1. Accédez à Bons de commande > cliquez sur les trois points horizontaux situés à droite du bon de commande.

  2. Cliquez sur Envoyer par e-mail > ajoutez une note expliquant que le bon de commande a été mis à jour.

Modifier un bon de commande dans l’application

Vous pouvez également modifier un bon de commande existant directement depuis l’application Square pour détaillants sur un appareil compatible (iPhone et iPad). Pour démarrer :

  1. À partir de la barre de navigation située en bas de votre écran, appuyez sur Stocks. Remarque : si vous utilisez Square pour détaillants sur iPhone, appuyez sur l’icône de liste pour afficher les Stocks.

  2. Appuyez sur Bons de commande > appuyez sur le bon de commande approprié dans la liste des bons Actifs.

  3. Sélectionnez les articles que vous souhaitez modifier pour afficher l’écran Modifier l’article à recevoir.

  4. Modifiez les informations pertinentes et répétez ces étapes pour tout article concerné > appuyez sur Enregistrer pour terminer la modification.

Annuler un bon de commande

Annuler un bon de commande en ligne

  1. Connectez-vous > cliquez sur les trois points horizontaux situés à côté du bon de commande que vous souhaitez annuler.

  2. Cliquez sur Annuler la commande.

Remarque : une fois qu’un bon de commande a été annulé, il sera déplacé dans la section Commandes archivées.

Recevoir un bon de commande

Recevoir un bon de commande en ligne

  1. Connectez-vous à Bons de commande > cliquez sur le bon de commande que vous avez reçu.

  2. Cliquez sur Tout recevoir ou Ne pas recevoir. Pour recevoir les stocks partiellement, cliquez sur Recevoir dans la ligne du produit > saisissez la quantité à recevoir partiellement > Enregistrer.

Recevoir un bon de commande dans l’application

  1. À partir de la barre de navigation située en bas de votre écran, appuyez sur Stocks. Remarque : si vous utilisez Square pour détaillants sur iPhone, appuyez sur l’icône de liste pour afficher les Stocks.

  2. Appuyez sur Bons de commande > appuyez sur le bon de commande approprié dans la liste des bons Actifs.

  3. Appuyez sur Sélectionner les articles à recevoir > cochez les articles à recevoir appropriés > appuyez sur Suivant.

  4. Pour les articles reçus devant être modifiés, appuyez sur Recevoir au complet pour recevoir toute la quantité, ou sur Réception partielle pour recevoir une quantité partielle > appuyez sur Enregistrer.

  5. Appuyez de nouveau sur Suivant pour afficher le tableau récapitulatif des bons de commande et appuyez sur Terminé pour finaliser la réception.

Remarque : pour le moment, il est impossible de commander ou de recevoir des quantités avec décimales dans les bons de commande. Seuls les nombres entiers sont acceptés.

Si un article est endommagé ou ne peut être reçu pour une autre raison, cliquez sur Mettre à jour à côté de la ligne de l’article concerné. Marquer des articles comme endommagés, volés (vol) ou perdus ne se reflètera pas sur votre rapport de coût des biens vendus.

Remarque : lorsque vous recevez un bon de commande, vous pouvez saisir des frais de livraison, de manutention ou tout autre coût en cliquant sur Ajouter des frais. Les frais additionnels seront inclus dans votre rapport de coûts des biens vendus. Rappelez-vous qu’ajouter des frais supplémentaires n’affectera pas le coût unitaire de chaque article sur le bon de commande.

Ajouter ou créer des articles à partir d’un bon de commande

Si vous avez déjà créé les articles à ajouter à un bon de commande donné, il vous suffit de commencer à taper et votre catalogue s’affichera sous forme de menu déroulant dans lequel vous pourrez faire votre choix. Si vous devez créer un article pour un bon de commande, vous pouvez saisir manuellement le nom, le prix et le coût unitaire de l’article sur le moment.

Créer un article à partir d’un bon de commande en ligne

  1. Connectez-vous à Bons de commande > cliquez sur Créer un bon de commande.

  2. Saisissez le nom de l’article que vous souhaitez créer.

  3. Cliquez sur Créer un article.

  4. Saisissez les détails de l’article, y compris le SKU, le prix et le coût.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Créer un article à partir d’un bon de commande dans l’application

  1. À partir de la barre de navigation, appuyez sur Stocks. Remarque : si vous utilisez Square pour détaillants sur iPhone, appuyez sur l’icône de liste pour afficher les Stocks.

  2. Appuyez sur Bons de commande et sélectionnez Créer un bon de commande.

  3. Dans la barre de recherche d’articles, saisissez le nom de l’article que vous souhaitez créer.

  4. Sélectionnez Créer un article.

  5. Saisissez les détails de l’article, y compris le SKU, le prix et le coût.

  6. Appuyez sur Enregistrer.

Votre nouvel article sera automatiquement ajouté à votre bon de commande. Remarque : vous ne pouvez pas ajouter plus de 500 articles différents à un même bon de commande.

De plus, sur la page de création d’un article, si vous cliquez sur Afficher toutes les propriétés de l’article, vous pouvez ajouter d’autres informations, telles que le point de vente où cet article sera vendu ou des variantes de l’article.

Définir le coût unitaire avec les bons de commande

Lorsque vous recevez des stocks en utilisant un Bon de commande, le coût unitaire des articles dans le bon de commande est automatiquement sauvegardé.

Pour définir le coût unitaire avec le Stock reçu sur votre Tableau de bord :

  1. Accédez à Articles et commandes > Articles dans votre Tableau de bord Square en ligne, puis recherchez et sélectionnez un article à ajuster parmi votre stock.

  2. Sélectionnez un point de vente pour lequel vous souhaitez ajuster le stock > sélectionnez Stock reçu.

  3. Ajoutez une quantité de 1 ou plus.

  4. Ajoutez un coût unitaire > Enregistrer.

En savoir plus sur la définition et la mise à jour de vos coûts unitaires.

Imprimer des étiquettes à code-barres pour les bons de commande

Vous pouvez imprimer des étiquettes à code-barres pour les bons de commande à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

Pour démarrer :

  1. Accédez à l’onglet Articles en ligne.

  2. Cliquez sur Actions > Imprimer des étiquettes.

  3. Ensuite, cliquez sur Sélectionner à partir du bon de commande. La liste de vos bons de commande s’affichera, avec le numéro de bon de commande et le nom du fournisseur.

  4. Sélectionnez les bons de commande concernés > appuyez sur Terminé.

Remarque : lorsque les étiquettes sont imprimées directement à partir d’un bon de commande pour une partie de la quantité, la quantité préremplie pour le nombre d’étiquettes qui seront imprimées doit être arrondie au nombre entier supérieur le plus proche.

En savoir plus sur la création d’barcode labels with Square for Retail.