Gestion du tiroir-caisse
La gestion du tiroir-caisse Square améliore la responsabilité vis-à-vis des flux de trésorerie en vous permettant de connaître le montant des fonds présents au début de la session et le montant qui devrait être attendu à la fin de la session.
Fonctionnalités
Gardez le contrôle de vos flux de trésorerie : les rapports de session de caisse peuvent vous être envoyés automatiquement par e-mail à la fin de la journée de travail. Ils contiennent des renseignements sur les sessions de caisse, avec des données sur les ventes en espèces, les remboursements, les entrées et les sorties, ainsi que le montant d’argent qui devrait se trouver dans le tiroir-caisse.
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Protégez votre tiroir-caisse : gérez l’accès de vos employés aux rapports de caisse lorsque vous configurez leurs autorisations visant à déterminer leur niveau d’accès. Si vous souhaitez bénéficier d’un nombre illimité d’autorisations personnalisées, souscrivez à Accès Avancé.
Les employés doivent disposer des autorisations Ouvrir le tiroir-caisse en dehors d’une transaction et Afficher les rapports de caisse dans leur ensemble d’autorisations afin de pouvoir démarrer/terminer des sessions de caisse.
Petite caisse : certains vendeurs utilisent les espèces de leur tiroir-caisse comme petite caisse. Vous pouvez enregistrer la somme prise du tiroir-caisse pour réaliser ces petits achats commerciaux. Ces sommes apparaîtront dans l’historique de caisse de votre appareil ou dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Remarque : la gestion du tiroir-caisse n’est pas disponible sur les smartphones. Voir les Fonctionnalités de l’application Square sur appareil mobile.
Activer la gestion du tiroir-caisse
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Paramètres > Gestion des espèces et activez la gestion des espèces.
Appuyez sur Ouvrir dans Rapports.
Saisissez le montant en espèces en caisse par défaut, puis appuyez sur Commencer une session de caisse > Confirmer le début de la session de caisse.
Appuyez sur la flèche retour ou sur Passage en caisse dans la barre de navigation pour revenir à l’écran de passage en caisse et commencer à accepter les paiements.
Remarque : Si l’option Gestion des espèces n’apparaît pas dans vos paramètres, il est possible que vous deviez ajouter l’extension Gestion des espèces. Dans l’application, appuyez sur ≡ Plus > Extensions > Gestion des espèces > Ajouter au système de caisse.
Ouvrir une session de caisse
Lorsque vous ouvrez une session de caisse, certains renseignements de base concernant la session en cours s’affichent : le montant des espèces en caisse, les ventes et remboursements en espèces, les entrées et sorties, ainsi que le montant total escompté en caisse.
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Rapports > Solde en caisse.
Appuyez sur Espèces en caisse afin de saisir le montant des espèces en caisse dans votre tiroir-caisse.
Appuyez sur Commencer une session de caisse > Confirmer le début de la session de caisse.
Entrez une description du tiroir-caisse (facultatif).
Retournez dans votre caisse pour commencer à accepter des ventes.
Lorsque l’option Gestion des espèces est activée, vous pouvez également démarrer une nouvelle session de caisse en saisissant une vente et en appuyant sur Encaisser. Lorsque l’invite Commencer une session de caisse s’affiche, saisissez le montant de vos espèces en caisse, puis appuyez sur Commencer une session de caisse.
Ajouter une description du tiroir-caisse
Ajoutez une description du tiroir-caisse afin d’identifier votre tiroir-caisse pendant une session.
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Rapports > Solde en caisse.
Appuyez sur Description du tiroir-caisse et saisissez une description.
Enregistrer les entrées et sorties d’espèces
La fonction Entrées/sorties vous permet d’enregistrer les transferts et les retraits effectués depuis votre tiroir-caisse. Les entrées et sorties d’espèces apparaissent dans votre historique de caisse, avec la description que vous avez saisie et le montant total dans le tiroir-caisse.
Pour enregistrer les entrées et sorties d’espèces :
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Rapports > Solde en caisse.
Appuyez sur Entrées/sorties.
Saisissez le montant en espèces et une description.
Appuyez sur Entrées si vous ajoutez des espèces, ou sur Sorties si vous retirez des espèces du tiroir-caisse.
Appuyez sur Confirmer les entrées ou sur Confirmer les sorties.
