Gestión de la caja de efectivo
Con Square, hacer el seguimiento de tus ventas en efectivo y administrar la caja de efectivo es muy fácil.
Antes de nada, debes tener en cuenta que los miembros de tu equipo deben tener los permisos Abrir la caja de efectivo fuera de una transacción y Ver los informes de la caja de efectivo habilitados para poder iniciar y cerrar las sesiones de la caja.
Nota: La función de gestión de caja no está disponible en los dispositivos móviles. Descubre las funciones de la aplicación de Square para dispositivos móviles.
Activar la gestión de caja
Dirígete a la barra de navegación que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y pulsa Más.
Pulsa Ajustes > Gestión de efectivo > activa esta opción.
Introduce el importe inicial predeterminado de la caja y selecciona las preferencias de entrega de informes.
Iniciar un turno de caja
Después de iniciar un turno de caja, verás la información básica del turno en curso, que incluye la cantidad inicial de efectivo, las ventas en efectivo, los reembolsos en efectivo, los ingresos o los cobros en efectivo y la cantidad en efectivo que se espera tener en la caja en ese momento.
Dirígete a la barra de navegación que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y pulsa Más.
Pulsa Informes > Caja en curso.
Pulsa Efectivo inicial para introducir el importe de efectivo con el que se inicia la caja.
Pulsa Iniciar caja > Confirmar inicio de caja.
Introduce una descripción opcional de la caja.
Vuelve a Square Register para empezar registrar ventas.
Cuando hayas activado Gestión de caja, puedes iniciar un nuevo turno al ingresar una venta y pulsar Cobrar. Cuando aparezca la instrucción Iniciar caja, ingresa la cantidad de efectivo inicial y haz clic en Iniciar caja.
Añadir una descripción a una caja de efectivo
Tienes la opción de añadir una descripción de la caja de efectivo para poder identificarla fácilmente durante un turno.
Dirígete a la barra de navegación que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y pulsa Más.
Pulsa Informes > Caja en curso.
Pulsa Descripción de caja para introducir una.
Registrar ingresos y egresos de caja
Con la función de ingresos y egresos, puedes registrar transferencias y retiradas de efectivo desde tu caja. Los ingresos y egresos en efectivo aparecen en el historial de caja con la descripción que has introducido y junto a la cantidad total que hay en la caja.
Para registrar los ingresos y egresos en efectivo, sigue estos pasos:
Dirígete a la barra de navegación que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y pulsa Más.
Pulsa Informes > Caja en curso.
Pulsa Ingresos o egresos.
Introduce la cantidad de efectivo y una descripción.
Pulsa Ingresos si añades efectivo o Egresos si has retirado efectivo de la caja.
Pulsa Confirmar ingresos o Confirmar egresos.
Cerrar un turno de caja
Además de cerrar una caja de efectivo desde la aplicación Square, puedes cerrar cualquier caja que esté abierta desde Panel de control de Square en línea.
Nota: Ten en cuenta que cerrar una caja de efectivo es diferente a arquearla. Cuando se arquea una caja de efectivo, se registra el importe real al finalizar la caja. En cambio, cerrar una caja de efectivo es simplemente hacer clic en «Cerrar caja».
Cerrar la caja de efectivo desde la aplicación Square
Dirígete a la barra de navegación que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y pulsa Más.
Pulsa Informes > Caja en curso.
Pulsa Cerrar caja.
Introduce el importe total que hay en la caja o deja este campo en blanco.
Pulsa Cerrar caja > Confirmar cierre de caja.
Cerrar caja de efectivo desde el Panel de control en línea de Square
Para empezar:
Accede a Panel de control en línea de Square > Informes.
Haz clic en la pestaña Cajas de efectivo > Informe de caja.
En el informe de caja, verás la opción Cerrar caja. Introduce la cantidad actual y la descripción de la caja.
Si quieres conceder a alguien acceso a la gestión de las cajas de efectivo en línea, asegúrate de actualizar sus permisos desde la sección Equipo de tu Panel de control en línea de Square. Tendrás que concederles permiso para Ver informes de caja.
Ten en cuenta que no podrás emitir ingresos o anotar egresos cuando cierres una caja de forma remota.
Enviar informe por correo electrónico de forma automática
Cuando cierres una caja, tendrás la opción de recibir el informe de caja en tu bandeja de entrada de correo electrónico de manera automática.
Dirígete a la barra de navegación que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y pulsa Más.
Pulsa Ajustes > Gestión de caja.
Activa la opción Enviar informe por correo electrónico de forma automática.
Introduce tu dirección de correo electrónico.
Ten en cuenta que los informes de caja son específicos para cada dispositivo, por lo que no podrás conectar una caja de efectivo a varios dispositivos simultáneamente. Si dispones de varios dispositivos con cajas de efectivo, tendrás que crear un informe por separado para cada una de ellas.
No es necesario que introduzcas tu dirección de correo electrónico principal de Square. Si lo prefieres, puedes utilizar una dirección alternativa para recibir este informe. Ten en cuenta que los informes de caja son específicos para el dispositivo al que está conectado la caja.
Ver el historial de caja
Para consultar el historial de caja desde la aplicación de Square o desde los dispositivos Square Register o Square Terminal:
Dirígete a la barra de navegación situada en la parte inferior de la pantalla y pulsa Más.
Pulsa Informes > Historial de caja.
Pulsa la caja de efectivo que quieres consultar.
Para enviar un informe por correo electrónico, pulsa el icono en forma de sobre.
Si tu dispositivo está conectado a una impresora de recibos compatible, también verás una opción para imprimir el informe de caja.
Para ver el historial de caja en línea:
Accede a Informes > Cajas de efectivo en tu Panel de control en línea de Square.
Haz clic en el selector de fechas para elegir el período que quieres consultar.
Selecciona un turno de caja de la lista para consultar todos los detalles.
Añade columnas para ver información como los ingresos o egresos, los dispositivos y el punto de venta.
Nota: En este momento los informes de caja no se pueden descargar ni exportar desde el Panel de control en línea.
Gestiona los permisos de acceso a una caja de efectivo desde un iPad
Con Gestión de equipos de Square, puedes administrar los permisos de acceso que tendrá cada miembro de tu equipo a los informes de la caja en la aplicación desde un iPad, también los que se imprimen y se envían por correo electrónico. Si activas la opción Ver importe previsto en caja para un empleado, podrá ver lo siguiente al final de cualquier sesión de caja:
El total de ventas en efectivo
El total de reembolsos en efectivo
El importe de efectivo previsto en la caja
El importe de efectivo que hay en la caja
Si no activas este permiso, el trabajador no tendrá acceso a esta información.
Nota: El permiso Ver importe esperado en caja no se aplica a los informes de caja enviados automáticamente.
Para modificar este permiso:
Accede a Equipo > Permisos desde el Panel de control en línea de Square.
Haz clic en un grupo de permisos y marca o desmarca la casilla junto a Ver importe esperado en caja. Por último, selecciona Guardar.
Nota: Para usar esta función, debes activar los códigos de acceso desde la aplicación de Square en el dispositivo. Entra en Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso para activarlos.