Gestion du tiroir-caisse
La gestion du tiroir-caisse Square améliore la responsabilité en ce qui concerne les flux de trésorerie en vous permettant de savoir le montant d’argent au début de la session et le montant qui devrait être présent à la fin de la session.
Fonctionnalités
Garder le contrôle des flux de trésorerie : les rapports de session de caisse peuvent vous être envoyés automatiquement par courriel à la fin de la journée de travail avec des renseignements sur les sessions de trésorerie, y compris les données sur les ventes en espèces, les remboursements, les entrées et les sorties de fonds et le montant prévu en espèces dans le tiroir-caisse.
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Protéger votre tiroir-caisse: gérez les membres de votre équipe qui ont accès aux rapports sur les espèces lorsque vous ajoutez également Square Gestion d’équipe ou Équipe Plus.
Les membres d’équipe doivent avoir activé les permissions Ouvrir tiroir de caisse en dehors d’une transaction et Afficher les rapports sur les tiroirs de caisse pour pouvoir commencer/terminer les séances sur les tiroirs de caisse.
Caisse de dépenses courantes: Certains vendeurs utilisent l’argent de leur caisse comme Caisse de dépenses courantes — vous pouvez enregistrer l’argent qui est pris dans la caisse pour faire ces achats de petite entreprise. Cela sera visible dans l’historique de votre tiroir-caisse à partir de votre appareil ou de votre Tableau de bord Square en ligne.
Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas disponible sur les téléphones intelligents. Affichez Fonctionnalités de l’application Square par appareil mobile.
Activer la gestion du tiroir-caisse
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Paramètres puis Gestion de trésorerie puis Activer Gestion des espèces.
Touchez Ouvrir dans Rapports.
Saisissez le montant de départ en espèces qui se trouve dans votre tiroir-caisse, puis touchez Début de session > Confirmer le début de session.
Touchez la flèche de retour ou Passage en caisse dans la barre de navigation pour revenir à votre écran de caisse et commencer à encaisser des paiements.
Remarque : Si Gestion des espèces n’apparaît pas dans vos paramètres, vous devez peut-être ajouter le complément Gestion des espèces. Dans l’application, touchez ≡ Plus > Compléments > Gestion des espèces > Ajouter à la Solution PDV.
Ouvrir une session de caisse
Après l’ouverture d’une session, les renseignements de base de la session en cours s’affichent : montant des espèces en caisse, ventes et remboursements en espèces, entrées et sorties, montant total escompté en caisse.
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Rapports > Solde actuel.
Touchez Espèces en caisse pour saisir le montant d’espèces disponibles dans votre tiroir-caisse.
Touchez Début de session > Confirmer le début de session.
Saisissez une description de tiroir-caisse (facultatif).
Pour commencer à accepter des ventes, retournez à votre Caisse.
Lorsque la fonction de gestion de caisse est activée, vous pouvez aussi commencer une nouvelle session de caisse en entrant une vente et en touchant Facturer. Quand un message vous invite à commencer une session de caisse s’affiche, entrez votre montant initial d’espèces en caisse puis touchez Commencer une session de caisse.
Ajouter une description au tiroir-caisse
L’ajout d’une description de tiroir-caisse permet de reconnaître plus facilement le tiroir-caisse pendant une session de caisse.
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Rapports > Solde actuel.
Touchez Description caisse et saisissez une description.
Enregistrer les entrées et sorties d’espèces
La fonctionnalité Entrées/sorties vous permet d’enregistrer les transferts et les retraits effectués dans votre tiroir-caisse. Vous retrouverez les entrées et sorties d’espèces dans votre historique de tiroir-caisse, accompagnées du montant total en caisse et de la description que vous aurez saisie.
Pour enregistrer les entrées et sorties d’espèces :
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Rapports > Solde actuel.
Touchez Entrées/sorties.
Saisissez le montant en espèces ainsi qu’une description.
Touchez Entrée si vous ajoutez des espèces dans le tiroir-caisse, ou Sortie si vous en retirez.
Touchez Confirmer les entrées ou Confirmer les sorties.
