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La guía de documentos de su perfil de Square Seguro

Los tipos de documentos que aplican a su perfil de Square Seguro pueden variar según el tipo de negocio que administra. Si bien Square no puede revisar cada documento subido a cada perfil de forma individual, la siguiente guía le indicará los documentos que estaremos buscando en caso de que aparezca un reclamo de pago en su cuenta.

Muestra de formularios de contratos

Si actualmente no ha firmado contratos, le recomendamos que suba un modelo para futuros contratos que planea usar en sus transacciones.
¿No está seguro de cómo diseñar un contrato? Square ayudarle a hacer uno confeccionado según su tipo de negocio específico.

Muestra de factura

Una factura es un documento escrito que incluye una descripción de bienes/servicios y el importe de pago. Al igual que con los contratos, Square ofrece una herramienta para ayudarle con la elaboración de facturas personalizadas para su negocio. Sea lo más específico y detallado posible cuando completa las facturas. Mientras más detalles haya con respecto a una compra, mejor equipados estaremos para asistirle en caso de reclamos.

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Muestra de formulario de autorización

Le recomendamos que obtenga una autorización firmada para el monto total a pagar y para cada pago en caso de una compra. Un formulario de autorización debe acompañar un contrato donde tanto usted como el comprador acuerdan pagos recurrentes o de varias partes. Square cuenta con plantillas de formularios de autorización disponibles aquí.

Ten en cuenta que, según el cumplimiento con PCI, no se les permite a los vendedores guardar el CVV del cliente en ningún formulario. Le recomendamos que obtenga la confirmación verbal del CVV cuando agregue una tarjeta guardada del Panel de Datos Square. Tal vez quiera también pedir esta información al cliente en persona al completar el formulario de autorización.

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Política de cancelación

Tenga disponible una política de cancelación integral y comuníquesela a sus clientes antes de concluir una transacción. Su política de cancelación debe abordar devoluciones, intercambios y reembolsos, y otorgar un plazo claro para su realización. Incluya una versión escrita de su política de cancelación en cualquier contrato o recibo, además de incluirla en su sitio web si corresponde. Puede obtener más información sobre cómo elaborar políticas de cancelación y reembolso aquí.

Prueba de dirección

Tener una dirección física establecida inspira más confianza cuando de reclamos se trata. Se acepta cualquier tipo de factura con su nombre o el nombre de su negocio junto con una dirección física vigente. Si su negocio no tiene una ubicación física o si lo administra desde su hogar, proporcione un documento con la dirección de este. Ejemplos habituales incluyen facturas de servicios públicos, facturas de cable/Internet o declaraciones de impuestos.

Documentos de inscripción

Por lo general, los negocios deben estar inscritos en la ciudad, el condado o el estado donde funcionan para tener reconocimiento legal. Comuníquese con la tesorería o departamento fiscal local para solicitar la inscripción. Una vez aprobada su solicitud, debería recibir un certificado de inscripción en papel por correo.

Permisos de vendedor

Los permisos de Square son licencias emitidas por el estado para realizar transacciones comerciales. Los requisitos específicos para obtener un permiso de vendedor varían según el estado. Debido a que la mayoría de los estados requieren legalmente que tenga un permiso de vendedor para hacer negocios, asegúrese de tener uno válido disponible para mostrar antes de realizar transacciones. Si su negocio tiene varias ubicaciones físicas, necesita un permiso de vendedor para cada una de ellas. La mayoría de los estados emite permisos de vendedor a través de sus departamentos fiscales correspondientes. Para solicitar uno, comuníquese con la oficina de asuntos del consumidor o junta de ecualización de su estado.

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Declaraciones de LLC (Compañía de responsabilidad limitada)/Actas constitutivas de la sociedad

LLC significa Compañía de responsabilidad limitada. Cuando inicia un negocio, tiene que registrarse como una LLC para que el IRS pueda procesar los impuestos de su negocio. Una vez que se haya registrado, su estado le emitirá un certificado, o “actas constitutivas de la sociedad”, donde identifica a su negocio como una LLC. Comuníquese con la oficina de la Secretaría de Estado de su estado para solicitarlo.