Gestion du tiroir-caisse
La gestion du tiroir-caisse Square améliore la responsabilité vis-à-vis des flux de trésorerie en vous permettant de connaître le montant des fonds présents au début de la session et le montant qui devrait être attendu à la fin de la session.
Fonctionnalités
Gérez votre trésorerie à la perfection : les rapports de session de caisse peuvent vous être envoyés automatiquement par e-mail à la fin de la journée de travail. Ils contiennent des renseignements sur les sessions de caisse, avec des données sur les ventes en espèces, les remboursements, les entrées et les sorties, ainsi que le montant d’argent qui devrait se trouver dans le tiroir-caisse.
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Protégez votre caisse : gérez l’accès des employés aux rapports de caisse quand vous ajoutez Accès avancé Square ou Gestion des employés Plus.
Les membres de l’équipe doivent avoir les autorisations Ouvrir le tiroir-caisse en dehors d’une transaction et Afficher les rapports de caisse activées pour leur ensemble d’autorisations afin de pouvoir démarrer/clôturer des sessions de tiroir-caisse.
Petite caisse : certains vendeurs utilisent la monnaie de leur tiroir-caisse comme petite caisse. Enregistrez la somme prise du tiroir-caisse pour réaliser ces petits achats commerciaux. Ces sommes apparaîtront dans l’historique de votre appareil ou sur votre Tableau de bord Square en ligne.
Remarque : La gestion du tiroir-caisse n’est pas disponible sur les smartphones. Consultez Fonctionnalités de l’application Square sur appareil mobile.
Activer la gestion du tiroir-caisse
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Paramètres > Gestion des espèces puis activez Gestion des espèces.
Appuyez sur Ouvrir dans rapports.
Entrez le montant en espèces de départ par défaut, puis appuyez sur Commencer une session de caisse et Confirmer.
Appuyez sur la flèche retour ou sur Paiement dans la barre de navigation pour revenir à votre écran de paiement et commencer à accepter les paiements.
Remarque : Si l’option Gestion des espèces n’apparaît pas dans vos paramètres, vous devrez ajouter l’extension Gestion des espèces. Dans l’application, touchez ≡ Plus > Extensions > Gestion des espèces > Ajouter au point de vente.
Commencer une session de caisse
Lorsque vous ouvrez une session de caisse, certains renseignements concernant la session en cours s’affichent : montant des espèces en caisse, ventes et remboursements en espèces, entrées et sorties d‘espèces ainsi que le montant total escompté en caisse.
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Rapports puis Solde en caisse.
Appuyez sur Espèces en caisse pour entrer le montant des espèces dans votre tiroir-caisse.
Appuyez sur Commencer une session de caisse et Confirmer.
Saisissez une description (facultatif).
Retournez dans votre caisse pour commencer à accepter des ventes.
Avec la Gestion des espèces activée, vous pouvez également démarrer une nouvelle session de caisse en saisissant une vente et en appuyant sur Encaisser. Lorsque l’invite Commencer une session de caisse apparaît, saisissez votre montant des espèces en caisse > appuyez sur Commencer une session de caisse.
Ajouter une description à un tiroir-caisse
Ajoutez une description du tiroir-caisse pour pouvoir identifier votre tiroir-caisse pendant une session.
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Rapports puis Solde en caisse.
Appuyez sur Description caisse et entrez une description.
Enregistrer les entrées et sorties d’espèces
La fonction Entrées/sorties permet d’enregistrer les transferts et retraits de votre tiroir-caisse. Les entrées et sorties d’espèces apparaissent dans l’historique de caisse, avec la description que vous avez saisie et le montant total du tiroir-caisse.
Pour enregistrer les entrées et sorties d’espèces :
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Rapports puis Solde en caisse.
Appuyez sur Entrées/sorties.
Saisissez le montant d’espèces en caisse ainsi qu’une description.
Appuyez sur Entrées si vous ajoutez des espèces ou Sorties si vous retirez des espèces du tiroir-caisse.
Appuyez sur Confirmer les entrées ou Confirmer les sorties.
Clore une session de caisse
Une session de caisse ouverte peut être clôturée dans l’application Square, mais aussi à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Remarque : Il y a une différence entre fermer un tiroir-caisse et clore une session de caisse. Lorsque vous fermez un tiroir-caisse, vous enregistrez le montant effectif lors de la clôture de la session de caisse. Clore une session de caisse signifie simplement cliquer sur « Clore la session de caisse ».
