Il est presque impossible d’éviter le sujet de l’automatisation. Quel que soit votre secteur d’activité, vous en avez déjà certainement déjà entendu parler. Des machines qui se substituent aux tâches humaines à l’automatisation intelligente qui permet de gérer des entreprises entières, les idées futuristes sur l’automatisation sont populaires et souvent mal comprises.
En réalité, l’automatisation est beaucoup moins complexe (et n’a généralement rien à voir avec des machines ou des robots). Les entreprises de toute taille peuvent tirer parti de l’automatisation pour économiser de l’argent, gagner du temps et faire croître leur activité. Elles sont d’ailleurs déjà nombreuses à utiliser des outils d’automatisation tous les jours, parfois sans même le savoir.
Voici ce qu’il faut savoir au sujet de l’automatisation, notamment sur son fonctionnement, ses nombreux avantages et la manière dont elle peut être utilisée dans tous les types d’entreprises et d’entrepreneurs.
Qu’est-ce que l’automatisation des entreprises ?
En bref, l’automatisation des entreprises consiste à utiliser des outils pour automatiser les tâches quotidiennes et répétitives. Qu’il s’agisse de gérer les horaires du personnel et la paie ou de programmer des campagnes de marketing, les outils d’automatisation conçus pour les entreprises peuvent être utilisés dans de nombreuses tâches afin de gagner du temps, de créer des processus de travail plus efficaces et de simplifier le travail du personnel.
Les tendances actuelles montrent que de nombreux restaurateurs envisagent d’automatiser leurs opérations pour améliorer l’efficacité de leur personnel, face aux défis de recrutement et aux attentes croissantes des consommateurs. De leur côté, une grande majorité de consommateurs souhaitent voir plus d’automatisation dans certains domaines, notamment pour la recherche d’informations sur les produits, la prise de commande, le passage en caisse, ainsi que pour la gestion du Click and Collect et de la livraison.
Ce que l’automatisation des entreprises n’est pas
L’automatisation des entreprises est souvent perçue à tort comme synonyme de réduction du personnel ou comme la fin de l’approche centrée sur le client. Les outils d’automatisation contribuent en fait à faire le chemin inverse : l’automatisation permet de dispenser le personnel des tâches ordinaires et répétitives afin qu’il puisse se concentrer sur des domaines plus motivants ou prioritaires pour la croissance de l’entreprise, tels que le marketing, le service à la clientèle ou le développement des activités.
Utilisations courantes et exemples d’automatisation des entreprises
Le recours aux outils d’automatisation dans les entreprises est beaucoup plus courant qu’on ne le pense. De nombreuses entreprises ont déjà procédé à l’automatisation de certains aspects de leurs opérations (qu’elles considèrent ou non cela comme de l’automatisation) alors que d’autres effectuent toujours manuellement des tâches qu’elles pourraient facilement automatiser.
Voici quelques exemples des cas les plus courants d’automatisation dans les entreprises :
1. Gestion des stocks :
La gestion des stocks et des commandes est un véritable enjeu pour de nombreuses entreprises, en particulier lorsqu’elles commencent à diversifier leurs activités et à commercialiser leurs produits ou services par le biais de différents canaux. L’automatisation du suivi des stocks et de la gestion des commandes pour tous les produits sur l’ensemble des canaux de vente réduit les risques d’erreur et permet de gagner un temps considérable.
2. Marketing :
La plupart des entreprises souhaitent accroître leurs activités de marketing mais les tâches opérationnelles sont souvent prioritaires. L’automatisation de certaines initiatives marketing, comme les campagnes d’e-mail marketing ou les programmes de fidélisation clients, peut donner un coup de pouce à vos activités marketing et maintenir l’intérêt des clients sans que le personnel ait besoin d’y consacrer beaucoup de temps.
3. Relation client :
Analyser les comportements de vos clients est indispensable avant de prendre une quelconque décision commerciale ou marketing. L’automatisation du processus de gestion de la relation client vous permet de vous assurer de disposer de toutes les données utiles concernant vos ventes. L’automatisation d’autres aspects de vos interactions avec les clients, comme les réservations et les précommandes, représente un gain de temps et offre aux clients la possibilité d’interagir avec votre entreprise de manière plus efficace, à leur convenance.
4. Gestion des employés :
L’automatisation des outils de gestion du personnel présente des avantages, quelle que soit la taille de votre équipe, et particulièrement lorsque votre activité croît. Les systèmes qui assurent l’automatisation de la programmation des périodes de travail, de la mise en commun des pourboires et de la paie améliorent votre processus de travail et facilitent le processus d’intégration des nouveaux employés.
