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La gestion des factures est peut-être votre tâche la moins appréciée, mais, pour un propriétaire de petite entreprise, elle est l’une des plus importantes. Une gestion adéquate de la facturation assure un flux de trésorerie régulier, simplifie les tâches comptables et permet de gagner du temps. Il est donc essentiel de mettre en place une méthode simple pour les générer, les envoyer et suivre leur paiement.
Découvrez comment gérer vos factures afin de pouvoir vous remettre au travail.
Qu’est-ce que la gestion des factures?
La gestion des factures désigne l’ensemble des systèmes et processus impliqués dans l’envoi et la réception des factures. En tant que fournisseur, cela inclut la manière dont vous créez, envoyez et suivez les factures clients. Lorsque vous effectuez un achat auprès d’un fournisseur, la gestion des factures implique la réception et la vérification des factures, ainsi que leur approbation et leur paiement.
Pourquoi la gestion des factures est-elle importante pour les petites entreprises?
Imaginez cela: c’est la période des impôts et votre comptable vous demande que toutes les factures soient envoyées à un client spécifique. Vous pensez les avoir sauvegardés sur votre ordinateur, mais vous avez fait une faute de frappe dans l’un des noms de fichiers. Vous passez une heure à chercher la facture manquante.
Voici un autre scénario: vous oubliez de payer un fournisseur parce que vous êtes très occupé avec le lancement d’un deuxième établissement pour votre entreprise. Il y a maintenant des frais de retard et la situation vous rend mal à l’aise.
Peut-être réalisez-vous plusieurs mois après avoir fourni un service et envoyé une facture à un client que vous n’avez pas été payé pour celui-ci et que votre trésorerie est actuellement négative.
Voici les types de défis qu’une bonne gestion des factures vous aide à atténuer. Elle réduit le risque d’erreurs, protège votre trésorerie, vous aide à entretenir des relations positives avec vos fournisseurs et garde vos dossiers organisés à des fins fiscales, telles que la perception et le versement de la TPS/TVH, la production des déclarations de revenus annuelles et la préparation en cas de vérification de l’Agence du revenu du Canada (ARC).
Conseils de gestion des factures
La gestion des factures comprenant plusieurs tâches, il est important de choisir les processus et les outils adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise. Voici quelques conseils pour vous aider à gagner du temps et optimiser vos opérations.
Choisissez le bon type de facture pour le travail
Il n’existe pas de modèle de facture universel. Différents plans de paiement fonctionnent pour différents projets. Alors, avant de commencer, discutez avec votre client des modalités de paiement qui conviennent le mieux et assurez-vous de vous mettre d’accord sur un plan commun. Voici quelques options à considérer:
- Factures intermédiaires: plutôt que de recevoir un paiement unique, votre client peut vous payer en une série de petits versements récurrents, comme des versements mensuels ou en fonction de l’avancement du projet. Si vous optez pour des factures intermédiaires, vous devriez également transmettre une facture finale à la fin du projet, qui détaillera le service complété ainsi que la date à laquelle vous avez été payé.
- Factures récurrentes: dans le cadre de projets en cours avec un même client, il peut être judicieux d’envoyer des factures récurrentes à des intervalles réguliers et préétablis (par exemple, hebdomadaires ou mensuels). En respectant un calendrier, vous intègrerez l’envoi des factures à votre routine quotidienne et avec un peu de chance, vos clients prendront également l’habitude de vous payer à temps.
- Factures finales: à la fin d’un projet, envoyer une facture finale pour décrire le travail que vous avez effectué ainsi que toutes les factures intermédiaires qui ont déjà été envoyées. Détaillez si ces factures intermédiaires ont été payées et indiquez le solde éventuel (si applicable). Même si le travail a été payé au complet, envoyez une facture finale pour clore la transaction entre vous et votre client.
