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Rapport de fin de journée avec Square pour restaurants

Vous pouvez, lorsque vous êtes prêt à fermer votre restaurant pour la journée, produire des rapports propres à votre établissement pour obtenir des données sur vos ventes, rapprocher vos tiroirs-caisses et revoir le décompte des couverts.

La première étape pour exécuter avec succès un rapport de fin de journée consiste à Personnalisez vos procédures de clôture à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Une fois que vous avez mis à jour vos paramètres de fermeture, vous êtes prêt à commencer.

Consultez la comparaison complète des fonctionnalités entre Solution PDV Square, et les formules Square pour restaurants Gratuit et Plus.

Rapports sur les équipes

Lorsqu‘un employé est prêt à terminer sa période de travail, il doit exécuter un rapport de période pour afficher les pourboires payés par cartes de paiement (si l’option facultative de pourboire est activée) et les espèces à remettre dans la caisse avant d’enregistrer son départ. Remarque : si vous ne payez pas de frais de service aux employés, vous pouvez ignorer les espèces dues au restaurant.

Pour effectuer un rapport de période de travail depuis l’application Square Restaurants sur iPad :

  1. Connectez-vous à l’application en utilisant le code confidentiel de l’employé.

  2. Appuyez sur Compte au bas de l’écran.

  3. Cliquez sur Créer le rapport de période de travail.

  4. Si toutes les informations semblent correctes, appuyez sur Créer le rapport de période de travail. Si les chiffres paraissent trop bas, un employé a peut-être traité des paiements avant d’enregistrer son arrivée. Vous pouvez personnaliser la tranche horaire en appuyant sur Modifier le rapport.

Pour créer un rapport de période de travail depuis le Square Register :

  1. Connectez-vous à Square Register en utilisant le code unique de l’appareil.

  2. Appuyez sur Utilitaires au bas de votre écran.

  3. Cliquez sur Créer le rapport de période de travail.

  4. Si toutes les informations semblent correctes, appuyez sur Créer le rapport de période de travail. Si les chiffres paraissent trop bas, un employé a peut-être traité des paiements avant d’enregistrer son arrivée. Vous pouvez personnaliser la tranche horaire en appuyant sur Modifier le rapport.

Remarque : si les chiffres indiqués semblent incorrects, vous pouvez essayer résolution de problèmes courants liés aux rapports sur les équipes.

Tant que vous avez configuré votre paramètres de la procédure de clôture, les employés devront effectuer les actions requises avant de terminer leur service de travail.

Verser les pourboires aux employés

Tous les restaurants ne suivent pas les mêmes procédures de fermeture, en particulier lorsqu‘il s‘agit de verser des pourboires aux employés. Si votre restaurant accepte les pourboires facultatifs, voici quelques-unes des façons courantes dont les restaurants versent des pourboires à la fin d‘un service de travail.

Verser les pourboires à partir d’un tiroir-caisse

  1. Tout d‘abord, demandez aux employés d‘exécuter leurs rapports de service pour afficher les pourboires payés par carte bancaire (c‘est-à-dire les pourboires pas en espèces).

  2. Ensuite, rendez-vous sur Compte > Gestion des espèces > Encaisser/Décaisser. Assurez-vous d‘attribuer au paiement l‘intitulé(Nom de l‘employé) Pourboires. Les paiements créeront un dossier des espèces tirées d‘un tiroir, soit un montant distinct des ventes en espèces.

Remarque : Les versements ne modifieront pas les ventes et les remboursements en espèces indiqués dans le rapport Récapitulatif des ventes. Les versements ne figureront que dans le rapport de caisse pour un tiroir-caisse donné.

Mise en commun des pourboires

Vous pouvez également calculer manuellement le montant des pourboires mis en commun en additionnant le total des pourboires des employés à partir des rapports de service de travail. Le cas échéant, n’oubliez pas d’ajouter le total des pourboires en espèces, puisque ces pourboires ne sont pas représentés dans le Rapport des services de travail des employés.

Par exemple : Imaginons que vous avez trois employés travaillant un nombre d’heures différent pendant un service du soir. Ils recueillent ensemble 1 000 € en pourboires pour la soirée. Voici comment vous pouvez calculer les pourboires à verser à chaque employé :

Heures travaillées Total des heures Calcul Montant dû
Le serveur A travaille pendant 8 heures Total de 18 heures (1000/18) X 8 444,40 €
Le serveur B travaille pendant 6 heures (1000/18) X 6 333,30 €
Le serveur C travaille pendant 4 heures (1000/18) X 4 222,20 €

Si l’option Déclarer les pourboires en espèces est activée dans la section Périodes de travail de votre tableau de bord, les employés doivent saisir le montant des pourboires récoltés pendant leur période de travail avant de changer de poste. Un abonnement à Square for Restaurants Plus est nécessaire pour accéder au suivi des pourboires en espèces.

En savoir plus sur la déclaration des pourboires en espèces et la mise en commun des pourboires avec gestion des fiches de présence des employés.

Rapports de caisse

Lorsque vous avez fini de distribuer les pourboires à vos employés à partir d’un tiroir-caisse, vous pouvez produire un rapport de caisse.

