Gérer le tiroir-caisse
Il est facile de faire le suivi de vos ventes en espèces et de gérer votre tiroir-caisse avec Square.
Remarque : Vous devez accorder aux membres de l’équipe les autorisations Ouverture du tiroir-caisse en dehors d’une transaction et Affichage des rapports de caisse dans leur ensemble d’autorisations afin qu’ils puissent commencer une session de caisse et y mettre fin.
Remarque : Cette fonctionnalité n’est pas disponible sur les téléphones intelligents. Prenez connaissance Fonctionnalités de l’application Square par appareil mobile.
Activer la gestion du tiroir-caisse
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Paramètres > Gestion des espèces, puis activez le bouton en regard de Gestion des espèces.
Touchez Ouvrir dans Rapports.
Saisissez le montant de départ en espèces qui se trouve dans votre tiroir-caisse, puis touchez Début de session > Confirmer le début de session.
Touchez la flèche de retour ou Passage en caisse dans la barre de navigation pour revenir à votre écran de caisse et commencer à encaisser des paiements.
Remarque : Si Gestion des espèces n’apparaît pas dans vos paramètres, vous devez peut-être ajouter le complément Gestion des espèces. Dans l’application, touchez ≡ Plus > Compléments > Gestion des espèces > Ajouter à la Solution PDV.
Ouvrir une session de caisse
Après l’ouverture d’une session, les renseignements de base de la session en cours s’affichent : montant des espèces en caisse, ventes et remboursements en espèces, entrées et sorties, montant total escompté en caisse.
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Rapports > Solde actuel.
Touchez Espèces en caisse pour saisir le montant d’espèces disponibles dans votre tiroir-caisse.
Touchez Début de session > Confirmer.
Saisissez une description (facultatif).
Pour commencer à accepter des ventes, retournez à votre Caisse.
Lorsque la fonction de gestion de caisse est activée, vous pouvez aussi commencer une nouvelle session de caisse en entrant une vente et en touchant Facturer. Quand un message vous invite à commencer une session de caisse s’affiche, entrez votre montant initial d’espèces en caisse et touchez Commencer.
Ajouter une description au tiroir-caisse
L’ajout d’une description de tiroir-caisse permet de reconnaître plus facilement le tiroir-caisse pendant une session de caisse.
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Rapports > Solde actuel.
Touchez Description caisse et saisissez une description.
Enregistrer les entrées et sorties d’espèces
La fonctionnalité Entrées/sorties vous permet d’enregistrer les transferts et les retraits effectués dans votre tiroir-caisse. Vous retrouverez les entrées et sorties d’espèces dans votre historique de tiroir-caisse, accompagnées du montant total en caisse et de la description que vous aurez saisie.
Pour enregistrer les entrées et sorties d’espèces :
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Rapports > Solde actuel.
Touchez Entrées/sorties.
Saisissez le montant en espèces ainsi qu’une description.
Touchez Encaissé si vous ajoutez des espèces dans le tiroir-caisse, ou Décaissé si vous en retirez.
Touchez Confirmer les entrées ou Confirmer les sorties.
Clôturer une session de caisse
Une session de caisse ouverte peut être clôturée dans l’application Square, mais aussi à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Remarque : La clôture d’une session de caisse est différente de la fermeture d’un tiroir-caisse. Quand vous fermez un tiroir-caisse, vous enregistrez le montant actuel au moment de la clôture d’une session de caisse. La clôture d’une session de caisse se fait en cliquant simplement sur « Clôturer la session ».
Clôturer une session de caisse à partir de l’application Square
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Rapports > Solde actuel.
Touchez Clôturer la session.
Saisissez le montant total en caisse ou laissez ce champ vide.
Touchez Clôturer la session > Confirmer.
Mettre fin à une session de caisse à partir du Tableau de bord Square en ligne
Pour démarrer :
Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne, puis à Rapports.
Cliquez sur l’onglet Tiroirs-caisses > Rapport de caisse.
Dans les détails du rapport de caisse, vous verrez une option pour Clôturer la session. Entrez le solde actuel et la description de caisse.
Si vous désirez accorder à un gestionnaire ou à un employé l’accès à la gestion des tiroirs-caisses en ligne, vous avez simplement à mettre à jour leurs autorisations à partir de la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne. Vous devrez leur accorder l’autorisation Affichage des rapports de caisse.
Rappelez-vous : Si vous clôturez une session de caisse à distance, vous ne pourrez encaisser ou décaisser.
Rapport automatique par courriel
Vous pouvez demander que le rapport de caisse soit automatiquement envoyé à votre courriel à la clôture de la session de caisse.
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Paramètres > Gestion des espèces.
Activez l’option Rapport par courriel.
Saisissez l’adresse courriel de votre choix.
À retenir :: Les rapports de caisse sont spécifiques à l’appareil. Si plusieurs de vos appareils ont un tiroir-caisse, vous devrez exécuter un rapport distinct pour chacun d’entre eux.
Vous n’avez pas à entrer votre adresse courriel Square principale. Vous pouvez choisir une autre adresse courriel où recevoir ce rapport. N’oubliez pas que les rapports de caisse sont spécifiques à l’appareil connecté à un tiroir-caisse.
Afficher l’historique de caisse
Pour consulter l’historique de caisse avec l’application Square, Square Register ou Square Terminal :
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, touchez ≡ Plus.
Touchez Rapports > Historique de caisse.
Touchez le tiroir-caisse à examiner.
Pour envoyer un rapport de caisse par courriel, touchez l’icône d’enveloppe.
Si votre appareil est connecté à une imprimante de reçus prise en charge, vous pourrez imprimer votre rapport.
Pour consulter votre historique de caisse en ligne :
Accédez à Rapports > Tiroirs-caisses dans votre votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur le sélecteur de dates pour définir la période à afficher.
Cliquez sur une session de caisse dans la liste pour afficher les détails.
Ajoutez des colonnes pour voir les détails tels que Encaissé/Décaissé, Appareil et Point de vente.
Remarque : À l’heure actuelle, les rapports de caisse ne peuvent pas être téléchargés ni exportés à partir du Tableau de bord en ligne.
Gérer l’accès des membres de l’équipe à votre tiroir-caisse sur iPad
La Gestion d’équipe de Square permet de contrôler l’accès de votre équipe aux rapports de caisse de l’application sur iPad, y compris les rapports imprimés ou envoyés par courriel. Lorsque l’autorisation Affichage du montant escompté en caisse est activée, un membre de l’équipe peut consulter les éléments suivants à la fin d’une session de caisse :
Total des ventes en espèces
Total des remboursements en espèces
Montant escompté en caisse
Montant réel en caisse
Si l’autorisation n’est pas activée, le membre de l’équipe n’aura pas accès à ces renseignements.
Remarque : L’autorisation Affichage du montant escompté en caisse ne s’applique pas aux rapports de caisse envoyés par courriel.
Pour modifier cette autorisation, suivez ces étapes :
Consultez la section Équipe, puis Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur un groupe d’autorisation, puis activez ou désactivez l’option Affichage du montant escompté en caisse, ensuite Enregistrer.
Remarque : Pour utiliser cette fonction, les codes confidentiels doivent être activés à partir de l’application Square sur votre appareil. Accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels pour les activer.