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Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous devez savoir comment créer une facture. La bonne nouvelle est que c’est facile, surtout si vous utilisez les bons outils pour rationaliser le processus.
Lors de la création d’une facture, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Si vous débutez en facturation, de nombreux services proposent des modèles de factures de base. Si vous envoyez des factures depuis un moment seulement et que vous cherchez à améliorer votre processus, il existe également des logiciels de facturation qui simplifient la facturation à vos clients.
Voici comment créer une facture au Canada, les éléments clés à inclure dans toutes vos factures, les meilleures pratiques à adopter et les erreurs à éviter.
Qu’est-ce qu’une facture?
Une facture est un document commercial émis par un vendeur à l’intention d’un acheteur. Elle comprend une liste détaillée des produits et services fournis ainsi que les montants dus.
Il sert à plusieurs fins:
- Demander un paiement, généralement en fonction de conditions de paiement spécifiques, comme un paiement dû à la réception ou un paiement dû 30 jours après la date de la facture.
- Fournir un enregistrement de la transaction à des fins de comptabilité et de suivi financier.
- Rester conforme aux exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC).
Éléments clés d’une facture
Bien que différents types et modèles de factures s’appliquent à différents scénarios, certains éléments devraient être inclus dans chaque facture au Canada.
Coordonnées de l’entreprise
Vos coordonnées d’entreprise (nom, adresse, numéro de téléphone et adresse courriel) doivent figurer dans l’en-tête de votre facture. Veuillez également inclure le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du destinataire.
Ajouter votre logo est une bonne idée pour votre image de marque. Il donnera à vos factures un aspect plus professionnel. Grâce à Factures Square, vous pouvez ajouter votre logo et personnaliser les couleurs de vos factures pour qu’elles soient en harmonie avec votre marque.
Coordonnées du client
Les coordonnées du client se trouvent généralement justes en dessous de l’en-tête. Elles incluent son nom complet, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse courriel.
Les informations sur le client peuvent être recueillies au moment de la transaction en ligne ou lors de la prestation du service, comme, par exemple, des services tels que des soins de beauté.
Numéro de TPS/TVH
Au Canada, vous devez vous inscrire à la TPS/TVH et commencer à facturer la taxe de vente dès que vous dépassez le seuil de petit fournisseur (30 000$ au cours d’un seul trimestre ou sur quatre trimestres consécutifs). Apprenez-en davantage en consultant le site web de l’ARC. De plus, une fois inscrit, vous devez indiquer ce numéro sur toutes vos factures.
Numéro de facture
Le numéro de facture est un identifiant unique. Les règles de dénomination peuvent être variées et combiner des lettres et des chiffres. Un système de numérotation facilite le suivi des factures.
Date de la facture
La date de la facture est simplement la date de sa création. Elle est importante, car elle crée un enregistrement daté et influence également les conditions de paiement ou de remboursement.
Par exemple, un paiement peut être exigé 14 jours après la date de la facture, ou un client peut disposer de sept jours après l’émission de la facture pour retourner un produit et demander un remboursement.
Il est important de pouvoir référencer cette date si vous devez écrire un message de rappel au client pour un paiement en retard ou manqué.
Date d’échéance/conditions de paiement
La date d’échéance indique la date à laquelle vous prévoyez que le client règle une facture. Les conditions de paiement comptables courantes peuvent être précisées avec la date d’échéance afin de clarifier les modalités de paiement.
Par exemple, « Net 30 » signifie que le paiement est dû 30 jours après la date de la facture. « Dû à réception » signifie que vous exigez le paiement dès que votre client reçoit et ouvre la facture.
De plus, vos modalités de paiement doivent inclure les éventuels frais de retard ou pénalités encourus lorsqu’une facture n’est pas traitée à la date d’échéance.
Liste détaillée avec quantités et prix
Détaillez les produits et services fournis, ainsi que les quantités et les prix. Par exemple, une section de votre facture peut comporter le nom d’un produit, son prix et la quantité achetée. Insérez une nouvelle ligne pour un autre produit et remplissez les mêmes colonnes.
Sous-total
C’est ici que vous ajoutez le prix de tous les produits et services sur votre facture, avant taxes.
Taxes
Au Canada, il est obligatoire d’indiquer de manière détaillée la TPS/TVH (ou la TVP en Colombie-Britannique et la TVQ au Québec) sur les factures. Les taxes fédérales et provinciales doivent être clairement identifiées et calculées séparément afin que votre client sache exactement combien il paie en taxes de vente et pourquoi.
