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Confirmations et rappels avec Rendez-vous Square

Spécifiez quand et comment vos clients reçoivent les demandes de confirmation et les rappels pour leurs rendez-vous. Vous pouvez envoyer à l’avance à vos clients un SMS et/ou un e-mail automatique de confirmation de leur rendez-vous. Cette fonctionnalité aura une influence favorable sur votre activité au quotidien, car elle contribue à réduire le nombre de non-présentations et à améliorer les ventes. Vous pouvez gérer les confirmations, les rappels et les notifications par e-mail depuis l’onglet Communications de votre tableau de bord Rendez-vous.

Remarque: les confirmations ne sont disponibles qu’avec un abonnement à Rendez-vous Square Plus.

Modifier vos paramètres de confirmation

Vous pouvez déterminer quand les demandes de confirmation par SMS et par e-mail sont envoyées à vos clients et activer ou désactiver cette fonctionnalité à partir de votre Tableau de bord en ligne ou de l’application Rendez-vous Square.

À partir du Tableau de bord de Rendez-vous

  1. Accédez à l’onglet Paramètres de votre Tableau de bord de Rendez-vous.

  2. Sélectionnez Communications > activez ou désactivez la fonctionnalité.

  3. Sélectionnez le canal d’envoi (e-mail et/ou SMS) et le moment auquel vous souhaitez que les messages soient envoyés.

  4. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.

À partir de l’application Rendez-vous

Ouvrez votre application Rendez-vous Square sur votre appareil mobile > accédez à Paramètres.

Sous Notifications clients, sélectionnez le canal d’envoi (e-mail et/ou SMS) et le moment auquel vous souhaitez que les messages soient envoyés. Vous pouvez également activer ou désactiver la fonctionnalité.

À partir de Square Register

Vérifiez votre connexion à Rendez-vous Square sur votre Registre Square, et accédez à Paramètres. Dans Communication clients, sélectionnez le canal d’envoi (e-mail et/ou SMS) et le moment auquel vous souhaitez que les messages soient envoyés. Vous pouvez également activer ou désactiver la fonctionnalité.

Afficher les détails de la confirmation

À partir de la page Détails des rendez-vous, vous pourrez afficher les détails de la confirmation du rendez-vous. Si votre client n’a pas encore confirmé un rendez-vous, vous pouvez soit lui renvoyer une demande de confirmation, soit marquer le rendez-vous comme confirmé.

Vous pouvez également consulter le statut de confirmation de tous vos clients directement à partir de votre Calendrier de rendez-vous sur votre Tableau de bord de Rendez-vous ou votre Square Register. La coche à côté d’un rendez-vous indique que celui-ci est confirmé, tandis que le point d’interrogation indique qu’il ne l’est pas encore.

Remarque : lorsque vous ou votre client créez un rendez-vous à la dernière minute, ce dernier peut s’auto-confirmer même si vous avez activé l’option Envoyer une demande de confirmation.

Créer et gérer des rappels

  1. Accédez à Rendez-vous à partir de votre Tableau de bord en ligne.
  2. Cliquez sur Paramètres > Communication.
  3. Dans la section Confirmations et rappels, activez les options d’envoi de rappels par SMS et/ou par e-mail à vos clients.
  4. Dans le menu déroulant, sélectionnez combien de temps avant le rendez-vous les rappels automatiques seront envoyés.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Gérer les notifications par e-mail des clients

Choisissez si les clients doivent demander un rendez-vous ou si vous leur garantissez la réservation. Permettez aux clients de gérer leurs rendez-vous en cliquant sur « Les client peuvent reprogrammer ou annuler leurs rendez-vous ». Si cette option est activée, lorsque vos clients ouvriront l’e-mail ou le SMS de confirmation de leur rendez-vous, ils auront la possibilité de le modifier.

Personnaliser les e-mails de confirmation et les rappels

Toutes les notifications automatiques par e-mail qui peuvent être envoyées à vos clients lorsqu’ils prennent rendez-vous sont disponibles à partir de Communications. Vous pouvez modifier le message figurant dans les e-mails de notification et de rappel à partir de votre Tableau de bord en ligne.

Personnaliser les notifications par e-mail

  1. Accédez à la page Communications de votre Tableau de bord en ligne.
  2. Accédez à la section Personnalisation de la notification par e-mail.
  3. Sélectionnez un message à modifier et ajoutez votre propre texte dans la case de droite.
  4. Incluez des variables automatisées du tableau pour personnaliser votre message.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : pour l’instant, il n’est pas possible de personnaliser les notifications par SMS.

Résoudre des problèmes de communication pour les rendez-vous

Si un client signale qu’il ne reçoit pas ses notifications, confirmations ou rappels de rendez-vous, vous pouvez y remédier en procédant à certaines vérifications.

Résoudre les problèmes de communication par e-mail

Conseillez à votre client de consulter ses dossiers Spam et Corbeille, ainsi que d’autres dossiers divers dans sa boîte de réception. Son fournisseur de messagerie peut avoir filtré les messages qu’il recherche.

