Ce qui nuit le plus à votre rendement est peut-être le plus évident : ne pas être payé assez vite. Le processus de facturation ne sera probablement jamais totalement exempt de problèmes, mais grâce aux stratégies suivantes, vous pouvez le simplifier autant que possible.
Dites-leur (poliment) ce que vous voulez
Lorsque vous envoyez des factures, soyez le plus clair possible quant à vos attentes. En d’autres termes, indiquez une date d’échéance et faites en sorte que votre message soit le plus amical possible, tout en remerciant vos clients d’avoir fait appel à vous et en leur rappelant la date limite. Il sera alors très clair pour eux que vous attendez le paiement la semaine prochaine et non pas en fonction de leur propre échéancier.
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Miser sur l’envoi groupé
Parfois, la raison pour laquelle vous n’êtes pas payé à temps vient du fait que la facture a été envoyée à la mauvaise personne. Par exemple, votre contact n’est peut-être pas la personne responsable de la comptabilité, et il faut parfois une série d’appels téléphoniques et de courriels avant de s’en rendre compte, ce qui retarde encore votre paiement. Avec Factures Square, vous pouvez envoyer la facture à plusieurs destinataires, en vous assurant que la personne concernée la recevra et pourra s’en occuper rapidement.
Prêter attention au choix du moment
Comme dans de nombreuses situations de la vie, choisir le bon moment est primordial. Vous pensez peut-être que le moment où vous envoyez vos factures n’a pas d’importance, alors que c’est pourtant bel et bien le cas. Les analyses menées par Square montrent que lorsque vous envoyez vos factures à vos clients le jeudi, vous avez plus de chances d’être payé dans les deux jours. En revanche, envoyer vos factures le dimanche est contreproductif : il n’y aura vraisemblablement personne pour s’en occuper ce jour-là.
Faire le suivi
Si la date limite de paiement est passée, envoyez de nouveau la facture par courriel accompagné d’un message poli et amical. Et si cela ne fonctionne pas, imprimez la facture et envoyez-la par la poste. Continuez à effectuer le suivi de la situation chaque semaine jusqu’à ce que la facture soit traitée.
Simplifier le processus
L’envoi d’une facture par courriel est plus rapide que par la poste. Là encore, vous perdrez du temps si vous ne disposez pas d’un moyen simple d’effectuer le suivi de la facture, d’en modifier au besoin le contenu et d’envoyer des rappels. Vous pouvez envoyer des factures à partir de l’application Solution PDV ou à partir du logiciel de votre tableau de bord. Vous pouvez également faire le suivi des factures payées et non payées à partir de votre tableau de bord. Les clients peuvent payer en ligne avec une carte de crédit ou de débit (vous pouvez également enregistrer les paiements effectués en espèces ou par chèque).
Inciter au paiement anticipé
Les clients qui paient à temps sont appréciés. Mais ceux qui paient à l’avance sont, eux, très précieux. Soyez reconnaissant pour les paiements anticipés en offrant aux clients une prime, par exemple une légère remise pour avoir payé à l’avance, ou en offrant une remise sur de prochains achats. Une fois qu’ils auront réalisé l’avantage d’effectuer des paiements anticipés, ils ne se contenteront plus d’être juste à temps.
Transférer des fonds plus rapidement
Une fois que vous êtes payé, il reste à transférer votre argent, et c’est là où les choses se compliquent. Car les délais qui s’appliquent aux opérations bancaires peuvent provoquer du stress si vous sentez que vous ne serez pas en mesure de couvrir les factures et les salaires. Mais avec le transfert instantané de Square, la question ne se pose plus, car vous transférez des fonds sur votre compte bancaire instantanément, quel que soit le jour ou l’heure.