Utiliser la gestion automatisée des factures
Que vous deviez envoyer des factures récurrentes mensuellement ou simplement créer des factures ponctuelles, inutile de passer des heures à effectuer des tâches manuelles. La gestion automatisée des factures vous permet d’automatiser les tâches suivantes:
- Créer et envoyer des factures: la gestion automatisée des factures réduit le temps de création et d’envoi. Vous pouvez choisir un modèle, le personnaliser avec votre logo et le sauvegarder pour une utilisation ultérieure. Vous pouvez également sauvegarder les informations de vos clients. Ainsi, la facturation se fait en quelques clics.
- Planifier des factures récurrentes: pourquoi envoyer un courriel à votre client chaque fois que vous devez le facturer si vous pouvez simplement laisser ce processus se dérouler en coulisses? Planifier des factures récurrentes vous permet de gagner du temps et augmente également vos chances d’être payé à temps.
- Signaler les paiements en retard: il peut être difficile de suivre l’état de vos factures si vous jonglez avec plusieurs clients et échéanciers de paiement. Grâce aux systèmes automatisés de gestion des factures, vous pouvez être notifié lorsqu’un paiement est en retard et envoyer un message de rappel de paiement à votre client.
- Envoyer des rappels de paiement: vous pouvez également envoyer des rappels de paiement automatiques avant qu’un paiement ne soit en retard pour éviter les retards, comme une note amicale sept jours avant l’échéance d’un paiement. Ce type de système peut être difficile à gérer manuellement, mais c’est possible avec des outils de gestion automatisée des factures.
- Appliquer les taux de TPS/TVH: il existe différents taux de TPS/TVH selon le lieu de fourniture. Par exemple, si vous vendez des biens taxables à des clients dans d’autres provinces, vous appliqueriez le taux de TPS/TVH de leur province, et non le vôtre. Un logiciel de facturation, comme celui de Factures Square, peut vous aider à appliquer automatiquement les bons taux de taxe sur vos factures, vous faisant gagner du temps tout en évitant les erreurs. Apprenez-en davantage sur les taux de TPS/TVH et les règles relatives au lieu de fourniture.
- Envoyer des reçus: envoyer un reçu après le paiement d’une facture est une bonne pratique importante, car vos clients peuvent en avoir besoin à des fins comptables. Cela vous aide également à maintenir des dossiers organisés. Cependant, l’envoi manuel de reçus est fastidieux et les reçus peuvent se perdre. La gestion automatisée des factures s’occupe de ce processus pour vous.
- Comptabilité et rapprochement: des outils, comme Factures Square, s’intègrent à votre logiciel de comptabilité pour faciliter la comptabilité et le rapprochement. Les paiements sont jumelés aux factures pour que vous ou votre comptable puissiez les examiner.
- Rapports: avec la gestion manuelle des factures, il est plus difficile de prévoir l’évolution de votre trésorerie. Les plateformes de gestion automatisée des factures vous donnent accès à des données et à des informations précieuses. Par exemple, vous pourriez réaliser que les six prochains mois seront plus sains que la moyenne en matière de trésorerie et décider de financer un investissement commercial pendant cette période.
Gérez vos factures en ligne
Un moyen rapide de réduire les maux de tête et de rationaliser votre processus de facturation est d’éliminer le papier de l’équation. En effet, les factures papier ont tendance à s’accumuler (tant pour vous que pour vos clients). Ils sont difficiles à gérer et il est facile de perdre la trace de leur statut.
Voici un logiciel de facturation moderne, qui élimine le papier et prend en charge divers aspects de la gestion des factures, de la création à la tenue des registres et à l’analyse. Vous pouvez envoyer des factures en ligne, ajouter des liens de paiement en ligne à vos factures et automatiser plusieurs tâches et processus.
Si vous vous demandez comment choisir la bonne solution de gestion des factures, il y a quelques facteurs qui doivent être pris en compte.
- Facilité d’utilisation et compatibilité mobile: un logiciel de facturation doit être intuitif et facile à utiliser, tant pour vous que pour vos clients. L’accès mobile est crucial si vous gérez votre entreprise en déplacement.
