Gestión de caja
Esta función de Square te ofrece un mayor control del flujo de efectivo, ya que te permite saber con qué cantidad comienzas y qué puedes esperar en la caja al finalizar el turno.
Funciones
Controla el flujo de efectivo: puedes enviarte los informes de los turnos de caja automáticamente por correo electrónico al final de la jornada con información sobre los turnos, incluidos datos sobre las ventas en efectivo, los reembolsos, los ingresos y los egresos, y la cantidad de efectivo prevista en caja.
-
Protege tu caja de efectivo: gestiona qué empleados tienen acceso a los informes de caja cuando configures sus permisos para determinar su nivel de acceso. Si quieres utilizar un número ilimitado de conjuntos de permisos personalizados, tendrás que suscribirte a Acceso avanzado.
Tus empleados deben tener activados los permisos Abrir caja de efectivo cuando no hay una transacción y Ver informes de caja para poder iniciar y cuadrar los turnos de caja.
Efectivo para gastos menores: algunos negocios utilizan el efectivo de sus cajas para los pequeños gastos del día a día. Puedes registrar la cantidad de dinero que se retira de la caja y que se destina a estas pequeñas compras. Estos movimientos se mostrarán en el historial de caja y podrás consultarlos desde tu dispositivo y desde el Panel de control en línea de Square.
Nota: La gestión de caja no está disponible desde los teléfonos. Consulta las funciones de la aplicación de Square para dispositivos móviles.
Activar la gestión de caja
En la barra de navegación de la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Toca Ajustes > Gestión de efectivo y activa Gestión de efectivo.
Pulsa Abrir en Informes.
Introduce el importe de efectivo inicial predeterminado y, a continuación, pulsa Iniciar caja > Confirmar inicio de caja.
Pulsa la flecha hacia atrás o Pago en la barra de navegación para volver a la pantalla del proceso de pago y empezar a aceptar transacciones.
Nota: Si el apartado Gestión de efectivo no aparece en los ajustes, es posible que tengas que añadir el complemento correspondiente. Para ello, abre la aplicación y pulsa ≡ Más > Complementos > Gestión de efectivo > Añadir a TPV Square.
Iniciar un turno de caja
Después de iniciar un turno de caja, podrás consultar la información básica sobre el efectivo del turno en curso, como la cantidad inicial, las ventas, los reembolsos, los ingresos o los cobros, y la cantidad en efectivo que se espera tener en la caja en ese momento.
En la barra de navegación de la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Pulsa Informes > Caja en curso.
Toca Efectivo inicial para introducir el importe que había en la caja en un principio.
Pulsa Iniciar caja > Confirmar inicio de caja.
Si quieres, añade una descripción de la caja.
Vuelve a Square Register para empezar a aceptar ventas.
Cuando hayas activado Gestión de efectivo, solo tendrás que introducir una venta y pulsar Cobrar para iniciar un nuevo turno. Cuando aparezca el mensaje Iniciar caja, introduce el importe de efectivo inicial y pulsa Iniciar caja.
Añadir una descripción a una caja de efectivo
Tienes la opción de añadir una descripción de la caja de efectivo para poder identificarla fácilmente durante un turno.
En la barra de navegación de la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Pulsa Informes > Caja en curso.
Pulsa Descripción de caja y escríbela.
Registrar ingresos y egresos
Con la función de ingresos y egresos, puedes registrar transferencias y retiradas de efectivo desde la caja. Los ingresos y egresos en efectivo aparecen en el historial de caja junto con la descripción que hayas añadido y con el importe total que haya en la caja en ese momento.
Para registrar los ingresos y egresos en efectivo, sigue estos pasos:
En la barra de navegación de la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Pulsa Informes > Caja en curso.
Pulsa Ingresos/Egresos.
Introduce la cantidad de efectivo y una descripción.
Pulsa Ingresos si vas a añadir efectivo o Egresos si has retirado dinero de la caja.
Pulsa Confirmar ingresos o Confirmar egresos.
Cuadrar un turno de caja
Puedes cerrar una caja de efectivo desde la aplicación de Square y desde el Panel de control de Square.
