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Inicio>Administrar los ajustes de pagos

Administración de caja de efectivo

La administración de caja de Square promueve una mayor rendición de cuentas del flujo de efectivo al informarte con cuánto dinero comienzas y qué esperar en la caja al final del turno.

Funciones

  • Mantente al corriente de tu flujo de efectivo: los informes del turno de caja se pueden enviar automáticamente a tu correo electrónico al final del día hábil con información sobre turnos de caja, que incluye datos sobre las ventas en efectivo, reembolsos, ingresos y egresos, y la cantidad de efectivo prevista en la caja.

  • Protege tu caja de efectivo: administra quién de tu equipo tiene acceso a los informes de caja al agregar también Administración de equipos Square o Equipos Plus.

    • Los miembros del equipo deben tener activados los permisos Abrir caja de efectivo cuando no hay una transacción y Ver informes de caja en su conjunto de permisos para poder iniciar o finalizar un turno de caja.

  • Caja chica: algunos vendedores usan el efectivo de sus cajas como caja chica; puedes registrar el efectivo que se extrae de la caja para realizar estas pequeñas compras comerciales. Esto se reflejará en el historial de tu caja en tu dispositivo o el Panel de Datos Square en línea.

Nota: La administración de caja no está disponible en teléfonos inteligentes. Visita Funciones de la aplicación Square por dispositivo móvil.

Activa la administración de caja

  1. En la barra de navegación, en el extremo inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.

  2. Pulsa Ajustes > Manejo de efectivo > activa Manejo de efectivo.

  3. Pulsa Abrir en Informes.

  4. Ingresa el importe de efectivo inicial predeterminado y, luego, pulsa Iniciar caja > Confirmar inicio de caja.

  5. Pulsa la flecha hacia atrás o Proceso de pago en la barra de navegación para regresar a la pantalla de proceso de pago y comenzar a aceptar pagos.

Nota: Si no encuentras Manejo de efectivo en los ajustes, es posible que debas agregar el complemento Manejo de efectivo. En la aplicación, pulsa ≡ Más > Complementos > Manejo de efectivo > Agregar al Punto de venta.

Inicia un turno de caja

Después de comenzar un turno de caja, verás información básica del turno en curso: cantidad inicial de efectivo, ventas en efectivo, reembolsos en efectivo, ingresos o egresos en efectivo y la cantidad en efectivo que se espera tener en la caja.

  1. En la barra de navegación, en el extremo inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.

  2. Pulsa Informes > Caja en curso.

  3. Pulsa Efectivo inicial para ingresar el monto de efectivo inicial de la caja.

  4. Pulsa Iniciar caja > Confirmar inicio de caja.

  5. Ingresa una descripción opcional de la caja.

  6. Regresa a tu Square Register para empezar a aceptar ventas.

Con Manejo de efectivo activado, puedes comenzar un nuevo turno de caja al ingresar una venta y pulsar Cobrar. Cuando aparezca la instrucción Iniciar caja, ingresa la cantidad de efectivo inicial > pulsa Iniciar caja.

Agrega una descripción a una caja de efectivo

Agrega una descripción de la caja de efectivo para poder identificarla durante un turno.

  1. En la barra de navegación, en el extremo inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.

  2. Pulsa Informes > Caja en curso.

  3. Presiona Descripción de caja e ingresa una descripción.

Registrar ingresos y egresos de caja

Con la función de ingresos y egresos, puedes registrar transferencias y retiros desde tu caja. Los ingresos y egresos en efectivo aparecen en el historial de caja, tanto con la descripción ingresada como con la cantidad total en la caja.

Para registrar los ingresos y egresos de efectivo, sigue estos pasos:

  1. En la barra de navegación, en el extremo inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.

  2. Pulsa Informes > Caja en curso.

  3. Pulsa Ingresos/egresos.

  4. Ingresa la cantidad en efectivo y una descripción.

  5. Pulsa Ingresos si agregas efectivo o Egresos si retiras efectivo de la caja.

  6. Pulsa Confirmar ingresos o Confirmar egresos.

Cerrar un turno de caja

Además de cerrar una caja de efectivo desde la aplicación Square, puedes cerrar cualquier caja de efectivo abierta desde tu Panel de Datos Square en línea.

Nota: Finalizar una caja de efectivo es diferente que cerrarla. Al cerrarla, registras el monto real en el momento de su cierre. Finalizar una caja de efectivo es simplemente hacer clic en “Cerrar caja”.