Clore une session de caisse à partir de l’application Square
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Rapports puis Solde en caisse.
Appuyez sur Clôturer la session.
Saisissez le montant total en caisse ou laissez ce champ vide.
Appuyez sur Clôturer la session > Confirmer.
Clôturer la session de caisse à partir du tableau de bord de Square en ligne
Pour démarrer :
Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne > Rapports.
Cliquez sur l’onglet Tiroirs-caisses > Rapport de caisse.
Dans les détails du rapport de caisse, vous verrez une option pour Clore la session. Entrez le solde en caisse et la description de caisse.
Si vous souhaitez autoriser un responsable ou un employé à gérer des tiroirs-caisses en ligne, veillez simplement à mettre à jour ses autorisations à partir de la section Personnel de votre tableau de bord de Square en ligne. Vous devrez lui accorder l’autorisation Afficher les rapports de caisse.
N’oubliez pas : vous ne pourrez pas encaisser/décaisser si vous clôturez une session de caisse à distance.
Rapport automatique par e-mail
Vous pouvez opter pour l’envoi automatique d’un rapport de caisse à votre adresse e-mail lorsque vous clôturez votre session de caisse.
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Paramètres puis Gestion des espèces.
Activez la fonction Rapport automatique par e-mail.
Entrez l‘adresse e-mail de votre choix.
N’oubliez pas : les rapports de caisse sont spécifiques à chaque appareil. Vous ne pouvez donc pas connecter un tiroir-caisse à plusieurs appareils simultanément. Si vous avez plusieurs appareils avec des tiroirs-caisses, vous devrez exécuter un rapport pour chacun d’eux séparément.
Vous n’êtes pas obligé de saisir votre adresse e-mail Square principale. Si vous préférez, vous pouvez utiliser une autre adresse e-mail pour recevoir ce rapport. N’oubliez pas que les rapports de caisse sont spécifiques à l’appareil connecté au tiroir-caisse.
Afficher l’historique de caisse
Pour consulter l’historique de caisse à partir de l’application Square, Square Register ou Square Terminal :
Dans la barre de navigation au bas de votre écran, appuyez sur ≡ Plus.
Appuyez sur Rapports > Historique de caisse.
Sélectionnez le tiroir-caisse que vous souhaitez consulter.
Pour envoyer un rapport de caisse par e-mail, appuyez sur l’icône enveloppe.
Si votre appareil est connecté à une imprimante de caisse compatible, vous pourrez imprimer votre rapport.
Pour consulter votre historique de caisse en ligne :
Accédez à Rapports > Tiroirs-caisses dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur le sélecteur de dates pour définir la période à afficher.
Cliquez sur une session de caisse pour en afficher les détails.
Ajoutez des colonnes pour afficher des détails tels que Entrées/sorties, Appareil et Point de vente.
Remarque : il n’est actuellement pas possible de télécharger ou d’exporter des rapports de caisse à partir du Tableau de bord Square en ligne.
Gérer l’accès des employés à votre tiroir-caisse sur iPad
Avec Accès avancé Square, vous pouvez contrôler l’accès de vos employés à vos rapports de caisse intégrés sur un iPad, y compris ceux qui sont imprimés et envoyés par e-mail. Si l’autorisation Afficher le montant escompté en caisse est activée, vos employés peuvent afficher les éléments suivants à la fin d’une session de caisse :
Total des ventes en espèces
Total des remboursements en espèces
Montant escompté en caisse
Montant effectif en caisse
Si cette autorisation n’est pas activée, aucun employé n’aura accès aux informations ci-dessus.
Remarque : l’autorisation Afficher le montant escompté en caisse ne s’applique pas aux rapports de caisse envoyés automatiquement par e-mail.
Pour modifier cette autorisation, suivez ces étapes :
Accédez à Personnel > Autorisations dans votre tableau de bord de Square en ligne.
Cliquez sur un groupe d’autorisations, cochez ou décochez la case en regard de Afficher le montant escompté en caisse puis cliquez sur Enregistrer.
Remarque : les codes confidentiels doivent être activés à partir de l’application Square sur votre appareil pour utiliser cette fonction. Accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels pour les activer.