Nota: No es lo mismo cerrar la caja que cuadrarla. Para cuadrar la caja, registras el importe real al cerrarla, haciendo clic en Cuadrar caja.
Cuadrar la caja de efectivo desde la aplicación de Square
En la barra de navegación de la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Pulsa Informes > Caja en curso.
Pulsa Cuadrar caja.
Introduce el importe total que hay en la caja o deja este campo en blanco.
Pulsa Cerrar caja > Confirmar cierre de caja.
Cuadrar la caja de efectivo desde el Panel de control en línea de Square
Solo tienes que seguir estos pasos:
Entra en el Panel de control en línea de Square y ve a Informes.
Haz clic en la pestaña Cajas de efectivo y luego en Informe de caja.
En los detalles del informe, aparecerá la opción Cuadrar caja. Introduce el importe actual y la descripción de la caja.
Si quieres otorgar acceso a la gestión de cajas de efectivo online a un encargado o empleado, debes acceder a la sección Equipo del Panel de control en línea y asignarles el permiso Ver informes de caja.
Importante: No podrás registrar ingresos ni egresos cuando cuadres una caja de forma remota.
Enviar un informe por correo electrónico automáticamente
Cuando cuadres una caja, puedes recibir el informe de ese turno en tu correo electrónico de manera automática. Para configurar esta opción, sigue estos pasos:
En la barra de navegación de la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Pulsa Ajustes > Gestión de efectivo.
Activa Enviar informe por correo electrónico de manera automática.
Introduce tu dirección de correo electrónico.
Importante: Los informes de caja de efectivo son específicos para cada dispositivo, por lo que no podrás conectar una caja de efectivo a varios dispositivos simultáneamente. Si dispones de varios con cajas de efectivo, tendrás que crear los informes de uno en uno.
No es necesario introducir el correo electrónico que utilizas en Square. Si lo prefieres, puedes enviar el informe a otra dirección. Ten en cuenta que los informes de caja de efectivo son específicos del dispositivo al que esté conectada la caja.
Consultar el historial de caja
Para consultar el historial de caja desde la aplicación de Square, Square Register o Square Terminal, sigue estos pasos:
En la barra de navegación de la parte inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.
Pulsa Informes > Historial de caja.
Toca la caja de efectivo que quieres consultar.
Para enviar un informe por correo electrónico, pulsa el icono en forma de sobre.
Si tu dispositivo está conectado a una impresora de recibos compatible, también aparecerá una opción para imprimir el informe de caja.
Para consultar tu historial de caja online:
Ve a Informes > Cajas de efectivo en el tu Panel de control en línea de Square.
Haz clic en el selector de fechas para elegir el período que quieres consultar.
Selecciona un turno de caja de la lista para consultar todos los detalles.
Añade columnas para mostrar información como los ingresos o egresos, los dispositivos y el punto de venta.
Nota: Por el momento, los informes de caja de efectivo no se pueden descargar ni exportar desde el Panel de control en línea de Square.
Gestionar el acceso de tus empleados a la caja de efectivo desde un iPad
Con Acceso avanzado Square, puedes controlar el acceso de tu equipo a los informes de caja de efectivo de la aplicación desde un iPad, incluidos los que se han imprimido y los que se han enviado por correo electrónico. Los empleados con el permiso Ver importe esperado en caja podrán consultar lo siguiente al acabar cada turno de caja:
El total de ventas en efectivo
El total de reembolsos en efectivo
El importe de efectivo previsto en la caja
El importe de efectivo que hay en la caja
Sin este permiso, tu plantilla no tendrá acceso a esta información.
Nota: El permiso Ver importe esperado en caja no se aplica a los informes enviados automáticamente por correo electrónico.
Para modificar este permiso, haz lo siguiente:
Ve a Equipo > Permisos en el Panel de control en línea.
Haz clic en un grupo de permisos y marca o desmarca la casilla junto a Ver importe esperado en caja. Por último, selecciona Guardar.
Nota: Para usar esta función, debes activar las contraseñas en la aplicación de Square de tu dispositivo. Ve a Ajustes > Seguridad > Contraseñas para activarlas.