Square 予約で電子顧客フォームを送信する
Square 予約では、新規の予約を受け付けた際にデジタルフォームを無料で自動送信できます。この機能を利用するには、Square 予約の管理画面で有効にしてください。なお、契約書の管理画面から無料でデジタルフォームを手動で送信することも可能です。お客さまへ1回限りで送信する場合や、再送の必要が生じた場合に有用です。
受付フォームやキャンセルポリシーの同意書など、独自のビジネスニーズに合わせたカスタムフォームテンプレートを作成したり、お客さまの契約書を受け取り、追跡したりできます。また、お客さまへのフォームの送信を、すべての店舗の予約か、特定の店舗の予約のみかを選択できます。お客さまにフォームを送信する前に、Square 契約書のテンプレートを作成してください。
契約書テンプレートを作成する
Square 契約書では、あらかじめ用意されたテンプレートをカスタマイズできるほか、ニーズに合わせて契約書テンプレートを新規作成することも可能です。
店舗で使用する契約書テンプレートを作成するには、以下の手順を行います。
オンラインSquare データにアクセスします。
[お客さま] > [契約書] > [テンプレート] > [テンプレートを作成] の順に選択します。
少なくとも1つの条項を作成し、[保存] をクリックします。
カスタムテンプレートは、一から作成するか、Squareの既成テンプレートを基にカスタマイズすることも可能です。
カスタムテンプレートを新規作成するには、「カスタムテンプレート」で [新規テンプレート] を選択します。
Squareの既成テンプレートを基にカスタムテンプレートを作成するには、「標準テンプレート」から希望するSquareのテンプレートを選択します。
テンプレートの種類を選択後、[テンプレート情報] セクションと [契約書情報] セクションに詳細を追加して [次へ] をクリックします。
契約書に条項またはフィールドを追加します。カスタムテンプレートを保存するには、少なくとも1つの条項またはフィールドの追加が必要です。
確認後、[次へ] をクリックし、テンプレートを保存します。
ご注意：カスタム契約書フィールドを利用するには、Square 予約プラス、プレミアム、またはSquare 請求書プラスいずれかへの登録が必要です。詳しくは、Square 予約のサブスクリプション。をアップグレードする方法をご確認ください。
自動デジタルフォームを有効にする
自動デジタルフォーム機能を有効にすると、予約メールやショートメール（SMS）による通知にフォームへのリンクが自動的に含まれます。お客さまには、「ご予約の前にフォームにご記入ください」というメッセージと、フォームへのリンクが表示されます。お客さまが予約すると、すべてのフォームがメッセージに含まれます。
SMS通知には最大4つのリンクを表示できます。通知メールの場合は制限はありません。フォームを設定後、通知方法として [なし] を選択すると、予約に関する通知とフォームリンクがお客さまに送信されないことを警告するバナーが表示されます。
Square 予約の管理画面からの場合
まず契約書テンプレートが作成済みであることを確認します。現時点では、自動デジタルフォームは「クラス」の予約に対応していません。操作は以下の手順で行います。
オンラインSquare データにログインします。
[フォームを追加] を選択して、自動送信するテンプレートを追加します。
フォームをすべてのお客さまに送信するか、まだフォームに記入していないお客さまにのみ送信するか、すべてのサービスまたは特定のサービスに限って送信するかを選択します。
[保存] をクリックします。
設定したルールに応じてお客さまが予約をすると、フォームが自動で送信されるようになります。
フォームを表示する
送信済みフォームを表示するには、以下の手順を行います。
Square 予約アプリで、予約の詳細画面を開きます。
「送信済み契約書」には、これまで送信したすべての契約書とその署名状況が表示されます。それぞれの契約書をタップすると、PDF版が表示されます。
送信済み契約書と署名状況を表示するには、Square 予約の管理画面で自動デジタルフォーム機能 を有効にしてください。