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Create and Manage Recurring Invoices

Create Recurring Invoices

If you need to set up recurring invoices with your customers, you can do so with with Facturas Square.

Desde el Panel de Datos Square en línea:

  1. Ve a Facturas.

  1. Haz clic en la pestaña Grupo recurrente > Crear grupo recurrente.

  1. Información del cliente: selecciona un cliente existente o ingresa un nombre nuevo y la dirección de correo electrónico o el número de teléfono.

  1. Información de la factura: agrega información personalizada de la factura, como un título, un Id. de factura personalizado que coincida con tus registros, un mensaje y una fecha opcional del servicio.

  1. Calendario frecuente: selecciona con qué frecuencia se enviarán las facturas recurrentes. Puedes incluir fechas de inicio y finalización personalizadas y la fecha de vencimiento de la factura recurrente.

  1. Pagos automáticos: si quieres que tu cliente se suscriba a Pagos automáticos con una tarjeta guardada, activa Permitir pagos automáticos. Al hacerlo, tu cliente tendrá la opción de guardar de manera segura su tarjeta de pago y pagar automáticamente cada factura de un grupo recurrente en su fecha de vencimiento.

  1. Elementos de línea: puedes agregar artículos de tu surtido de artículos. Una vez que los agregues, puedes ajustar la cantidad o personalizarlos si agregas una nota. Para agregar un descuento a toda la factura recurrente, haz clic en Agregar descuento.

  1. Opciones de pago: selecciona las formas de pago que quieres aceptar. Activa Permitir propinas para agregar la posibilidad de agregar propinas a la factura recurrente.

  1. Almacenar forma de pago: activa Permitir al cliente guardar la tarjeta para que los clientes puedan guardar su tarjeta al pagar la factura y, de este modo, que tú puedas cobrar facturas futuras a esa tarjeta.

  1. Comunicación: selecciona cómo te gustaría compartir tus facturas recurrentes. Para poder enviarlas por correo electrónico, debes indicar la dirección de correo electrónico del cliente. Para compartirlas por mensaje de texto, debes indicar el número de teléfono del cliente. También puedes agregar destinatarios adicionales.

  1. Recordatorios: si quieres personalizar la cadencia o la cantidad de recordatorios que recibirá tu cliente, selecciona Editar recordatorios.

  1. Más opciones: activa Solicitar dirección de envío para que el ingreso de la dirección del envío del cliente sea obligatoria. También puedes adjuntar archivos personalizados o agregar campos personalizados.

  1. Una vez que finalices, podrás generar la Vista previa de cómo tu cliente verá la factura, Guardar como borrador o Enviar.

  1. Cuando el cliente recibe la factura recurrente, puede completar el pago en línea de forma segura. Si la tarjeta ya está guardada, se le cobrará automáticamente. Tus fondos se depositarán según el calendario de transferencias.

Desde la aplicación Facturas Square:

  1. Selecciona el signo + en el menú de navegación > Grupo recurrente.

  1. Facturar a: selecciona un cliente existente o ingresa un nombre nuevo y la dirección de correo electrónico o el número de teléfono. Activa Solicitar dirección de envío para que el ingreso de la dirección del envío del cliente sea obligatoria.

  1. Elementos de línea: puedes agregar artículos de tu surtido de artículos. Una vez que los agregues, puedes ajustar la cantidad o personalizarlos si haces clic en el artículo o si agregas una nota o un impuesto. Activa Solicitar una propina para tener la posibilidad de agregar propinas a la factura.

  1. Calendario de pagos: selecciona la frecuencia con la que se enviarán las facturas. Puedes incluir fechas de inicio y finalización personalizadas y las fechas de vencimiento y de servicio de la factura recurrente.

  1. Pagos automáticos: si quieres que tu cliente se suscriba a Pagos automáticos con una tarjeta guardada, activa Permitir pagos automáticos. Al hacerlo, tu cliente tendrá la opción de guardar de manera segura su tarjeta de pago y pagar automáticamente cada factura de un grupo recurrente en su fecha de vencimiento.

  1. Forma de pago: selecciona las formas de pago que quieres aceptar. Activa Permitir al cliente guardar la tarjeta para que los clientes puedan guardar su tarjeta al pagar la factura y, de este modo, que tú puedas cobrar facturas futuras a esa tarjeta.

  1. Detalles: agrega información personalizada de la factura, como un título o un Id. de factura personalizado que coincida con tus registros. También puedes adjuntar archivos personalizados o agregar campos personalizados.

  1. Haz clic en Continuar para generar una vista previa.

  1. Método de envío: selecciona cómo te gustaría compartir tu factura recurrente. Para poder enviarlas por correo electrónico, debes indicar la dirección de correo electrónico del cliente. Para compartirlas por mensaje de texto, debes indicar el número de teléfono del cliente.

  1. Recordatorios de pago: si quieres personalizar la cadencia o la cantidad de recordatorios que recibirá tu cliente, selecciona Recordatorios de pago.

  1. Una vez que finalices, podrás generar la Vista previa de cómo tu cliente verá la factura y Enviar factura recurrente si todo está bien. Para guardarla como borrador, haz clic en ‘’ en la esquina superior derecha.

