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Square 予約でお客さまに電子契約書を送信する

Square 予約では、新規の予約を受け付けた際にデジタルフォームを無料で自動送信できます。この機能を利用するには、Square 予約の管理画面で有効にしてください。

なお、契約書の管理画面からも無料でデジタルフォームを手動で送信でき、お客さまへ1回限り送信する場合や、再送の必要が生じた場合に有用です。

受付フォームやキャンセルポリシーの同意書など、独自の事業ニーズに合わせたカスタムフォームテンプレートを作成でき、お客さまとの合意事項を手軽に管理できます。

フォームの自動送信は、すべての店舗で予約されたお客さまを対象とすることも、特定の店舗で予約されたお客さまのみを対象にすることも可能です。

お客さまにフォームを送信する前に、Square 契約書のテンプレートを作成してください。

契約書テンプレートを作成する

Square 契約書では、あらかじめ用意されたテンプレートをカスタマイズできるほか、ニーズに合わせて契約書テンプレートを新規作成することも可能です。

ご注意:契約書のカスタムフィールドを利用するには、Square 予約プレミアムまたはSquare 請求書プラスへの登録が必要です。詳しくは、Square 予約のサブスクリプション。にアップグレードする方法をご覧ください。

店舗で使用する契約書テンプレートを作成するには、以下の手順を行います。

  • オンラインSquare データにアクセスします。

  • [顧客] > [契約書] > [テンプレート] > [テンプレートを作成] の順に選択します。条項を1つ以上作成し、テンプレートを保存します。

  • カスタムテンプレートは、新規作成することも、Squareの既成テンプレートのいずれかを使用してカスタマイズすることも可能です。

    1. カスタムテンプレートを新規作成するには、「カスタムテンプレート」で [新規テンプレート] を選択します。 

    2. Squareの既成テンプレートを基にカスタムテンプレートを作成するには、「標準テンプレート」から希望するSquareのテンプレートを選択します。

  • 「テンプレート情報」と「契約書情報」に詳細を追加して、[次へ] をクリックします。

  • 契約書に条項またはフィールドを追加します。カスタムテンプレートを保存するには、少なくとも1つの条項またはフィールドの追加が必要です。 

  • 確認してから [次へ] をクリックし、テンプレートを保存します。これで、カスタムテンプレートを利用できるようになります。

契約書でカスタムフィールドを利用するには、Square 予約プレミアムまたはSquare 請求書プラスへの登録が必要です。フォームに契約書のカスタムフィールドを作成して、お客さまから特定の情報を収集することも可能です。

自動デジタルフォームを有効にする

自動デジタルフォーム機能を有効にすると、予約メールやショートメール(SMS)による通知にフォームへのリンクが自動的に含まれます。

お客さまには、ご来店の前に、フォームに必要事項をご記入ください。というメッセージと、フォームへのリンクが表示されます。お客さまが予約すると、すべてのフォームがメッセージに含まれます。

SMS通知には最大4つのリンクを表示できます。通知メールの場合は制限はありません。

フォームを設定後、通知方法として [なし] を選択すると、予約に関する通知とフォームリンクがお客さまに送信されないことを警告するバナーが表示されます。

Square 予約の管理画面からの場合

まず契約書テンプレートが作成済みであることを確認します。現時点では、自動デジタルフォームは「クラス」の予約に対応していません。

操作は以下の手順で行います。

  • オンラインSquare データにログインします。

  • [フォームを追加] を選択して、自動送信するテンプレートを追加します。

  • フォームをすべてのお客さまに送信するか、まだフォームに記入していないお客さまにのみ送信するか、すべてのサービスまたは特定のサービスに限って送信するかを選択します。

  • [保存] をクリックします。

設定したルールに応じてお客さまが予約をすると、フォームが自動で送信されるようになります。

Android/iOS用Square 予約アプリの場合

フォームを表示する

送信済みフォームを表示するには、以下の手順を行います。

  • Square 予約アプリで、予約の詳細画面を開きます。 

  • 送信済み契約書」には、これまで送信したすべての契約書とその署名状況が表示されます。それぞれの契約書をタップすると、PDF版が表示されます。

送信済み契約書と署名状況を表示するには、Square 予約の管理画面で自動デジタルフォーム機能を有効にしてください。 

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