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Créer et gérer des factures récurrentes

Créer des factures récurrentes

Si vous avez besoin de programmer des factures récurrentes avec vos clients, il suffit d’utiliser Factures Square.

À partir de votre Tableau de bord Square en ligne :

  1. Accédez à Factures.

  1. Cliquez sur l’onglet Séries récurrentes, puis sur Créer une série récurrente.

  1. Information sur le client : Sélectionnez un client ou saisissez un nouveau nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone.

  1. Détails de la facture : Ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre, un nº de facture personnalisé pour qu’elle concorde avec celle de vos dossiers, un message et une date de service facultative.

  1. Programmation récurrente : Sélectionnez la fréquence à laquelle les factures récurrentes seront envoyées. Vous pouvez personnaliser la date de début et de fin et la date d’échéance des factures récurrentes.

  1. Paiements automatiques : Si vous offrez au client d’utiliser les Paiements automatiques avec la carte enregistrée, activez l’option Autoriser les paiements automatiques. Le client a ainsi le choix d’enregistrer sa carte de paiement, sur laquelle chaque facture sera imputée automatiquement et en toute sécurité à la date d’échéance en fonction de la série récurrente.

  1. Articles : Vous pouvez ajouter des articles à partir de votre catalogue d’articles. Une fois les articles ajoutés, vous pouvez en rajuster la quantité ou ajouter une note ou une taxe afin de les personnaliser. Pour ajouter une remise à la totalité de la facture récurrente, cliquez sur Ajouter une remise.

  1. Options de paiement : Sélectionnez les modes de paiement que vous acceptez. Activez l’option Autoriser les pourboires afin de permettre aux clients d’ajouter des pourboires à la facture récurrente.

  1. Mode de paiement de la boutique : Activez l’option Autoriser le client à enregistrer sa carte afin que vos clients puissent enregistrer leur carte au moment du paiement. Ces options s’appliqueront ainsi aux prochaines factures.

  1. Communication : Sélectionnez de quelle façon vous souhaitez partager vos factures récurrentes. Pour l’envoi par courriel, votre client doit avoir fourni son adresse courriel. Pour les envoyer par texto, vous devez indiquer le numéro de téléphone de votre client. Vous pouvez également ajouter des destinataires supplémentaires.

  1. Rappels : Si vous souhaitez personnaliser la cadence ou le nombre de rappels que votre client reçoit, sélectionnez Modifier les rappels.

  1. Plus d’options : Activez l’option Adresse de livraison requise pour vous assurer que le client saisisse une adresse de livraison. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe personnalisée ou ajouter des champs personnalisés.

  1. Une fois terminé, vous pouvez Prévisualiser la facture comme votre client la verra, Enregistrer l’ébauche ou l’Envoyer.

  1. Lorsque vos clients reçoivent la facture récurrente dans leur courriel, ils peuvent effectuer le paiement en ligne en toute sécurité. Si leur carte était déjà enregistrée, elle sera automatiquement débitée. Les fonds seront déposés selon votre calendrier des transferts.

À partir de l’application Factures Square :

  1. Dans le menu de navigation, sélectionnez le symbole +, puis Séries récurrentes.

  1. Adresser la facture à : Sélectionnez un client existant ou saisissez un nouveau nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone. Activez l’option Adresse de livraison requise pour vous assurer que le client saisisse une adresse de livraison.

  1. Articles : Vous pouvez ajouter des articles à partir de votre catalogue d’articles. Une fois les articles ajoutés, vous pouvez en rajuster la quantité ou cliquer sur un article pour ajouter une note ou une taxe personnalisée. Activez l’option Demander un pourboire pour offrir au client la possibilité d’ajouter des pourboires à la facture.

  1. Calendrier des paiements : Sélectionnez la fréquence à laquelle les factures récurrentes seront envoyées. Vous pouvez personnaliser la date de début et de fin, la date d’échéance des factures récurrentes et la date de service.

  1. Paiements automatiques : Si vous offrez au client d’utiliser les Paiements automatiques avec la carte enregistrée, activez l’option Autoriser les paiements automatiques. Le client a ainsi le choix d’enregistrer sa carte de paiement, sur laquelle chaque facture sera imputée automatiquement et en toute sécurité à la date d’échéance en fonction de la série récurrente.

  1. Modes de paiement : Sélectionnez les modes de paiement que vous acceptez. Activez l’option Autoriser le client à enregistrer sa carte afin que vos clients puissent enregistrer leur carte au moment du paiement. Ces options s’appliqueront ainsi aux prochaines factures.

  1. Détails : Ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre ou un numéro de facture personnalisé pour qu’elle concorde avec celle de vos dossiers. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe personnalisée ou ajouter des champs personnalisés.

  1. Cliquez sur Continuer pour prévisualiser la facture.

  1. Mode d’envoi : Sélectionnez de quelle façon vous souhaitez partager vos factures récurrentes. Pour l’envoi par courriel, votre client doit avoir fourni son adresse courriel. Pour les envoyer par texto, vous devez indiquer le numéro de téléphone de votre client.

  1. Rappels de paiement : Si vous souhaitez personnaliser la cadence ou le nombre de rappels que votre client reçoit, sélectionnez Rappels de paiement.

  1. Une fois terminé, vous pouvez Prévisualiser la facture comme votre client la verra et Envoyer la facture récurrente si tout semble en ordre. Pour l’enregistrer en tant qu’ébauche, cliquez sur «  » dans le coin supérieur droit.

