Rapport de fin de journée avec Square pour restaurants
Quand vous serez prêt à fermer votre restaurant pour la nuit, vous pourrez produire des rapports spécifiques au restaurant pour obtenir des analyses de vos ventes, rapprocher la trésorerie et vérifier le nombre de couverts.
La première étape pour produire avec succès un rapport de fin de journée consiste à Personnalisez vos procédures de clôture de votre tableau de bord de Square en ligne. Une fois que vous avez mis à jour vos paramètres de fin de journée, vous êtes prêt à commencer.
Vous pouvez vous assurer de l’exactitude de votre rapport de fin de journée en effectuant les actions ci-dessous :
Corriger tous les pourboires non ajustés. Heure de clôture permet de régler les pourboires payés par cartes de paiement pour les additions closes.
Fermer les additions en attente. Les additions en attente ne seront pas incluses dans votre rapport.
Déclarer les pourboires en espèces. Si votre personnel est encore présent, assurez-vous qu’il a déclaré les pourboires en espèces.
Rapports de période de travail
Lorsqu’un employé est prêt à clôturer sa période de travail, il devra produire un rapport de période de travail pour afficher ses pourboires par carte de paiement (si le pourboire optionnel est activé) et les espèces dues au restaurant avant d’enregistrer son départ. Remarque : si vous ne payez pas de frais de service aux employés, vous pouvez ignorer les espèces dues au restaurant.
Pour effectuer un rapport de période de travail depuis l’application Square Restaurants sur iPad :
Connectez-vous à l’application à l’aide du code confidentiel de l’employé.
Appuyez sur Compte au bas de votre écran.
Cliquez sur Produire le rapport de période de travail. Avant de produire votre rapport, vous pouvez ajuster les pourboires, fermer les additions en attente ou déclarer les pourboires en espèces, le cas échéant.
Si tout semble correct, appuyez sur Produire le rapport de période de travail. Si les chiffres paraissent trop bas, un employé a peut-être traité des paiements avant d’enregistrer son arrivée. Vous pouvez personnaliser la tranche horaire en appuyant sur Modifier le rapport.
Pour produire un rapport de période de travail depuis Square Register :
Connectez-vous à Square Register à l’aide du code d’appareil unique.
Appuyez sur Utilitaires au bas de votre écran.
Cliquez sur Produire le rapport de période de travail. Avant de produire votre rapport, vous pouvez ajuster les pourboires, fermer les additions en attente ou déclarer les pourboires en espèces, le cas échéant.
Si tout semble correct, appuyez sur Produire le rapport de période de travail. Si les chiffres paraissent trop bas, un employé a peut-être traité des paiements avant d’enregistrer son arrivée. Vous pouvez personnaliser la tranche horaire en appuyant sur Modifier le rapport.
Remarque : si les chiffres indiqués semblent incorrects, vous pouvez essayer résolution de problèmes courants liés aux rapports sur les équipes.
N’oubliez pas qu’un rapport de période de travail ne peut être produit que si les tâches en attente ont été effectuées, telles que la clôture de toutes les additions ou l’ajustement des pourboires payés par carte de crédit. Ces tâches peuvent être configurées à partir d’Appareils > Paramètres deservice > Procédure de fin de journée dans votre Tableau de bord Square en ligne. En outre, l’option d’impression de votre rapport de période de travail sera désactivée si votre imprimante n’est pas connectée à votre appareil.
Dès lors que vous avez configuré votre paramètres de la procédure de clôture, les employés devront accomplir les actions requises avant de terminer leur période de travail.
Distribuer les pourboires à vos employés
Tous les restaurants ne suivent pas la même procédure de fin de journée, en particulier lorsqu’il s’agit de distribuer des pourboires aux employés. Si votre restaurant accepte les pourboires facultatifs, vous trouverez ci-dessous des exemples courants de distribution des pourboires à la fin d’une période de travail.
