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Guide de Square KDS

Square KDS est un système d’affichage de cuisine qui se connecte à Square pour restaurants, à la solution PDV Square, à Vente en ligne Square et à notre online ordering and delivery platforms. Square KDS est inclus dans l‘abonnement Square pour Restaurants Plus ou en tant que KDS subscription autonome pour 15 € HT par appareil et par mois.

Remarque importante :

  • L’application Square KDS est uniquement disponible sur les appareils iPad qui utilisent iOS 13 ou une version supérieure.

  • Vous devez bénéficier d’une connexion à Internet pour pouvoir recevoir des tickets de commande.

  • Les bons de commande envoyés à Square KDS peuvent également être imprimés depuis l’application Solution de vente si vous avez besoin d’une copie physique.

  • Toutes les commandes reçues depuis Square pour restaurants et Solution de vente apparaitront dans le KDS. Votre KDS peut recevoir des commandes en provenance des solutions suivantes : Square pour restaurants sur iPad, Solution de vente sur iPad, les appareils Android et Square Terminal, les commandes Vente en ligne Square, tout partenaire de livraison tiers envoyant des commandes ou tout guichet partenaire tiers envoyant des commandes à Square.

Démarrer

Types de station

Square KDS propose deux types de stations pour vous aider à simplifier l’exécution de vos commandes de cuisine. Pour commencer à utiliser Square KDS, vous devrez choisir le type de station dont vous avez besoin :

  • Station de préparation (Prep)

  • Station d’expédition (Expo)

Remarque : Vous pouvez choisir une ou plusieurs stations pour chaque type et adapter vos types de stations quand vous le souhaitez. Les deux types de stations se synchronisent et communiquent entre elles en temps réel, créant ainsi un processus de travail efficace, mais elles présentent également quelques différences.

Paramètres des stations Station de préparation Station de présentation
Définir les mises en page ✔️ ✔️
Régler les minuteries jaune et rouge ✔️ ✔️
Afficher toutes les commandes ✔️ ✔️
Afficher les totaux de la journée ✔️ ✔️
Configuration de l’acheminement basé sur la catégorie ✔️ ✔️
Rappeler les tickets ✔️ ✔️
Supprimer tous les tickets ✔️ ✔️
Afficher les articles et tickets finalisés des stations de préparation ✖️ ✔️
Marquer les articles et les tickets comme finalisés. Cela aura pour effet de les marquer comme finalisés dans toutes les autres stations. ✖️ ✔️
Rappeler les tickets finalisés aux stations de présentation ou à la fois à la station de présentation et de préparation ✖️ ✔️
Marquer les articles comme étant en rupture de stock ✔️ ✔️

Création des identifiants de connexion Square KDS

Pour commencer à utiliser Square KDS, vous devez créer un code d’appareil pour les iPad que vous comptez utiliser. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne

  2. Touchez les trois lignes et sélectionnez Appareils > Écrans cuisine

  3. Touchez Ajouter un écran de cuisine.

  4. Entrez un pseudo et sélectionnez un point de vente.

  5. Touchez Suivant.

  6. Choisissez d’envoyer votre code par e-mail ou par SMS et appuyez sur Envoyer. Vous aurez besoin de ce code pour vous connecter à l’application Square KDS.

Remarque : Square KDS fonctionne par point de vente. Les tickets de ce point de vente spécifique seront affichés. Vous pourrez filtrer les articles/tickets selon leur catégorie.

Téléchargement de l’application Square KDS

Pour télécharger l’application :

  1. Accédez à l’App Store à l’aide d’un iPad exécutant iOS 13 ou une version ultérieure.

  2. Recherchez l’application Square KDS.

  3. Sélectionnez Installer afin de télécharger l’application Square KDS.

Installation de Square KDS

Une fois que vous avez téléchargé l’application Square KDS, connectez-vous avec le code de l’appareil que vous avez créé pour démarrer la configuration.

Sélectionner les articles à afficher

Square KDS affiche les articles en fonction des catégories que vous attribuez. Pour attribuer des catégories :

  1. Ouvrez Square KDS.
  2. Appuyez sur les trois lignes horizontales pour ouvrir la zone de lancement.
  3. Appuyez sur l’icône des paramètres en forme de roue dentée.
  4. Appuyez sur Articles sur les bons de commande.
  5. Activer les catégories que vous voulez afficher

remarque : si vous n’avez pas de catégories attribuées aux articles dans votre Tableau de bord Square, vous pouvez vous référer à cet article du support pour créer de nouvelles catégories pour vos articles. Gardez à l’esprit que les catégories de Vente en ligne Square sont totalement distinctes des catégories de votre système KDS.