Clôturer une session de caisse
Une session de caisse ouverte peut être clôturée dans l’application Square, mais aussi à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Remarque : La clôture d’une session de caisse est différente de la fermeture d’un tiroir-caisse. Quand vous fermez un tiroir-caisse, vous enregistrez le montant actuel au moment de la clôture d’une session de caisse. La clôture d’une session de caisse se fait en cliquant simplement sur « Clôturer la session ».
Clôturer une session de caisse à partir de l’application Square
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Rapports > Solde actuel.
Touchez Clôturer la session.
Saisissez le montant total en caisse ou laissez ce champ vide.
Touchez Clôturer la session > Confirmer.
Mettre fin à une session de caisse à partir du Tableau de bord Square en ligne
Pour commencer :
Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne, puis à Rapports.
Cliquez sur l’onglet Tiroirs-caisses > Rapport de caisse.
Dans les détails du rapport de caisse, vous verrez une option pour Clôturer la session. Entrez le solde actuel et la description de caisse.
Si vous désirez accorder à un gestionnaire ou à un employé l’accès à la gestion des tiroirs-caisses en ligne, vous avez simplement à mettre à jour leurs autorisations à partir de la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne. Vous devrez leur accorder l’autorisationAffichage des rapports de caisse.
Rappelez-vous : Si vous clôturez une session de caisse à distance, vous ne pourrez encaisser ou décaisser.
Rapport automatique par courriel
Vous pouvez demander que le rapport de caisse soit automatiquement envoyé à votre courriel à la clôture de la session de caisse.
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Paramètres > Gestion des espèces.
Activez l’option Rapport par courriel.
Entrez votre adresse courriel préférée.
À retenir : les rapports de caisse sont propres à l’appareil, vous ne pouvez pas connecter un tiroir-caisse à plusieurs appareils simultanément. Si plusieurs de vos appareils ont un tiroir-caisse, vous devrez exécuter un rapport distinct pour chacun d’entre eux.
Vous n’êtes pas tenu d’entrer votre adresse courriel Square principale. Si vous préférez, vous pouvez utiliser une autre adresse courriel pour recevoir ce rapport. À retenir que les rapports sur les tiroirs-caisses sont propres à l’appareil connecté au tiroir-caisse.
Afficher l’historique de caisse
Pour consulter l’historique de votre caisse dans l’application Square, Square Register ou Square Terminal :
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Rapports > Historique de caisse.
Touchez le tiroir-caisse à examiner.
Pour envoyer un rapport de caisse par courriel, touchez l’icône d’enveloppe.
Si votre appareil est connecté à une imprimante de reçus prise en charge, vous pourrez imprimer votre rapport.
Pour consulter votre historique de caisse en ligne :
Accédez à Rapports > Tiroirs-caisses dans votre votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur le sélecteur de dates pour définir la période à afficher.
Cliquez sur une session de caisse dans la liste pour afficher les détails.
Ajoutez des colonnes pour voir les détails tels que Encaissé/Décaissé, Appareil et Point de vente.
Remarque : Les rapports des tiroirs-caisses ne peuvent pas être téléchargés ou exportés à partir de votre Tableau de bord Square en ligne pour le moment.
Gérer l’accès des membres de l’équipe à votre tiroir-caisse sur iPad
Avec Gestion d’équipe de Square, vous pouvez contrôler l’accès de votre équipe aux rapports de caisse de l’application sur iPad, y compris les rapports imprimés ou envoyés par courriel. Lorsque l’autorisation Affichage du montant escompté en caisse est activée, un membre de l’équipe peut consulter les éléments suivants à la fin d’une session de caisse :
Total des ventes en espèces
Total des remboursements en espèces
Montant escompté en caisse
Montant réel en caisse
Si l’autorisation n’est pas activée, le membre de l’équipe n’aura pas accès à ces renseignements.
Remarque : L’autorisation Affichage du montant escompté en caisse ne s’applique pas aux rapports de caisse envoyés par courriel.
Pour modifier cette autorisation, suivez ces étapes :
Allez sur Équipe puis Autorisations dans votreTableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur un groupe d’autorisation, puis activez ou désactivez l’option Affichage du montant escompté en caisse, ensuite Enregistrer.
Remarque : Pour utiliser cette fonction, les codes confidentiels doivent être activés à partir de l’application Square sur votre appareil. Accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels pour les activer.