Administración de caja
La administración de caja de Square promueve una mayor rendición de cuentas del flujo de efectivo al informarte con cuánto dinero comienzas y qué esperar en la caja al final del turno.
Características
Controla el flujo de caja: Los informes del turno de caja se pueden enviar automáticamente a tu correo electrónico al final del día hábil con información sobre turnos de caja, que incluye datos sobre las ventas en efectivo, reembolsos, ingresos y egresos, y la cantidad de efectivo prevista en la caja.
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Protege tu caja de efectivo: Administra quién de tu equipo tiene acceso a los informes de caja al configurar sus permisos para determinar su nivel de acceso. Para conjuntos de permisos personalizados ilimitados, suscríbete a Acceso avanzado.
Los miembros del equipo deben tener activados los permisos Abrir caja de efectivo cuando no hay una transacción y Ver informes de caja en su conjunto de permisos para poder iniciar o cerrar un turno de caja.
Caja menor: Algunos vendedores usan el efectivo de sus cajas como una caja menor; puedes registrar el efectivo que se extrae de la caja para realizar compras comerciales pequeñas. Esto será visible en el historial de caja de efectivo desde tu dispositivo o desde el Panel de Datos Square en línea.
Nota: La administración de caja no está disponible en teléfonos inteligentes. Consulta las Funciones de la aplicación Square por dispositivo móvil.
Activa la administración de caja
En la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Pulsa Ajustes > Manejo de efectivo > activa Manejo de efectivo.
Pulsa Abrir en Informes.
Ingresa el importe de efectivo inicial predeterminado y, luego, pulsa Iniciar caja > Confirmar inicio de caja.
Pulsa la flecha hacia atrás o Proceso de pago en la barra de navegación para regresar a la pantalla de proceso de pago y comenzar a aceptar pagos.
Nota: Si no encuentras Manejo de efectivo en los ajustes, es posible que debas agregar el complemento Manejo de efectivo. En la aplicación, pulsa ≡ Más > Complementos > Manejo de efectivo > Agregar al Punto de Venta.
Inicia un turno de caja
Después de comenzar un turno de caja, verás información básica del turno en curso: cantidad inicial de efectivo, ventas en efectivo, reembolsos en efectivo, ingresos o egresos en efectivo y la cantidad en efectivo que se espera tener en la caja.
En la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Pulsa Informes > Caja en curso.
Pulsa Efectivo inicial para ingresar el monto de efectivo inicial de la caja.
Pulsa Iniciar caja > Confirmar inicio de caja.
Ingresa una descripción opcional de la caja.
Regresa al Square Register para empezar a aceptar ventas.
Con el Manejo de efectivo activado, puedes comenzar un nuevo turno de caja al ingresar una venta y pulsar Cobrar. Cuando aparezca la instrucción Iniciar caja, ingresa el monto de efectivo inicial > pulsa Iniciar caja.
Agregar una descripción a una caja de efectivo
Agrega una descripción de la caja de efectivo para poder identificarla durante un turno.
En la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Pulsa Informes > Caja en curso.
Pulsa Descripción de caja e ingresa una descripción.
Registrar ingresos y egresos de caja
Con la función de ingresos y egresos, puedes registrar transferencias y retiros desde tu caja. Los ingresos y egresos en efectivo aparecen en el historial de caja, tanto con la descripción ingresada como con la cantidad total en la caja.
Para registrar los ingresos y egresos de efectivo, sigue estos pasos:
En la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Pulsa Informes > Caja en curso.
Pulsa Ingresos/Egresos.
Ingresa la cantidad en efectivo y una descripción.
Pulsa Ingresos si agregas efectivo o Egresos si retiras efectivo de la caja.
Pulsa Confirmar ingresos o Confirmar egresos.
Cerrar un turno de caja
Además de cerrar una caja de efectivo desde la aplicación Square, puedes cerrar cualquier caja de efectivo abierta desde el Panel de Datos Square en línea.
Nota: Finalizar una caja de efectivo es diferente a cerrar una caja de efectivo. Al cerrar una caja de efectivo, registras el monto real al momento del cierre. Cerrar una caja de efectivo es simplemente hacer clic en “Cerrar caja”.