N’oubliez pas que vous devez facturer la taxe de vente en fonction du lieu de livraison, c’est-à-dire celui où se trouve votre client. Un outil de facturation comme Factures Square applique automatiquement la taxe appropriée en fonction de la localisation du client.
De plus, il y a des exemptions à prendre en compte, comme les fournitures détaxées de taxes, pour lesquelles le taux de TPS/TVH est de 0%. Certains articles, comme les livres, sont remboursables au point de vente, ce qui signifie que vous n’y appliquez que la partie fédérale de la TVH. Dans ce cas, vous avez quelques options sur votre facture, selon les directives de l’ARC. Vous pouvez indiquer:
- Le montant total de la TVH a payé (ou le taux total de la TVH) avec le montant du remboursement indiqué séparément.
- Le montant total de la TVH a payé sous forme de montant net du montant du remboursement payé ou crédité.
- Le prix total de l’article admissible qui comprend la TVH à un taux net de 5%.
Pour obtenir plus de renseignements sur les articles admissibles, consultez le site web de l’ARC.
Total
Le total dû se trouve au bas de la facture, après la liste détaillée des produits/services, le sous-total et le détail des taxes. Ce chiffre unique indique clairement au client le montant final qui est dû.
Modes de paiement
Assurez-vous également d’informer vos clients sur la façon de payer leur facture. Idéalement, vous devriez proposer différentes méthodes de paiement, comme le virement électronique Interac et les cartes de crédit. Cela améliore leur expérience et augmente la probabilité qu’ils vous paient à temps.
Factures Square facilite la mise en place de plusieurs modes de paiement, tout en permettant un accès rapide à vos fonds dès le lendemain. De plus, vous pouvez offrir à vos clients la possibilité d’ajouter un pourboire.
Différents types de factures et quand les utiliser
Il existe des situations où vous voudrez utiliser un type de facture spécifique. Par exemple, lorsqu’un client s’abonne à vos services et paie mensuellement, vous pouvez simplifier le processus en créant une facture récurrente.
Voici différents types de factures et les occasions où les utiliser.
- Facture standard: la plupart des factures que vous voyez sont probablement des factures standards. Ils incluent tous les éléments décrits ci-dessus et s’appliquent à une variété de types d’entreprises et de situations.
- Facture pro forma: si vos offres sont personnalisées pour chaque client ( comme un fleuriste spécialisé pour les mariages) vous pouvez utiliser une facture pro forma, qui ressemble techniquement davantage à un devis qu’une facture formelle et permet aux clients de savoir à quoi s’attendre avant que le travail ne soit effectué.
- Facture récurrente: peut-être que vous dirigez un salon de pose de cils et que vos clients doivent s’abonner pour bénéficier de tarifs avantageux. Peut-être proposez-vous des services de conception de sites web sur une base mensuelle. Dans tous les cas, plutôt que de créer une nouvelle facture pour chaque service, il serait préférable d’établir des factures récurrentes à l’avance selon vos préférences. Cela réduit le travail manuel et le risque d’erreurs.
- Facture de crédit: lorsque vous devez émettre un remboursement ou ajuster des frais après un achat, vous pouvez envoyer une facture de crédit. Celle-ci ressemble à une facture standard, mais le total est inscrit sous la forme d’un nombre négatif.
- Note de débit: une note de débit, c’est une note que vous envoyez pour informer un client que vous devez ajuster le montant d’une facture envoyée précédemment. Il est utile si vous sous-facturez un client par accident.
- Facture en souffrance: dans un monde idéal, les clients paieraient toujours leurs factures à temps. Malheureusement, ce n’est pas réaliste, même si vous indiquez la date d’échéance et les conditions de paiement. Une facture impayée sert de rappel amical de payer. Elle réaffirme le montant dû et ajoute les éventuels frais de retard ou pénalités encourus.
Factures Square vous aide à rationaliser les flux de facturation grâce à des modèles variés et à des mises en page modifiables et personnalisables selon la situation et le type de facture. Vous pouvez enregistrer vos modèles et les réutiliser rapidement à l’avenir. Vous pouvez également automatiser des processus, tels que les factures récurrentes et les rappels automatiques pour les factures en souffrance.
