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Administración de caja de efectivo

Realizar un seguimiento de sus ventas en efectivo y administrar la caja de efectivo es sencillo con Square.

Nota: Los miembros del equipo deben tener habilitados los permisos de Abrir caja de efectivo cuando no hay una transacción y Ver informes de la caja de efectivo en su conjunto de permisos para poder iniciar y finalizar sesiones de cajas de efectivo.

Nota: La administración de caja de efectivo no está disponible en teléfonos inteligentes. Consulte las características de la aplicación Square por dispositivo móvil.

Activar la administración de caja de efectivo

  1. Presione las tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda de Square Terminal o la aplicación Punto de venta Square. Para Square Register, presione la flecha hacia abajo.
  2. Presione Ajustes > Manejo de efectivo > active la opción junto a Manejo de efectivo.
  3. Ingrese la cantidad de efectivo inicial predeterminada y seleccione sus preferencias de entrega de informes.

Comenzar un turno de caja

Después de comenzar un turno de caja, verá información básica del turno en curso: cantidad inicial de efectivo, ventas en efectivo, reembolsos en efectivo, ingresos o egresos en efectivo y la cantidad en efectivo que se espera tener en la caja.

  1. Presione las tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda de Square Terminal o la aplicación Punto de venta Square. Para Square Register, presione la flecha hacia abajo.
  2. Presione Informes > Caja en curso.
  3. Presione Efectivo inicial para ingresar el monto de efectivo inicial de la caja.
  4. Presione Iniciar caja > Confirmar inicio de caja.
  5. Ingrese una descripción opcional de la caja.
  6. Regrese a su Square Register para empezar a aceptar ventas.

Con Manejo de efectivo activado, puede comenzar un nuevo turno de caja al ingresar una venta y presionar Cobrar. Cuando aparezca la instrucción Iniciar caja, ingrese la cantidad de efectivo inicial > presione Iniciar caja.

Agregar una descripción a una caja de efectivo

Agregue una descripción de la caja de efectivo para poder identificarla durante un turno.

  1. Presione las tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda de Square Terminal o la aplicación Punto de venta Square. Para Square Register, presione la flecha hacia abajo.
  2. Presione Informes > Caja en curso.
  3. Presione Descripción de caja e ingrese una descripción.

Registrar ingresos y egresos de caja

Con la función de ingresos y egresos, puede registrar transferencias y retiros desde su caja. Los ingresos y egresos en efectivo aparecen en el historial de caja, tanto con la descripción ingresada como con la cantidad total en la caja.

Para registrar los ingresos y egresos de efectivo:

  1. Presione las tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda de Square Terminal o la aplicación Punto de venta Square. Para Square Register, presione la flecha hacia abajo.
  2. Presione Informes > Caja en curso.
  3. Presione Ingreso/egreso.
  4. Ingrese la cantidad en efectivo y una descripción.
  5. Presione Ingresos si agrega efectivo o Egresos si retira efectivo de la caja.
  6. Presione Confirmar ingresos o Confirmar egresos.

Cerrar un turno de caja de efectivo

Además de cerrar una caja de efectivo desde la aplicación Square, puede cerrar cualquier caja de efectivo abierta desde su Panel de Datos Square en línea.

Nota: Finalizar una caja de efectivo es diferente que cerrarla. Al cerrarla, registra el monto real en el momento de su cierre. Finalizar una caja de efectivo es simplemente hacer clic en “Cerrar caja”.

Finalizar una caja de efectivo desde la aplicación Square

  1. Presione las tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda de Square Terminal o la aplicación Punto de venta Square. Para Square Register, presione la flecha hacia abajo.
  2. Presione Informes > Caja en curso.
  3. Presione Finalizar caja.
  4. Ingrese el monto total que hay en la caja o deje este campo en blanco.
  5. Presione Cerrar caja > Confirmar cerrar caja.