Cerrar una caja de efectivo desde la aplicación Square
En la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Pulsa Informes > Caja en curso.
Pulsa Cerrar caja.
Ingresa el momento total que hay en la caja o deja este campo en blanco.
Pulsa Cerrar caja > Confirmar cierre de caja.
Cerrar caja de efectivo desde el Panel de Datos Square en línea
Para comenzar, sigue estos pasos:
Dirígete a tu Panel de Datos Square en línea > Informes.
Haz clic en la pestaña Cajas de efectivo > Informe de caja.
En los detalles del informe de caja, verás la opción para Cerrar caja. Ingresa el monto actual y la descripción de la caja.
Si deseas otorgar a un gerente o a un miembro del equipo acceso al manejo de cajas de efectivo en línea, asegúrate de actualizar sus permisos desde la sección Equipo del Panel de Datos Square en línea. Necesitarás otorgarles permisos para Ver informes de caja.
Recuerda lo siguiente: No podrás emitir ingresos/egresos cuando finalices una caja de forma remota.
Enviar informe por correo electrónico de manera automática
Una vez que cierras la caja, tienes la opción de recibir el informe de la caja de efectivo en tu correo electrónico de manera automática.
En la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Pulsa Ajustes > Manejo de efectivo.
Activa Enviar informe por correo electrónico de manera automática.
Ingresa la dirección de correo electrónico que desees.
Recuerda lo siguiente: Los informes de caja de efectivo dependen del dispositivo, por lo que no es posible conectar una caja de efectivo en varios dispositivos al mismo tiempo. Si tienes varios dispositivos con cajas de efectivo, deberás generar un informe diferente por cada uno.
No se te pide que ingreses tu dirección de correo electrónico principal de Square. Si lo prefieres, puedes usar una dirección de correo electrónico alternativa para recibir este informe. Recuerda que los informes de caja de efectivo son específicos de los dispositivos a los que está conectada la caja.
Ver tu historial de caja
Para ver el historial de caja desde la aplicación Square, Square Register o Square Terminal, sigue estos pasos:
En la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Pulsa Informes > Historial de caja.
Presiona la caja de efectivo que deseas revisar.
Para enviar el informe por correo electrónico, presiona el ícono en forma de sobre.
Si tu dispositivo está conectado a una impresora de recibos compatible, también verás una opción para imprimir tu informe de caja de efectivo.
Para ver tu historial de caja en línea:
Visita Informes > Cajas de efectivo en el su Panel de Datos Square en línea.
Haz clic en el selector de fechas para seleccionar las fechas que deseas ver.
Haz clic en un turno de caja desde la lista para ver los detalles.
Agrega columnas para ver detalles como Ingresos/Egresos, Dispositivos y Ubicación.
Nota: Por el momento, no es posible descargar ni exportar los informes de caja desde el Panel de Datos Square en línea.
Administra el acceso de miembros del equipo a la caja de efectivo en un iPad
Con Square Acceso avanzado, puedes controlar el acceso de tu equipo a los informes de caja de efectivo dentro de la aplicación en un iPad, incluidos los informes impresos y enviados por correo electrónico. Una vez activado el permiso Ver importe esperado en caja de efectivo, el miembro del equipo podrá ver lo siguiente al término de cada turno de caja:
Total de ventas en efectivo
Total de reembolsos en efectivo
El monto de efectivo esperado en la caja
El monto de efectivo que hay en la caja
Si no se activa este permiso, el miembro del equipo no tendrá acceso a la información mencionada.
Nota: El permiso Ver importe esperado en caja no se aplica a los informes de caja de efectivo enviados automáticamente por correo electrónico.
Para cambiar este permiso, haz lo siguiente:
Ve a Equipo > Permisos en el Panel de Datos Square en línea.
Haz clic en un grupo con permiso y decide si deseas marcar la casilla al lado de Ver importe esperado en caja > Guardar.
Nota: Para usar esta función, debes activar los códigos de acceso desde la aplicación Square en el dispositivo. Ve a Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso para activarlos.