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Envoyer des contrats clients numériques avec Rendez-vous Square

Grâce à Rendez-vous Square, vous pouvez automatiquement envoyer des contrats numériques une fois que la réservation est prise auprès de votre entreprise en activant cette fonctionnalité dans votre Tableau de bord Rendez-vous.

Créez des modèles de contrat personnalisés pour répondre aux besoins particuliers de votre entreprise, comme les exonérations de responsabilité à l’égard de la COVID-19 ou les accords de services généraux. Cela vous permettra de recevoir et de faire le suivi en toute sécurité des ententes avec les clients à partir de votre Tableau de bord Rendez-vous.

Vous pouvez choisir d’envoyer des contrats aux clients qui réservent dans tous les points de vente, ou seulement dans certains points de vente, et choisir un type de modèle par point de vente.

Avant d’envoyer un contrat à vos clients, vous devez créer un modèle de contrat.

Créer des modèles de contrat

Créez votre propre modèle de contrat ou créez un tout nouveau contract template à partir de zéro pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Contracts

Pour créer vos modèles de contrat :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Accédez à Compte et paramètres > Entreprise > Modèles de contrat.

  3. Vous pouvez choisir de créer un modèle personnalisé à partir de zéro ou de créer un modèle personnalisé basé sur l’un des modèles prédéfinis de Square.

  4. Sélectionnez Nouveau modèle sous Modèles personnalisés pour créer un modèle personnalisé à partir de zéro. Pour créer un modèle personnalisé à partir d’un des modèles prédéfinis de Square, sélectionnez le modèle Square avec lequel vous voulez commencer parmi les modèles standard.

  5. Cliquez sur Dupliquer, et ajoutez des détails dans les sections Renseignements sur le modèle et Renseignements sur le contrat, puis cliquez sur Suivant.

  6. Ajoutez les clauses que vous souhaitez appliquer au contrat. Les modèles personnalisés exigent que vous ajoutiez au moins une clause afin d’enregistrer le contrat.

  7. Cliquez sur Examiner et cliquez sur Suivant pour enregistrer votre modèle. Votre modèle personnalisé pourra être utilisé par la suite.

Activer les contrats clients numériques

Contracts digital

Pour activer la possibilité d’envoyer des contrats lors de la réservation :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Rendez-vous > Paramètres.

  2. Sélectionnez Communication, et activez Envoyer des contrats numériques à tous les clients lors de la réservation.

  3. Sélectionnez le modèle de contrat approprié. Si vous avez plusieurs points de vente et souhaitez que les contrats soient envoyés lors de la réservation pour tous les points de vente, assurez-vous de sélectionner le modèle pour chaque point de vente. Si vous ne sélectionnez pas de modèle pour un point de vente, les contrats ne seront pas automatiquement envoyés pour les réservations à ce point de vente.

  4. Enregistrer.

Votre modèle de contrat doit contenir au moins une clause pour qu’il soit envoyé automatiquement.

Remarque : L’adresse courriel de votre client doit être ajoutée au rendez-vous pour que le contrat lui soit automatiquement envoyé après la réservation.

Les clients devront réussir le processus d’authentification en deux étapes par le biais de leur courriel avant de pouvoir examiner et signer le contrat. Ils devront accéder au contrat à partir de l’adresse courriel exacte qui a été fournie. Si votre client a des difficultés à accéder au contrat, nous vous suggérons de confirmer à nouveau l’adresse courriel fournie dans le contrat.

En savoir plus au sujet de sending contracts.

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