Vérifiez que la boîte de réception de votre client peut recevoir des e-mails de la part de Square :

Pour modifier ses paramètres de filtrage afin qu’il puisse accepter les e-mails envoyés par Square, conseillez-lui d’ajouter les domaines Square suivants à sa « liste blanche » (il devra peut-être contacter son hébergeur s’il utilise une adresse e-mail privée) :

  • @squareup.com
  • @messaging.squareup.com
  • @communications.squareup.com

Vérifiez que vous avez activé les notifications par e-mail sur son profil client :

  1. Accédez à Répertoire de clients depuis votre application ou votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Sélectionnez le profil client > Informations personnelles > Modifier.
  3. Faites défiler la page jusqu’à Notifications de rendez-vous et sélectionnez E-mail ou E-mail et SMS dans le menu déroulant.

Résoudre les problèmes de communication par SMS

Vérifiez les informations client :

  1. Assurez-vous qu’il s’agit d’un numéro de téléphone mobile et non d’une ligne fixe.
  2. Vérifiez que le client n’a pas changé de numéro de téléphone récemment.
  3. Vérifiez les détails du rendez-vous pour vous assurer qu’il n’y a pas eu d’erreur dans la saisie manuelle du numéro de téléphone.

Vérifiez votre répertoire de clients :

  1. Sélectionnez le profil du client dans votre Répertoire de clients.
  2. Cliquez sur Modifier dans la section Informations personnelles.
  3. Faites défiler la page jusqu’à Notifications de rendez-vous > sélectionnez SMS ou E-mail et SMS.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Assurez-vous que l’opérateur de votre client ne bloque pas les notifications par SMS :

  • Les notifications par SMS sont envoyées à partir d’un numéro gratuit et certains opérateurs de téléphonie mobile disposent de filtres anti-spam qui bloquent ce type de contacts.
  • Le client devra peut-être contacter son opérateur téléphonique si le numéro n’apparaît pas comme bloqué sur son appareil.

Demandez à votre client de se réinscrire :

  • Si un client ne reçoit soudainement plus de notifications par SMS, il est possible qu’il se soit désinscrit. S’il a encore accès à un fil de messages antérieurs pour les rappels de rendez-vous, il peut envoyer « START » par SMS pour se réinscrire.

REMARQUE : les réponses des clients aux SMS se trouvent dans la section Messages de votre Tableau de bord ou dans l’application.

Résolution des problèmes de fuseau horaire

Votre calendrier de rendez-vous reflétera le fuseau horaire de l’appareil que vous utilisez.

Vous pouvez modifier les paramètres de fuseau horaire de votre appareil afin qu’il affiche l’heure dans le fuseau horaire que vous souhaitez utiliser avec votre calendrier de rendez-vous.

Remarque : Si vous ne souhaitez pas modifier le fuseau horaire de votre appareil, nous vous conseillons de prendre en compte son paramètre de fuseau horaire lorsque vous consultez votre calendrier.

Si les notifications sont envoyées depuis un fuseau horaire différent de celui de l’emplacement de votre entreprise, vérifiez les paramètres de Fuseau horaire de réservation client. Vous disposez de deux options :

  • Permettre aux clients de choisir un fuseau horaire - votre site de réservation en ligne et toutes les notifications envoyées aux clients seront dans le fuseau horaire qu’ils auront choisi lors de la réservation.
  • Bloquer le fuseau horaire de réservation - votre site de réservation en ligne et toutes les notifications envoyées aux clients seront dans le fuseau horaire de l’emplacement de votre entreprise.

Si vous souhaitez modifier vos paramètres de Fuseau horaire de réservation client, vous pouvez le faire depuis votre Tableau de bord en ligne :

  1. Accédez à la page Rendez-vous de votre Tableau de bord en ligne.
  2. Sélectionnez Paramètres > Agenda et réservations.
  3. Dans la section Préférences de réservation en ligne, sélectionnez « Permettre aux clients de choisir le fuseau horaire lors de la réservation » ou « Bloquer le fuseau horaire de réservation sur celui du point de vente ».

Si le rendez-vous a été réservé manuellement et que l’heure du rendez-vous ne correspond pas au fuseau horaire de l’emplacement de votre entreprise, assurez-vous que :

  • Vous n’avez pas récemment voyagé en dehors du fuseau horaire de l’emplacement de votre entreprise.
  • Vous ne vous trouvez pas actuellement en dehors du fuseau horaire de l’emplacement de votre entreprise.

Vous pouvez également vous assurer que le profil du client ne comporte pas un fuseau horaire différent du fuseau horaire de l’emplacement de votre entreprise :

  1. Accédez à votre Tableau de bord en ligne > Clients > sélectionnez le client.
  2. Cliquez sur Modifier dans la section Informations personnelles.
  3. Faites défiler la page jusqu’à la section Fuseau horaire et effectuez des modifications si nécessaire.
    Remarque : les notifications client seront envoyées en fonction du fuseau horaire affiché sur le profil client et non du fuseau horaire de l’emplacement de votre entreprise, s’ils ne sont pas identiques.

N’oubliez pas que si un rendez-vous est pris trop peu de temps avant l’heure prévue d’envoi d’une notification, la notification peut ne pas être envoyée à l’heure prévue, par manque de temps.