Réservation de cours avec Rendez-vous Square

Les abonnés de Rendez-vous Square Plus et Premium peuvent configurer des réservations de cours à partir de leur Tableau de bord Square en ligne.

Créer un cours

1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Paiements > Rendez-vous > Calendrier.

2. Cliquez sur Créer ou cliquez sur une plage horaire directement dans le calendrier.

3. Sélectionnez Cours dans la liste déroulante Type d’activité dans le haut de la page.

4. Sous Détails du cours, cliquez sur le Nom du cours.

5. Sélectionnez + Ajouter un nouveau cours.

6. Saisissez le nom du cours, la catégorie, la description, le prix et les taxes applicables.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Ces champs sont affichés aux clients lorsqu’ils réservent en ligne.

Remarque : Le personnel doit avoir accès à la modification des articles pour créer un nouveau cours. Pour ce faire, à partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Personnel > Équipe > Permissions. Sélectionnez le nom de l’autorisation appropriée, puis activez les autorisations d’articles.

Programmer un cours

1. Après avoir créé un cours ou sélectionné un cours existant, sur la page Créer un cours , passez à la section Horaire du cours.

2. Saisissez une date, l’heure de début et l’heure de fin du cours.

3. S’il s’agit d’un cours récurrent, cliquez sur Définir la répétition et sélectionnez la cadence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle).

4. Cliquez sur Sauvegarder.

5. Saisissez le nombre de places disponibles et sélectionnez l’instructeur.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous avez créé un cours, vous pouvez planifier plusieurs séances en répétant les étapes ci-dessus. Vous pouvez aussi programmer facilement de nouvelles séances pour un cours. Pour ce faire :

1. Ouvrez une séance existante du cours.

2. Cliquez sur ••• et sélectionnez Ajouter un nouvel horaire de cours.

3. Enregistrez la date, l’heure, la répétition, la capacité et l’instructeur pour le nouvel horaire.

Réservation d’un cours en ligne

Lorsque vous créez et programmez un cours avec Rendez-vous Square, un onglet Cours apparait sur votre site de réservation en ligne. Les clients peuvent cliquer sur Cours sur votre site pour afficher l’horaire des cours à venir semaine par semaine.

Lorsqu’un client réserve un cours, vous recevez un courriel de confirmation. Le client apparaît dans ce cours sur votre Tableau de bord Square et dans l’application Solution PDV Rendez-vous Square.

Vous pouvez aussi créer un lien directement vers le parcours de réservation en ligne de votre cours. Pour accéder à ce lien :

1. À partir de votre Tableau de bord Square, cliquez sur Paiements > Rendez-vous > Réservation en ligne > Canaux.

2. Activez l’option Activer la réservation en ligne.

3. Sélectionnez Gérer > Afficher le parcours de réservation de cours.

Modifier un cours

1. À partir de votre Tableau de bord Square, sélectionnez Paiements > Rendez-vous > Calendrier.

2. Cliquez sur la séance du cours à modifier.

3. Sélectionnez •••, puis cliquez sur Modifier.

4. Sous Détails du cours, cliquez sur l’icône de crayon pour effectuer vos modifications.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Toute modification des détails du cours s’applique immédiatement à toutes les séances programmées de ce cours. Les modifications de prix et de taxes s’appliquent seulement aux nouvelles réservations.

Modifier un horaire de cours

Vous pouvez également modifier les horaires de cours à partir de votre calendrier. Si l’horaire du cours est récurrent, vous ne pouvez pas modifier la date, l’heure de début, l’heure de fin ni la répétition. Par contre, vous pouvez annuler une séance individuelle ou tous les cours programmés à venir de la série. Quand il s’agit d’un cours individuel, vous pouvez modifier la date, l’heure de début et l’heure de fin du cours.

Pour les horaires de cours individuels ou récurrents, vous pouvez modifier les places disponibles et l’instructeur assigné (personnel). Vous pouvez enregistrer ces modifications pour une seule séance individuelle ou pour toutes les séances à venir.

Quand vous modifiez la date, l’heure, le lieu ou la durée d’un cours après l’avoir créé, toutes les réservations existantes de ce cours sont automatiquement annulées et remboursées.

Modifier un horaire de cours :

1. À partir de votre Tableau de bord Square, cliquez sur Paiements > Rendez-vous > Calendrier.

2. Cliquez sur la séance de cours à modifier ou à annuler.

3. Faites les modifications et sélectionnez Enregistrer.

Annuler un cours

1. À partir du Tableau de bord Square, cliquez sur b > Rendez-vous > Calendrier.

2. Sélectionnez le cours à modifier.

3. À partir de l’écran de modification des cours, sélectionnez Actions.

4. Cliquez sur Annuler le cours.

5. Pour afficher les cours annulés, cliquez sur l’icône de la roue dentée et activez Afficher les rendez-vous annulés.

Définir un délai d’annulation

1. À partir de votre Tableau de bord Square, accédez à Paiements > Rendez-vous > Paramètres > Calendrier et réservation.

2. Activez l’option Clients autorisés à reporter ou à annuler les rendez-vous.

3. En passant par définir le délai maximal alloué aux clients pour annuler ou reprogrammer, cliquez sur le bouton de déroulement et sélectionnez le délai d’annulation.

Remarque : Pour le moment, les autres paramètres disponibles dans Paramètres > Calendrier et réservation > Réservation en lignene s’appliquent pas aux cours.

Réservations en personne

1. À partir de votre Tableau de bord Square, sélectionnez un cours dans votre calendrier et cliquez sur Ajouter un participant.

2. Recherchez un client existant à ajouter ou créez-en un nouveau.

3. Sélectionnez Accepter un paiement pour passer la transaction au moment de la réservation ou sautez cette étape pour accepter le paiement plus tard.

Confirmations et rappels

L’employé désigné pour le cours et le propriétaire reçoivent tous les deux une notification par courriel ou par texto lorsqu’un nouveau client réserve un cours. 

Si un client réserve ou annule un cours, il reçoit aussi des notifications de confirmation par courriel ou par texto.

Afficher les ventes du cours

Pour afficher les rapports de vente de cours, connectez-vous à votre Tableau de bord Square et sélectionnez Rapports > Ventes par catégorie.

Remarque : Les fonctionnalités comme les listes d’attente, ClassPass, Instagram ou Réserver avec les intégrations de Google, l’Assistant Square, la synchronisation avec Google Agenda et l’ajout automatique de contrats avec les réservations sont non disponibles pour le moment.