Qu’est-ce qu’une facture et comment puis-je en produire une?

Qu’est-ce qu’une facture et comment puis-je en produire une?
Ce guide présente les rouages de la facturation, des modèles de factures au traitement des paiements en retard en passant par le cheminement des factures.
par Square Oct 21, 2025 — 17 LECTURE MIN
Qu’est-ce qu’une facture et comment puis-je en produire une?

Si vous dirigez une entreprise axée sur la clientèle ou les services, la facturation joue un rôle essentiel. Ce guide vous explique tous les tenants et aboutissants de la facturation. Tous, des modèles et aux flux de travail, à la gestion des clients en retard de paiement. Vous repartirez avec des conseils qui simplifieront votre processus de facturation.

Qu’est-ce qu’une facture?

Une facture est une liste des biens ou des services que vous fournissez aux clients et un moyen pour eux de vous payer ces biens ou services. Que vous soyez un entrepreneur qui a réparé un toit, un maquilleur qui a stylisé une séance photo ou une pâtisserie qui a offert un service traiteur pour un évènement, il est probable que vous devez envoyer une facture.

Pourquoi est-il important d’envoyer des factures?

Maitriser adéquatement tout ce qui concerne la facturation est essentiel à la réussite d’une entreprise. Si vous laissez aller les choses ou si votre processus de facturation est mal organisé, cela pourrait laisser croire que vous manquez de professionnalisme. Surtout lors de la gestion de projets coûteux (disons, si vous êtes un organisateur d’évènement ou un entrepreneur), cela n’est pas vraiment génial pour l’image de votre marque ou pour la fidélisation des clients.

Un processus ainsi qu’un flux de traitement de facturation adéquat sont également essentiels à la comptabilité. Si vous laissez les factures s’accumuler ou si le processus de facturation est déroutant pour vos clients, il est probable que vos factures prennent plus de temps à se régler. Cela est une mauvaise nouvelle en ce qui concerne la gestion de votre flux de trésorerie et représente un gros problème lorsque vient le moment de faire les comptes. La facturation est aussi extrêmement importante du point de vue de la fiscalité. Lorsque vous possédez votre propre entreprise, vous devez méticuleusement enregistrer toutes les entrées et les sorties d’argent, ce qui inclut les copies de chaque facture.

Ainsi, si vous débutez (ou si vous êtes bien établi, mais avez du mal à maitriser votre situation financière), il est dans votre intérêt de prendre le temps d’apprendre comment envoyer des factures de manière professionnelle et efficace. Vos résultats financiers (et votre comptable) vous remercieront.

Types de factures

Selon votre type d’entreprise et des services que vous fournissez, il y a différents types de factures qui pourraient convenir. Voici quelques formes courantes de factures:

Une proposition (ou une offre)

Si vous effectuez une tâche importante, vous voudrez peut-être créer une proposition ou une offre de travail. Il doit détailler le coût total des services que vous prévoyez une fois terminé. Assurez-vous de bien faire comprendre à tout le monde qu’il s’agit d’estimations des travaux et non du prix final.

Factures intermédiaires

Il peut parfois sembler pertinent de délivrer des factures intermédiaires, qui permettent aux clients de payer le travail en plusieurs parties, plutôt qu’en un paiement à la fin. Une facture intermédiaire devrait être suivie d’une facture finale indiquant tous les détails du travail (et ce qui a déjà été payé).

Factures récurrentes

Si votre entreprise effectue régulièrement des travaux pour certains clients (disons, si vous êtes un aide ménager ou un promeneur de chiens), vous voudriez peut-être envoyer une facture récurrente (convenue) à intervalles réguliers (par exemple, toutes les semaines ou tous les mois).

Les paiements récurrents sont faciles à mettre en place avec Factures Square et simplifient la facturation en garantissant que vous receviez vos paiements mensuellement, hebdomadairement, quotidiennement ou même annuellement.

