Confirmaciones y recordatorios con Citas Square
Especifica cuándo y cómo tus clientes reciben solicitudes de confirmación y recordatorios sobre sus citas. Puedes enviar un mensaje de texto o correo electrónico automáticamente a los clientes para confirmar su cita antes de tiempo. Esto facilitará tu día a día, ya que reducirá las ausencias y mejorará las ventas. Puedes administrar las confirmaciones, los recordatorios y las notificaciones por correo electrónico desde la pestaña Comunicaciones del Panel de Datos de Citas.
Nota: Las confirmaciones solo están disponibles con la suscripción a Citas Square Plus.
Administra los ajustes de solicitudes de confirmación
Puedes ajustar cuándo se envían las solicitudes de confirmación por mensaje de texto o correo electrónico a los clientes y activar o desactivar la funcionalidad desde el Panel de Datos en línea o la aplicación Citas Square.
Desde el Panel de Datos de Citas
Ve a la pestaña Ajustes de tu Panel de Datos de Citas.
Selecciona Comunicaciones > haz clic para activar o desactivar la función.
Selecciona el método de entrega (por correo electrónico o mensaje de texto) y cuándo deseas que se envíen.
Haz clic en Guardar para que se apliquen los cambios.
Desde la aplicación Citas
Abre la aplicación Citas Square en tu dispositivo móvil > dirígete a Ajustes. En Notificaciones del cliente, selecciona el método de entrega (por correo electrónico o mensaje de texto) y cuándo deseas que se envíen. También puedes hacer clic para activar o desactivar la función.
En Notificaciones del cliente, selecciona el método de entrega (por correo electrónico o mensaje de texto) y cuándo deseas que se envíen. También puedes hacer clic para activar o desactivar la función.
Ver los detalles de confirmación
Desde la página Detalles de la cita, podrás ver tus detalles de confirmación de la cita. Si un cliente aún no confirmó una cita, puedes reenviar una solicitud de confirmación o marcar la cita como confirmada.
También puedes ver todos los estados de confirmación del cliente directamente desde tu Calendario de citas en tu Panel de Datos de Citas. Las citas confirmadas mostrarán una marca de verificación junto a la cita. Las citas no confirmadas mostrarán un signo de pregunta.
Nota: Cuando tú o tu cliente creen una cita a último momento, es posible que la cita se confirme automáticamente incluso si tienes activada la función Enviar solicitud de confirmación.
Administra los ajustes de recordatorios
Elige cuándo y cómo reciben tus clientes los recordatorios de sus citas. Si un cliente aún no ha confirmado para el momento en que está programado el recordatorio, le reenviaremos una solicitud de confirmación junto con el mensaje de recordatorio.
- Ve a Citas desde el Panel de Datos en línea.
- Haz clic en Ajustes > Comunicaciones.
- En la sección Confirmaciones y recordatorios, activa o desactiva las opciones para enviar recordatorios por correo electrónico o mensaje de texto a tus clientes.
- Desde el menú desplegable, selecciona un período previo a la cita reservada para que se envíen recordatorios automáticamente.
- Haz clic en Guardar.
Administra las notificaciones por correo electrónico para los clientes
Selecciona si los clientes deben solicitar una cita o si se les garantiza una reserva contigo. Permite que los clientes administren sus citas. Para ello, haz clic en "Permitir que los clientes vuelvan a programar o cancelen sus propias citas". Al tener activada esta preferencia, cuando el cliente abra su correo electrónico o mensaje de texto para confirmar la cita, tendrá la opción de cambiarla.
Personaliza las confirmaciones y los recordatorios por correo electrónico
Todas las notificaciones automáticas por correo electrónico que se puedan enviar a los clientes cuando reservan citas contigo estarán disponibles desde Comunicaciones. Puedes editar el mensaje que se incluye en las notificaciones y los recordatorios por correo electrónico desde el Panel de Datos en línea.
- Ve a la página Comunicaciones del Panel de Datos en línea.
- Busca la sección Personalizar notificaciones por correo electrónico.
- Selecciona un mensaje para editar y agrega tu propio texto en el cuadro de la derecha.
- Incluye variables automatizadas de la tabla para personalizar tu mensaje.
- Haz clic en Guardar.
Nota: Por el momento, no se pueden personalizar las notificaciones por SMS.
Solución de problemas en las comunicaciones de citas
Si un cliente informa que no está recibiendo confirmaciones, notificaciones o recordatorios de citas, estos son los pasos que puedes seguir para asegurarte de que el cliente reciba tus comunicaciones correctamente.
Recomienda a tu cliente que revise sus carpetas de Correo no deseado, Basura y otras carpetas de correo electrónico. Es posible que su proveedor de correo electrónico haya filtrado la comunicación que está buscando.