Choisir la bonne disposition

Avec Square KDS, vous pouvez consulter différentes mises en page en fonction de la taille du texte que vous préférez et du nombre de tickets que vous souhaitez afficher. Pour définir vos paramètres de mise en page :

  1. Ouvrez Square KDS.
  2. Appuyez sur les trois lignes horizontales pour ouvrir la zone de lancement.
  3. Appuyez sur l’icône des paramètres en forme de roue dentée.
  4. Touchez Disposition.
  5. Sélectionnez la taille appropriée pour votre texte.
  6. Sélectionnez la disposition que vous préférez.

Vous pouvez activer des notifications et des minuteries sur votre affichage. Pour ce faire :

  1. Ouvrez Square KDS.
  2. Appuyez sur les trois lignes horizontales pour ouvrir la zone de lancement.
  3. Appuyez sur l’icône des paramètres en forme de roue dentée.
  4. Appuyez sur Minuterie et notifications.
  5. Sélectionnez la plage horaire appropriée pour les notifications jaunes et rouges.

Activer les commandes avec la Solution PDV

Vous pouvez facilement envoyer des commandes à partir de vos appareils PDV directement vers votre KDS. Pour démarrer :

  1. Ouvrez Square KDS et appuyez sur les trois lignes horizontales pour ouvrir le menu.
  2. Appuyez sur l’icône de roue dentée pour afficher vos paramètres, puis appuyez sur Commandes.
  3. Activez l’option Afficher les commandes en ligne.

Les commandes passées sur votre PDV apparaîtront désormais sur votre Square KDS.

Activer les commandes en ligne

Vous pouvez également faire envoyer les commandes en ligne directement sur votre Square KDS. Personnalisez la façon dont vous souhaitez afficher vos commandes en ligne grâce à trois options d’affichage différentes :

Afficher les commandes en ligne lorsqu’elles sont passées : dès qu’un client passe une commande, le ticket apparaît automatiquement sur votre KDS.

Afficher les commandes en ligne lorsqu’elles sont marquées En cours : les commandes apparaîtront sur la station KDS lorsqu’elles seront marquées comme étant en cours.

Afficher les commandes en ligne selon l’heure de retrait : définissez combien de temps avant l’heure de retrait d’une commande vous souhaitez que les commandes apparaissent sur votre station KDS.

Choisissez l’affichage qui vous convient le mieux ou passez d’un filtre à l’autre selon vos besoins. Pour afficher vos commandes en ligne :

  1. Ouvrez Square KDS et appuyez sur les trois lignes horizontales pour ouvrir le menu.
  2. Appuyez sur l’icône de roue dentée pour visualiser vos paramètres, puis appuyez sur Commandes.
  3. Activez l’option Afficher les commandes en ligne, puis choisissez comment vous souhaitez afficher vos commandes en ligne : lorsqu’une commande est passée, lorsqu’une commande est marquée en cours, ou en fonction de l’heure de retrait de la commande.
  4. Si vous choisissez Afficher les commandes en ligne en fonction de l’heure de retrait, appuyez sur Modifier pour modifier l’heure avant le retrait.
  5. Définissez votre heure avant le retrait en heures et minutes, puis appuyez sur Terminé. L’heure que vous avez choisie s’affichera sous l’option d’affichage.

Utilisation de Square KDS

État d’avancement

Les stations Préparation et Expéditeur peuvent indiquer des articles ou des tickets comme étant finis. Les stations Expé disposent d’une fonctionnalité supplémentaire qui permet d’informer automatiquement les services de livraison tiers lorsqu’une commande est prête, en clôturant le ticket.

Pour activer cette fonctionnalité, suivez les étapes suivantes :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne et sélectionnez Appareils.

  2. Cliquez sur Paramètres de la cuisine.

  3. Sélectionnez le point de vente pour les Mises à jour des commandes en cuisine.

  4. Activez la fonctionnalité Envoyer automatiquement les mises à jour des commandes.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque :cette option est uniquement disponible pour les stations Expé. Lorsqu’elle est activée, elle s’applique à toutes les stations Expé assignées au point de vente sélectionné.

Completing a single item on a ticket

Tap the completed item directly on the display. If you selected the wrong item on accident, tap that item again to deselect. Keep in mind that you only have three seconds to undo the item completion. After that, you can view the ticket in the completed tab.

Completing the whole ticket at once

Tap the top banner of the ticket you want to complete and confirm by selecting Complete Ticket. If you completed the wrong ticket on accident, tap the white area below the blue Completed banner. Keep in mind that you have three seconds to undo the ticket completion. After that, you can view the ticket in the completed tab.

Viewing Completed tickets

To view your completed tickets, tap Completed on the top of your screen.

Clear All Tickets

To mark all of your tickets as complete, tap Clear All and then tap the box again to confirm that you truly want to clear all. Once you have cleared all tickets, the last 100 tickets received will appear in your completed ticket list.