Factures finales

Une facture finale détaille tous les services rendus dans le cadre d’une tâche ou d’un projet particulier. Si des factures intermédiaires ont été délivrées au cours du projet, la facture finale doit le préciser, ainsi que le solde final à payer. Dans une section ultérieure, nous aborderons tous les éléments à inclure dans la facture finale.

Facteurs échus

Si un client n’a pas payé sa facture, vous devrez sûrement envoyer une autre facture pour tous frais résultant de retards de paiement (qui étaient précédemment détaillés dans les conditions générales de la facture initiale).

Les factures par opposition aux reçus

Les factures (et les additions) sont des documents juridiquement exécutoires utilisés pour demander le paiement des clients. Elles sont souvent accompagnées de conditions générales convenues, telles que la date d’échéance du paiement des services rendus. Un reçu, en revanche, est un document attestant que le paiement a été reçu pour autoriser une vente. Il peut être utilisé comme preuve de propriété.

Facture par opposition aux additions 

Bien que les factures et les additions puissent être utilisées pour demander des paiements, leurs objectifs sont différents et elles ont tendance à être utilisées dans des contextes différents.

Souvent utilisée dans les relations interentreprises (commerce interentreprises), une facture est une preuve détaillée de transaction. Elle sert non seulement à demander un paiement au client, mais aussi à la comptabilité et à la conformité fiscale. Les conditions de paiement peuvent varier et sont généralement indiquées sur la facture.

Vous rencontrerez des additions dans le commerce d’entreprise à consommateur en ligne, par exemple lorsqu’un client demande l’addition à la fin d’un repas au restaurant. Les informations qu’elles contiennent sont bien plus simples qu’une facture. De plus, contrairement à une facture, qui peut servir à demander des paiements ultérieurs, une note implique un paiement immédiat.

La facturation en ligne en opposition à la facturation papier

Envoyer une facture papier à un client est une option. Toutefois, un moyen beaucoup plus simple, pratique et écoresponsable est la facturation en ligne.  Le choix d’un logiciel de facturation en ligne comporte de gros avantages. En voici quelques-uns:

Des paiements plus rapides

Le courrier papier est, disons… lent. Ainsi, naturellement, le délai pour recevoir un paiement par la poste est tout aussi lent. De plus, si un client vous paie par chèque, il pourrait falloir un moment avant que les fonds soient disponibles, alors que les frais portés à une carte de crédit ou de débit entrainent généralement un dépôt dans votre compte en quelques jours ouvrables.

Grâce à l’outil Factures Square, vous pouvez envoyer des factures professionnelles directement dans la boite de réception de vos clients, d’où ils pourront les payer en un clic. Vous pouvez également envoyer des factures avec Square directement depuis votre appareil mobile en utilisant l’application de facturation, ce qui est pratique lorsque vous êtes sur le terrain. La possibilité d’envoyer une facture immédiatement après avoir terminé une tâche vous évite de perdre du temps administratif devant votre ordinateur et accélère le temps que cela prend pour recevoir vos paiements. Soixante-sept pour cent des factures envoyées par Square sont payées en un jour ouvrable.

Les factures en ligne peuvent réduire considérablement les tâches administratives chronophages et permettent d’assurer des paiements ponctuels.

L’amélioration du flux de trésorerie

Nous avons déjà abordé le flux de trésorerie. Une autre manière de limiter les problèmes est d’opter pour les factures en ligne. Des paiements plus rapides signifient que vous avez plus de chances de rester dans le vert.

Facile à gérer

Les factures papier ont tendance à s’empiler ou à se perdre au fond des classeurs. Factures Square enregistre automatiquement toutes les factures dans votre Tableau de bord Square, pour qu’ils soient facilement trouvables lorsque vous devez vous y référer. Ils sont également beaucoup plus faciles à suivre. De plus, l’outil classe automatiquement les factures payées et celles qui demeurent impayées, ce qui vous permet de savoir rapidement qui vous devez relancer.

