Guía de solicitud de documentos de Square
Los tipos de documentos que aplican a tu cuenta de Square pueden variar según el tipo de negocio que administres. En esta guía, se explica qué documentos solicitaremos en caso de que surja un reclamo de pago en tu cuenta.
Muestra de formularios de contratos
Si no tienes contratos firmados actualmente, recomendamos que subas un modelo para futuros contratos que pienses usar en tus transacciones.
¿No sabes cómo diseñar un contrato? Square puede ayudarte a crear y personalizar contratos que se adapten a tu tipo de negocio específico.
Muestra de factura
Una factura es un documento escrito que incluye una descripción de bienes/servicios y el importe de pago. Al igual que con los contratos, Square ofrece una herramienta para ayudarle con la elaboración de facturas personalizadas para tu negocio. Sé lo más específico y detallado posible al completar las facturas. Mientras más detalles haya con respecto a una compra, mejor equipados estaremos para asistirte en caso de reclamos.
Muestra de formulario de autorización
Te recomendamos que obtengas una autorización firmada para el monto total a pagar y para cada pago en caso de una compra. Un formulario de autorización debe acompañar un contrato donde tanto tú como el comprador acuerdan pagos recurrentes o de varias partes. Square cuenta con plantillas de formularios de autorización disponibles aquí.
Ten en cuenta que, según el cumplimiento con PCI, no se permite a los vendedores guardar el CVV del cliente en ningún formulario. Te recomendamos que obtengas la confirmación verbal del CVV cuando agregues una tarjeta guardada del Panel de Datos Square. Tal vez también quieras solicitar esta información al cliente en persona al completar el formulario de autorización.
Política de cancelación
Ten disponible una política de cancelación integral y comunícala a tus clientes antes de concluir una transacción. Tu política de cancelación debe abordar devoluciones, intercambios y reembolsos y otorgar un plazo claro para su realización. Incluye una versión escrita de tu política de cancelación en todos los contratos o recibos, además de incluirla en tu sitio web si corresponde. Puedes obtener más información sobre cómo elaborar políticas de cancelación y reembolso aquí.
Prueba de dirección
Tener una dirección física establecida inspira más confianza cuando de reclamos se trata. Se acepta cualquier tipo de factura con tu nombre o el nombre de tu negocio junto con una dirección física vigente. Si tu negocio no tiene una ubicación física o si lo administras desde tu hogar, proporciona un documento con tu domicilio. Ejemplos habituales incluyen facturas de servicios públicos, facturas de cable/Internet o declaraciones de impuestos.
Documentos de inscripción
Por lo general, los negocios deben estar inscritos en la ciudad, el condado o el estado donde funcionan para tener reconocimiento legal. Comunícate con la tesorería o departamento fiscal local para solicitar la inscripción. Una vez aprobada tu solicitud, deberías recibir un certificado de inscripción en papel por correo.
Permisos de vendedor
Los permisos de Square son licencias emitidas por el estado para realizar transacciones comerciales. Los requisitos específicos para obtener un permiso de vendedor varían según el estado. Debido a que la mayoría de los estados requieren legalmente que tengas un permiso de vendedor para hacer negocios, asegúrate de tener uno válido disponible para mostrar antes de realizar transacciones. Si tu negocio tiene varias ubicaciones físicas, necesitas un permiso de vendedor para cada una de ellas. La mayoría de los estados emite permisos de vendedor a través de sus departamentos fiscales correspondientes. Para solicitar uno, comunícate con la oficina de asuntos del consumidor o junta de ecualización de tu estado.
Declaraciones de LLC (Compañía de responsabilidad limitada)/Actas constitutivas de la sociedad
LLC significa Compañía de responsabilidad limitada. Cuando inicias un negocio, tienes que registrarte como una LLC para que el IRS pueda procesar los impuestos de tu negocio. Una vez que te hayas registrado, tu estado te emitirá un certificado, o “actas constitutivas de la sociedad”, donde identifica a tu negocio como una LLC. Comunícate con la oficina de la Secretaría de Estado de tu estado para solicitarlo.