Votre guide de demande de documents Square
Les types de documents qui s’appliquent à votre compte Square peuvent varier selon votre type d’entreprise. Le guide ci-dessous passe en revue les documents qui pourraient être nécessaires si un litige de paiement était porté à votre compte.
Modèles de formulaire de contrat
Si à l’heure actuelle vous ne faites pas signer de contrats lors de la vente de vos biens ou services, utilisez Contrats Square pour envoyer à vos clients un contrat en PDF à signer de façon électronique. Vous pouvez créer et personnaliser des contrats selon votre secteur d’activité, directement à partir de votre Tableau de bord Square.
Les entreprises n’utilisent pas toutes des contrats pour les transactions avec les clients. Si c’est votre cas, assurez-vous de téléverser les reçus ou les factures.
Modèle de facture
Une facture est un document écrit qui comprend une description des biens ou des services et le montant du paiement. Comme pour les contrats, Square propose un outil pour vous aider pour vous aider à créer des factures personnalisées pour votre entreprise. Veuillez être aussi précis que possible lorsque vous créez vos factures. Plus vous nous fournissez de détails sur un achat, mieux nous pouvons vous aider si un litige survient.
Modèle de formulaire d’autorisation
Nous vous recommandons d’obtenir une autorisation signée pour le montant total à payer et pour chaque paiement à effectuer pour un achat. Un formulaire d’autorisation doit accompagner tout contrat d’entente de paiement en plusieurs parties ou récurrent conclu entre un acheteur et vous.
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Veuillez noter que, en vertu des normes PCI, les vendeurs ne sont pas autorisés à enregistrer le code de sécurité (CVV) de leur client sur aucun formulaire. Nous vous recommandons d’obtenir la confirmation verbale du code de sécurité lors de l’ajout d’une carte enregistrée à partir du Tableau de bord Square. Il est préférable de demander cette information en personne lorsque votre client remplit le formulaire d’autorisation.
Politique d’annulation
Mettez en place des conditions d’annulation détaillées et communiquez-les aux clients avant de conclure une transaction. Votre politique d’annulation doit couvrir les retours, les échanges et les remboursements; elle doit préciser les délais applicables selon les circonstances. Une version écrite de votre politique d’annulation doit figurer sur vos contrats et sur vos reçus, de même que sur votre site Web, le cas échéant.
Preuve de résidence
Disposer d’une adresse municipale définie crée un sentiment de confiance et de fiabilité dans les cas de litige. Tout type de facture portant le nom de l’entreprise du vendeur et son adresse physique est acceptable. Si votre entreprise ne dispose pas d’une adresse réelle, ou si vous œuvrez à partir de votre domicile, fournissez un document sur lequel figure votre adresse de domicile. Les factures des services publics, d’abonnement téléphonique/Internet ou les déclarations de revenus en sont de bons exemples.
Documents d’enregistrement
De façon générale, les entreprises doivent s’inscrire auprès de leur gouvernement provincial ou territorial. Communiquez avec vos gouvernements provinciaux et territoriaux pour enregistrer votre entreprise auprès d’eux. Les détails de ce processus dépendent de l’emplacement de votre entreprise.
Permis et licences du vendeur
Pour faire des affaires au Canada, et pour vous conformer aux règlements en vigueur, vous devez obtenir certains permis et licences des différents paliers du gouvernement. Les exigences particulières d’obtention de ces permis varient d’un emplacement à l’autre. Assurez-vous d’en avoir un valide prêt à être affiché avant d’effectuer toute transaction. Utilisez la fonction de recherche des permis et des licences pour savoir lesquels s’appliquent dans votre cas. Vous remarquerez que même si la plupart des provinces et des territoires apparaissent dans vos recherches, de nombreuses municipalités et industries n’y figurent pas.
Le statut constitutif de votre entreprise
Lorsque vous créez une entreprise, vous devez demander un numéro d’enregistrement ou numéro d’entreprise du Québec de sorte que votre gouvernement puisse traiter les taxes pour votre société. Une fois que vous êtes inscrit, votre province vous émet un numéro ou des documents de statut constitutif si vous décidez d’incorporer votre entreprise. Communiquez avec vos gouvernements provinciaux et territoriaux pour enregistrer votre entreprise auprès d’eux.