Rapide à envoyer

Vous pouvez envoyer des factures avec Square directement depuis votre appareil mobile (à l’aide de l’application de facturation, ce qui est pratique lorsque vous êtes sur le terrain. La possibilité d’envoyer une facture juste après avoir terminé un travail permet d’éviter du temps administratif inutile devant votre ordinateur.

Comment créer une facture

Commencez par un modèle professionnel

Factures Square comprend un modèle d’aspect professionnel dans lequel vous pouvez remplir tous les renseignements liés à votre projet ou votre travail. Nous allons même un peu plus loin et incluons une zone où les clients peuvent facilement inscrire un pourboire ou des commentaires. Vous n’êtes pas prêt à passer à un logiciel de facturation? Square offre aussi des modèles de factures gratuits à télécharger.

Les éléments à inclure dans une facture

Bien que les éléments à inclure puissent varier d’un secteur à un autre (un dentiste voudrait peut-être inclure des codes de procédure pour les assurances, par exemple), il existe quelques bonnes pratiques générales.

 

Le fait que tout soit clairement détaillé contribue à rationaliser votre comptabilité et rend la facture plus facile à parcourir et à comprendre pour vos clients. Pour un examen plus approfondi des factures, voici quelques exemples de factures par secteur.

Passer du temps en amont pour mettre en œuvre un flux de travail de facturation évolutif peut vous faire économiser du temps et de l’argent à long terme.

À quoi ressemble une facture?

Si vous vous demandez à quoi ressemble une facture, jetez un œil à cette maquette de facture d’une entreprise fictive réalisée à l’aide d’un modèle gratuit de facture Square. Elle présente certains des éléments essentiels à inclure sur une facture, affichant clairement les descriptions de services et les détails des prix.

Comment payer une facture?

Une fois que vous recevez une facture, il y a quelques étapes à suivre pour éviter des problèmes, tels que des échéances de paiement manqué ou des paiements doublés accidentels.

Considérations juridiques

Selon un sondage Interac, sept propriétaires d’entreprises canadiennes sur dix, comptant moins de cinq employés, ont du mal à être payés à temps et passent du temps à pourchasser les paiements en retard. Lorsque vous envoyez une facture ou en payez une, vous devez être conscient de certaines considérations juridiques pour protéger votre entreprise et maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs.

Accords contractuels et recouvrement de créances

Bien qu’une facture en soi ne soit pas considérée comme un contrat au Canada, le contexte qui mène à son émission est souvent juridiquement contraignant, comme la conclusion d’une entente par courriel. De plus, une facture dument remplie constitue un document de transaction auquel vous pouvez vous référer en cas de litige.

Que se passe-t-il si une facture reste impayée? La meilleure pratique consiste à envoyer d’abord des messages de rappel de paiement. Selon le Registre des litiges commerciaux, vous disposez ensuite de plusieurs recours: 

Conformité aux exigences de l’Agence du revenu du Canada

Une fois que vous dépassez le seuil de revenus des petits fournisseurs de l’ARC, vous devrez vous inscrire à la TPS/TVH. L’inscription comporte certaines exigences en matière de facturation.

Tout d’abord, vous devrez indiquer votre numéro de TPS/TVH sur vos factures. Vous devez également laisser vos clients savoir si la TPS/TVH s’applique à leurs achats. Selon le site web de l’ARC, vous êtes exigés de montrer un des éléments suivants:

 

Il existe quelques exceptions. Certaines fournitures, comme les produits d’épicerie de base, sont détaxées, ce qui signifie qu’un taux de taxe de 0% s’applique à elles et vous devrez l’indiquer sur votre facture. D’autres fournitures sont exonérées, ce qui signifie que la TPS/TVH ne s’applique pas à elles. Dans ce cas, vous ne leur appliquerez pas la TPS/TVH sur votre facture. Apprenez-en davantage sur les fournitures détaxées et exonérées.