Comment créer une facture
Maintenant que vous comprenez ce qu’est une facture, ce qu’elle implique et les différents types de factures que vous pouvez utiliser dans divers contextes, voici une liste de contrôle simple étape par étape sur la création d’une facture:
- Choisissez votre modèle de facture. Ajoutez les coordonnées et le logo de votre entreprise.
- Saisissez les coordonnées de votre client, notamment son nom complet, son adresse, son courriel et son numéro de téléphone.
- Attribuez un numéro unique à votre facture (généré automatiquement avec un outil comme Factures Square).
- Ajoutez la date de la facture et la date d’échéance.
- Précisez vos conditions de paiement, par exemple, payable à réception, ainsi que les éventuels frais de retard ou pénalités.
- Répertoriez tous les produits ou services avec les quantités et les prix.
- Calculez le sous-total avant taxes (ou laissez votre logiciel de facturation faire le calcul).
- Ajoutez la taxe de vente applicable en fonction du lieu de livraison (l’emplacement de votre client).
- Affichez le montant total dû après taxes.
- Incluez les méthodes de paiement acceptées avec un lien de paiement pratique qui donne aux clients la possibilité de payer immédiatement en utilisant le mode de leur choix.
Besoin de conseils supplémentaires? Nous vous expliquons ci-dessous comment créer une facture à l’aide des fonctionnalités les plus populaires.
Comment créer une facture dans Google Docs
Google Docs offre une fonctionnalité de partage simple pour créer une facture. Avec des modèles facilement téléchargeables, vous pouvez créer une facture rapidement ou concevoir la vôtre à partir de zéro. Pour utiliser un modèle de facture Google Docs, suivez ces étapes:
- Connectez-vous à votre compte Google et accédez à votre Google Drive.
- Cliquez sur le bouton « + Nouveau » et faites défiler jusqu’à la fonctionnalité Google Docs dans le menu déroulant.
- Cliquez sur la flèche à côté et sélectionnez « À partir d’un modèle ». Cela vous amène à la page des modèles.
- Tapez « facture » dans la barre de recherche de la page des modèles. Une sélection de modèles de facture devrait apparaitre dans les résultats. Passez en revue les choix et sélectionnez le modèle de facture le mieux adapté à votre entreprise.
- Remplissez la nouvelle page avec le modèle que vous avez sélectionné.
Comment créer une facture avec un générateur de factures gratuit
Si vous n’utilisez aucun des programmes mentionnés ci-dessus ni leurs modèles, vous pouvez utiliser un générateur de factures gratuit. Square, ainsi que de nombreux autres logiciels de comptabilité, comme QuickBooks, proposent des modèles de factures professionnelles. Pour utiliser un modèle de facture gratuit de Square, suivez ces étapes:
- Sur la page du modèle de facture Square, sélectionnez la couleur et le format de fichier de la facture que vous souhaitez créer.
- Cliquez sur « Télécharger la facture » et enregistrez le fichier sur votre ordinateur.
- Ajoutez les champs de saisie pour le nom de votre entreprise, le nom du client, les dates d’envoi et d’échéance, les articles et les montants.
- Enregistrez votre facture et envoyez-la à votre client en pièce jointe.
Comment créer une facture dans Microsoft Word
Le logiciel Microsoft Word offre une grande variété de modèles simples et professionnels. Créer des factures de cette façon peut s’avérer efficace, surtout si vous connaissez le logiciel. Cependant, cela peut aussi être un peu fastidieux, surtout lorsque vient le temps d’être payé. L’impression et l’envoi de factures papier par courrier postal peuvent nécessiter un long délai de traitement.
Lorsque vous envoyez un fichier Microsoft Word par courriel, vous devez déterminer le moyen de paiement le plus approprié pour vos clients. Cela peut nécessiter l’utilisation d’une application de paiement en ligne ou l’envoi d’un chèque. Si vous préférez créer vos factures à partir de du logiciel Microsoft Word, voici comment procéder:
- Choisissez parmi les modèles de facture Microsoft Word sous « Nouveau » dans le menu « Fichier ».
- Recherchez l’icône « Facture » dans la boite de dialogue (généralement sur le côté gauche) et sélectionnez le type de facture qui correspond le mieux à vos besoins.
- Définissez un en-tête professionnel contenant les coordonnées de votre entreprise: nom de l’entreprise, adresse postale, numéro de téléphone, courriel et logo de l’entreprise.
- Remplissez les champs de saisie personnalisés avec toutes les informations requises dans notre liste de contrôle ci-dessus.
- Téléchargez la facture et envoyez-la à votre client en pièce jointe.
