Empezar a utilizar Square KDS
Square KDS es un sistema digital de pedidos para cocina que se conecta con Square para restaurantes, TPV Square, Ventas en línea Square y las plataformas de gestión de pedidos en línea y entregas de Square. Si te suscribes a Square para restaurantes Plus, podrás acceder directamente a Square KDS, aunque también puedes crear un plan de suscripción independiente para este sistema.
Recuerda:
La aplicación Square KDS solo está disponible para usuarios de iPad con iOS 13 o versiones posteriores.
Square KDS deberá estar conectado a internet para poder recibir pedidos.
Puedes imprimir los pedidos de Square KDS desde el TPV en el caso de que necesites alguna copia en papel.
En tu sistema digital de pedidos para cocina aparecerán todos los pedidos provenientes de Square para Restaurantes y de tu TPV, pues es compatible con Square para restaurantes (iPad), TPV (iPad y Android), Square Terminal y Ventas en línea Square, además de los proveedores externos con los que colabores para el envío de pedidos a Square.
Primeros pasos
Tipos de área
Square KDS ofrece dos tipos de estaciones para ayudar a agilizar la tramitación de pedidos en tu cocina. Para comenzar a usar Square KDS, deberás elegir el tipo de estación que necesitas:
Área de preparación
Área de emplatado y recogida
Nota: Puedes elegir una o varias áreas y ajustar los tipos según lo necesites. Si bien cada área es diferente, las dos están sincronizadas y se comunican entre sí en tiempo real para garantizar un proceso eficiente.
| Configuración de la estación | Estación de preparación | Estación de exposición |
|---|---|---|
| Configurar diseños | ✔️ | ✔️ |
| Configurar los temporizadores amarillo y rojo | ✔️ | ✔️ |
| Ver todos los pedidos | ✔️ | ✔️ |
| Ver todos los recuentos del día | ✔️ | ✔️ |
| Ruta basada en la configuración de la categoría | ✔️ | ✔️ |
| Recuperar pedidos | ✔️ | ✔️ |
| Borrar todos los pedidos | ✔️ | ✔️ |
| Ver artículos y pedidos completados de las estaciones de preparación | ✖️ | ✔️ |
| Marcar los artículos y pedidos como completos. Esto también los marcará como completos en todas las demás estaciones | ✖️ | ✔️ |
| Recuperar los pedidos completados para devolverlos tanto a las estaciones expedidoras como de preparación | ✖️ | ✔️ |
| Marcar artículos como agotados | ✔️ | ✔️ |
Cómo iniciar sesión en Square KDS
Para comenzar a usar Square KDS, deberás crear un código de dispositivo para los iPad donde lo vayas a utilizar. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Ve a tu Panel de control en línea de Square.
Pulsa las tres líneas y selecciona Dispositivos & gt; Sistemas digitales de pedidos para cocina.
Pulsa Añadir un sistema digital de pedidos para cocina.
Introduce un nombre y selecciona el punto de venta.
Pulsa Siguiente.
Decide si quieres que te envíen el código por correo electrónico o a tu número de teléfono y pulsa Enviar. Recuerda que necesitarás este código para iniciar sesión en la aplicación Square KDS.
Nota: Square KDS se configura por punto de venta, por lo que mostrará los pedidos de cada punto de venta en particular. Si lo necesitas, puedes filtrar los pedidos o artículos por categoría.
Cómo descargar la aplicación Square KDS
Para descargar la aplicación:
Ve a App Store en un iPad con iOS 13 o versiones posteriores.
Busca la aplicación Square KDS.
Selecciona Instalar para descargar la aplicación Square KDS.
Cómo configurar Square KDS
Cuando hayas descargado la aplicación Square KDS, inicia sesión con el código del dispositivo que creaste al principio.
Square KDS displays items based on the categories you assign. To assign categories:
- Open Square KDS.
- Tap the three horizontal lines to open the launchpad.
- Tap the settings gear icon.
- Tap Items on Tickets.
- Toggle on the categories that you want to display
Note: If you don’t have categories assigned to items on your online Square Dashboard, you can refer to this support center article to create new categories for your items. Keep in mind that categories for Square Online are completely separate from your KDS categories.
With Square KDS, you can toggle different layouts based on your preferred text size and the amount of tickets you want displayed. To set your layout settings:
- Open Square KDS.
- Tap the three horizontal lines to open the launchpad.
- Tap the settings gear icon.
- Tap Layout.
- Select your appropriate text size.
- Select your preferred layout.
You can enable alerts and timers on your display. To do so:
- Open Square KDS.
- Tap the three horizontal lines to open the launchpad.