- Flexibilité: les clients ont-ils plusieurs moyens de payer? Pouvez-vous facilement ajouter des remises ou accepter des pourboires? Comment les fonds parviendront-ils sur votre compte bancaire une fois qu’un client a payé? Recherchez des options de paiement flexibles et de versements rapides.
- Personnalisation: vous devez pouvoir personnaliser les factures en fonction de vos besoins, que vous soyez un consultant TI qui facture des honoraires mensuels à ses clients ou un graphiste qui facture au taux horaire.
- Intégrations: recherchez un logiciel de facturation qui s’intègre à votre point de vente (PDV) et à votre logiciel de comptabilité, ce qui peut vous aider à rationaliser les rapports de données et les opérations.
- Contexte canadien: votre plateforme de facturation doit être conforme aux exigences fiscales canadiennes et faciliter la perception de la TPS/TVH. Vous devez également pouvoir choisir votre langue et votre région et servir vos clients en anglais et en français, au besoin.
- Évolutivité: votre entreprise indépendante pourrait un jour se transformer en une agence à service complet, et vous voulez que votre logiciel de gestion des factures évolue avec vous, que vous ayez besoin de créer plusieurs comptes utilisateurs ou de prendre en charge un grand nombre de profils clients et de projets.
Factures Square remplit tous ces critères. Vous pouvez envoyer des factures personnalisées et professionnelles, ainsi que suivre le statut de chaque client depuis votre ordinateur ou votre appareil mobile. Vous pouvez également envoyer des factures depuis votre appareil en utilisant notre application de facturation, et votre client ne sera pas facturé de frais à payer.
Le logiciel Factures Square offre à ses clients plusieurs modes de paiement sécurisés, que ce soit par carte de crédit, Apple Pay, Google Pay ou Afterpay en ligne. Vous pouvez appliquer des réductions et la TPS/TVH en quelques clics. Et vous avez accès à vos fonds dès le lendemain.
« Configurer des factures est vraiment facile pour mes fêtes privées et mes mariages; cela m’évite la paperasse inutile. Elles sont tellement faciles à personnaliser. Vous pouvez modifier les articles du menu, changer le prix, ajouter la TVH, appliquer des réductions, et tout ce genre de chose. », explique Sylvia Zietek, propriétaire de Pierogi Queen à London, en Ontario.
Square facilite l’automatisation des tâches de facturation, telles que l’envoi de rappels de paiement ou la planification de factures récurrentes. De plus, Factures Square se synchronise parfaitement avec les outils de comptabilité pour vous aider à rester organisé. « Le fait d’avoir mes ventes, mes factures et mes dépenses intégrées et automatisées me soulage un peu de la pression en réduisant la quantité de paperasse et d’organisation que je dois faire », a déclaré Diona Joyce, propriétaire de Tita Flips à Toronto, en Ontario.
Prêt à commencer? Suivez ces étapes simples:
- Inscrivez-vous pour obtenir votre compte Square gratuit.
- Accédez à Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne ou connectez-vous à l’application de facturation.
- Cliquez sur Créer une facture.
- Choisissez et personnalisez votre modèle.
- Définissez les options de paiement et les dates d’échéance.
- Saisissez les coordonnées de votre client ou sélectionnez un client existant dans votre répertoire client.
- Ajoutez les détails de la facture, la TPS/TVH et les remises applicables.
- Sauvegardez votre facture en tant que brouillon, planifiez-la ou envoyez-la immédiatement.
Erreurs de facturation courantes
Même si vous utilisez la facturation en ligne, envoyez votre facture immédiatement et convenez d’un échéancier de paiement. Il existe d’autres obstacles courants qui empêchent d’être payé à temps. Cependant, d’autres obstacles courants empêchent d’être payé à temps. Voici quelques problèmes qui pourraient ralentir votre paiement:
- Vous avez envoyé la facture à la mauvaise personne: le responsable de projet ou le contact principal pourrait ne pas être responsable de la comptabilité. Ainsi, avant de vous lancer dans de longs échanges (qui retarderaient davantage votre paiement), renseignez-vous sur l’endroit où vous devez envoyer la facture. Le logiciel de facturation de Square facilite la modification des factures passées. La modification, l’annulation et le renvoi des factures existantes peuvent être effectués directement depuis votre Tableau de bord Square ou dans l’application sur votre appareil mobile.