Confirma que las bandejas de entrada de tus clientes puedan aceptar correos electrónicos de Square:
Para cambiar los ajustes del filtro de correo electrónico para que acepte correos electrónicos enviados desde Square, recomiéndales que agreguen estos dominios de Square a su lista segura para permitirlos (para los correos electrónicos de propiedad privada, es posible que deban comunicarse con su host):
- @squareup.com
- @messaging.squareup.com
- @communications.squareup.com
Confirma que activaste las notificaciones por correo electrónico en su perfil de cliente:
- Dirígete al Directorio de clientes desde la aplicación o el Panel en Datos.
- Selecciona el perfil de cliente > Información personal > Editar.
- Desplázate hasta Notificaciones de citas y selecciona Correo electrónico o Correo electrónico y mensaje de texto en el menú desplegable.
Verifica la información del cliente:
- Asegúrate de que esté usando un número de teléfono móvil, no un teléfono fijo.
- Confirma que el número de teléfono del cliente no haya cambiado recientemente.
- Verifica los detalles de la cita para asegurarte de que el número de teléfono no se haya ingresado manualmente de forma incorrecta.
Verifica el directorio de clientes:
- Selecciona el perfil del cliente en el Directorio de clientes.
- Haz clic en Editar en la sección Información personal.
- Desplázate a Notificaciones de cita > y selecciona Mensaje de texto o Correo electrónico y mensaje de texto.
- Haz clic en Guardar.
Confirma que el proveedor de tu cliente no bloquee las notificaciones por mensaje de texto:
- Las notificaciones por mensaje de texto se envían desde un número gratuito; algunos proveedores de servicios de telefonía celular tienen filtros de comunicaciones no deseadas que bloquean este tipo de contactos.
- Es posible que los clientes deban comunicarse con su proveedor de telefonía celular si no ven el número bloqueado en su dispositivo personal.
Pide a tu cliente que se suscriba nuevamente:
- Si un cliente deja de recibir notificaciones por mensaje de texto de manera repentina, es posible que haya cancelado la suscripción. Si aún tiene acceso a un hilo de mensajes anterior de notificaciones de citas, puede enviar el mensaje de texto "START" para suscribirse nuevamente.
NOTA: Las respuestas de los clientes a los mensajes de texto se encuentran en la sección Mensajes del Panel de Datos o la aplicación.
Tu calendario de citas mostrará la zona horaria del dispositivo que estés usando.
Puedes cambiar los ajustes de la zona horaria de tu dispositivo para que la hora que muestra coincida con la zona horaria en la que quieres ver tu calendario de citas.
Nota: Si no quieres cambiar la zona horaria de tu dispositivo, te recomendamos que tengas en cuenta sus ajustes de zona horaria al ver tu calendario.
Si las notificaciones se envían desde una zona horaria diferente a la ubicación de tu negocio, confirma los ajustes de la zona horaria de la reserva. Tienes dos opciones:
- Permitir que los clientes elijan la zona horaria: tu sitio de reservas en línea y todas las notificaciones a los clientes se realizarán en la zona horaria que el cliente elija al realizar la reserva.
- Fijar la zona horaria de la reserva: el sitio de reservas en línea y todas las notificaciones para los clientes tendrán la zona horaria de la ubicación de tu negocio.
Si necesitas realizar cambios en los ajustes de la Zona horaria de reservas del cliente, puedes hacerlo en el Panel de Datos en línea:
- Dirígete a la página de Citas del Panel de Datos en línea.
- Selecciona Ajustes > Calendario y reservas.
- En la sección Preferencias de reservas en línea, selecciona "Permitir elegir a los clientes la zona horaria cuando hacen reservas" o "Asociar la zona horaria de reservas con la de la ubicación del negocio".
Si la cita se reservó manualmente y la hora no coincide con la zona horaria de la ubicación de tu negocio, asegúrate de lo siguiente:
- No haber viajado fuera de la zona horaria de la ubicación de tu negocio recientemente.
- No estar actualmente fuera de la zona horaria de la ubicación de tu negocio.
También puedes verificar que el perfil del cliente no muestre una zona horaria diferente a la de la ubicación de tu negocio:
- Dirígete al Panel de Datos en línea > Clientes > selecciona el cliente.
- Haz clic en Editar en la sección Información personal.
- Desplázate hacia abajo hasta la sección Zona horaria y edítala de ser necesario.
Nota: Las notificaciones de los clientes se enviarán de acuerdo a la zona horaria que se muestra aquí.
Ten en cuenta que, si una cita se hace demasiado cerca de la hora en que se debería enviar la notificación, es posible que no haya tiempo suficiente para enviar la notificación antes de la hora programada.