Comment trouver les meilleurs fournisseurs et assurer leur fiabilité ?

Lorsqu’un futur entrepreneur réfléchit à la création de son affaire, il pense rarement à la méthodologie et aux bonnes pratiques de la chaîne d’approvisionnement. Mais une fois l’entreprise créée, il devient évident qu’une chaîne d’approvisionnement fiable est une condition essentielle à un succès pérenne.

Les bons fournisseurs peuvent aider votre entreprise à fournir des produits et des services de qualité et à répondre aux attentes des clients de manière constante.

Les fournisseurs peu fiables au contraire, peuvent vous faire gaspiller des ressources précieuses ou nuire à votre réputation.

Voici pourquoi il est important de trouver un fournisseur fiable :

Un bon fournisseur est la garantie que vous pouvez constamment fournir la même qualité de produits et de services de sorte que les clients bénéficient d’une expérience optimale et restent fidèles à votre entreprise.
Un fournisseur fiable vous permettra de réduire les retards de livraison ou les risques de recevoir des produits de qualité inférieure. Vous serez ainsi moins susceptible de devoir rappeler des produits ou de rencontrer des problèmes juridiques qui nuiraient à la réputation de votre entreprise.
Un bon fournisseur peut vous aider à vous tenir au courant des tendances du marché et vous proposer des solutions que vous n’avez peut-être pas envisagées.
Une fois une relation avec un fournisseur de qualité établie, il se peut qu’il vous propose des remises sur la quantité et des délais de paiement prolongés. Grâce à ces avantages, vous pourrez réduire les coûts, gérer les flux de trésorerie et proposer des prix compétitifs.
À mesure que votre entreprise se développera et évoluera, le fournisseur adéquat sera votre allié et pourra vous aider à trouver d’autres fournisseurs de confiance sur de nouveaux marchés ou créneaux.

Les étapes clés pour trouver le fournisseur idéal pour votre entreprise

1. Identifier les besoins de votre entreprise.

Aussi banal que cela puisse paraître, la première étape consiste à identifier précisément les besoins de votre entreprise et ce que vous recherchez chez un fournisseur. Tenez compte des critères suivants pour dresser une liste d’exigences :

Normes de qualité requises : le fournisseur doit-il respecter des normes de qualité strictes ? Le fournisseur dispose-t-il de certifications reconnues par le secteur, telles que des certifications environnementales et de sécurité ?

Votre fourchette de prix et vos conditions de paiement préférées : votre entreprise doit réaliser un profit. Si les prix d’un fournisseur sont en dehors de votre fourchette, vos marges bénéficiaires peuvent être affectées, surtout si le marché sur lequel vous opérez est sensible aux prix. Prenez note des conditions de paiement du fournisseur : certains proposent des paiements échelonnés vous permettant de payer les produits progressivement, tandis que d’autres exigent un paiement anticipé, surtout si vous commandez pour la première fois. Certains fournisseurs peuvent également proposer des remises en fonction du volume commandé.

Fréquence d’approvisionnement : à quelle fréquence aurez-vous besoin de marchandises et de fournitures ? Quelle quantité de produits le fournisseur doit-il pouvoir livrer ? Connaissez-vous des périodes de faible et de forte demande ?

Fournisseur local ou étranger : préférez-vous un fournisseur local ou étranger ? Vous pourriez avoir besoin des deux même si le « 100 % Made in France » saura conquérir le cœur de votre audience. Par exemple, vous pourriez décider de vous approvisionner en ingrédients périssables localement pour assurer la fraîcheur de vos produits et choisir des fournisseurs étrangers pour les ingrédients non périssables. Pour les fournisseurs locaux, tenez compte des options de livraison et de la proximité. Pour les fournisseurs étrangers, tenez compte de l’emplacement des entrepôts ainsi que des itinéraires et délais d’expédition.

Conditions spécifiques au secteur : le fournisseur doit-il respecter des réglementations spécifiques ? Il peut s’agir de normes fixées par les organismes de réglementation. Une fois vos besoins définis, vous pouvez commencer à chercher.

2. Identifier les meilleurs fournisseurs.

Voici quelques façons de trouver des fournisseurs fiables :

Rechercher en ligne : c’est généralement le plus facile pour commencer. En recherchant « produit + fournisseur + adresse » dans un moteur de recherche, vous trouverez généralement des pistes intéressantes. Pour accélérer la recherche, consultez des annuaires en ligne pour votre secteur. Vous y trouverez généralement une liste de fournisseurs sélectionnés, triés selon leurs principales caractéristiques telles que l’emplacement ou la catégorie de produits, parfois moyennant paiement d’une somme modique. Si vous recherchez « produit + fournisseur/grossiste/fabricant + annuaire » vous devriez facilement trouver.

Se rendre à des salons professionnels et à des expositions : les salons professionnels sont un endroit idéal pour rencontrer en personne des fournisseurs potentiels et voir si leurs produits vous intéressent. Avant de vous rendre à un salon, recherchez le calendrier, le plan et la liste des exposants afin d’optimiser votre temps. Préparez votre liste de conditions pour discuter avec les fournisseurs. Collectez des brochures, des échantillons et d’autres ressources disponibles pour faciliter votre prise de décision.

Demander des recommandations : discutez avec d’autres dirigeants d’entreprises, partenaires ou collègues : ils pourraient connaître des fournisseurs fiables. Demandez des recommandations sur des forums ou des groupes professionnels en ligne. Ajoutez votre liste de critères afin qu’ils puissent vous recommander des fournisseurs correspondants.