Cerrar caja de efectivo desde el Panel de Datos Square en línea

Para comenzar:

  1. Vaya a su Panel de Datos Square en línea > Informes.
  2. Haga clic en la pestaña Cajas de efectivo > Informe de caja.
  3. En los detalles del informe de caja, verá la opción de Cerrar caja. Ingrese la cantidad actual y la descripción de la caja.

Si quiere conceder acceso a un administrador o empleado para administrar cajas de efectivo en línea, asegúrese de actualizar sus permisos desde la sección Equipo de su Panel de Datos Square en línea. Deberá concederles permiso para Ver y administrar cajas de efectivo.

Informe de caja en línea

Tenga en cuenta: No podrá realizar ingresos ni egresos cuando cierre una caja de manera remota.

Enviar informe por correo electrónico de manera automática

Una vez que cierra la caja, tiene la opción de recibir el informe de la caja de efectivo en su correo electrónico de manera automática.

  1. Presione las tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda de Square Terminal o la aplicación Punto de venta Square. Para Square Register, presione la flecha hacia abajo.
  2. Presione Ajustes > Manejo de efectivo.
  3. Active Enviar informe por correo electrónico de manera automática.
  4. Ingrese la dirección de correo electrónico que desee.

Recuerde: Los informes de las cajas de efectivo dependen del dispositivo. Si tiene varios dispositivos con cajas de efectivo, deberá generar un informe de cada caja por separado.

No se le pide que ingrese su dirección de correo electrónico principal de Square. Si lo prefiere, puede usar una dirección alternativa para recibir este informe. Recuerde que los informes de caja son específicos de los dispositivos a los que está conectada la caja.

Ver su historial de caja

Para ver el historial de caja desde la aplicación Square, Register o Terminal:

  1. Presione las tres líneas horizontales en la esquina superior izquierda de Square Terminal o la aplicación Punto de venta Square. Para Square Register, presione la flecha hacia abajo.
  2. Presione Informes > Historial de la caja.
  3. Presione la caja de efectivo que desea revisar.

Para enviar el informe por correo electrónico, presione el ícono en forma de sobre.

Si su dispositivo está conectado a una impresora de recibos compatible, también verá una opción para imprimir su informe de caja de efectivo.

Para ver el historial de caja en línea:

  1. Vaya a Informes > Cajas de efectivo en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Haga clic en el selector de fechas para seleccionar las fechas que desea ver.
  3. Haga clic en un turno de caja desde la lista para ver los detalles.
  4. Agregue columnas para ver detalles como Ingresos/Egresos, Dispostivo y Ubicación.

Opciones de columnas del informe de caja de efectivo

Nota: Por el momento, los informes de caja de efectivo no se pueden descargar ni exportar desde el Panel de Datos en línea.

Cómo administrar el acceso de miembros del equipo a la caja de efectivo en un iPad

Con Administración de equipos de Square, puede controlar el acceso que tiene su equipo a los informes de la caja de efectivo dentro de la aplicación en un iPad, incluidos los informes impresos y enviados por correo electrónico. Una vez activado el permiso Ver importe esperado en la caja de efectivo, el miembro del equipo podrá ver lo siguiente al término de cada turno de la caja de efectivo:

  • Total en efectivo de ventas
  • Total de reembolsos en efectivo
  • El monto de efectivo esperado en la caja
  • El monto de efectivo que hay en la caja

Si no activa este permiso, el miembro del equipo no tendrá acceso a la información mencionada.

Nota: El permiso Ver importe esperado en la caja de efectivo no se aplica a los informes de la caja de efectivo enviados automáticamente por correo electrónico.

Para cambiar este permiso:

  1. Visite Equipo > Permisos en el Panel de Datos Square en línea.
  2. Haga clic en un grupo con permiso y decida si desea marcar la casilla al lado de Ver importe esperado en la caja de efectivo > Guardar.

Nota: Para usar esta función, debe activar los códigos de acceso desde la aplicación Square en el dispositivo. Diríjase a Ajustes > Códigos de acceso para activarlos.

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