Distribuer les pourboires d’un tiroir-caisse
Tout d’abord, demandez à vos employés de produire leurs rapports de période de travail pour afficher les pourboires par carte de paiement (c’est-à-dire les pourboires autres qu’espèces).
Ensuite, allez dans Compte > Gestion des espèces > Encaisser/décaisser. Veillez à étiqueter le paiement Pourboires (nom de l’employé). Les paiements créeront un enregistrement des espèces déduites d’un tiroir-caisse, distinct des ventes en espèces.
Remarque : les paiements ne modifient pas les ventes/remboursements en espèces figurant dans le rapport récapitulatif des ventes. Les paiements n’apparaîtront que sur votre rapport de caisse pour un tiroir-caisse individuel.
Mise en commun des pourboires
Vous pouvez également calculer manuellement le montant du paiement pour la mise en commun des pourboires en additionnant le total des pourboires de vos employés à partir de leurs rapports de période de travail. N’oubliez pas que vous devrez également ajouter le total des pourboires en espèces, car ceux-ci n’apparaissent pas dans le rapport de période de travail de l’employé.
Par exemple : Supposons que trois employés travaillent à des heures différentes au cours de la période de travail du dîner. Ensemble, ils récoltent 1 000 € de pourboires pendant la soirée. Voici comment calculer le pourboire pour chaque employé.
Heures travaillées | Total des heures | Calcul | Montant dû |
Le serveur A travaille pendant 8 heures | Total de 18 heures | (1000/18) X 8 | 444,40 € |
Le serveur B travaille pendant 6 heures | (1000/18) X 6 | 333,30 € | |
Le serveur C travaille pendant 4 heures | (1000/18) X 4 | 222,20 € |
Si l’option Déclarer les pourboires en espèces est activée dans la section Périodes de travail de votre Tableau de bord, les employés peuvent déclarer les pourboires en espèces à partir du Rapport de période de travail, sans enregistrer leur départ. Le suivi des pourboires en espèces nécessite un abonnement à Square pour restaurants Plus.
Apprenez-en davantage sur la déclaration des pourboires en espèces et la mise en commun des pourboires avec gestion des fiches de présence des employés.
Rapport de caisse
Lorsque vous avez terminé de distribuer des pourboires à vos employés à partir d’un tiroir-caisse, vous pouvez produire un rapport de caisse.
Clôturer la session de caisse sur l’application
Pour clôturer la session de caisse individuelle et produire un rapport :
Appuyez sur Compte > Gestion des espèces > Clôturer la session de caisse. Dans Square Register, sélectionnez Utilitaires > Gestion des espèces > Clôturer la session de caisse.
Vous aurez également la possibilité de clôturer d’autres tiroirs-caisses ouverts pour le même point de vente.
Dans l’application, appuyez sur Compte > Gestion des espèces. Pour Square Restaurants sur Square Register, appuyez sur Utilitaires > Gestion des espèces.
Appuyez sur Autres sessions de caisse.
Vous verrez une liste d’autres tiroirs-caisses ouverts. Saisir les détails du tiroir-caisse (montant effectif et description du tiroir-caisse) > Clôturer la session de caisse > Confirmer la clôture du tiroir-caisse.
Comme vous allez clôturer une session de caisse ouverte sur un autre point de vente, vous devrez confirmer une dernière fois en appuyant sur Clôturer la session de caisse > OK.
Clôturer les sessions du tiroir-caisse en ligne
Non seulement vous pouvez clôturer le tiroir-caisse depuis l’application Square Restaurants, mais vous pouvez également clôturer tout tiroir-caisse ouvert depuis votre Tableau de bord Square en ligne.
Pour démarrer :
Allez dans votre Tableau de bord Square en ligne > Production de rapports > Rapports.
Cliquez sur l’onglet Tiroirs-caisses > Rapport de caisse.
Dans les détails du rapport de caisse, vous verrez l’option Clôturer la session de caisse. Saisissez le montant effectif et la description du tiroir-caisse.