- Tap the settings gear icon.
- Tap Timer & Alerts.
- Select the appropriate timeframe for Yellow and Red alerts.
You can easily send orders from your POS devices right to your KDS. To get started:
- Open Square KDS, and tap the three horizontal lines to open the menu.
- Tap the gear icon to view your settings, then tap Orders.
- Toggle on View Online orders.
Orders placed on your POS will now show up on your Square KDS.
You can also have online orders sent directly to your Square KDS. Customize how you want to display your online orders with three different view options:
Show online orders when they’re placed: Once a customer places an order, the ticket will automatically appear on your KDS.
Show online orders when marked in progress: Orders will appear on the KDS station when they are marked as in progress.
Show online orders based on pickup time: Set how far in advance of an order’s pickup time you want orders to appear on your KDS station.
Choose the best view for you, or switch between filters as you need. To display your online orders:
- Open Square KDS, and tap the three horizontal lines to open the menu.
- Tap the gear icon to view your settings, then tap Orders.
- Toggle on View online orders, then choose how you want to see your online orders: when an order is placed, when an order is marked in progress, or based on the order pickup time.
- If you choose Show online orders based on pickup time, tap Edit to change your time before pickup.
- Set your time before pickup in hours and minutes, then tap Done. The time you choose will display under the view option.
Connect a printer to your KDS to print order tickets for your customers for in-person, delivery and pickup orders. Learn more about Printing with Square KDS.
If you’re using Square for Restaurants, you can add an internal kitchen facing name to any item, variation or modifier. Setting up kitchen facing names creates an efficient kitchen workflow and allows for creating names in the preferred languages of your kitchen staff.
Cómo usar Square KDS
Estado del pedido
Cuando parte o la totalidad del pedido estén listas, podrás actualizar el estado y marcarlo como completado dentro del área de preparación y del de emplatado y recogida. En este último, también tendrás la opción de avisar automáticamente al servicio de entrega de que el pedido está listo: basta con completar el pedido.
Para activar esta función de emplatado y recogida, haz lo siguiente:
Ve a tu Panel de control en línea de Square y selecciona Dispositivos.
Haz clic en Configuración de cocina.
Selecciona el punto de venta al que quieres aplicar las actualizaciones de pedidos de cocina.
Activa la función Enviar actualizaciones de pedidos automáticamente.
Haz clic en Guardar.
Nota: Esta función solo está disponible para el área de emplatado y recogida. Una vez activada, se aplicará a todas las áreas de emplatado y recogida asignadas al punto de venta correspondiente.
Pulsa el artículo completado directamente en la pantalla. Si has seleccionado un artículo incorrecto por error, pulsa de nuevo ese artículo para anular la selección. Recuerda que solo tienes tres segundos para deshacer la finalización del artículo. Después, podrás ver el pedido en la ficha de pedidos completados.
Pulsa el banner de la parte superior del pedido que quieres completar y selecciona Pedido completado para confirmarlo. Si has completado un pedido equivocado por error, pulsa el área blanca situada debajo del banner azul Completado. Ten en cuenta que tienes tres segundos para deshacer la finalización del pedido. Después, puedes ver el pedido en la ficha de pedidos completados.
Para marcar todos los pedidos como completados, pulsa Borrar todo y vuelve a pulsar la casilla para confirmar la acción. Una vez que hayas borrado todos los pedidos, podrás consultar los últimos 100 en la lista de pedidos completados.
Los restaurantes pueden recuperar pedidos que han completado por error o en los que tienen que hacer algún cambio. Para recuperar un pedido, pulsa el botón Recuperar, situado en la parte inferior del pedido, en la vista de pedidos completados. Para recuperar un artículo específico, selecciónalo y pulsa Recuperar artículo. También puedes recuperar un artículo si el pedido sigue apareciendo en la vista de pedidos abiertos.
Nota: Si has activado la función Actualización automática de pedidos en tu área de emplatado y recogida, cuando recuperes un pedido completado, su estado no cambiará en las plataformas de terceros.
En cocina se pueden priorizar pedidos para que salgan antes, por ejemplo, si no se han preparado bien o si falta algún artículo. Al introducir el pedido de nuevo en el TPV, puedes priorizarlo para que pase al principio de la cola. También puedes hacerlo si se añade un comensal a última hora a una mesa y quieres que todos los platos salgan a la vez.
Para dar prioridad a un pedido, sigue estos pasos:
- En un área de emplatado y recogida, pulsa el pedido que quieras modificar para ver lo que puedes hacer.
- Pulsa Priorizar pedido en el pedido.
- Tendrás tres segundos para cancelar la acción si prefieres que el pedido no cambie de posición en la cola.
