Envoyer des contrats clients numériques avec Rendez-vous Square
Avec Rendez-vous Square, vous pouvez envoyer automatiquement et gratuitement des contrats numériques dès qu’un nouveau rendez-vous est pris dans votre entreprise, en activant cette fonction dans le Tableau de bord Rendez-vous.
Veuillez noter que vous pouvez envoyer manuellement des contrats numériques gratuitement dans le Tableau de bord des contrats, pour des cas ponctuels ou si vous devez renvoyer manuellement un contrat à un client.
Créez des modèles de contrat personnalisés pour répondre aux besoins particuliers de votre entreprise, comme les renonciations de responsabilité liées à la COVID-19 ou les contrats de services généraux. Vous pourrez donc recevoir des ententes et faire le suivi avec les clients de façon simple et sécuritaire.
Vous pouvez choisir d’envoyer des contrats aux clients qui réservent dans tous les points de vente, ou seulement dans certains points de vente, et de choisir un type de modèle par point de vente.
Avant d’envoyer un contrat à vos clients, vous devez créer un modèle de contrat.
Créer des modèles de contrat
Créez votre propre modèle de contrat ou créez un tout nouveau modèle de contrat à partir de zéro pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Pour créer un modèle de contrat pour un point de vente :
Accédez au tableau de bord Square en ligne.
Accédez à Clients > Contrats > Modèles > Créer un modèle. Créez au moins une clause, puis enregistrez le modèle.
Vous pouvez choisir de créer un modèle personnalisé à partir de zéro ou de créer un modèle personnalisé basé sur l’un des modèles prédéfinis de Square.
Sélectionnez Nouveau modèle dans Modèles personnalisés pour en créer un à partir de zéro. Pour créer un modèle personnalisé à partir d’un des modèles prédéfinis de Square, sélectionnez le modèle Square avec lequel vous voulez commencer parmi les modèles standard.
Cliquez sur Dupliquer, et ajoutez des détails dans les sections Renseignements sur le modèle et Renseignements sur le contrat, puis cliquez sur Suivant.
Ajoutez les clauses que vous voulez appliquer au contrat. Les modèles personnalisés exigent que vous ajoutiez au moins une clause pour enregistrer le fichier.
Cliquez sur Évaluer, puis sur Suivant pour enregistrer le modèle. Votre modèle personnalisé pourra être utilisé par la suite.
L’option des champs de contrat personnalisés est offerte dans le cadre d’un abonnement à Rendez-vous Premium ou à Factures Plus. Vous pouvez aussi créer des champs de contrat personnalisés dans vos contrats pour recueillir des renseignements précis sur les clients. En savoir plus sur le Création de champs de contrat personnalisés dans notre Centre d’assistance.
Activer les formulaires numériques automatisés
Quand vous activez les formulaires numériques automatisés, les liens du formulaire sont automatiquement inclus dans les notifications par courriel et par texto du rendez-vous.
Vos clients verront le message suivant : « Veuillez remplir les formulaires avant votre rendez-vous. » avec des liens vers vos formulaires. Une fois qu’un client a pris rendez-vous, tous les formulaires sont inclus dans le message.
Un maximum de quatre liens s’affiche pour les notifications par texto, et il n’y a pas de limite pour les notifications par courriel.
Si vous choisissez Aucun pendant la configuration de votre méthode et de vos formulaires de notification, une bannière d’avertissement s’affichera pour vous avertir que les clients ne recevront pas de notification concernant le rendez-vous ni les liens de leur formulaire.
À partir du Tableau de bord Rendez-vous Square
Pour commencer, suivez ces étapes :
Assurez-vous d’avoir déjà créé un modèle de contrat. Les formulaires numériques automatisés ne sont pas compatibles avec les cours.
Accédez au tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Ajouter un formulaire pour ajouter un modèle à envoyer automatiquement.
Indiquez si vous voulez que les formulaires soient envoyés à tous les clients ou seulement aux clients qui n’ont pas rempli le formulaire auparavant, ou pour tous les services ou des services précis seulement.
Cliquez sur Enregistrer.
Les formulaires seront maintenant livrés automatiquement aux clients quand ils réservent selon les règles que vous avez définies.
Afficher les formulaires
Pour afficher les formulaires envoyés :
Dans l’application de rendez-vous Square, accédez à Détails du rendez-vous.
Sous Contrats envoyés, vous pouvez voir tous les contrats envoyés et leur état de signature. Vous pouvez aussi toucher chaque contrat pour afficher la version PDF.
Assurez-vous d’activer les formulaires numériques automatisés sur le Tableau de bord Rendez-vous Square pour afficher les contrats envoyés et leur état de signature.