Crear formularios digitales automatizados con Citas Square
Acerca de los formularios digitales
Puedes enviar automáticamente formularios digitales, también conocidos como Contratos Square, una vez que se reserva una nueva cita. Los formularios digitales protegen a tu negocio al recopilar información importante de los clientes antes de las citas o clases. Puedes crear plantillas de formularios personalizadas que se adapten a las necesidades únicas de tu negocio, como formularios de admisión o acuerdos de política de cancelación, recibir y hacer un seguimiento de los acuerdos de los clientes, y elegir que los formularios se envíen a los clientes que aún no hayan firmado o que reserven ciertos servicios. Puedes personalizar los formularios digitales por sucursal.
Antes de comenzar
Los formularios automatizados se envían en la notificación de cita y se incluyen por correo electrónico o mensaje de texto. Recibirás una notificación por correo electrónico cuando se firme el contrato.
Puedes enviar manualmente formularios digitales para casos aislados o si necesitas volver a enviar uno a un cliente. Obtén más información sobre cómo crea y administra Contratos Square.
Paso 1: Crea formularios digitales
Desde el Panel de Datos Square, puedes crear tu propia plantilla de contratos o una completamente nueva desde cero para satisfacer las necesidades de tu negocio.
Obtén más información sobre cómo crea y administra Contratos Square.
Paso 2: Agrega formularios digitales a tus citas
Cuando activas los formularios digitales automatizados, los enlaces de los formularios se incluyen automáticamente en las notificaciones por correo electrónico y mensaje de texto de las citas. Tus clientes verán el siguiente mensaje: “Completa los formularios antes de tu cita” con enlaces a tus formularios.
Se muestran un máximo de cuatro enlaces para las notificaciones por mensaje de texto y no hay límite para las notificaciones por correo electrónico. Si eliges No enviar una notificación ya que tu método de notificación y los formularios están configurados, aparecerá un cartel de advertencia para avisarte que tu cliente “no será notificado de esta cita ni recibirá los formularios asociados”.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Citas > Ajustes > Comunicaciones.
En Formularios, haz clic en Agregar un formulario.
Selecciona la plantilla de contrato que se enviará automáticamente a tus clientes por correo electrónico o mensaje de texto. También puedes hacer clic en Crear una nueva plantilla. Haz clic en Continuar.
Selecciona si deseas que los formularios se envíen a todos los clientes o solo a los que no hayan completado este formulario anteriormente, para todos los servicios o solo servicios específicos.
Si seleccionaste Servicios específicos, haz clic en Agregar servicios o categorías y marca todas las casillas correspondientes. Haz clic en Listo.
Haz clic en Guardar.
Para editar o eliminar los formularios, haz clic en los (•••) junto al formulario en la página Comunicaciones del Panel de Datos Square.
Paso 3: Consulta los formularios enviados
Puedes ver los estados de los contratos desde el Panel de Datos de Citas Square, el Panel de Datos de Contratos, la aplicación PDV Square con el modo de reservas activado o desde la aplicación PDV Citas Square. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Citas.
- Haz clic en Resumen y selecciona la próxima cita. También puedes seleccionar la cita de tu Calendario.
- Desde el panel del cliente, puedes consultar todos los formularios enviados y su estado de firma. También puedes tocar cada contrato para consultar la versión en PDF una vez que el cliente haya firmado.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Contratos.
- Selecciona el formulario digital correspondiente para consultar la actividad reciente y el estado.