5. Finances :
Que vous disposiez d’un comptable ou que vous gériez vous-même vos finances, l’automatisation de certains rapports, tels que les récapitulatifs des ventes, les tendances des ventes et les rapports de dépenses ou la mise en place de factures et de rappels mensuels automatisés peuvent grandement simplifier le processus de facturation et de comptabilité et vous éviter d’avoir à communiquer manuellement avec les clients en cas de retard de paiement.
6. Personnalisation :
La personnalisation de l’expérience client d’achat et de commande est devenue d’autant plus importante que les consommateurs achètent sur des plateformes sociales et mobiles pouvant être personnalisées. L’utilisation de fonctionnalités d’e-commerce automatisées telles que la mise en avant de nouveaux produits ou ventes, les recommandations basées sur des achats antérieurs ou encore l’enregistrement automatique des coordonnées client afin de simplifier le passage en caisse, permet d’offrir aux clients une expérience personnalisée sans travail supplémentaire.
Avantages de l’automatisation des entreprises
Pour votre entreprise, recourir à des outils d’automatisation présente deux principaux avantages : un gain d’efficacité et de temps. Les heures qui étaient consacrées aux tâches manuelles, comme le suivi des stocks, peuvent être mises à profit pour la croissance et l’innovation, augmentant ainsi la productivité et le rendement de votre équipe.
Au-delà du gain de temps, voici quelques autres avantages apportés par l’automatisation des entreprises :
1. Fidélisation du personnel :
L’automatisation des tâches répétitives peut permettre à votre personnel de se consacrer sur des activités à forte valeur ajoutée et plus productives comme le marketing, le service client ou encore la planification de la croissance. Un travail plus motivant permet souvent de mieux fidéliser le personnel.
2. Satisfaction client :
Les clients veulent interagir avec votre entreprise en fonction de leur besoin. Les données de Square indiquent que la majorité d’entre eux souhaitent que certains services des entreprises qu’ils fréquentent soient automatisés. L’utilisation d’outils d’automatisation qui rationalisent les processus et améliorent l’efficacité de certains services de votre entreprise qui impliquent un contact avec la clientèle peut contribuer à améliorer l’expérience client dans son ensemble.
3. Croissance :
En éliminant les tâches manuelles répétitives de la charge de travail quotidienne des responsables de l’entreprise et de leur personnel, le temps et les ressources peuvent être consacrés à d’autres tâches, notamment le développement de stratégies de croissance. Qu’il s’agisse d’élargir votre clientèle ou de vous implanter sur un nouveau marché, les outils d’automatisation peuvent vous aider à gérer certains aspects de vos activités en coulisses afin que vous puissiez croître.
4. Préparer l’avenir de votre entreprise :
Les outils d’automatisation sont relativement simples à utiliser et ne concernent généralement qu’un seul aspect de votre activité. Mais alors que vous vous développez et automatisez davantage de tâches, les automatisations mises en place dans votre entreprise doivent fonctionner en harmonie au sein d’un écosystème capable d’évoluer à votre rythme. Il est judicieux d’opter pour des logiciels et outils qui fonctionnent ensemble afin de propulser efficacement votre entreprise quelle que soit la stratégie adoptée.
Comment tirer parti de l’automatisation au sein de votre entreprise ?
Pour en profiter pleinement, il convient tout d’abord de déterminer les tâches ou les secteurs qui bénéficieraient le plus de l’automatisation. Qu’est-ce qui vous demande le plus de temps dans la journée à vous et à votre personnel ? Qu’est-ce qui occasionne le plus de difficultés ou qui est à l’origine d’erreurs évitables ? Il est possible qu’il s’agisse d’un domaine qui puisse être entièrement automatisé ou simplement de certains éléments dans un premier temps.
Dans un second temps, réfléchissez à quoi ressemblerait pour vous une entreprise qui réussirait à bien intégrer l’automatisation. Un retour sur investissement, des économies de coûts, une croissance des revenus ou encore une meilleure satisfaction client, peuvent être le résultat idéal de la mise en place de l’automatisation mais il est utile d’évaluer les domaines pour lesquels elle sera la plus utile et participera à votre résultat.
Votre entreprise est-elle prête à tester les outils d’automatisation ? Pour aller plus loin, découvrez à quoi ressemble une automatisation réussie pour votre entreprise.