- Cuando pase ese tiempo, verás un mensaje de confirmación en la pantalla indicando que el pedido se ha enviado a todas las áreas de pedidos involucradas.
Nota: Solo puedes priorizar un pedido desde el área de emplatado y recogida. En la vista Completado, el pedido pasará a tener el estado Priorizado. Si el pedido aparece en otros sistemas para cocina, se mostrará la opción Hacer ahora. Cuando aparezca esa opción, podrás silenciar el pedido en cualquier área de pedidos.
La función Organización de los platos está pensada para ayudar a todo tu equipo. Permite agrupar fácilmente los artículos, añadirlos a los pedidos y avisar a la cocina sobre cuándo poner platos en espera o empezar a sacarlos.
Las funciones Organización de los platos y Retener/Preparar son opcionales, por lo que tendrás que activarlas en la configuración del TPV en el Panel de control.
Nota: Por ahora, la función Retener/Preparar no está disponible en Square KDS. Por eso, no aparecerá en el sistema aunque la selecciones en el TPV. Echa un vistazo a la Comunidad Square para estar al día de las novedades y consultar más información sobre cómo organizar los platos con Square para restaurantes.
Los expedidores y los jefes de cocina utilizan el término Todo el día para referirse al recuento de un artículo concreto que requiere preparación en todos los pedidos de la cola. Para ver un artículo específico en todos los pedidos abiertos, sigue estos pasos:
- Abre Square KDS.
- Pulsa las tres líneas horizontales.
- Pulsa los artículos de los que quieras ver el recuento de todo el día. Los artículos se resaltarán en todas las entradas y verás el recuento de todo el día.
Una vez que hayas marcado un artículo como completado, se quitará automáticamente del recuento de todo el día.
La opción Agotado se utiliza en los restaurantes para marcar temporalmente un artículo como no disponible; por lo general, suele deberse a que se ha agotado algún ingrediente. Puedes marcar un artículo como agotado en una estación de preparación o de exposición en tu aplicación Square KDS. Al hacerlo, se actualizarán tus plataformas de pedidos y tus clientes podrán verlo al instante.
Nota: La disponibilidad de los artículos se basa en las existencias indicadas en el Panel de control de Square. Si un artículo tiene activado el seguimiento de inventario, no se podrá usar la opción Agotado para indicar si está disponible o no.
Para marcar un artículo como agotado desde un área de pedidos o de preparación y emplatado, sigue estos pasos:
- Abre Square KDS y pulsa las tres líneas horizontales para abrir el menú.
- Pulsa Ver toda la disponibilidad.
- Usa la herramienta de búsqueda para encontrar un artículo o selecciona uno de la lista.
- Puedes marcar el artículo como Disponible o No disponible. Para marcar un artículo como Agotado, selecciona No disponible y pulsa Guardar.
Informes
Puedes ver los informes de tu Square KDS en el Panel de control o los informes individuales de cada dispositivo en la aplicación. El informe de Rendimiento en la cocina muestra la cantidad de pedidos completados y el tiempo promedio de finalización de cada uno para todos los pedidos por nombre del dispositivo KDS, punto de venta y periodo.
Para ver el informe de Square KDS:
Ve al Panel de control Square.
Haz clic en Informes.
Selecciona Rendimiento de la cocina.
Selecciona el periodo y los filtros que quieras en la parte superior del informe.
Recuerda: La métrica del pedido completado se calcula a partir del dispositivo donde se completó el pedido, y el tiempo de realización del pedido se calcula desde el momento en que aparece el pedido en el dispositivo de Square KDS hasta el momento en que se marca como completado.
Resolución de problemas
Si tu Square KDS tiene problemas para conectarse con Square para Restaurantes, prueba con los siguientes pasos de solución de problemas:
Comprueba que dispones de la versión más reciente de la aplicación Square para restaurantes y Square KDS.
Comprueba que dispones de la última versión de tu dispositivo iOS.
Comprueba en los ajustes de tu aplicación Square KDS que están activadas las categorías de artículos preferidos y que estos se corresponden con la categoría correcta.
Ve a Ajustes desde tu aplicación Square KDS y comprueba que los pedidos que te interesan están activados.
Reinicia la aplicación Square KDS.
Haz un pedido de prueba para comprobar que tu dispositivo de Square KDS recibe los pedidos correctamente desde el TPV.
Nota: Tu dispositivo de Square KDS se conecta automáticamente a TPV, siempre y cuando se configure para el mismo punto de venta que el dispositivo TPV. Puedes configurarlo todo desde el Panel de control y la aplicación Square KDS.