3. Évaluer les fournisseurs potentiels.

Une fois que vous avez créé une liste de fournisseurs potentiels qui répondent à vos critères, examinez les facteurs suivants :

Communication : le fournisseur répond-il rapidement aux demandes de renseignement ? Appréciez-vous sa façon de communiquer ? Si vous avez des difficultés pour obtenir des réponses à vos questions, il en sera certainement de même une fois la relation commerciale établie.

Réputation : les avis sur le site Internet du fournisseur proviennent-ils d’entreprises réelles ? Pouvez-vous trouver des anciens ou actuels clients du fournisseur ? Si possible, contactez ces clients et posez-leur des questions sur leur expérience. Lisez les avis sur des sites tiers et prenez note des plaintes récurrentes. Recherchez comment le fournisseur a géré les litiges passés.

Éthique : ceci est particulièrement important si vos activités reposent sur le développement durable et l’approvisionnement responsable. Le fournisseur divulgue-t-il ses méthodes de production et d’approvisionnement ? Assurez-vous que le fournisseur partage vos valeurs et peut attester de ses processus.

Voici les questions à poser à un fournisseur potentiel :

Depuis combien de temps êtes-vous en activité ?
Quels processus de contrôle qualité avez-vous mis en place pour assurer une qualité constante de vos produits et services ?
Quelle est votre capacité actuelle ?
Pouvez-vous fournir de plus grandes quantités si mon entreprise se développe ?
Pouvez-vous gérer les fluctuations de la demande ?
Pouvez-vous personnaliser vos produits ?
Pouvez-vous répondre à des demandes spéciales concernant l’emballage ?
Quels sont vos délais de traitement et de livraison des commandes ?
Comment gérez-vous les demandes urgentes ?
Quelle est votre structure tarifaire ?
Proposez-vous des remises ou des baisses de prix en fonction du volume ?
Quelles sont vos conditions de paiement ?
Appliquez-vous d’autres frais ou charges additionnelles ?
Pouvez-vous fournir des informations sur vos pratiques de gestion de la chaîne d’approvisionnement, y compris la gestion des stocks et le traitement des commandes ?
Comment assurez-vous la conformité aux normes réglementaires et aux certifications spécifiques à mon secteur d’activité ?
Avez-vous mis en place des initiatives de développement durable, telles que des pratiques respectueuses de l’environnement ou un approvisionnement responsable ?
Comment gérez-vous les retours, les remplacements ou les demandes de garantie ?
Pouvez-vous fournir des références de clients existants qui peuvent témoigner de votre fiabilité et de la qualité de vos produits ?
Comment traitez-vous les problèmes ou les réclamations dans vos relations commerciales ?

4. Choisir votre fournisseur.

Pour comparer facilement, vous pouvez créer un tableau d’évaluation des fournisseurs en fonction de vos critères, des questions que vous leur posez et des informations issues de vos recherches. Les fournisseurs obtenant les meilleurs résultats sont ceux avec lesquels vous aurez intérêt à travailler.

Une fois vos fournisseurs choisis, ce tableau d’évaluation pourra toujours vous servir de document de référence. Par exemple, si vous avez besoin d’un fournisseur de secours, vous pourrez choisir le deuxième plus performant de votre liste.

5. Échantillons de commande.

Avant de vous engager dans une relation commerciale à long terme, vous pouvez passer une commande test pour vérifier que le fournisseur correspond à ce que vous avez lu ou entendu. Si vous vous engagez à long terme dès le départ et que vous rencontrez des problèmes en cours de route, vous pourrez avoir des difficultés à revenir en arrière. Si vous souhaitez vérifier que le fournisseur répond à des critères de qualité spécifiques, incluez-les dans votre commande d’échantillons.

Bonnes pratiques de gestion de la chaîne d’approvisionnement

Malgré une excellente relation avec un fournisseur, il est important de disposer d’autres solutions d’approvisionnement afin de ne pas dépendre d’un seul contact pour tous vos besoins. Par exemple, vous pourriez rencontrer des périodes de demandes exceptionnellement élevées que votre fournisseur actuel ne pourra pas satisfaire. Des événements imprévus peuvent également provoquer des perturbations de la chaîne d’approvisionnement affectant la capacité de votre fournisseur.

Voici deux exemples de méthodes efficaces que vous pouvez adopter pour augmenter la résilience de la chaîne d’approvisionnement :

La première option est d’avoir un fournisseur secondaire flexible, pour répondre à vos demandes en cas de perturbation. Cette méthode vous offre de la souplesse mais elle peut également entraîner des coûts plus élevés et complexifier la chaîne d’approvisionnement.
La seconde méthode consiste à surveiller de près vos fournisseurs principaux et à évaluer régulièrement la possibilité d’une perturbation. Vous pourrez ainsi anticiper les problèmes et effectuer les ajustements nécessaires sans vous engager auprès d’un fournisseur secondaire.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, la gestion manuelle de plusieurs fournisseurs peut être difficile et chronophage. Utilisez des outils de gestion des stocks pour garder le contrôle sur toutes vos commandes. Square pour détaillants comprend des fonctionnalités de gestion des fournisseurs vous permettant de centraliser le suivi de tous vos fournisseurs. De plus, il fournit des prévisions intelligentes pour la gestion des stocks et génère des commandes automatiques lorsque votre stock est bas.

Une fois vos fournisseurs sélectionnés, évaluez régulièrement votre chaîne d’approvisionnement pour vous assurer de son efficacité et identifier les goulots d’étranglement.