Si vous souhaitez accorder à un responsable ou à un employé l’accès à la gestion des tiroirs-caisses en ligne, assurez-vous simplement de mettre à jour ses autorisations à partir de Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne. Vous devez leur accorder l’autorisation de consulter les rapports de caisse.
Contenu des tiroirs-caisses
Les rapports de caisses sont spécifiques à chaque appareil, de sorte que chaque point de vente utilisant la Gestion des espèces aura un rapport différent. Si vous avez plusieurs appareils avec des tiroirs-caisses associés, veillez à clôturer chaque tiroir-caisse séparément.
Ensuite, sur chaque rapport de caisse, la ligne des Ventes en espèces fera la somme de tous les paiements en espèces traités par cet appareil. Si deux employés utilisent le même point de vente pour traiter les paiements, la somme du total des Espèces dues sur leurs deux rapports de période de travail doit être égale au total des ventes en espèces du rapport de caisse.
Voici un exemple :
Exemple 1 : Sarah et Andrés traitent chacun une vente de 10 € dans le même point de vente, avec Gestion des espèces activée. Sur le rapport de caisse, le total des ventes en espèces sera de 20 € et le rapport de période de travail de chaque serveur indiquera 10 € d’espèces dues.
Toutefois, certains restaurants demandent aux employés d’utiliser plusieurs points de vente :
Exemple 2 : Sarah traite deux ventes de 10 €, pour un total de 20 € : Une transaction est traitée par le PDV par serveur et l’autre est traitée par le PDV du bar.
Rapport de période de travail de Sarah : Le montant total d’espèces dues est de 20 €.
Rapport de caisse du PDV par serveur : Le total des ventes en espèces est égal à 10 €.
Rapport de caisse du PDV du bar : Le total des ventes en espèces est égal à 10 €.
Gardez à l’esprit que les paiements effectués à partir d’un tiroir-caisse ne mettront pas à jour votre rapport de fin de journée sur les ventes en espèces.
Rapport de fin de journée
Lorsque vos employés ont terminé de clôturer les additions, de produire leurs rapports de période de travail et de clôturer tout tiroir-caisse ouvert, vous pouvez produire votre rapport de fin de journée :
Depuis l’application Square Restaurants, appuyez sur Actions.
Puis, sélectionnez Produire le rapport de fin de journée.
Si nécessaire, vous pouvez fermer les additions en attente et les tiroirs-caisses, ajuster les pourboires et enregistrer le départ des employés qui ne l’ont pas encore fait à partir de l’aperçu. Un rapport de fin de journée ne peut être produit tant que toutes les tâches requises n’ont pas été accomplies, ce que vous pouvez mettre à jour. Vous pouvez également mettre à jour les actions requises pour produire un rapport de fin de journée à partir d’Appareils > Paramètres deservice > Procédure de fin de journée dans votre tableau de bord de Square en ligne.
Une fois que tout est prêt, appuyez sur Produire le rapport de fin de journée.
Remarque : le rapport de fin de journée varie en fonction des paramètres de modification des additions et de la possibilité pour vos employés de rouvrir les additions avec le mode de paiement d’origine. La production d’un rapport de fin de journée finalisera tous les pourboires payés par cartes de crédit.
Résolution de problèmes liés aux rapports dans Restaurants
Il existe deux raisons principales pour lesquelles les ventes ou les pourboires d’un employé peuvent devenir incorrects. Si un employé effectue une vente avant d’enregistrer son arrivée ou après avoir produit son rapport de période de travail, ses chiffres de vente seront erronés.
Pour résoudre ce problème, vous devez adapter la tranche horaire du rapport.
Prenons l’exemple de la mise à jour du rapport de période de travail :
Dans l’application, appuyez sur Compte > Rapport de période de travail.
Ensuite, sélectionnez Modifier le rapport.
Appuyez sur Période > Autre. Pour mettre à jour, il suffit d’appuyer et d’ajuster les heures de début et de fin.
Lorsque les heures vous conviennent, appuyez sur la flèche arrière > Appliquer.
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