Un dirigeant d’entreprise a beaucoup à gérer, et consacrer plusieurs heures par semaine à des rapports financiers n’est probablement pas la première de vos priorités. Il est donc compréhensible que de nombreux chefs d’entreprise fassent appel à un expert-comptable pour tenir leurs finances et comptes à jour. L’idée est bonne, mais vous pouvez également avoir intérêt à comprendre vous-même les principes fondamentaux de votre comptabilité.
Un bilan est un excellent moyen de vous faire une idée claire de la situation financière de votre entreprise. Découvrez ce qu’est un bilan, comment en établir un, et comment il peut vous aider à mieux gérer votre activité. Qui plus est, nous vous proposons de télécharger un modèle pratique prêt à l’emploi.
Qu’est-ce qu’un bilan ?
Un bilan est un document financier livrant un aperçu des finances de votre entreprise à un instant T. Il s’agit en quelque sorte d’un bilan de santé : comment se porte aujourd’hui votre entreprise sur le plan financier ? Il s’agit de déterminer si elle est en bonne condition, ou s’il existe des déséquilibres nécessitant une attention particulière.
Le bilan décompose votre activité en trois grandes catégories : l’actif, le passif et les capitaux propres (nous approfondirons ces points par la suite). De manière générale, le bilan vous aide à mieux appréhender la santé financière de votre entreprise.
Quels sont les avantages d’un bilan ?
La tenue d’un bilan régulièrement mis à jour peut vous aider à évaluer les résultats de votre entreprise, à identifier les tendances financières et à prendre des décisions éclairées. Voici ce qu’un bilan peut vous apporter :
De la visibilité sur vos finances : Vous voyez immédiatement si votre entreprise jouit d’une position solide ou si sa trésorerie est serrée. Le bilan vous aide à identifier les problèmes potentiels, comme un endettement excessif ou des actifs insuffisants pour couvrir vos dépenses.
Une aide à la prise de décision : Contrairement aux nombreux rapports financiers qui fournissent une vision historique des finances de votre entreprise, un bilan vous montre les échéances financières à venir, comme les dettes devant être remboursées sur le prochain exercice. Vous envisagez des acquisitions importantes, des embauches ou un développement de votre activité ? Un bilan vous indiquera si vous pouvez vous le permettre.
La capacité à suivre l’évolution de vos finances : En comparant votre dernier bilan avec les précédents, vous pouvez voir comment votre entreprise se développe (ou quelles sont ses difficultés). Cela vous permet d’identifier les tendances de fond et de prendre de meilleures décisions financières.
La capacité à attirer des investisseurs ou obtenir des prêts : Les investisseurs comme les banques peuvent demander à consulter votre bilan avant d’investir dans votre entreprise ou de vous prêter de l’argent, dans la mesure où ce document montre la solidité de la gestion de votre actif et de votre passif.
Les principaux éléments d’un bilan
En substance, un bilan se compose de trois grandes parties :
- L’actif : ce que possède votre entreprise
- Le passif : ce que doit votre entreprise
- Les capitaux propres : ce qui reste une fois les dettes couvertes.
Analysons ces éléments et étudions les différentes étapes de la création d’un bilan.
Comment préparer un bilan
1. Déterminez une date de clôture
Choisissez une date de déclaration pour votre bilan. Il s’agit généralement du dernier jour d’un trimestre financier, mais vous pouvez également choisir la fin d’un mois ou d’une année. Cette date marque le moment où vous ferez état de la situation financière de votre entreprise. La régularité des périodes d’exercice facilitera le suivi des tendances et des progrès de l’entreprise au fil du temps.
2. Calculez votre actif
L’actif est constitué de l’ensemble des possessions valorisables de votre entreprise. Il se décompose en deux catégories : l’actif circulant (à court terme) et l’actif immobilisé (à long terme).
Pour commencer, déterminez la valeur monétaire de vos actifs circulants. Il s’agit de l’ensemble des avoirs de votre entreprise qui peuvent rapidement être convertis en liquidités ou utilisés au cours de l’exercice à venir. Par exemple :
- Les liquidités : L’argent sur votre compte en banque ou les sommes que vous détenez en liquide.
- Les créances clients : Les sommes que vos clients vous doivent mais qu’ils n’ont pas encore réglées.
- L’inventaire : Votre stock, dont les biens prêts à être commercialisés et les matières premières.
- Les charges constatées d’avance : Les factures que vous avez payées à l’avance (loyer, abonnements, etc). Elles sont considérées comme des actifs puisque vous les avez déjà financées.
Dressez ensuite la liste de vos actifs immobilisés, c’est-à-dire des actifs de votre entreprise qui ne sont pas susceptibles d’être convertis en liquidités au cours de l’exercice à venir. Cela englobe notamment les terrains, les bâtiments, les véhicules, le mobilier, l’équipement et les machines, autant d’éléments qui contribuent à la valeur long terme de votre entreprise.
Additionnez vos actifs circulants et immobilisés pour obtenir votre actif total. Ce chiffre indique le montant des liquidités ou des avoirs facilement mobilisables dont vous disposez actuellement, ainsi que des actifs qui soutiennent votre activité sur le long terme.
3. Calculez votre passif
Le passif est constitué des dettes ou des obligations dont votre entreprise doit s’acquitter. Tout comme l’actif, il se divise en deux catégories : le passif circulant (à court terme) et le passif immobilisé (à long terme).
Commencez par dresser une liste de vos passifs à court terme. Il s’agit des dettes que vous devrez rembourser sous un délai d’un an. Au nombre des passifs les plus courants figurent :
- Les dettes fournisseurs : L’argent que vous devez à vos fournisseurs ou à d’autres contractants pour des biens ou services reçus.