Clôturer une session de caisse
Une session de caisse ouverte peut être clôturée dans l’application Square, mais aussi à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Remarque : clôturer une session de caisse n’est pas la même chose que fermer une session de caisse. Lorsque vous fermez une session de caisse, vous enregistrez le montant réel lors de la clôture de la session de caisse. Pour clôturer une session de caisse, il vous suffit de cliquer sur Clôturer la session de caisse.
Clôturer une session de caisse à partir de l’application Square
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Rapports > Solde en caisse.
Appuyez sur Clôturer la session de caisse.
Saisissez le montant total en caisse ou laissez ce champ vide.
Appuyez sur Clôturer la session de caisse > Confirmer la clôture du tiroir-caisse.
Clôturer la session de caisse à partir du Tableau de bord de Square en ligne
Pour commencer :
Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne > Rapports.
Cliquez sur l’onglet Tiroirs-caisses > Rapport de caisse.
Dans les détails du rapport de caisse, vous verrez l’option Clôturer la session de caisse. Saisissez le montant effectif et la description du tiroir-caisse.
Si vous souhaitez accorder à un responsable ou à un employé l’accès à la gestion des tiroirs-caisses en ligne, vous devez mettre à jour ses autorisations depuis la section Employé de votretableau de bord de Square en ligne. Vous devez leur accorder l’autorisation Afficher les rapports de caisse.
Rappel : si vous clôturez une session de caisse à distance, vous ne pourrez pas encaisser ou décaisser.
Rapport par email
Vous pouvez opter pour l’envoi automatique d’un rapport de caisse à votre adresse e-mail lorsque vous clôturez votre session de caisse.
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Paramètres > Gestion des espèces.
Activez l’option Rapport automatique par e-mail.
Saisissez l‘adresse e-mail de votre choix.
Rappel : Les rapports de caisse sont propres à chaque appareil. Vous ne pouvez donc pas connecter un tiroir-caisse à plusieurs appareils simultanément. Si plusieurs de vos appareils ont un tiroir-caisse, vous devrez exécuter un rapport distinct pour chacun d’entre eux.
La saisie de votre adresse e-mail Square principale n’est pas requise. Si vous préférez, vous pouvez utiliser une autre adresse e-mail pour recevoir ce rapport. N’oubliez pas que les rapports de caisse sont spécifiques à l’appareil connecté au tiroir-caisse.
Afficher l’historique de caisse
Pour consulter l’historique de caisse à partir de l’application Square, Square Register ou Square Terminal :
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Rapports > Historique de caisse.
Appuyez sur le tiroir-caisse à examiner.
Pour envoyer un rapport de caisse par email, appuyez sur l’icône d’enveloppe.
Si votre appareil est connecté à une imprimante de caisse prise en charge, vous pourrez imprimer votre rapport de caisse.
Pour afficher votre historique de caisse en ligne :
Consultez la section Rapports > Tiroirs-caisses dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur le sélecteur de dates pour définir la période à afficher.
Cliquez sur une session de caisse dans la liste pour afficher les détails.
Ajoutez des colonnes afin de consulter des données telles que Entrées/sorties, Appareil et Point de vente.
Remarque : il n’est actuellement pas possible de télécharger ou d’exporter des rapports de caisse à partir du Tableau de bord Square en ligne.
Gérer l’accès des employés à votre tiroir-caisse sur un iPad
Avec Accès avancé Square, vous pouvez contrôler l’accès de vos employés aux rapports de caisse de l’application sur un iPad, y compris les rapports imprimés ou envoyés par e-mail. Lorsque l’autorisation Affichage du montant escompté en caisse est activée, vos employés peuvent afficher les données suivantes à la fin d’une session de caisse :
Total des ventes en espèces
Total des remboursements en espèces
Montant escompté en caisse
Montant effectif en caisse
Si cette autorisation n’est pas activée, vos employés n’auront pas accès aux informations ci-dessus.
Remarque : l’autorisation Affichage du montant escompté en caisse ne s’applique pas aux rapports de caisse envoyés automatiquement par e-mail.
Pour modifier cette autorisation :
Accédez à Employés > Autorisations dans votre tableau de bord de Square en ligne.
Cliquez sur un groupe d’autorisations et cochez ou décochez la case en regard de Affichage du montant escompté en caisse > Enregistrer.
Remarque : vous devez activer les codes confidentiels depuis l’application Square de votre appareil afin d’utiliser cette fonctionnalité. Accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels pour les activer.