Enviar contratos a clientes en formato digital con Citas Square
Con Citas Square, puedes enviar automáticamente contratos en formato digital cuando se reserve una nueva cita gratis en tu negocio. Para hacerlo, activa esta función en el Panel de Datos de Citas.
Ten en cuenta que puedes enviar contratos digitales manualmente gratis en el Panel de Datos de Contratos, para casos aislados o si necesitas volver a enviar manualmente un contrato a un cliente.
Crea plantillas personalizadas de contratos para que se adapten a las necesidades específicas de tu negocio, como exenciones de responsabilidad por COVID-19 o acuerdos de servicios generales. Esto te permitirá recibir y monitorear acuerdos de clientes de manera fácil y segura.
Puedes elegir que los contratos se envíen a los clientes que realicen reservas ya sea en todas las ubicaciones o solo en algunas, y elegir un tipo de plantilla por ubicación.
Antes de enviar un contrato a tus clientes, deberás crear una plantilla de contratos.
Crea plantillas de contratos
Crea tu propia plantilla de contratos o una plantilla de contratos completamente nueva desde cero para satisfacer las necesidades de tu negocio.
Para crear tus plantillas de contratos, sigue estos pasos:
Dirígete a Ajustes > Cuenta y configuración > Negocio > Plantillas de contratos.
Puedes elegir entre crear una plantilla personalizada desde cero o crearla a partir de una plantilla predefinida de Square.
Selecciona Plantilla nueva en Plantillas personalizadas para crear una plantilla personalizada desde cero. Para crear una plantilla personalizada basándote en una de las plantillas predefinidas de Square, selecciona la plantilla de Square con la que deseas comenzar en Plantillas estándar.
Haz clic en Duplicar y agrega detalles en las secciones Información de la plantilla e Información del contrato > presiona Siguiente.
Agrega las cláusulas que desees aplicar al contrato. Las plantillas personalizadas requieren que incluyas al menos una cláusula para poder guardar.
Selecciona Revisar y haz clic en Siguiente para guardar tu plantilla personalizada, la cual podrás usar después de este paso.
También puedes crear campos personalizados en los contratos para recopilar información específica de tus clientes. Obtén más información sobre en nuestro Centro de Atención al Cliente.
Activa contratos de clientes en formato digital
Desde el Panel de Datos de Citas Square
Para comenzar, haz lo siguiente:
Dirígete al Panel de Datos Square en línea.
Crea una plantilla de contrato para una ubicación determinada en Clientes > Contratos > Plantillas > Crear una plantilla. Prepara por lo menos una cláusula y, luego, haz clic en Guardar para preservar la plantilla.
Una vez que hayas creado y guardado la plantilla del contrato, ve al Panel de Datos de Citas Square > y selecciona Ajustes > Comunicaciones.
Desplázate a Contratos digitales y agrega una de las plantillas que creaste y guardaste previamente.
Selecciona si deseas que este contrato se envíe a todos los clientes o solo a los que no hayan completado este formulario anteriormente, o que se envíe únicamente para ciertos servicios o categorías de servicios. Después, haz clic en Guardar. Encontrarás las plantillas de contrato nuevas en Contratos digitales.
Ahora, los contratos se enviarán automáticamente a los clientes cuando hagan una reserva según las reglas que estableciste.
Nota: Si deseas editar las reglas respecto a los momentos en los que deben enviarse los contratos, ve a Contratos digitales > selecciona el formulario y edita la regla correspondiente a si el contrato debe enviarse a todos los clientes o solo a los que no habían completado este formulario anteriormente. También puedes editar la regla relativa a si los contratos deben enviarse solo para servicios y categorías de servicios específicos.
Desde la aplicación Citas en Android y iOS
Para comenzar:
En la aplicación Citas Square, ve a Información de las citas.
En Contratos enviados, podrás ver todos los contratos que se han enviado y el estado de firma de cada uno. También puedes pulsar cada contrato para verlo en versión PDF (función no disponible en Square Register).
Nota: Verifica que hayas creado y guardado las plantillas de contrato, y que hayas creado una cita en el Panel de Datos de Citas Square para poder ver los Contratos enviados y el estado de firma desde la aplicación.