Enviar formularios digitales a tus clientes con Citas Square
Con Citas Square, puedes enviar formularios digitales automáticamente y sin coste alguno cuando alguien reserve una cita en tu negocio. Esta función se activa desde el Panel de control de Citas Square. Puedes enviar formularios digitales manualmente gratis en el Panel de control de Square Contracts, ya sea puntualmente o cuando tengas que reenviar alguno a un cliente.
Puedes crear plantillas personalizadas para los formularios en función de las necesidades específicas de tu negocio; por ejemplo, para recopilar datos o firmar tu política de cancelación, así como recibir los acuerdos y supervisar el progreso. Además, podrás decidir si los formularios se envían a la clientela que haga una reserva en todos los puntos de venta o solo en algunos. Antes de enviar un formulario a tus clientes, deberás crear una plantilla de Square Contracts.
Crear plantillas de contratos
Personaliza una plantilla de contrato o diseña una de cero en función de las necesidades de tu negocio.
Si quieres crear una plantilla para un punto de venta, sigue estos pasos:
Ve al Panel de control en línea.
Accede a Clientes > Contratos > Plantillas > Crear una plantilla.
Redacta al menos una cláusula y, luego, haz clic en Guardar.
Puedes crear una plantilla personalizada desde cero o diseñar una basándote en una de las opciones predefinidas de Square:
Para diseñar una propia, selecciona Plantilla nueva en Plantillas personalizadas.
Si, por el contrario, prefieres adaptar una de las plantillas predefinidas de Square, selecciona el modelo que quieras en Plantillas estándar.
Una vez que hayas escogido el tipo de plantilla, añade los detalles en las secciones Información de la plantilla e Información del contrato, y selecciona Siguiente.
Incluye las cláusulas o los campos que quieras. Para poder guardar una plantilla personalizada, deberás añadir al menos una cláusula o un campo.
Revísalo todo y haz clic en Siguiente para guardar la plantilla.
Nota: Solo podrás personalizar los campos de los contratos si tienes una suscripción a Citas Square Prémium o a Facturas Square Plus. Consulta más información sobre cómo mejorar tu suscripción a Citas Square.
Activar los formularios digitales automatizados
Cuando habilitas los formularios digitales automatizados, se incluyen sus enlaces en las notificaciones relacionadas con las citas que se envían por correo electrónico y por SMS. Además, se les pide a tus clientes que completen los formularios antes de la cita. Cuando alguien concierta una cita, se incluyen todos los formularios correspondientes en el mensaje.
Se pueden mostrar cuatro enlaces como máximo en las notificaciones por SMS y un número ilimitado en las que se envían por correo electrónico. Si no eliges ningún método de notificación, pero tienes configurado algún formulario, aparecerá un mensaje para avisarte de que tus clientes no recibirán notificaciones sobre sus citas ni los enlaces de esos formularios.
Desde el Panel de control de Citas Square
No se pueden usar formularios digitales automatizados con clases. Además, para poder enviar formularios, debes haber creado una plantilla de contrato y seguir estos pasos:
Inicia sesión en el Panel de control en línea.
Selecciona Añadir formulario para incluir una plantilla y enviarla automáticamente.
Escoge si quieres mandar los formularios a todos tus clientes o solo a los que no los hayan completado, y si se enviarán con todos los servicios o con algunos en concreto.
Haz clic en Guardar.
Ahora tus clientes recibirán los formularios correspondientes cuando hagan una reserva que se ajuste a las reglas que hayas definido.
Consultar los formularios
Si quieres consultar los formularios que se han enviado, sigue estos pasos:
En la aplicación Citas Square, ve a Detalles de la cita.
En Contratos enviados encontrarás todos los que se han enviado y el estado de la firma de cada uno. También puedes tocar un contrato para consultar la versión en PDF.
No olvides habilitar los formularios digitales automatizados en el Panel de control de Citas Square si quieres consultar los contratos enviados y saber si se han firmado o no.