Les remises au point de vente qui s’appliquent à des articles comme les livres ou les vêtements pour enfants dans certaines provinces doivent également être indiquées sur vos factures. Vous facturez toujours la TVH, mais appliquez la remise immédiatement, en indiquant la taxe et la remise sur des lignes distinctes afin que le client puisse voir le montant de taxe réellement facturé.

Finalement, vous devez saisir des renseignements précis pour les clients inscrits à la TPS/TVH qui demanderont des crédits de taxe. Consultez le tableau des exigences relatives aux crédits de taxe sur les intrants de l’ARC pour en savoir plus sur les renseignements requis dans différents cas.

Loi sur la construction et législation similaire

Si vous travaillez dans le secteur de la construction, sachez qu’il existe des lois spécifiques relatives aux factures à prendre en compte. Par exemple, la Loi sur la construction de l’Ontario a introduit le concept de « facture en bonne et due forme » et établi des règles concernant les délais de paiement dans le secteur de la construction, ainsi qu’un processus pour traiter et résoudre rapidement les litiges. Les entrepreneurs doivent inclure les renseignements suivants sur leurs factures afin de satisfaire aux exigences de la Loi sur la construction:

 

Lorsqu’un entrepreneur envoie une facture en bonne et due forme, le propriétaire du projet est tenu de la payer dans les 28 jours suivant sa réception ou d’émettre une mise en demeure en cas de litige. De son côté, l’entrepreneur est tenu de payer ses sous-traitants dans les sept jours suivant la réception du paiement.

D’autres provinces, telles que l’Alberta, la Saskatchewan et la Nouvelle-Écosse, ont adopté des lois similaires. Si vous travaillez dans le secteur de la construction, renseignez-vous sur les exigences de votre province pour formater vos factures adéquatement et protéger votre entreprise.

Comment garder le suivi de vos factures?

En ce qui concerne votre processus de facturation, vous devez faire preuve de rigueur. Cela signifie qu’il faut mettre en place des systèmes qui garantissent un envoi des factures et une réception des paiements rapides et bien organisés. Voici quelques conseils pour vous aider à gérer votre flux de facturation:

Envoyez les factures rapidement

Si vous n’envoyez pas de factures, vous ne serez pas payé. La première règle de la gestion des factures est donc d’envoyer une facture après que vous avez effectué le travail. Cela est facile à faire avec Factures Square, qui vous permettent de créer et d’envoyer des factures à partir de l’application de facturation Square sur place.

Envoyez les factures aux bonnes personnes

Il arrive que ce ne soit pas le client lui-même qui gère la facture. Peut-être est-ce le comptable responsable de la tenue des livres, ou encore le parent des mariés à qui vous avez livré des fleurs? Avec Factures Square, vous pouvez envoyer la facture par courriel au client ainsi qu’à la personne qui s’occupe des paiements, afin d’obtenir votre argent le plus rapidement possible.

Utilisez la facturation en ligne

La facturation en ligne évite que des documents se « perdent dans le courrier ». Étant donné que les factures électroniques sont transmises numériquement, il est facile pour les clients de les trouver. Ils n’ont qu’à chercher dans leur boite de réception (plutôt que dans leur pile de courrier poubelle).

Établissez des conditions claires

Vous devez clarifier vos conditions au départ, ainsi que dans la facture finale. Cela inclut les éventuels frais de retard associés aux paiements échus. Posséder une preuve écrite vous permettra d’éviter des échanges embarrassants.

Ayez un système organisé

Vous devriez conserver les dossiers de toutes vos factures dans un seul emplacement bien organisé. C’est une condition essentielle non seulement pour une bonne tenue des livres et aux fins des impôts, mais également afin de rester au courant des faits. Avec Factures Square, tout est stocké dans votre Tableau de bord et trié par statut.

Comment se faire payer rapidement?

À ce jour, des millions de dollars ont été payés par l’intermédiaire de Factures Square. En fonction des tendances et des données observées, voici des moyens pour vous assurer que vos factures sont payées rapidement.