Clore une session de caisse à partir de l’application

Pour clore une session de caisse individuelle et générer un rapport :

  1. Appuyez sur Compte > Gestion des espcèes > Clore session. Dans Square Register, sélectionnez Charges > Gestion des espèces > Clore session.

Vous aurez également l’option de clore d’autres tiroirs-caisses ouverts pour le même point de vente.

  1. Depuis l‘application, appuyez sur Compte > Gestion des espèces. Pour Restaurants sur Square Register, appuyez sur Charges > Gestion de trésorerie.

  2. Appuyez sur Autres sessions.

  3. Vous verrez une liste des autres tiroirs-caisses ouverts. Entrez les détails du tiroir-caisse (montant réel et description du tiroir-caisse), puis touchez Clôturer la session et Confirmer.

  4. Comme vous allez fermer un tiroir ouvert sur un autre point de vente, vous devrez confirmer une dernière fois en appuyant sur Fin du tiroir > Terminé.

Clore une session de caisse en ligne

Une session de caisse ouverte peut être clôturée à partir de l’application Restaurants, mais aussi à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

Pour démarrer :

  1. Rendez-vous dans votre Tableau de bord Square en ligne > Création de rapports > Rapports.

  2. Cliquez sur l’onglet Tiroirs-caisses > Rapport de caisse.

  3. Dans les détails du rapport de caisse, vous verrez l’option permettant de Clôturer la session. Entrez le montant effectif et la description du tiroir-caisse.

Si vous souhaitez autoriser un gestionnaire ou un employé à accéder à la gestion des tiroirs-caisses en ligne, il vous suffit de mettre à jour leurs autorisations à partir de votre Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne. Vous devrez leur accorder l’autorisation d’Afficher des rapports de caisse.

Conduite du tiroir-caisse

Les rapports de tiroir-caisse sont spécifiques à chaque appareil, ce qui signifie que chaque point de vente utilisant la fonction Gestion des espèces recevra un rapport différent. Si vous avez plusieurs appareils avec des tiroirs-caisses associés, assurez-vous de fermer chaque tiroir-caisse séparément.

Ensuite, sur chaque rapport de caisse, la ligne Ventes en espèces additionnera tous les paiements en espèces traités par cet appareil. Si deux employés utilisent un même point de vente pour traiter les paiements, le total dû en espèces issu de leur rapport de période de travail respectif doit correspondre aux ventes totales en espèces sur le rapport de caisse.

Voici un exemple :

Exemple 1 : Sarah et Andrés traitent chacun une vente de 10 € à l’aide de la même Solution PDV alors que la gestion des espèces est activée. Sur le rapport du tiroir-caisse, les ventes totales en espèces totaliseront 20 € et le rapport du service de travail de chaque serveur indiquera un montant dû en espèces de 10 €.

Cependant, certains restaurants exigent que leurs employés utilisent des Solutions PDV multiples :

Exemple 2 : Sarah traitent deux ventes de 10 €, totalisant 20 € : Une transaction est traitée par le PDV du serveur, l’autre par le PDV du bar.

  • Rapport du service de travail de Sarah : Le total dû en espèces est de 20 €.

  • Rapport du tiroir-caisse du PDV du serveur : Les ventes totales en espèces correspondent à 10 €.

  • Rapport du tiroir-caisse du PDV du bar : Les ventes totales en espèces correspondent à 10 €.

N’oubliez pas que les versements effectués depuis un tiroir-caisse ne sont pas reflétés dans les ventes en espèces de votre rapport de fin de journée.

Rapport de clotûre

Lorsque vos employés auront fermé les factures, produit leur rapport de service de travail et fermé tout tiroir-caisse ouvert, vous pourrez produire votre rapport de fin de journée :

  1. À partir de l’application Restaurants, appuyez sur Actions.

  2. Ensuite, sélectionnez Produire le rapport de fin de journée.

  3. Fermez les additions ou les tiroirs-caisses ouverts et enregistrez le départ des employés qui ne l‘ont pas encore fait. Vous pouvez également mettre à jour les actions requises pour exécuter un rapport de fin de journée à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

  4. Lorsque vous serez prêt, touchez Produire le rapport de fin de journée.

Dépannage des rapports de Square pour restaurants

Deux raisons principales peuvent expliquer des erreurs touchant les ventes ou les pourboires d’un employé. Si un employé traite une vente avant d’enregistrer son arrivée ou après avoir généré son rapport de période de travail, les données des ventes seront inexactes.

Pour régler ce problème, vous devrez personnaliser la période du rapport.

Voyons comment mettre à jour le rapport de service de travail :

  1. À partir de l’application, touchez Compte > Rapport de service de travail.

  2. Ensuite, sélectionnez Modifier le rapport.

  3. Touchez Période, puis Personnalisée. Pour effectuer une mise à jour, sélectionnez et rajustez simplement les périodes de début et de fin.

  4. Lorsque la période semble correcte, touchez la flèche de retour, puis Appliquer.

En savoir plus sur les rapports avec Square pour restaurants .