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Réservation de cours avec Rendez-vous Square

Les utilisateurs de Rendez-vous Square Plus et Premium peuvent configurer des réservations de cours depuis leur Tableau de bord Square en ligne et l’application PDV Rendez-vous Square. Vous pouvez accepter les réservations de cours afin de :

Créer un cours

  1. À partir du Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Rendez-vous > Calendrier.

  2. Cliquez sur Créer ou cliquez sur une plage horaire directement dans le calendrier.

  3. Sélectionnez Cours comme type d’événement dans le menu déroulant en haut de page.

  4. Sous Détails du cours, cliquez sur le Nom du cours.

  5. Sélectionnez + Ajouter un nouveau cours.

  6. Saisissez le nom du cours, la catégorie, la description, le prix et les taxes applicables.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

Ces champs sont affichés aux clients lorsqu’ils réservent en ligne.

Programmer un cours

  • Après avoir créé un cours ou sélectionné un cours existant, sur la page Créer un cours , passez à la section Horaire du cours.

  • Saisissez une date, l’heure de début et l’heure de fin du cours.

  • S’il s’agit d’un cours récurrent, cliquez sur Définir la répétition et sélectionnez la cadence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle).

  • Cliquez sur Enregistrer.

  • Saisissez le nombre de places disponibles et sélectionnez l’enseignant.

  • Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous avez créé un cours, vous pouvez planifier plusieurs séances en répétant les étapes ci-dessus. Vous pouvez aussi programmer facilement de nouvelles séances pour un cours. Pour ce faire :

  • Ouvrez une séance existante du cours.

  • Cliquez sur et sélectionnez Ajouter un nouvel horaire de cours

  • Enregistrez la date, l’heure, la répétition, la capacité et l’enseignant pour le nouvel horaire.

Réserver un cours en ligne

Lorsque vous créez et programmez un cours avec Rendez-vous Square, un onglet Cours apparaitra sur votre site de réservation en ligne. Les clients pourront cliquer sur Cours sur votre site pour afficher le calendrier des cours à venir semaine par semaine.

Lorsque qu’un client réserve un cours, vous recevrez un e-mail de confirmation. Le client apparaitra dans ce cours sur votre Tableau de bord et dans l’application Rendez-vous Square.

Vous pouvez également créer un lien directement vers le parcours de réservation en ligne de votre cours. Pour accéder à ce lien :

  • Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Rendez-vous > Réservation en ligne > Canaux.

  • Activez l’option Activer les réservations en ligne.

  • Sélectionnez Gérer > Afficher le parcours de réservation de cours.

Modifier un cours

  • Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Rendez-vous > Calendrier.

  • Cliquez sur la séance du cours à modifier.

  • Dans le coin supérieur droit, sélectionnez

  • Cliquez sur Modifier.

  • Sous Détails du cours, cliquez sur l’icône du crayon pour modifier les détails.

  • Cliquez sur Enregistrer.

Toute modification des détails du cours s’applique immédiatement à toutes les séances programmées de ce cours. Les modifications de prix et de taxes s’appliquent seulement aux nouvelles réservations.

Modifier un horaire de cours

Vous pouvez également modifier les horaires de cours à partir de votre calendrier. Si l’horaire du cours est récurrent, vous ne pouvez pas modifier la date, l’heure de début, l’heure de fin ni la répétition. Par contre, vous pouvez annuler une séance individuelle ou tous les cours programmés à venir de la série. Quand il s’agit d’un cours individuel, vous pouvez modifier la date, l’heure de début et l’heure de fin du cours.

Pour les horaires de cours individuels ou récurrents, vous pouvez modifier le nombre de places disponibles et l’enseignant assigné (personnel). Vous pouvez enregistrer ces modifications pour une seule séance individuelle ou pour toutes les séances à venir.

Quand vous modifiez la date, l’heure, le lieu ou la durée d’un cours après l’avoir créé, toutes les réservations existantes de ce cours sont automatiquement annulées et remboursées.

Pour modifier un horaire de cours :

  • Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Rendez-vous > Calendrier.

  • Cliquez sur la séance de cours à modifier ou à annuler.

  • Faites les modifications et sélectionnez Enregistrer.

Annuler un cours

  • Connectez-vous au Tableau de bord Square et sélectionnez Rendez-vous > Calendrier.

  • Sélectionnez le cours à modifier.

  • À partir de l’écran de modification des cours, sélectionnez Actions.

  • Cliquez sur Annuler le cours.

  • Pour afficher les cours annulés, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée et activez Afficher les rendez-vous annulés.

Définir un délai d’annulation

Pour fixer un délai d’annulation pour les cours :

  • À partir du Tableau de bord Square, accédez à Rendez-vous > Paramètres > Calendrier et réservation.

  • Activez Les clients peuvent reprogrammer ou annuler leurs propres rendez-vous.

  • Pour définir le temps laissé aux clients pour annuler ou reprogrammer un cours, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez l’heure limite d’annulation.

Remarque : pour le moment, les autres paramètres disponibles dans Paramètres > Calendrier et réservation > Réservation en lignene s’appliquent pas aux cours.

Réserver en personne

  • Dans votre Tableau de bord Square, sélectionnez un cours dans votre calendrier et cliquez sur Ajouter un participant.

  • Recherchez un client existant à ajouter ou créez-en un nouveau.

  • Sélectionnez Encaisser le paiement pour finaliser le paiement au moment de la réservation ou passez cette étape pour encaisser le paiement plus tard.

Confirmations et rappels

L’employé désigné pour le cours et le propriétaire recevront tous les deux une notification par e-mail ou par SMS lorsqu’un nouveau client réserve un cours. 

Si un client réserve ou annule un cours, il recevra aussi des notifications de confirmation par e-mail ou par SMS.

Afficher les ventes du cours

Pour afficher les rapports de vente de cours, connectez-vous à votre Tableau de bord Square et sélectionnez Rapports > Ventes par catégorie.

Remarque : les fonctionnalités comme Listes d’attente, ClassPass et Instagram, les intégrations Réserver avec Google, l’Assistant Square, la synchronisation avec Google Agenda et les contrats automatiquement joints aux réservations ne sont pas disponibles pour le moment.

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