- Les dettes sociales : Les salaires que vous devez à vos employés pour le travail qu’ils ont effectué et que vous n’avez pas encore payés.
- Autres dettes à court terme : Dont notamment les impôts (comme l’imposition sur les bénéfices ou la CVAE), les factures impayées, les crédits et emprunts à court terme.
Passez ensuite au passif immobilisé. Il s’agit des dettes qui s’échelonnent au-delà d’un an, comme les emprunts à long terme (par exemple les prêts hypothécaires professionnels ou les emprunts liés au financement d’équipement).
Une fois le passif circulant et le passif immobilisé additionnés, vous obtenez le passif total. Ce chiffre indique le montant des dettes de votre entreprise et vous donc aide à déterminer la part des ressources de votre entreprise devant être consacrée aux remboursements et autres engagements financiers.
4. Calculez vos capitaux propres
Après avoir déterminé ce que votre entreprise possède (actif) et ce qu’elle doit (passif), vous pouvez calculer vos capitaux propres, à savoir le solde restant une fois toutes les dettes remboursées. C’est ce que vous conservez en tant que propriétaire de l’entreprise. Le calcul s’effectue comme suit :
- Capital : L’argent que vous avez personnellement investi dans l’entreprise
- Bénéfices non distribués : Les profits que vous réinvestissez dans l’entreprise au lieu de les retirer.
- Prélèvements de l’exploitant : L’argent que vous avez retiré pour votre usage personnel (soustrayez ce montant).
Le solde représente le total de vos capitaux propres.
5. Analysez les résultats de votre bilan
Il est à présent temps de consolider les chiffres. Utilisez la formule suivante :
Actif = Passif + capitaux propres
Cela signifie que l’ensemble de ce que votre entreprise possède (actif) est financé soit par la dette (passif), soit par vos propres investissements (capitaux propres).
Si votre actif est supérieur à votre passif , c’est bon signe : votre entreprise se porte bien ! Cela signifie que vous possédez plus que vous ne devez, ce qui vous laisse une marge de manœuvre confortable. Dans le cas contraire, si votre actif ne couvre pas le total de vos obligations financières, il se peut que votre entreprise soit trop endettée. Vous pourriez alors devoir prendre des mesures pour corriger le tir, par exemple en travaillant à amoindrir votre endettement ou en vous efforçant d’augmenter vos actifs ou vos recettes.
Autres éclairages clés révélés par un bilan
Votre bilan peut également mettre en lumière des glissements insoupçonnés ainsi que de potentiels problèmes. Voici quelques exemples des éclairages que vous pourriez ainsi obtenir :
Vos dépenses excèdent vos recettes ? Si les coûts augmentent sans que les revenus ne suivent, il pourrait être judicieux de revoir vos postes de dépenses et d’identifier les domaines dans lesquels vous pouvez les réduire.
Vous avez trop de stocks improductifs ? Un excédent de stocks immobilise vos liquidités et peut être symptomatique de problèmes à écouler vos produits. Un outil de gestion de stock peut vous aider à garder l’œil sur le niveau de vos stocks et à identifier les articles qui se vendent mal. Envisagez alors d’ajuster votre stratégie d’approvisionnement ou de lancer des soldes pour purger les stocks excédentaires.
Les délais de paiement de vos clients augmentent ? Une inflation des cré ances clients peut indiquer des retards de paiement, susceptibles de peser sur votre trésorerie. Vous pourriez avoir à relancer vos clients ou à imposer des conditions de paiement plus strictes. Avec Factures Square, vous pouvez facilement suivre vos factures et envoyer des rappels automatiques à vos clients pour aider à normaliser les paiements.
Votre solde de trésorerie se contracte ? Si vos liquidités disponibles suivent une tendance à la baisse, vous devez peut-être envisager de moduler vos prix, de réduire vos coûts ou de trouver des solutions pour générer des revenus plus rapidement.
Vous avez trop recours au crédit ? Une augmentation du passif peut indiquer une dépendance excessive aux emprunts pour vos opérations. Garder cet indicateur à l’œil peut vous aider à éviter des difficultés financières.
Les erreurs les plus courantes dans le cadre de la création d’un bilan
Comme tout rapport financier, un bilan ne sert que s’il est juste. Voici les erreurs les plus fréquemment commises par les entrepreneurs :
- Surestimer la valeur de l’actif : Ne cédez pas à la tentation de gonfler la valeur de vos actifs pour améliorer l’image de votre entreprise ! Soyez réaliste dans le cadre de l’estimation de la valeur de vos actifs.
- Oublier des dettes : De petites dettes, comme des factures impayées, peuvent facilement être négligées. Prenez tout en compte, même les postes les plus mineurs, pour garantir l’exactitude de votre bilan.
- Mélanger finances personnelles et professionnelles : Séparez vos finances personnelles de celles de votre entreprise. Autrement, vous risquez de vous faire une idée imprécise de la situation financière réelle de votre entreprise.
Votre bilan est un outil précieux vous aidant à garder la maîtrise de vos finances. Combiné à d’autres rapports comme votre compte de résultat et votre plan de trésorerie, il vous offre une vision encore plus complète de la santé financière de votre entreprise.
Une solution tout-en-un comme le système de caisse Square peut encore renforcer le suivi de vos finances grâce à des rapports en temps réel, à des analyses des ventes et à des fonctionnalités de gestion des stocks, vous permettant de contrôler les résultats de votre entreprise depuis un unique emplacement. Qui plus est, il s’intègre avec des logiciels comptables comme Pennylane, simplifiant ainsi la gestion de vos recettes comme de vos dépenses. Avec les bons outils, il est tout de suite beaucoup plus facile de prendre les bonnes décisions pour votre entreprise !