Envoyer des formulaires clients numériques avec Rendez-vous Square
Avec Rendez-vous Square, vous pouvez envoyer des formulaires numériques automatiquement et gratuitement dès que votre entreprise reçoit une nouvelle réservation pour un rendez-vous. Pour ce faire, vous devez activer cette fonctionnalité sur votre Tableau de bord Rendez-vous. Vous pouvez envoyer manuellement des formulaires numériques gratuitement dans le Tableau de bord des contrats, pour les rendez-vous ponctuels ou si vous devez renvoyer manuellement un formulaire à un client.
Vous pouvez créer des modèles de formulaire sur mesure pour répondre aux besoins particuliers de votre entreprise, comme les formulaires d’inscription ou les ententes sur les conditions d’annulation, recevoir et suivre les ententes avec les clients, et envoyer des formulaires aux clients qui réservent dans tous les points de vente ou seulement dans certains points de vente. Avant d’envoyer un formulaire à vos clients, vous devez créer un modèle de contrat Square.
Créer des modèles de contrat
Créez votre propre modèle de contrat ou créez-en un de zéro pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Pour créer un modèle de contrat pour un point de vente :
Accédez au tableau de bord de Square en ligne.
Accédez à Clients > Contrats > Modèles > Créer un modèle.
Créez au moins une clause, puis cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez créer un modèle personnalisé à partir de zéro ou créer un modèle personnalisé basé sur l’un des modèles prédéfinis de Square :
Pour créer un modèle personnalisé à partir de zéro, sélectionnez « Nouveau modèle » sous Modèles personnalisés.
Pour créer un modèle personnalisé à partir d’un modèle prédéfini de Square, sélectionnez un modèle Square parmi les Modèles de base.
Une fois le type de modèle sélectionné, ajoutez des détails dans les sections « Renseignements sur le modèle » et « Renseignements sur le contrat », puis cliquez sur Suivant.
Ajoutez des clauses ou des champs au contrat. Les modèles personnalisés nécessitent l’ajout d’au moins une clause ou d’un champ avant de pouvoir être enregistrés.
Passez le modèle en revue, puis cliquez sur Suivant pour l’enregistrer.
Remarque : l’option des champs de contrat personnalisés est offerte dans le cadre d’un abonnement à Rendez-vous Plus ou Premium, ou à Factures Plus. En savoir plus sur la mise à niveau de votre Abonnement à Rendez-vous Square.
Activer les formulaires numériques automatisés
Quand vous activez les formulaires numériques automatisés, les liens de formulaire sont automatiquement inclus dans les notifications de rendez-vous par e-mail et dans les notifications par SMS. Vos clients verront le message suivant : « Veuillez remplir les formulaires avant votre rendez-vous. » avec des liens vers vos formulaires. Dès qu’un client prend rendez-vous, tous les formulaires sont inclus dans le message.
Quatre liens maximum peuvent être envoyés dans les notifications par SMS, mais il n’y a pas de limites pour les notifications par e-mail. Si vous avez configuré vos formulaires et que vous ne choisissez aucun mode de notification, une bannière d’avertissement s’affichera pour vous indiquer qu’aucune notification ne sera envoyée pour les rendez-vous et que les clients ne recevront pas de liens vers les formulaires.
À partir de votre Tableau de bord Rendez-vous Square
Assurez-vous d’avoir déjà créé un modèle de contrat. Les formulaires numériques automatisés ne sont pas compatibles avec les cours. Pour démarrer :
Connectez-vous au tableau de bord de Square en ligne.
Sélectionnez « Ajouter un formulaire » pour ajouter un modèle à envoyer automatiquement.
Indiquez si vous voulez envoyer le formulaire à tous les clients ou seulement à ceux qui ne l’ont jamais rempli auparavant, pour tous les services ou pour certains services seulement.
Cliquez sur Enregistrer.
Les formulaires seront automatiquement envoyés aux clients quand ils réservent selon les conditions que vous avez définies.
Afficher les formulaires
Pour afficher les formulaires envoyés :
Ouvrez l’application Rendez-vous Square et accédez aux détails du rendez-vous.
Sous Contrats envoyés, tous les contrats envoyés et leur état de signature sont affichés. Vous pouvez aussi cliquer sur chaque contrat pour en afficher la version PDF.
Assurez-vous d’activer les formulaires numériques automatisés dans le Tableau de bord Rendez-vous Square pour afficher les contrats envoyés et leur état de signature.