Envoyer des formulaires clients numériques avec Rendez-vous Square

Avec Rendez-vous Square, vous pouvez envoyer des contrats numériques automatiquement et gratuitement dès que votre entreprise reçoit une nouvelle réservation pour un rendez-vous. Pour ce faire, vous devez activer cette fonctionnalité sur votre tableau de bord Rendez-vous.

Veuillez noter que vous pouvez envoyer manuellement des formulaires numériques gratuitement dans le Tableau de bord des contrats, pour les rendez-vous ponctuels ou les cas où vous devez renvoyer manuellement un contrat à un client.

Créez des modèles de formulaire personnalisés (formulaires d’inscription ou accords sur les conditions d’annulation, par exemple) pour répondre aux besoins particuliers de votre entreprise et simplifier la réception et le suivi des accords avec les clients de manière sécurisée.

Vous pouvez envoyer des formulaires aux clients pour les réservations dans tous les points de vente, ou dans certains points de vente seulement.

Avant d’envoyer un formulaire à vos clients, vous devez créer un modèle de Contrat Square.

Créer des modèles de contrat

Personnalisez un modèle de contrat ou créez-en un de zéro pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Remarque : l’option des champs de contrat personnalisés est offerte dans le cadre d’un abonnement à Rendez-vous Premium ou à Factures Plus. En savoir plus sur la mise à niveau de votre Abonnement à Rendez-vous Square.

Comment créer un modèle de contrat pour un point de vente :

• Accédez au tableau de bord de Square en ligne.

• Accédez à Clients > Contrats > Modèles > Créer un modèle. Créez au moins une clause, puis enregistrez le modèle.

• Vous pouvez choisir de créer un modèle personnalisé à partir de zéro ou de créer un modèle personnalisé basé sur l’un des modèles prédéfinis de Square.

  1. Pour créer un modèle personnalisé à partir de zéro, sélectionnez Nouveau modèle sous Modèles personnalisés. 

  2. Pour créer un modèle personnalisé à partir d’un modèle prédéfini de Square, sélectionnez un modèle Square parmi les Modèles de base.

• Ajoutez les détails dans les sections Détails du modèle et Renseignements sur le contrat, puis cliquez sur Suivant.

• Ajoutez des clauses ou des champs au contrat. Les modèles personnalisés nécessitent l’ajout d’au moins une clause ou un champ avant de pouvoir être enregistrés. 

• Vérifiez votre modèle, puis cliquez sur Suivant pour l’enregistrer. Votre modèle personnalisé pourra être utilisé par la suite.

L’option de champs personnalisés pour les contrats est disponible avec les abonnements Rendez-vous Square Premium ou Factures Square Plus. Vous pouvez aussi créer des champs de contrat personnalisés dans vos contrats pour recueillir des renseignements précis sur les clients.

Activer les formulaires numériques automatisés

Quand vous activez les formulaires numériques automatisés, les liens de formulaire sont automatiquement inclus dans les notifications de rendez-vous par e-mail et dans les notifications par SMS.

Vos clients verront le message suivant : « Veuillez remplir les formulaires avant votre rendez-vous. » avec des liens vers vos formulaires. Dès qu’un client prend rendez-vous, tous les formulaires sont inclus dans le message.

Quatre liens maximum peuvent être envoyés dans les notifications par SMS, mais il n’y a pas de limites pour les notifications par e-mail.

Si vous avez configuré vos formulaires et que vous choisissez Aucun mode de notification, une bannière d’avertissement s’affichera pour vous aviser qu’aucune notification ne sera envoyée pour les rendez-vous et que les clients ne recevront pas de liens vers les formulaires.

À partir de votre tableau de bord Rendez-vous Square :

Assurez-vous d’avoir déjà créé un modèle de contrat. Les formulaires numériques automatisés ne sont pas compatibles avec les cours.

Pour démarrer :

• Connectez-vous au tableau de bord de Square en ligne.

• Sélectionnez « Ajouter un formulaire » pour ajouter un modèle à envoyer automatiquement.

• Indiquez si vous voulez envoyer le formulaire à tous les clients ou seulement à ceux qui ne l’ont jamais rempli auparavant, et pour tous les services ou pour certains services seulement.

• Cliquez sur Enregistrer.

Les formulaires seront automatiquement envoyés aux clients quand ils réservent selon les conditions que vous avez définies.

À partir de votre application Rendez-vous Square pour Android ou iOS

Afficher les formulaires

Pour afficher les formulaires envoyés :

• Ouvrez l’application Rendez-vous Square et accédez aux détails du rendez-vous. 

• Sous Contrats envoyés, tous les contrats envoyés et leur état de signature sont affichés. Vous pouvez aussi cliquer sur chaque contrat pour en afficher la version PDF.

Assurez-vous d’activer les formulaires numériques automatisés sur le Tableau de bord Rendez-vous Square pour afficher les contrats envoyés et leur état de signature.