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Enviar contratos a clientes en formato digital con Citas Square

Con Citas Square, puedes enviar automáticamente formularios en formato digital cuando se reserve una nueva cita en tu negocio. Para hacerlo, activa esta función en el Panel de Datos de Citas.

Puedes envía formularios digitales manualmente gratis en el Panel de Datos de Contratos, para casos aislados o si necesitas volver a enviar manualmente un formulario a un cliente.

Crea plantillas de formularios personalizadas para que se adapten a las necesidades específicas de tu negocio, como formularios de admisión o acuerdos de políticas de cancelación, y recibe y realiza un seguimiento de acuerdos de clientes de forma sencilla y segura.

Puedes elegir que los formularios se envíen a los clientes que realicen reservas en todas las ubicaciones o solo en algunas.

Antes de enviar un contrato a tus clientes, deberás crear una plantilla de Contratos Square.

Crear Plantillas de contratos

Crea tu propia plantilla de contratos o una plantilla de contratos completamente nueva desde cero para satisfacer las necesidades de tu negocio.

Nota: Los campos de contrato personalizados están disponibles con una suscripción a Citas Square Premium o Facturas Square Plus. Obtén más información sobre cómo actualizar tu Suscripción a Citas Square.

Contracts

Para crear una plantilla de contrato para una ubicación determinada, sigue estos pasos:

  1. Ve a tu Panel de Datos Square en línea.

  2. Ve a Clientes > Contratos > Plantillas > Crear una plantilla. Prepara al menos una cláusula y, luego, guarda la plantilla.

  3. Puedes elegir crear una plantilla personalizada desde cero o diseñar una personalizada basándote en una plantilla predefinida de Square.

    1. Para crear una plantilla personalizada desde cero, selecciona Plantilla nueva en Plantillas personalizadas para crear una plantilla personalizada desde cero. 

    2. Para crear una plantilla personalizada basándote en una de las plantillas predefinidas de Square, selecciona la plantilla de Square con la que deseas comenzar en Plantillas estándar.

  4. Agrega detalles en las secciones Información de la plantilla e Información del contrato y haz clic en Siguiente

  5. Agrega cláusulas o campos al contrato. Para poder guardar las plantillas personalizadas, es necesario que agregues al menos una cláusula o un campo. 

  6. Selecciona Revisar y haz clic en Siguiente para guardar tu plantilla. Tu plantilla personalizada estará disponible para usar después de esto.

Los campos de contrato personalizados están disponibles con una suscripción a Citas Square Premium o Facturas Square Plus. También puedes crear campos personalizados en los formularios para recopilar información específica de los clientes.

Activar formularios digitales automatizados

Cuando habilitas los formularios digitales automatizados, los enlaces de los formularios se incluyen automáticamente en las notificaciones por correo electrónico y mensaje de texto de las citas.

Tus clientes verán el siguiente mensaje: Completa los formularios antes de tu cita.” con enlaces a tus formularios. Una vez que un cliente reserva una cita, todos los formularios se incluyen en el mensaje.

Se muestran un máximo de cuatro enlaces para las notificaciones por mensaje de texto y no hay límite para las notificaciones por correo electrónico.

Si eliges Ninguno como método de notificación y los formularios están configurados, verás un cartel de advertencia que se muestra para avisarte de que los clientes no recibirán una notificación sobre la cita y no recibirán los enlaces de sus formularios.

Desde el Panel de Datos de Citas Square:

Asegúrate de que ya hayas creado una plantilla de contrato. Los formularios digitales automatizados no son compatibles con las clases.

Para comenzar, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en tu Panel de Datos Square en línea

  2. Selecciona “Agregar formulario” para agregar una plantilla y enviarla automáticamente.

  3. Selecciona si deseas que los formularios se envíen a todos los clientes o solo a los que no hayan completado este formulario anteriormente, o solo para todos los servicios o servicios específicos.

  4. Haz clic en Guardar.

Ahora, los formularios se entregarán automáticamente a los clientes cuando hagan una reserva según las reglas que estableciste.

Desde la aplicación Citas Square en Android y iOS

Consultar Formularios

Para consultar los formularios enviados, sigue estos pasos:

  1. En la aplicación Citas Square, ve a Información de las citas. 

  2. En Contratos enviados, puedes ver todos los contratos que se han enviado y el estado de firma de cada uno. También puedes tocar cada contrato para ver la versión en PDF.

Asegúrate de habilitar los formularios digitales automatizados en el Panel de Datos de Citas Square para ver los Contratos enviados y el estado de la firma.