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Prévoir et accepter des rendez-vous

Gérez votre calendrier, vos rendez-vous et votre temps en général à partir de votre compte Rendez-vous Square et passez ainsi plus de temps à gérer vos affaires et moins de temps à organiser votre horaire. Activez votre compte et démarrez.

Une fois votre compte activé, définissez l’emplacement de votre entreprise, son horaire et ses profils publics à partir de l’onglet Entreprise. Les heures d’ouverture que vous aurez indiquées seront automatiquement ouvertes à la réservation.

Remarque : Les heures d’ouverture définies pour Rendez-vous Square déterminent au départ la disponibilité des employés. Il est possible en tout temps de personnaliser ces heures à partir de la section Personnel. Si vous mettez à jour l’horaire des employés, ces changements n’auront aucun effet sur les heures d’ouverture définies. En cas de changement ponctuel, il est aussi possible de Personnaliser la disponibilité pour une seule semaine.

Fixer des rendez-vous aux clients

Pour fixer des rendez-vous aux clients à partir de votre compte Rendez-vous Square :

  1. Accédez au Calendrier.
  2. Faites glisser le créneau horaire que vous souhaitez remplir. Une fenêtre contextuelle vous permettra de programmer votre rendez-vous ou de modifier la disponibilité dans le calendrier public.
  3. Programmez le rendez-vous et incluez des détails tels que les coordonnées du client, le lieu du rendez-vous et d’éventuels commentaires. Vous pouvez aussi ajouter une Carte au dossier de votre client. Les renseignements sur le client s’enregistreront dans votre Liste de clients. En savoir plus sur la gestion de la clientèle.

    Remarque : En cas de nouveau rendez-vous, le prix affiché sera d’abord le même que celui du rendez-vous initial, mais vous pourrez en tout temps le modifier.

  4. Pour ajouter un service supplémentaire, cliquez sur le menu déroulant Ajouter un autre service.

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Dans l’exemple ci-dessus, le service comprend un quart d’heure réservé au nettoyage. Si l’ajout de temps est configuré dans un service faisant partie d’un rendez-vous multiservice, cela sera indiqué à la dernière étape de la programmation du rendez-vous. Il est possible de régler la durée de cet ajout de temps selon les besoins ou de le régler à Aucun pour l’exclure. Si le rendez-vous que vous tentez de programmer empiète sur un autre rendez-vous, une notification vous en informera avant que vous fassiez une surréservation.

La durée et le coût du rendez-vous seront calculés automatiquement et s’afficheront au bas de l’écran.

Il est aussi possible de fixer des rendez-vous aux clients à partir de l’application Rendez-vous Square pour iPad :

  1. Ouvrez l’application et touchez Calendrier.
  2. Utilisez l’outil de sélection de date pour en choisir une, puis touchez un créneau horaire pour créer un nouveau rendez-vous.
  3. Ajoutez un client, un employé et des services, puis touchez Enregistrer.

Permettre aux clients de prendre des rendez-vous multiservices en ligne

Selon le réglage par défaut, les clients ne pourront pas prendre de rendez-vous multiservices en ligne. Il est possible d’activer la réservation de services multiples pour votre site de réservation en ligne à partir du tableau de bord. Accédez aux Paramètres, puis à la section Calendrier et réservation et activez Autoriser la réservation en ligne de services multiples.

Une fois que cette option sera activée, les clients pourront sélectionner plus d’un service dans votre site de réservation.

Les clients ne pourront sélectionner une combinaison de services que pour un seul employé. Vous n’avez donc pas à craindre que les clients prennent des rendez-vous que vous ne pourriez pas gérer.

Gérer votre temps

Créez un événement personnel pour marquer une période de votre calendrier comme occupée ou libre.

Les clients peuvent aussi prendre des rendez-vous directement de votre site Web ou de votre site de réservation Square à l’aide des outils de réservation du site Web.

Accepter des Rendez-vous Square

À partir de l’Aperçu du tableau de bord, vous verrez d’un coup d’œil les rendez-vous en attente et à venir, ainsi que les messages des clients.

Pour répondre à une demande de rendez-vous, cliquez sur Refuser ou Accepter. Le client recevra votre réponse.

  • Un rendez-vous refusé disparaîtra de la page Aperçu de votre calendrier.
  • Un rendez-vous accepté passera dans la catégorie Rendez-vous à venir, sera confirmé et apparaîtra dans votre calendrier.

Cliquez sur un rendez-vous à venir pour en voir les détails, y apporter des changements ou l’annuler.

Vous pouvez aussi accepter des rendez-vous à partir du Calendrier. En effet, les rendez-vous en attente y figurent. Cliquez sur un rendez-vous en attente, puis cliquez sur Accepter ou Refuser.

Les rendez-vous de vos employés

À partir du Calendrier, vous pouvez aussi gérer le calendrier de tout employé ajouté. Indiquez les vacances et les congés, afin que les clients soient au courant des absences de vos employés et des vôtres.

Choisissez l’affichage des horaires combinés pour voir toutes les périodes réservées ou l’affichage côte à côte pour voir simultanément les rendez-vous à venir de chaque employé.

En savoir plus sur la gestion du personnel avec Rendez-vous Square.

Afficher les rendez-vous annulés

Vous pouvez annuler des rendez-vous sur votre calendrier à partir de votre Tableau de bord Rendez-vous Square.

Voici comment faire :

  1. Accédez à la section Rendez-vous de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur la vue de votre calendrier.
  3. Cliquez sur Jour, Semaine, 5 jours ou Mois.
  4. Sélectionnez Afficher les rendez-vous annulés.

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Gérer les notifications de rendez-vous

Votre personnel et vous pouvez recevoir des notifications de rendez-vous par courriel et message texte. Dans la section Personnel, cliquez sur un employé pour modifier ses paramètres de notification. Cliquez sur « Envoi d’une copie au titulaire » pour chaque employé afin de recevoir une copie de toutes les notifications de rendez-vous.

Les notifications d’action sont envoyées à des destinataires précis quand il y a création et modification de rendez-vous. L’envoi de notifications dépend de la personne qui effectue l’action.

  • Un client prend un rendez-vous (ou en demande un) : Le client, l’employé affecté au rendez-vous et le titulaire reçoivent une notification.
  • Un employé programme un rendez-vous ou le modifie : L’employé peut envoyer au client une notification personnalisée par courriel ou texto. Ni l’employé qui effectue l’action ni le titulaire ne reçoivent de notification de rendez-vous.
  • Un employé programme un rendez-vous pour un autre employé ou modifie un rendez-vous : L’employé qui fait l’action peut envoyer au client une notification par courriel ou texto. L’employé affecté au rendez-vous (mais pas celui qui le programme) et le titulaire reçoivent une notification.

Apprenez à gérer votre calendrier à partir de l’application Rendez-vous Square.