Exploitez ces stratégies gagnantes afin de garantir un paiement rapide et simple de vos factures.

 

Comment composer avec les payeurs retardataires

Cela arrive, les gens oublient d’effectuer leur paiement. Cependant, Factures Square facilite le suivie des comptes en souffrance. Étant donné que tout est trié dans votre Tableau de bord en fonction de ce qui a été payé et de ce qui ne l’a pas été, vous pouvez rapidement y accéder et appuyer sur le bouton Renvoyer pour toute personne qui pourrait avoir besoin d’un rappel. Cela vous évite de perdre du temps à rédiger des courriels fastidieux. Pour plus de conseils sur la manière de gérer ces paiements en retard, lisez notre article: « Comment obtenir des factures payées plus rapidement ».

Démarrez avec Factures Square

Prêt à simplifier votre facturation grâce à un logiciel de facturation gratuit? Factures Square vous permet de choisir parmi une variété de modèles de factures professionnels et de les personnaliser. Vous pouvez proposer à vos clients plusieurs modes de paiement, ce qui simplifie le processus de paiement et les encourage à vous payer rapidement. Que vous envoyez une demande d’acompte, créez un échéancier de paiement personnalisé ou mettez en place la facturation récurrente automatique, vous disposez d’options adaptées aux besoins uniques de votre entreprise.

Factures Square élimine également les incertitudes quant à l’application des taux de TPS/TVH sur vos factures, vous aidant ainsi à garder le cap lors de vos déclarations de revenus. De plus, il vous permet de tout suivre en un seul endroit, y compris tous les contrats que vous créez entre votre entreprise et vos clients.

Choisissez votre région et votre langage

Si vous servez des clients au Québec, les documents commerciaux doivent être disponibles en français. Avec Factures Square, vous pouvez choisir votre région au Canada et sélectionner la langue de votre choix pour servir vos clients en anglais ou en français.

FAQ sur la facture

Qu’est-ce qu’une facture en termes simples?

Une facture est un document remis à un acheteur par un vendeur, qui énumère les produits et services fournis et demande le paiement pour ceux-ci. L’envoi de factures vous permet d’être payé à temps tout en fournissant un enregistrement de la transaction à des fins comptables et pour satisfaire aux exigences de l’ARC en matière de TPS/TVH.

Une facture signifie-t-elle que je dois payer?

Une facture signifie que vous devez payer des produits ou des services qui vous sont fournis, mais cela ne garantit pas que les informations qu’elle contient soient automatiquement exactes. Des erreurs peuvent survenir. Si les articles ou les montants sont incorrects, ou en cas de malentendu concernant les délais de paiement, contactez rapidement le vendeur pour résoudre le problème.

Quand dois-je envoyer une facture?

Vous devez envoyer une facture immédiatement après la livraison d’un produit ou d’un service, et dans le cas d’un acompte, immédiatement après la conclusion d’un accord avec un client. Pour les projets à long terme impliquant des factures récurrentes, vous pouvez envoyer une facture à vos clients selon des jalons spécifiques, tels que les phases du projet, ou selon un échéancier mensuel.

Puis-je utiliser une facture comme preuve de paiement?

Non, une facture est une demande de paiement, et non une preuve de paiement. Une preuve de paiement est un reçu, délivré une fois la facture payée.

Une facture est-elle similaire à une addition ou un reçu?

Une facture est un type d’addition, bien que plus détaillée, et toutefois différente d’un reçu. Les factures et les additions exigent un paiement du client, mais leur utilisation varie. Une facture est souvent utilisée en commerce interentreprises et peut avoir des dates d’échéance et des conditions de paiement différentes, tandis qu’une addition est généralement donnée dans une situation d’entreprise à consommateur en ligne pour demander un paiement immédiat, par exemple à la fin d’un repas au restaurant. Un reçu est remis après le paiement d’une facture ou d’une addition.

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