  1. Cuando el cliente recibe la factura recurrente, puede completar el pago en línea de forma segura. Si la tarjeta ya está guardada, se le cobrará automáticamente. En general, el dinero se deposita en tu cuenta bancaria en el plazo de uno a dos días hábiles desde la fecha de procesamiento.

Desde la aplicación PDV Square:

  1. Pulsa Más en la barra de navegación inferior y selecciona Facturas > Crear factura.

  1. Facturar a: selecciona un cliente de tu Directorio de clientes o ingresa un nombre nuevo y la dirección de correo electrónico o el número de teléfono. Puedes ingresar hasta nueve destinatarios. Activa Solicitar dirección de envío para que el ingreso de la dirección del envío del cliente sea obligatoria.

  1. Elementos de línea: puedes agregar artículos de tu surtido de artículos. Una vez que los agregues, puedes ajustar la cantidad o personalizarlos si haces clic en el artículo o si agregas una nota o un impuesto. Activa Solicitar una propina para tener la posibilidad de agregar propinas a la factura.

  1. Calendario de pagos: selecciona Convertir esta factura en recurrente > Recurrente. Ingresa la frecuencia con la que se enviarán las facturas. Puedes incluir fechas de inicio y finalización personalizadas y las fechas de vencimiento y de servicio de la factura.

  1. Pagos automáticos: si quieres que tu cliente se suscriba a Pagos automáticos con una tarjeta guardada, activa Permitir pagos automáticos. Al hacerlo, tu cliente tendrá la opción de guardar de manera segura su tarjeta de pago y pagar automáticamente cada factura de un grupo recurrente en su fecha de vencimiento.

  1. Forma de pago: selecciona las formas de pago que quieres aceptar.

  1. Detalles: agrega información personalizada de la factura, como un título o un Id. de factura personalizado que coincida con tus registros. También puedes adjuntar archivos personalizados o agregar campos personalizados.

  1. Haz clic en Continuar para generar una vista previa.

  1. Método de envío: selecciona cómo te gustaría compartir tu factura recurrente. Para poder enviarlas por correo electrónico, debes indicar la dirección de correo electrónico del cliente. Para compartirlas por mensaje de texto, debes indicar el número de teléfono del cliente.

  1. Una vez que finalices, podrás generar la Vista previa de cómo tu cliente verá la factura y Enviar factura recurrente si todo está bien. Para guardarla como borrador, haz clic en ‘’ en la esquina superior derecha.

  1. Cuando el cliente recibe la factura recurrente, puede completar el pago en línea de forma segura. Si la tarjeta ya está guardada, se le cobrará automáticamente. En general, el dinero se deposita en tu cuenta bancaria en el plazo de uno a dos días hábiles desde la fecha de procesamiento.

If you schedule a recurring payment for a future date with the Card on File feature, your customer’s card will be automatically charged at 10:00 AM (in your time zone) on the date you’ve selected.

Note: If your customer's card on file has changed and the customer has a recurring invoice, you will need to edit that invoice series to ensure the right payment card is being charged.

Manage Recurring Invoices

Edit, end, and manage a recurring series from your Panel de Datos Square en línea, Invoice app and the Square Point of Sale app.

From your online Square Dashboard:

Manage a Recurring Series

Managing a recurring series will impact all recurring invoices in that series.

  1. Go to Invoices from your online Square Dashboard.
  2. Click on the Recurring Series tab.
  3. Click the ‘’ on an active recurring series.
  4. Selecting Edit Recurring Series will allow you to edit the recurring series.
  5. Selecting View Recurring Invoices will allow you to see all the recurring invoices in the recurring series.

Manage a Recurring Invoice

Managing a recurring invoice will only impact a single invoice. To manage the whole series, follow Manage a Recurring Series instructions.

  1. Go to Invoices from your online Square Dashboard.
  2. Click the ‘’ on an active recurring invoice. Recurring invoices will have a status marked Recurring and will follow an ID convention similar to 000001-R-0001.
  3. To edit the information on a single invoice, click Edit Recurring Invoice.
  4. To cancel a single invoice, click Cancel Recurring Invoice.
  5. To view the details of a recurring series, click View Recurring Series.
  6. To duplicate a single invoice, click Duplicate Recurring Invoice.

From the Square Invoices App:

Manage a Recurring Series

Managing a recurring series will impact all recurring invoices in that series.

  1. Open the Square Invoices App and tap the Invoices tab on the bottom navigation.
  2. Tap the Filter: All Sent link.
  3. Scroll to the bottom of the filter list and select Active under Recurring Series.
  4. Tap on an active series.
  5. To make edits to the recurring series information (customer information, line items, payment method, etc) tap the Edit link in the upper right hand corner.
  6. To view recurring invoices in the recurring series, click the View Invoices in Series button at the bottom of the page.

Manage Recurring Invoice

Managing a recurring invoice will only impact the single invoice. To manage the whole series, follow Manage Recurring Series instructions.

  1. Open the Square Invoices App and tap the Invoices tab on the bottom navigation.
  2. Tap on an active Recurring Invoice. Recurring invoices will follow an ID convention similar to 000001-R-0001.
  3. To make edits to the single invoice information (customer information, line items, payment method, etc.) tap the Edit link in the upper right hand corner.
  4. To cancel the single recurring invoice, scroll to the bottom of the page and tap the Cancel Recurring Invoice button.