Comment créer une facture dans Microsoft Excel
Excel propose une variété de modèles de factures clairs et faciles à utiliser, adaptés à vos besoins. Cependant, vous risquez de rencontrer les mêmes difficultés logistiques que lors de l’envoi de factures à partir du logiciel Microsoft Word.
- Ouvrez un nouveau classeur à partir du menu « Fichier », puis recherchez l’icône « Facture » dans la boite de dialogue (généralement sur le côté gauche).
- Choisissez le type de facture qui correspond le mieux à vos besoins, d’une facture de produit de base à des factures pour des types de services spécifiques.
- Remplissez les champs de saisie personnalisés avec toutes les informations requises à partir de notre liste de contrôle ci-dessus.
- Téléchargez la facture et envoyez-la à votre client en pièce jointe.
Comment créer une facture en ligne avec Factures Square
Factures Square, qui est gratuit et incluse dans le système de point de vente (PDV) Square, vous permet de créer et d’envoyer des factures professionnelles depuis votre ordinateur ou votre téléphone.
Il propose des modèles de factures professionnelles et prêtes à l’emploi qui vous permettront de rester bien organisé et de gagner du temps. Toutes vos factures sont regroupées au même endroit (votre Tableau de bord Square), ce qui simplifie le suivi du paiement et du solde. Les factures de Square sont personnalisables. Cela signifie que vous pouvez y appliquer des remises (sans avoir à effectuer le calcul vous-même. Vous pouvez également y ajouter un champ pour un pourboire personnalisé (au cas où les clients voudraient vous donner un petit bonus) ou programmer les factures et les paiements récurrents pour plus de flexibilité lors de l’envoi des factures.
Factures Square offre une tarification transparente: seulement 2,8% plus 30 cents par facture payée. Si votre client paie avec une carte de crédit ou de débit (carte de débit Visa ou Mastercard co-marquée) enregistrée dans nos dossiers, les frais sont de 3,3% plus 15 cents. De plus, il est facile d’envoyer des factures: vous pouvez les expédier directement depuis votre appareil mobile ou votre Tableau de bord Square.
Créer une facture Square sur un ordinateur
- Inscrivez-vous pour obtenir un compte gratuit ici.
- Accédez à la section « Factures » de votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur « Créer une facture ».
- Sélectionnez un client dans votre répertoire client ou saisissez un nouveau nom et une nouvelle adresse courriel. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires.
- Ajoutez les détails de la facture et les remises applicables.
- Cliquez sur « Envoyer ».
Créer une facture sur l’application Square PDV
- Téléchargez l’application Square PDV sur votre appareil iOS ou Android.
- Créez votre compte Square gratuit ou connectez-vous avec votre compte Square existant.
- Appuyez sur le signe « + » dans la barre de navigation et sélectionnez « Facture ».
- Appuyez sur « Ajouter un client » et sélectionnez un client existant dans votre répertoire ou appuyez sur « Créer un client » pour saisir le nom et l’adresse e-mail de votre client.
- Appuyez sur « Ajouter un article » pour ajouter un article de votre bibliothèque d’articles ou ajouter un montant personnalisé.
- Ajoutez un message personnalisé, définissez des rappels automatiques ou demandez un acompte si nécessaire.
- Appuyez sur « Envoyer ».
Lorsque vos clients reçoivent la facture par courriel, que ce soit depuis votre Tableau de bord Square en ligne ou de l’application Square PDV, ils peuvent vous payer en ligne en toute sécurité. Le virement est généralement effectué sur votre compte bancaire sous un ou deux jours ouvrables.
Bonnes pratiques de facturation
Quelle que soit la méthode utilisée pour créer une facture, voici quelques bonnes pratiques universelles à prioriser.
- Envoyez des factures rapidement: attendre trop longtemps après la livraison d’un produit ou d’un service pour envoyer une facture peut non seulement surprendre les clients, mais aussi retarder les paiements.
- Utilisez une mise en page professionnelle: votre facture est le reflet de votre marque. L’utilisation d’un modèle élimine les incertitudes liées à la création d’une mise en page professionnelle, et avec un outil comme Factures Square, vous pouvez facilement ajouter votre logo pour une touche soignée.
- Soyez clair et concis: aidez les clients à assimiler rapidement les informations importantes, comme le montant qu’ils vous doivent et quand et comment payer.