  1. Lorsque votre client recevra la facture récurrente par courriel, il pourra vous payer en ligne en toute sécurité. Si sa carte était déjà enregistrée, les frais y seront imputés automatiquement. L’argent devrait apparaître dans votre compte bancaire en un ou deux jours ouvrables à compter de la date de traitement.

À partir de l’application Solution PDV Square :

  1. Touchez Plus dans la barre de navigation inférieure et sélectionnez Factures, puis Créer une facture.

  1. Adresser la facture à : Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou entrez un nouveau nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone. Vous pouvez entrer jusqu’à neuf destinataires. Activez l’option Adresse de livraison requise pour vous assurer que le client saisisse une adresse de livraison.

  1. Articles : Vous pouvez ajouter des articles à partir de votre catalogue d’articles. Une fois les articles ajoutés, vous pouvez en rajuster la quantité ou cliquer sur un article pour ajouter une note ou une taxe personnalisée. Activez l’option Demander un pourboire pour offrir au client la possibilité d’ajouter des pourboires à la facture.

  1. Calendrier des paiements : Sélectionnez Activer l’option de récurrence pour cette facture > Récurrente. Indiquez à quelle fréquence les factures récurrentes seront envoyées. Vous pouvez personnaliser la date de début et de fin, la date d’échéance de la facture et la date de service.

  1. Paiements automatiques : Si vous offrez au client d’utiliser les Paiements automatiques avec la carte enregistrée, activez l’option Autoriser les paiements automatiques. Le client a ainsi le choix d’enregistrer sa carte de paiement, sur laquelle chaque facture sera imputée automatiquement et en toute sécurité à la date d’échéance en fonction de la série récurrente.

  1. Modes de paiement : Sélectionnez les modes de paiement que vous acceptez.

  1. Détails : Ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre ou un numéro de facture personnalisé pour qu’elle corresponde avec celle de vos dossiers. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe personnalisée ou ajouter des champs personnalisés.

  1. Cliquez sur Continuer pour prévisualiser la facture.

  1. Mode d’envoi : Sélectionnez de quelle façon vous souhaitez partager vos factures récurrentes. Pour l’envoi par courriel, votre client doit avoir fourni son adresse courriel. Pour les envoyer par texto, vous devez indiquer le numéro de téléphone de votre client.

  1. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez Prévisualiser la facture comme votre client la verra et Envoyer la facture récurrente si tout semble en ordre. Pour l’enregistrer en tant qu’ébauche, cliquez sur «  » dans le coin supérieur droit.

  1. Lorsque votre client recevra la facture récurrente par courriel, il pourra vous payer en ligne en toute sécurité. Si sa carte était déjà enregistrée, les frais y seront imputés automatiquement. L’argent devrait apparaître dans votre compte bancaire en un ou deux jours ouvrables à compter de la date de traitement.

Si vous programmez un paiement récurrent pour une date ultérieure en utilisant la fonction « Carte enregistrée », la carte de votre client sera automatiquement débitée à 10 h (heure de votre fuseau horaire) à la date que vous avez sélectionnée.

Remarque : Si la carte enregistrée par le client est remplacée et qu’une facture récurrente est émise au client, vous devrez modifier cette série de factures de sorte que la nouvelle carte de paiement soit débitée.

Gérer des factures récurrentes

Modifiez, interrompez et gérez une série récurrente à partir de votre Tableau de bord Square en ligne, de l’application Factures et de l’application Solution PDV Square.

From your online Square Dashboard:

Manage a Recurring Series

Managing a recurring series will impact all recurring invoices in that series.

  1. Go to Invoices from your online Square Dashboard.
  2. Click on the Recurring Series tab.
  3. Click the ‘’ on an active recurring series.
  4. Selecting Edit Recurring Series will allow you to edit the recurring series.
  5. Selecting View Recurring Invoices will allow you to see all the recurring invoices in the recurring series.

Manage a Recurring Invoice

Managing a recurring invoice will only impact a single invoice. To manage the whole series, follow Manage a Recurring Series instructions.

  1. Go to Invoices from your online Square Dashboard.
  2. Click the ‘’ on an active recurring invoice. Recurring invoices will have a status marked Recurring and will follow an ID convention similar to 000001-R-0001.
  3. To edit the information on a single invoice, click Edit Recurring Invoice.
  4. To cancel a single invoice, click Cancel Recurring Invoice.
  5. To view the details of a recurring series, click View Recurring Series.
  6. To duplicate a single invoice, click Duplicate Recurring Invoice.

From the Square Invoices App:

Manage a Recurring Series

Managing a recurring series will impact all recurring invoices in that series.

  1. Open the Square Invoices App and tap the Invoices tab on the bottom navigation.
  2. Tap the Filter: All Sent link.
  3. Scroll to the bottom of the filter list and select Active under Recurring Series.
  4. Tap on an active series.
  5. To make edits to the recurring series information (customer information, line items, payment method, etc) tap the Edit link in the upper right hand corner.
  6. To view recurring invoices in the recurring series, click the View Invoices in Series button at the bottom of the page.

Manage Recurring Invoice

Managing a recurring invoice will only impact the single invoice. To manage the whole series, follow Manage Recurring Series instructions.

  1. Open the Square Invoices App and tap the Invoices tab on the bottom navigation.
  2. Tap on an active Recurring Invoice. Recurring invoices will follow an ID convention similar to 000001-R-0001.
  3. To make edits to the single invoice information (customer information, line items, payment method, etc.) tap the Edit link in the upper right hand corner.
  4. To cancel the single recurring invoice, scroll to the bottom of the page and tap the Cancel Recurring Invoice button.

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