Envoyer des formulaires clients numériques avec Rendez-vous Square
Avec Rendez-vous Square, vous pouvez envoyer automatiquement et gratuitement des formulaires numériques dès qu’un nouveau rendez-vous est pris auprès de votre entreprise, en activant cette fonction dans le Tableau de bord Rendez-vous. Vous pouvez envoyer manuellement des formulaires numériques gratuitement dans le Tableau de bord des contrats, pour les rendez-vous ponctuels ou si vous devez renvoyer manuellement un formulaire à un client.
Vous pouvez créer des modèles de formulaire sur mesure pour répondre aux besoins particuliers de votre entreprise, comme les formulaires d’inscription ou les ententes de politique d’annulation, recevoir et suivre les ententes avec les clients, et choisir d’envoyer des formulaires aux clients qui réservent dans tous les points de vente ou seulement dans certains points de vente. Avant d’envoyer un formulaire à vos clients, vous devez créer un modèle de Contrats Square.
Créer des modèles de contrat
Créez votre propre modèle de contrat ou créez un tout nouveau modèle de contrat à partir de zéro pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Comment créer un modèle de contrat pour un point de vente :
Accédez au tableau de bord Square en ligne.
Accédez à Clients > Contrats > Modèles > Créer un modèle.
Créez au moins une clause, puis cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez choisir de créer un modèle personnalisé à partir de zéro ou de créer un modèle personnalisé basé sur l’un des modèles prédéfinis de Square :
Pour créer un modèle personnalisé à partir de zéro, sélectionnez Nouveau modèle sous Modèles personnalisés.
Pour créer un modèle personnalisé à partir d’un modèle prédéfini de Square, sélectionnez un modèle Square parmi les Modèles de base.
Une fois le type de modèle sélectionné, ajoutez des détails dans les sections Renseignements sur le modèle et Renseignements sur le contrat, puis cliquez sur Suivant.
Ajoutez des clauses ou des champs au contrat. Les modèles personnalisés nécessitent l’ajout d’au moins une clause ou un champ avant de pouvoir les enregistrer.
Révisez le modèle et cliquez sur Suivant, pour l’enregistrer.
Remarque : L’option des champs de contrat personnalisés est offerte dans le cadre d’un abonnement à Rendez-vous Plus ou Premium ou à Factures Plus. En savoir plus sur la mise à niveau de votre Abonnement à Rendez-vous Square.
Activer les formulaires numériques automatisés
Quand vous activez les formulaires numériques automatisés, les liens de formulaire sont automatiquement inclus dans les notifications de rendez-vous par courriel et par texto. Vos clients verront le message suivant : « Veuillez remplir les formulaires avant votre rendez-vous. » avec des liens vers vos formulaires. Dès qu’un client prend rendez-vous, tous les formulaires sont inclus dans le message.
Seulement quatre liens peuvent être envoyés dans les notifications par texto, mais il n’y a pas de limites pour les notifications par courriel. Si vous avez configuré vos formulaires et que vous choisissez Aucun mode de notification, une bannière d’avertissement s’affichera pour vous aviser qu’aucune notification ne sera envoyée pour les rendez-vous et que les clients ne recevront pas de liens de formulaire.
À partir de votre tableau de bord Rendez-vous Square :
Assurez-vous d’avoir déjà créé un modèle de contrat. Les formulaires numériques automatisés ne sont pas compatibles avec les cours. Pour commencer, suivez ces étapes :
Connectez-vous au tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Ajouter un formulaire pour ajouter un modèle à envoyer automatiquement.
Indiquez si vous voulez envoyer les formulaires à tous les clients ou seulement aux clients qui n’ont jamais rempli le formulaire auparavant et pour tous les services ou pour certains services seulement.
Cliquez sur Enregistrer.
Les formulaires seront maintenant livrés automatiquement aux clients quand ils réservent selon les règles que vous avez définies.
Afficher les formulaires
Pour afficher les formulaires envoyés :
Ouvrez l’application Rendez-vous Square et accédez aux Détails du rendez-vous.
Sous Contrats envoyés, tous les contrats envoyés et leur état de signature sont affichés. Vous pouvez aussi toucher chaque contrat pour afficher la version PDF.
Assurez-vous d’activer les formulaires numériques automatisés sur le Tableau de bord Rendez-vous Square pour afficher les contrats envoyés et leur état de signature.