Créer et envoyer des factures échelonnées
À propos des factures Square échelonnées
La facturation échelonnée permet à un commerçant de débiter la carte bancaire d’un client pour des biens ou des services selon un calendrier préétabli et échelonné. La facturation échelonnée exige l’obtention d’un consentement unique du titulaire de la carte pour débiter la carte de paiement enregistrée sur une base régulière, jusqu’à ce que le titulaire retire son autorisation.
Avant de commencer
Les factures échelonnées suivent une convention d’identification similaire à 000001-R-0001.
Si vous programmez un paiement récurrent pour une date ultérieure en utilisant la fonction Carte enregistrée, la carte de votre client sera automatiquement débitée à 10 h (heure de votre fuseau horaire local) à la date que vous avez sélectionnée.
L’envoi des factures est toujours gratuit. Avec un abonnement Factures Plus, vous pouvez profiter de fonctionnalités avancées qui vous feront gagner du temps, ainsi que d’un traitement réduit des cartes par transaction. En savoir plus sur la tarification de Factures Square.
Créer une facture récurrente
Pour des informations détaillées sur la création de factures, découvrez comment créer et envoyer des factures.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures > Série récurrente.
- Cliquez sur Créer une série récurrente et choisissez un modèle, le cas échéant.
- Sélectionnez un client existant ou saisissez un nouveau nom, une nouvelle adresse e-mail et un numéro de téléphone à ajouter à la facture.
- Ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre, un nº de facture personnalisé pour assurer une continuité avec vos dossiers, un message et une date de service facultative.
- Programme échelonné : sélectionnez la fréquence d’envoi des factures échelonnées. Vous pouvez inclure plusieurs dates personnalisées : une date de début, de fin et d’échéance des factures échelonnées.
- Renseignez les autres informations relatives à la facture.
- Une fois terminé, vous pouvez prévisualiser ce à quoi ressemblera la facture pour le client, enregistrer le brouillon ou envoyer la facture. Si vous planifiez la facture échelonnée pour une date de début ultérieure, cliquez sur Planifier.
- Lorsque votre client reçoit la facture échelonnée, il peut effectuer le paiement en ligne en toute sécurité. Si sa carte est déjà enregistrée, elle est débitée automatiquement. Vos fonds seront déposés conformément à votre calendrier des transferts. Découvrez comment configurer et modifier les options de transfert.
Depuis l’application Solution PDV Square avec le mode services activé ou depuis l’application de système de caisse Factures Square :
- Depuis la page d’accueil ou « Factures », appuyez sur (+) > Envoyer la facture. En mode standard dans l’application Solution PDV Square, appuyez sur ≡ Plus > Factures > (+).
- Ajoutez un client nouveau ou existant et ajoutez les articles.
- Sous « Calendrier des versements », appuyez sur Échelonner cette facture.
- Choisissez Échelonné et sélectionnez les options de récurrence.
- Appuyez sur la flèche de retour pour remplir le reste des informations de la facture. Appuyez sur Continuer.
- Vérifiez les détails de la facture, y compris les préférences de communication.
- Appuyez sur Envoyer la facture ou sur (•••) pour l’enregistrer comme brouillon. Si vous planifiez une facture échelonnée avec une date de début ultérieure, cliquez sur Programmer la facture.
Lorsque votre client reçoit la facture échelonnée, il peut effectuer le paiement en ligne en toute sécurité. Si sa carte est déjà enregistrée, elle est débitée automatiquement. Habituellement, le virement sur votre compte bancaire prend un ou deux jours ouvrables à partir de la date de traitement.
Gérer les factures récurrentes
Pour modifier, terminer ou afficher des factures échelonnées :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures > Série récurrente.
- Cliquez sur (•••) à côté de la série récurrente ou cliquez dans la série récurrente pour la modifier.
- Choisissez « Modifier la série récurrente », « Terminer la série récurrente » ou « Afficher la série récurrente ».
Lorsque vous modifiez une série récurrente active, les modifications s’appliquent à toutes les factures futures. Lorsque vous mettez fin à une série récurrente, aucune facture confirmée ne sera envoyée pour cette série. Les factures en cours restent valables.
Modifier une série récurrente impactera toutes les factures échelonnées de cette série.
Depuis l’application Solution PDV Square avec le mode services activé ou depuis l’application de système de caisse Factures Square :
- Ouvrez votre application de système de caisse et appuyez sur Factures.
- Appuyez sur le lien Filtre : Tout.
- Sous « Série récurrente », modifiez le filtre en Actif et appuyez sur Enregistrer.
- Appuyez sur une série active.
- Pour modifier les informations relatives à la série récurrente (informations client, articles, mode de paiement, etc.), appuyez sur Modifier, puis sur Mettre à jour la série récurrente.
- Vous pouvez également appuyer sur (•••) pour Afficher les factures récurrentes ou Terminer la série récurrente.
Autoriser les clients à enregistrer les renseignements relatifs à leur carte pour une série récurrente
Pour permettre à vos clients d’enregistrer leur carte pour une série récurrente et d’activer le prélèvement automatique, vous devrez cocher l’option Autoriser les paiements automatiques avec la carte enregistrée lors de la création d’une série récurrente.
Une fois que le client a ouvert la facture, il peut saisir les informations de sa carte et sélectionner Payer.
Le client peut alors cocher la case Enregistrer ma carte chez [entreprise].
Une fois l’opération terminée, le client peut sélectionner Confirmer et payer. Les futures factures de la série seront prélevées sur la carte enregistrée.
Autoriser les clients à supprimer ou à mettre à jour la carte enregistrée
Pour permettre à vos clients de mettre à jour leur carte enregistrée pour une série récurrente ou de supprimer les informations de leur carte, vous devez configurer la série récurrente comme paiement différé, ce qui signifie que leur paiement sera dû après la date de facturation. À chaque date de facturation, vos clients inscrits avec une carte enregistrée recevront un e-mail avec la possibilité d’effectuer un paiement anticipé ou de mettre à jour leur mode de paiement.
Demandez à votre client d’ouvrir son e-mail et de suivre les étapes suivantes :
Votre client doit sélectionner Mettre à jour le mode de paiement dans cet e-mail pour accéder à la page de paiement, puis sélectionner Mettre à jour la carte ou Supprimer la carte enregistrée.
Si le client choisit de mettre à jour sa carte ou ses coordonnées bancaires, il peut saisir les nouvelles informations relatives à sa carte.
Le client pourra alors cocher la case Enregistrer ma carte chez [entreprise].
Une fois l’opération terminée, votre client peut cliquer sur Confirmer. Les futures factures de la série seront imputées à la carte mise à jour dans le dossier.