Créer des formulaires numériques automatisés sur Rendez-vous Square
À propos des formulaires numériques
Avec Rendez-vous Square, dès qu’un nouveau rendez-vous est réservé, vous avez l’option d’envoyer automatiquement des formulaires numériques, appelés Contrats Square. Les formulaires numériques protègent votre entreprise en recueillant des informations essentielles à propos des clients avant un rendez-vous ou un cours. Vous pouvez également créer des modèles de formulaires personnalisés pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise avec par exemple des formulaires d’inscription ou des ententes de politique d’annulation. Vous pouvez recevoir et suivre les ententes avec les clients et choisir d’envoyer des formulaires aux clients qui n’ont pas encore signé ou qui réservent certains services. Vous pouvez personnaliser les formulaires numériques par point de vente.
Avant de commencer
Les formulaires automatisés sont joints à la notification de rendez-vous et sont inclus aux courriels et aux textos. Vous recevez une notification par courriel lorsque le contrat est signé.
Vous pouvez envoyer manuellement des formulaires numériques pour les cas ponctuels ou si vous devez renvoyer manuellement un formulaire à un client.
Étape 1 : Créer des formulaires numériques
À partir du Tableau de bord Square, créez et personnalisez un modèle de contrat à partir de zéro pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Découvrez comment create and manage Square Contracts.
Étape 2 : Ajouter des formulaires numériques aux rendez-vous
Une fois que les formulaires numériques automatisés sont configurés, les liens de formulaire sont automatiquement inclus dans les notifications de rendez-vous par courriel et par texto. Les clients reçoivent le message suivant : « Veuillez remplir les formulaires avant votre rendez-vous. » en incluant des liens vers les formulaires.
Un maximum de quatre liens peuvent être envoyé dans les notifications par texto, mais il n’y a pas de limites pour les notifications par courriel. Si vous choisissez l’option Ne pas envoyer de notification comme méthode de notification et que les formulaires sont activés, cette bannière d’avertissement est affichée : (votre client) « ne sera pas informé de ce rendez-vous ou ne pourra pas recevoir les formulaires associés ».
Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Rendez-vous > Paramètres > Communications.
Sous Formulaires, cliquez sur Ajouter un formulaire.
Sélectionnez le modèle de contrat qui sera automatiquement envoyé aux clients par courriel et/ou par texto. Vous pouvez également cliquer sur Créer un modèle. Cliquez sur Continuer.
Indiquez si vous voulez envoyer les formulaires à tous les clients ou seulement aux clients qui n’ont jamais rempli le formulaire auparavant, et pour tous les services ou pour certains services seulement.
Si vous avez sélectionné Des services particuliers, cliquez sur Ajouter des services ou des catégories et cochez toutes les cases pertinentes. Cliquez sur Terminé.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier ou supprimer des formulaires, accédez à la pageCommunications du Tableau de bord Square et cliquez sur (•••) côté du formulaire en question.
Étape 3 : Afficher des formulaires envoyés
Vous pouvez afficher l’état des contrats à partir du Tableau de bord des rendez-vous, du Tableau de bord des contrats, de l’application Solution PDV Square en mode de réservation ou de l’application Solution PDV Rendez-vous Square. Pour ce faire :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Rendez-vous.
- Cliquez sur Aperçu et sélectionnez le rendez-vous à venir. Le rendez-vous se sélectionne aussi à partir du Calendrier.
- Accédez au panneau client pour afficher tous les formulaires envoyés et leur état de signature. Touchez chaque contrat pour afficher la version PDF avec la signature des clients.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Contrats.
- Sélectionnez un formulaire numérique pour en afficher les activités récentes et son état.