- Ayez un système de numérotation des factures cohérent: que vous incluiez des noms ou des numéros de projet dans vos factures, ayez un système cohérent afin que chaque facture soit unique et facile à localiser si vous devez vous y référer ultérieurement.
- Établissez les modalités de paiement et les dates d’échéance: précisez la date d’échéance d’un paiement ou le calendrier de paiement si vous fractionnez un achat en plusieurs versements et ce qui se passe en cas de retard de paiement pour encourager les clients à payer à temps.
- Appliquez et décomposez les taxes de vente: restez conforme aux exigences de l’ARC en vous inscrivant à la TPS/TVH lorsque nécessaire, en ajoutant votre numéro de TPS/TVH à votre modèle de facture et en appliquant la bonne taxe de vente sur vos factures, en vous assurant de séparer les montants de taxe fédérale et provinciale.
- Offrez plusieurs options de paiement: les Canadiens souhaitent des options de paiement qui leur simplifient la vie, selon un récent rapport de Paiements Canada. De l’acceptation des principales cartes de crédit comme Visa, Mastercard et Amex à l’option « Acheter maintenant, payer plus tard » , offrez à vos clients autant de flexibilité que possible.
- Au besoin, faites un suivi courtois: n’attendez pas des mois après qu’une facture est en retard pour envoyer un rappel. Faites un suivi avec des rappels de paiement courtois dès qu’un paiement est en retard (ou, mieux encore, définissez des rappels automatiques).
- Conservez des registres: vous ne savez jamais quand vous aurez besoin de consulter une ancienne facture. Conservez toujours des registres en cas de litige avec un client ou de vérification de l’ARC.
Erreur de facturation à éviter
Les erreurs de facturation courantes peuvent engendrer des tensions, voire des problèmes de trésorerie. Voici quelques points à éviter lors de la création de factures:
- Omettre de clarifier les modalités de paiement: l’ambigüité est l’ennemi d’une facturation. Établissez les modalités de paiement dès le départ pour éviter les malentendus et les surprises.
- Appliquer la mauvaise taxe de vente TPS/TVH: savoir quand et comment appliquer la bonne taxe de vente TPS/TVH peut s’avérer complexe. Un outil comme Factures Square la calcule et la décompose automatiquement pour vous.
- Conventions de numérotation désorganisées: vous aurez de la misère à retrouver vos factures sans un système de numérotation cohérent.
- Ne pas assurer le suivi des paiements en retard: faire le suivi d’un paiement en retard peut être inconfortable, mais il arrive que les clients oublient sincèrement une facture et apprécient le rappel.
- Trop compliquer le langage et la conception: les clients doivent pouvoir facilement comprendre les détails de votre facture, il est donc important de s’en tenir à une conception claire et à un langage simple.
FAQ sur la création d’une facture
À quoi sert une facture?
Une facture sert à demander un paiement lors de la vente d’un bien ou d’un service. Elle indique à l’acheteur quand et combien il doit payer, constitue un enregistrement officiel de la transaction pour l’acheteur et le vendeur. Elle facilite également les formalités comptables et fiscales.
Quelle est la différence entre une facture et un reçu?
Une facture est une demande de paiement formelle, tandis qu’un reçu confirme le paiement et la finalisation de la transaction. Vous pouvez envoyer une facture lorsqu’un paiement ou un service est effectué, et votre point de vente remettra ensuite un reçu après le paiement de votre client.
Comment puis-je créer ma propre facture?
Il est possible de concevoir une facture de A à Z, mais il est beaucoup plus simple d’utiliser un modèle ou un logiciel de facturation comme point de départ. Cela garantit une présentation professionnelle et permet d’inclure des informations importantes, telles que votre numéro de TPS/TVH et les détails concernant les taxes.
Puis-je créer une facture gratuitement?
Oui, vous pouvez créer une facture gratuitement avec Factures Square, qui est fourni avec Square PDV et qui propose une variété de modèles et d’occasions pour rationaliser les processus liés à la facturation.
Une facture est-elle juridiquement contraignante?
Les factures impayées sont l’un des litiges les plus courants déposés au Registre des litiges commerciaux. En soi, une facture n’est pas juridiquement contraignante, mais les circonstances qui vous ont poussé à l’envoyer peuvent l’être. Par exemple, si vous et un client vous êtes mis d’accord sur la portée, le prix et le calendrier d’un projet, même par courriel, cela peut suffire à être considéré comme un contrat exécutoire, selon le site web de McMillan.
