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Envoyer des contrats clients numériques avec Rendez-vous Square

Avec Rendez-vous Square, vous pouvez envoyer automatiquement et gratuitement des contrats numériques dès qu’un nouveau rendez-vous est pris dans votre entreprise, en activant cette fonction dans votre Tableau de bord Rendez-vous.

Veuillez noter que vous pouvez envoyer manuellement des contrats numériques gratuitement dans le Tableau de bord des contrats, pour des cas ponctuels ou si vous devez renvoyer manuellement un contrat à un client.

Créez des modèles de contrat personnalisés pour répondre aux besoins particuliers de votre entreprise, comme les exonérations de responsabilité à l’égard de la COVID-19 ou les contrats de services généraux. Cela vous permettra de recevoir et de faire le suivi des ententes avec les clients de façon simple et sécuritaire.

Vous pouvez choisir d’envoyer des contrats aux clients qui réservent dans tous les points de vente, ou seulement dans certains points de vente, et de choisir un type de modèle par point de vente.

Avant d’envoyer un contrat à vos clients, vous devez créer un modèle de contrat.

Créer des modèles de contrat

Créez votre propre modèle de contrat ou créez un tout nouveau modèle de contrat à partir de zéro pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Contracts

Pour créer vos modèles de contrat :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Accédez à Paramètres > Compte et paramètres > Entreprise > Modèles de contrat.

  3. Vous pouvez choisir de créer un modèle personnalisé à partir de zéro ou de créer un modèle personnalisé basé sur l’un des modèles prédéfinis de Square.

  4. Sélectionnez Nouveau modèle sous Modèles personnalisés pour créer un modèle personnalisé à partir de zéro. Pour créer un modèle personnalisé à partir d’un des modèles prédéfinis de Square, sélectionnez le modèle Square avec lequel vous voulez commencer parmi les modèles standard.

  5. Cliquez sur Dupliquer, et ajoutez des détails dans les sections Renseignements sur le modèle et Renseignements sur le contrat, puis cliquez sur Suivant.

  6. Ajoutez les clauses que vous souhaitez appliquer au contrat. Les modèles personnalisés exigent que vous ajoutiez au moins une clause afin d’enregistrer le contrat.

  7. Cliquez sur Examiner et cliquez sur Suivant pour enregistrer votre modèle. Votre modèle personnalisé pourra être utilisé par la suite.

Activer les contrats clients numériques

Contracts digital

À partir de votre Tableau de bord Rendez-vous Square

Pour démarrer :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Créez un modèle de contrat pour un point de vente en accédant à Clients > Contrats > Modèles > Créer un modèle. Créez au moins une clause, puis enregistrez le modèle.

  3. Une fois que le modèle de contrat est créé et enregistré, accédez à votre Tableau de bord Rendez-vous Square et sélectionnez Paramètres >Communications.

  4. Faites défiler la page jusqu’à Contrats numériques et ajoutez un des modèles que vous avez précédemment créés et enregistrés.

  5. Indiquez si vous souhaitez que ce contrat soit envoyé à tous les clients ou uniquement aux clients qui n’ont pas déjà rempli ce formulaire, ou qu’il soit envoyé uniquement pour des services ou des catégories de services précis. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Vous retrouverez le nouveau modèle de contrat enregistré sous Contrats numériques.

Les contrats seront désormais envoyés automatiquement aux clients lorsqu’ils réservent selon les règles que vous avez définies.

Remarque : Si vous souhaitez modifier les règles relatives au moment où les contrats doivent être envoyés, accédez à Contrats numériques, sélectionnez le formulaire et indiquez si le contrat doit être envoyé à tous les clients ou seulement aux clients qui n’ont pas rempli ce formulaire auparavant. Vous pouvez également décider d’envoyer le contrat uniquement pour des services ou des catégories de services précis.

À partir de votre application Rendez-vous Square pour Android ou iOS

Pour démarrer :

  1. Dans l’application Rendez-vous Square, accédez à Détails des rendez-vous. 

  2. Sous Contrats envoyés, vous pourrez voir tous les contrats envoyés et leur état de signature. Vous pouvez également cliquer sur chaque contrat pour afficher la version PDF (non offerte avec Square Register).

Remarque : Veuillez vérifier que vous avez créé et enregistré les modèles de contrat, et créé un rendez-vous dans votre Tableau de bord Rendez-vous Square pour pouvoir consulter les contrats envoyés et leur état concernant la signature à partir de votre application.  

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