- Vous n’avez pas été clair sur les conditions: si vous pensez que la facture doit être réglée dans un délai d’un mois et que le client estime qu’elle ne doit l’être qu’à la complétion du projet, vous êtes dans le trouble. Pour éviter des situations désagréables, assurez-vous que votre client accepte vos conditions (par écrit) avant de commencer les travaux. Vous devriez également envisager de raccourcir le délai de paiement ou de mettre en place des factures automatiques pour assurer des paiements ponctuels. Vous pouvez utiliser la fonction « texte personnalisé » de Factures Square pour communiquer clairement vos politiques de paiement, d’annulation et de remboursement.
- Vous avez envoyé la facture à un moment peu opportun: si vous envoyez une facture pendant la fin de semaine, il pourrait finir dans la boite de réception d’une personne sans être lu lorsque lundi arrivera. Privilégiez les jours ouvrables, lorsque les services comptables sont ouverts, pour augmenter vos chances d’être payé plus rapidement. Établissez un échéancier de paiement qui vous permettra d’obtenir les paiements de vos clients plus rapides.
Gérer les factures envoyées à partir de l’application.
Parfois, des erreurs se produisent ou vous devez modifier une facture que vous avez déjà envoyée. Heureusement, le logiciel de facturation de Square simplifie la gestion des modifications apportées aux factures passées. Modifiez, annulez et renvoyez des factures existantes directement depuis votre appareil mobile, grâce à l’application de facturation.
Renvoyer, modifier, ou annuler les factures
- Accédez à « Factures » dans le Tableau de bord Square.
- Sélectionnez la facture désirée.
- Cliquez sur « Modifier » pour mettre à jour les informations de la facture ou sur « Renvoyer ». Assurez-vous de prévisualiser votre facture avant de l’envoyer à votre client.
Annuler
- Pour annuler, sélectionnez une facture et cliquez sur Plus > Annuler > Confirmer l’annulation.
- Pour annuler une facture récurrente, sélectionnez-la et cliquez sur Afficher la série > Terminer la série > Confirmer.
- Si une facture a déjà été payée, vous ne pouvez ni l’annuler ni la supprimer de votre historique de paiement. Toutefois, vous pouvez procéder à un remboursement dans les 60 jours suivant la date du paiement afin d’équilibrer vos comptes.
FAQ sur les conseils de gestion des factures
Comment puis-je gérer les factures d’une petite entreprise?
Pour gérer les factures en tant que petite entreprise, recherchez un outil de facturation en ligne facile à utiliser qui peut vous aider à rationaliser les processus et à évoluer avec vous à mesure que vous grandissez. Factures Square est gratuit et conçu pour répondre aux besoins des propriétaires de petites entreprises.
Quelle est la meilleure façon d’organiser les factures?
Une solution de facturation moderne et tout-en-un vous permet d’organiser vos factures sans intervention manuelle et de les consulter facilement par date ou par client. Elle vous offre une vue d’ensemble de toutes les factures et de leur statut afin de faciliter la détection des problèmes, tels que les retards de paiement.
Qu’est-ce qu’un système de gestion des factures?
Un système de gestion des factures automatise et centralise tous les tâches et processus liés à la facturation, tels que la création et le suivi des factures, l’acceptation des paiements et la synchronisation des données avec un logiciel de comptabilité pour soutenir la tenue de la comptabilité. Vous souhaitez configurer des rappels automatiques de paiement la veille de l’échéance ou établir une facture récurrente pour un client qui vous paie mensuellement? Cela fait également partie de la gestion des factures.