Recalling Tickets

Restaurants can recall tickets that have previously completed if they accidentally completed a ticket or need to remake an item on a ticket. To recall a ticket, tap the Recall button at the bottom of the ticket in the completed view. The ticket will now appear in the live view.

Note: If you have the Automatic Order Update feature enabled on your Expeditor station, recalling a completed ticket will not remove the ticket from Ready status on third-party platforms.

Square KDS - Recall - EN-US

Bump Up a Ticket in Priority

Kitchens can also prioritize tickets and move orders to the front of the queue. For instance, an order may come out incorrectly, or the kitchen may miss an item. When you enter the order in the POS again, you can bump the ticket to the front of the queue. Or, if someone joins a table late and the ticket for their meal comes in behind the rest of the party, you can bump up this ticket, so the meal comes out with the rest of the table.
To prioritize an order:

  1. On an expeditor station, tap the ticket you want to edit to view ticket actions.
  2. Tap Prioritize Order on the ticket.
  3. A cancel loader will appear. You will have three seconds to cancel the prioritization and keep the ticket in its current queue position.
  4. Once the cancel loader times out, a confirmation message will display on the screen that the order has been sent to all related prep stations.

Note: You can only prioritize a ticket from the expeditor station. On the Completed view, the prioritized ticket will now have a Prioritized banner. The same header will read Make Now on tickets visible at other kitchen displays. Once a ticket shows the Make Now banner, you can mute the ticket by tapping it at any prep station.

Viewing All Day Count

Expeditors and head chefs use the term All Day to refer to a count of a particular item that requires preparation across all tickets in the queue. To view a specific item across all open tickets:

  1. Open Square for KDS.
  2. Tap the three horizontal lines.
  3. Tap the item(s) you want to see All Day Counts for. Items will be highlighted across all tickets, and you’ll see the All Day Counts. 

Once you mark an item as completed, it will automatically be subtracted from the All Day Count.

Restaurants - Square KDS - View All Day Count

Sold Out and Item Availability

Sold Out is commonly used in restaurants to temporarily mark an item as unavailable, usually when an ingredient runs out. You can mark an item as Sold Out from either a Prep station or an Expo station in your Square KDS App. When you mark an item as unavailable from Square KDS, it will update your ordering platforms so that item appears as sold out to your customers.

Note: Item availability is determined by the amount of stock set within Square Dashboard. Any item with inventory tracking turned on cannot be marked as available or unavailable with the Sold Out feature.
:To mark an item as Sold Out from a Prep or Expo station:

  1. Open Square KDS, andtap the three horizontal lines to open the menu.
  2. Tap View all items availability.
  3. Use the search tool to find an item, or select an item from the list.
  4. You can choose to make the item Available or Unavailable. To mark the item as Sold Out, select Unavailable, then tap Save.

Production de rapports

Vous pouvez afficher vos rapports Square KDS directement dans votre Square Dashboard ou afficher des rapports par appareil dans l’application. Le rapport Performance de la cuisine affiche le nombre de tickets finis et le temps moyen pour finir un ticket par appareil KDS nommé, par point de vente et par période.

Pour afficher votre rapport KDS Square :

  1. Connectez-vous à votre Square Dashboard.

  2. Cliquez sur Rapports.

  3. Cliquez sur Performance de la cuisine.

  4. Sélectionnez votre période et vos filtres de préférences en haut du rapport.

Attention : le chiffre des tickets finis est calculé en fonction de l’appareil sur lequel le ticket a été fini. Enfin, le temps du ticket est calculé à partir du moment entre lequel le ticket a été affiché dans le KDS et celui où il a été indiqué comme étant fini.

Dépannage

Si votre Square KDS a du mal à se connecter aux restaurants, essayez de suivre les étapes de dépannage suivantes :

  1. Vérifiez que vous utilisez bien la version la plus récente de l’application Square pour restaurants et de l’application KDS.

  2. Vérifiez que votre appareil bénéficie de la dernière version d’iOS.

  3. Accédez aux paramètres de votre application KDS pour vérifier que les catégories d’articles de votre choix sont activées et que les articles appropriés y sont associés.

  4. Accédez à Paramètres dans votre application KDS pour vous assurer que les commandes préférées sont ACTIVÉES.

  5. Redémarrez l’application Square KDS.

  6. Passez une commande test pour vérifier que votre KDS reçoit correctement les commandes de la Solution PDV.

Remarque : votre appareil KDS se connecte automatiquement à Solution de vente, du moment qu’il a été créé pour le même point de vente que votre appareil Solution de vente. L’intégralité de la configuration se fait depuis le Tableau de bord de l’application KDS.