Finalizar una caja de efectivo desde la aplicación Square

  1. En la barra de navegación, en el extremo inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.

  2. Pulsa Informes > Caja en curso.

  3. Presiona Cerrar caja.

  4. Ingresa la cantidad total que hay en la caja o deja este campo en blanco.

  5. Pulsa Cerrar caja > Confirmar cierre de caja.

Cerrar caja de efectivo desde el Panel de Datos Square en línea

Para comenzar, haz lo siguiente:

  1. Dirígete a tu Panel de Datos Square en línea > Informes.

  2. Haz clic en la pestaña Cajas de efectivo > Informe de caja.

  3. En los detalles del informe de la caja, verás la opción de Cerrar caja. Ingresa la cantidad actual y la descripción de la caja.

Si quieres conceder acceso a un administrador o miembro del equipo para administrar cajas de efectivo en línea, asegúrate de actualizar sus permisos desde la sección Equipo de tu Panel de Datos Square en línea. Deberás concederles permiso para Ver informes de caja.

Online Drawer Report

Ten en cuenta: No podrás emitir ingresos/egresos cuando cierres una caja de forma remota.

Enviar informe por correo electrónico de manera automática

Una vez que cierras la caja, tienes la opción de recibir el informe de la caja de efectivo en tu correo electrónico de manera automática.

  1. En la barra de navegación, en el extremo inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.

  2. Pulsa Ajustes > Manejo de efectivo.

  3. Activa Enviar informe por correo electrónico de manera automática.

  4. Ingresa la dirección de correo electrónico que desees.

Recuerda: Los informes de la caja dependen del dispositivo, por lo que no es posible conectar una caja de efectivo en varios dispositivos al mismo tiempo. Si tienes varios dispositivos con cajas, deberás generar un informe diferente por cada uno.

No se te pide que ingreses tu dirección de correo electrónico principal de Square. Si lo prefieres, puedes usar una dirección alternativa para recibir este informe. Recuerda que los informes de caja son específicos de los dispositivos a los que está conectada la caja.

Ve tu historial de caja

Para ver el historial de caja desde la aplicación Square, Square Register o Square Terminal, sigue estos pasos:

  1. En la barra de navegación, en el extremo inferior de la pantalla, pulsa ≡ Más.

  2. Pulsa Informes > Historial de caja.

  3. Presiona la caja de efectivo que deseas revisar.

Para enviar el informe por correo electrónico, presiona el ícono en forma de sobre.

Si tu dispositivo está conectado a una impresora de recibos compatible, también verás una opción para imprimir tu informe de caja de efectivo.

Para ver tu historial de caja en línea:

  1. Visita Informes > Cajas de efectivo en su Panel de Datos Square en línea.

  2. Haz clic en el selector de fechas para seleccionar las fechas que deseas ver.

  3. Haz clic en un turno de caja desde la lista para ver los detalles.

  4. Agrega columnas para ver detalles como Ingresos/Egresos, Dispositivos y Ubicación.

Cash Drawer Report Column Options

Nota: Por el momento, no es posible descargar ni exportar los informes de caja desde el Panel de Datos Square en línea.

Administra el acceso de miembros del equipo a la caja de efectivo en un iPad

Con Administración de equipos Square, puedes controlar el acceso que tiene tu equipo a los informes de la caja dentro de la aplicación en un iPad, incluidos los informes impresos y enviados por correo electrónico. Una vez activado el permiso Ver importe esperado en caja, el miembro del equipo podrá ver lo siguiente al término de cada turno de caja:

  • Total en efectivo de ventas

  • Total de reembolsos en efectivo

  • El monto de efectivo esperado en la caja

  • El monto de efectivo que hay en la caja

Si no se activa este permiso, el miembro del equipo no tendrá acceso a la información mencionada.

Nota: El permiso Ver importe esperado en caja no se aplica a los informes de la caja de efectivo enviados automáticamente por correo electrónico.

Para cambiar este permiso, haz lo siguiente:

  1. Ve a Equipo > Permisos en tu Panel de Datos Square en línea.

  2. Haz clic en un grupo con permiso y decide si deseas marcar la casilla al lado de Ver importe esperado en caja > Guardar.

Nota: Para usar esta función, debes activar los códigos de acceso desde la aplicación Square en el dispositivo. Ve a Ajustes > Seguridad > Códigos de acceso para activarlos.